Nuova tipologia di ruolo segreteria LA SEGRETERIA LIGHT

1. Nuova tipologia di ruolo segreteria LA SEGRETERIA LIGHT a cura del Servizio per il Personale

2. CREAZIONE DEL RUOLO DI SEGRETERIA LIGHT • Il ruolo segreteria light può essere creato solo dai componenti del ruolo della segreteria di appartenenza e dall’amministratore. • Devono essere individuati i nominativi delle persone che ricopriranno tale ruolo e i nominativi delle persone che saranno gestite dalla segreteria light.

3. VISTE Il Ruolo Segreteria light avrà le seguenti Viste a disposizione per poter utilizzare l’applicazione Permessi e Giustificativi.

4. REGISTRAZIONE D’ASSENZA Le segreterie hanno in carico la gestione delle registrazioni d’assenza: lo strumento principale con cui le segreterie stesse amministrano i giustificativi dei dipendenti. Aprire l’applicazione: “Gestione delle richieste di permessi e giustificativi Provincia Autonoma di Trento” e selezionare il pulsante Registrazione Segreteria.

5. Tabellone di inserimento… La Registrazione Segreteria presenta una tabella che occorrerà compilare con le informazioni necessarie.

6. Come si inserisce.. Selezionare nella colonna Dipendente il nominativo della persona dall’elenco dei dipendenti Scegliere nella colonna Cod - Descrizione la tipologia di giustificativo.

7. DATE DEL GIUSTIFICATIVO In base alla tipologia di giustificativo scelto si attiveranno le colonne relative alle date, ovvero • Il Giorno oppure • Dal giorno - Al giorno oppure • Dalle ore - Alle ore Il dato Tot. GG e Tot. Ore viene calcolato in automatico.

8. CREAZIONE DEI GIUSTIFICATIVI Con il pulsante Crea giustificativi vengono creati i giustificativi. Tali giustificativi non hanno bisogno del parere del direttore e dell’approvazione del dirigente.

9. Quanti giustificativi? • In tutti i casi di Registrazioni segreteria, il limite massimo di righe di dettaglio per ogni pagina rimane fissato a 15. • Per ogni pagina sarà pertanto necessario utilizzare il pulsante Crea giustificativi per dare origine alle nuove richieste di giustificativi. • In tal modo verrà creato un numero di tabelloni di Registrazioni segreteria pari al numero di pagine.

10. Stato dei giustificativi: Automatismo e Registrato Dopo aver utilizzato il pulsante Crea giustificativi la schermata si chiude e le registrazioni segreteria vanno nei seguenti stati: • stato “Automatismo: creazione dei dettagli” e successivamente • stato “Registrato” A questo punto i giustificativi sono creati.

11. VISUALIZZARE I GIUSTIFICATIVI CREATI E’ possibile visualizzare i giustificativi, nelle viste disponibili, nello stato Completato e nella tipologia Registrazione d’assenza Anche i giustificativi richiesti direttamente dal dipendente sono visualizzabili in tali viste distinti per tipologia

12. MODIFICA REGISTRAZIONE SEGRETERIA • La Registrazione Segreteria può essere modificata in un secondo tempo, solamente se è stata salvata e chiusa e quindi se nonsi è ancora utilizzato il pulsante Crea Giustificativi • In questo caso la registrazione interessata si troverà nello stato Da Registrare e, con un doppio clic sulla registrazione, è possibile entrare e quindi con l’utilizzo del pulsante Modifica andare a variare oppure integrare tale registrazione.

13. CODICI DI ASSENZA CUMULATIVI E’ possibile creare in un unico momento la stessa Registrazione segreteria per un gruppo di persone Come? • si crea la Registrazione segreteria per un determinato dipendente • si seleziona l’opzione Modello a sinistra del nominativo • si utilizza il comando Inserimento multipli da modello dove è possibile selezionare i dipendenti per i quali creare la medesima Registrazione

14. PRECISAZIONI… E’ possibile creare più Modelli all’interno della medesima Registrazione segreteria. Come? • Deselezionare il Modello appena creato • Inserire una nuova Registrazione segreteria per un altro dipendente • Selezionare nuovamente Modello e Inserimento multipli da modello • Si presenterà a questo punto la schermata dove è possibile selezionare i dipendenti per i quali creare questa Registrazione.

15. GIUSTIFICATIVI PER CONTO TERZI Le segreterie light hanno anche la funzionalità di effettuare una richiesta di giustificativo per conto dei colleghi che, momentaneamente, non hanno la possibilità di farlo La segreteria creerà un giustificativo con il pulsante Nuova Richiesta avendo cura di cambiare il nominativo selezionandolo dall’elenco che si attiverà con il pulsante accanto al campo Richiedente.

16. LEGENDA • A lato di ogni giustificativo compaiono uno o più simboli che evidenziano lo stato in cui si trova la richiesta. • Il pulsante Legenda visualizza i significati delle icone.

17. ANNULLARE UN GIUSTIFICATIVO La Segreteria Light può annullare un giustificativo appena inserito per conto di un collega: • selezionare il giustificativo, intervenire e rendere nullo tale documento semplicemente intervenendo sul pulsante Annulla richiesta. • Compilare il campo Note con la motivazione dell’annullamento

18. PRECISAZIONI… La possibilità di annullare un giustificativo si presenta solamente finchè questo si trova nello stato In corso di approvazione, altrimenti, negli stati successivi, dovrà essere la Segreteria Centrale ad intervenire per effettuare l’annullamento.

19. ANNULLARE UN GIUSTIFICATIVO CREATO CON REGISTRAZIONI DI SEGRETERIA SOLO la Segreteria Centrale potrà intervenire e rendere nullo tale documento, poiché tutte le tipologie di giustificativi gestiti all’interno della Registrazione Segreteria non passano dai diversi stati In corso di approvazione ma vanno direttamente Presso segreteria in quanto non necessitano di approvazione del dirigente.

20. COMUNICAZIONE MALATTIA • Le comunicazioni dei dipendenti assenti per Malattia devono essere inviateal Servizio per il personale tramite la compilazione del tabellone con i codici “20” Malattia e “26” Ricovero ospedaliero prima delle ore 9.00 Possibilità di inserire nel tabellone, a corredo dei giustificativi con codice 20 e 26, anche altre indicazioni utili mediante il pulsante “Note”

21. SI RICORDA CHE: • le visite fiscali vanno richieste telefonicamente al Servizio per il Personale – Uff. Gestione • eventuali comunicazioni di malattia in ritardo vanno indicate nelle note, ma preavvisate telefonicamente • se il dipendente abbandona il servizio per malattia va aggiornato in tempo reale il tabellone nel PGP, va inviata la mail solo se non si arriva • le visite mediche durante le fasce fiscali e i cambi di domicilio durante la malattia vanno comunicati, da parte del dipendente, al Servizio per il Personale – Uff. Gestione

