Instruções para elaboração e protocolo de RMS - Requisição de Material ou Serviço -

1. Instruções para elaboração e protocolo de RMS - Requisição de Material ou Serviço - Seção Técnica de Materiais – UNESP – Campus de São José do Rio Preto - maio/2012 -

2. Modelo padrão de RMS

3. Outros Modelos de RMS- Passagens aéreas -

4. Outros Modelos de RMS- Auxílio Financeiro a Docentes -

5. Outros Modelos de RMS- Auxílio Financeiro a Estudantes -

6. Outros Modelos de RMS- Ajuda de Custo – Docentes externos

7. Itens essenciais da RMS no momento do protocolo • Número da RMS • Unidade requisitante • Número do item • Quantidade do item • Unidade de medida do item • Descrição do material ou serviço • Valor estimado • Justificativa para aquisição / contratação • Indicação de recursos orçamentários • Assinatura do requisitante • Assinatura da DSAA / Seção Técnica de Materiais • Informações Adicionais • Orçamento anexo

8. 1. Número da RMS Solicitar, por telefone ou pessoalmente, os números de RMS para: • Seção Técnica de Materiais – requisições de compra • DSAA – requisições de contratação de serviço

9. 2. Unidade Requisitante Serão considerados como “Unidade Requisitante”: • Departamentos de Ensino • Coordenadorias de Cursos • Coordenadorias de Programas de Pós-Graduação • Diretorias Técnicas • Diretorias de Serviços • Seções Administrativas • Setores Administrativos Caso o recurso seja proveniente de projetos, o docente responsável pelo projeto deverá assinar a RMS, e, no campo requisitante, deverá indicar seu nome na frente da identificação do Departamento ao qual pertence.

10. Estrutura AdministrativaCampus de São José do Rio Preto ** considerar no organograma o Restaurante Universitário, submetido à DTAd e o Departamento de Matemática Aplicada aos Departamentos de Ensino

11. 3. Número do Item Elencar os itens em ordem crescente (1, 2, 3,...) 4. Quantidade do Item Indicar a quantidade a ser adquirida. Não tem limite de itens a serem adquiridos em uma mesma RMS. Caso o número de itens ultrapasse a quantidade de linhas do modelo padrão da RMS, o valor estimado deverá ser transportado para outra folha e dar sequência na descrição dos demais itens. 5. Unidade de medida do Item Indicar a unidade de medida (ex.: unidade, caixa, litro, frasco, pino, resma, pacote, etc). Quando a unidade se referir a embalagens com quantidade superior a uma unidade, indicar, na frente do material a quantidade que deverá constar em cada embalagem (caixa, pino, resma, pacote, etc)

12. 6. Descrição do material ou serviço"O sucesso de uma boa compra depende da descrição do objeto" Na RMS deverá constar a descrição detalhada do objeto, sem indicação de marca e modelo. Acrescentar o maior detalhamento possível, para que os licitantes encaminhem o orçamento com as descrições corretas do que se pretende comprar / contratar. Lei Federal nº 8.666/93 Artigo 14: “Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa” Artigo 15, parágrafo 7º: “Nas compras deverão ser observadas ainda: I – a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca”

13. Exceções: • Caso haja a necessidade de padronização de mobiliários pré-existentes no local, encaminhar a justificativa e indicar a marca, modelo e cor que se deve adquirir. Para que seja utilizada esta justificativa, o sistema patrimonial deverá conter o registro do bem pré-existente. • Caso haja algum experimento em andamento e o produto químico a ser adquirido deva ser de determinada marca para que não altere o resultado do experimento – encaminhar justificativa e indicar a marca que deve ser adquirida; • Em caso de exclusividade, a RMS deverá vir acompanhada do orçamento e Carta de Exclusividade da empresa, emitida por Órgão da Categoria ou Entidade de Classe. • Demais casos em que fique demonstrada que apenas determinada marca atenda ás necessidades do requisitante. Lembramos que justificativas como “é a melhor marca”, “rende mais”, etc, deverão ser comprovadas, caso a concorrência solicite tal comprovação.

14. 7. Valor estimado • Para que possamos comprovar o valor estimado indicado na RMS, esta deverá ser protocolada, acompanhada de 1 orçamento no mesmo valor mencionado. • O valor estimado será utilizado para verificação de disponibilidade orçamentária. Caso no momento da compra o valor final seja superior ao estimado, dependeremos de autorização da Seção Técnica de Finanças para concretização da compra. • Preço unitário (atacado) **Detalhes a respeito do orçamento que deverá acompanhar a RMS serão abordados mais adiante.

15. 8. Justificativa para aquisição / contratação • Na justificativa deverá constar os motivos pelos quais a compra/contratação deva ser efetuada. • Justificativas como: “para uso do Departamento”, “para uso do Instituto”, não serão aceitas pelo Sr. Diretor. As justificativas deverão ser mais detalhadas.

16. 9. Indicação de Recursos Orçamentários Neste campo, deverão constar todos os dados referentes aos recursos que serão utilizados para adquirir / contratar tal solicitação. Caso os recursos a serem utilizados sejam do Instituto, deverá constar “Recursos da Direção”. Não será aceita RMS sem a indicação dos recursos, considerando o disposto no artigo 14 da Lei Federal nº 8.666/93: “Nenhuma compra será feita sem... indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa”

17. 10. Assinatura do requisitante A RMS deverá ser assinada pelo responsável pela Unidade Requisitante que constar no seu topo, cuja assinatura deverá ser identificada por carimbo ou nome por extenso. Caso o recurso seja proveniente de projetos, o docente responsável pelo projeto deverá assinar a RMS, e, no campo requisitante, deverá indicar seu nome na frente da identificação do Departamento ao qual pertence. ** Cuidado! Algumas Unidades Requisitantes estão solicitando material com recursos pelos quais não são responsáveis. *Gera Termo de Responsabilidade e depois alegam não serem os responsáveis.

18. 11. Conferência da RMS pela DSAA ou Seção Técnica de Materiais • Este procedimento se faz necessário para que os itens da RMS sejam conferidos e estejam corretos e de acordo com as exigências legais. • Caso este procedimento não seja cumprido, corre-se o risco de, após protocolada, a RMS retorne ao requisitante, para que providencie as devidas correções e/ou alterações, atrasando os procedimentos necessários para efetivação da compra/contratação.

19. 12. Informações adicionais • Nos casos de conserto de equipamentos, deverá ser mencionado o número do patrimônio do bem a ser reparado; • Quando for solicitado bem permanente, deverá ser indicado o local onde será instalado; • Quando houver data definida para utilização do material solicitado, esta deverá ser indicada para que possamos programar a entrega (observar que a RMS deverá ser protocolada com tempo suficiente para o cumprimento dos trâmites processuais) • Outras informações que entendam serem necessárias.

20. Fluxograma trâmite RMS ** BUSCAR MELHOR VISUALIZAÇÃO NA PÁGINA DA STM

21. 13. Orçamento anexo à RMS O orçamento anexado à RMS servirá para: • Servir como preço referencial, quando da análise dos demais orçamentos obtidos pela STM, em atendimento ao disposto no Decreto Estadual nº 34.350, de 11/12/1991; • Comprovar o valor estimado na RMS; • Demonstrar a forma como o mercado descreve/comercializa o material/serviço solicitado; • Caso outras empresas não retornem nossa solicitação de orçamento, a compra/contratação não será prejudicada – entraremos em contato com a empresa que forneceu o orçamento e verificar a possibilidade de contratação;

22. Por que o orçamento emitido pela internet não deve ser utilizado? • A maioria das empresas que disponibilizam preços em seus sites não comercializam com o Estado, nas condições exigidas pela legislação (preço à vista com prazo de 30 dias para pagamento após a entrega do material, pagamento mediante depósito em conta no Banco do Brasil ou emissão de boleto bancário, emissão de nota fiscal eletrônica, isenção de cobrança de frete, etc.) • Apresentam preços inferiores aos de mercado*, considerando que o pagamento, geralmente é antecipado à entrega, utilizando-se de cartões de crédito. • Não apresentam a data de validade da proposta, correndo-se o risco de, após a emissão da Nota de Empenho, a empresa não manter o preço. Ocorrendo isto, o processo retornará para STM informá-lo novamente, devendo ser emitida nova Nota de Empenho, atrasando ainda mais a entrega do material (os sites trabalham muito com preço promocional).

24. Condições legais para contratar com a UNESP: • Preço à vista com prazo de 30 dias para pagamento (contados após a entrega) – Decreto Estadual nº 43.914, de 26/03/1999 • Pagamento deverá ser efetuado por meio de depósito bancário em agência do Banco do Brasil – Decreto Estadual nº 55.357, de 18/01/2010 – artigo 2º (exceção: pagamento por meio de boleto bancário); • Em se tratando de aquisição de materiais, a empresa deverá fornecer Nota Fiscal Eletrônica (Venda) – Portarias CAT nº 162 de 29/12/2008 e nº 173, de 01/09/2009;

25. Orçamento legalmente válido deve conter: • Data de sua emissão; • Preço unitário e total; • Prazo de entrega em nosso almoxarifado; • Marca e modelo (se for o caso); • Prazo de validade do orçamento (mínimo de 30 dias); • Condições de pagamento: 30 dias após a entrega, com depósito bancário em agência do Banco do Brasil (regra) ou por meio de boleto bancário(exceção) - *CadUni • Número da agência e conta corrente no Banco do Brasil; • Dados cadastrais: razão social, endereço, telefone, e-mail e CNPJ da empresa • Informar se a Nota Fiscal será de Venda ou Prestação de Serviços; • Se a Nota Fiscal for de Venda de Materiais, a mesma deverá ser, obrigatoriamente, Eletrônica.

26. CadUni • No CadUni – Cadastro Unificado de fornecedores da UNESP, não conseguimos cadastrar dados para pagamento que sejam diversos de depósito em conta corrente no Banco do Brasil ou boleto bancário.

29. Efetivação da Compra / Contratação • Selecionado o fornecedor, com base em sua proposta comercial é emitida uma Nota de Empenho a seu favor, que o autoriza a entregar o material ou executar o serviço. O conjunto proposta comercial –nota de empenho tem valor de contrato e gera obrigações e direitos tanto ao fornecedor como à UNESP – Lei Federal nº 8.666/93, artigo 62, parágrafo 2º.

30. Diante do exposto, conclui-se que a relação contratual somente estará estabelecida após a emissão da Nota de Empenho. Assim, despesas geradas por serviços realizados e compras efetuadas antes da emissão da Nota de Empenho, serão de responsabilidade do requisitante, isentando-se a administração de qualquer responsabilidade – Comunicado GD nº 05/2012 – UNESP - Câmpus de São José do Rio Preto.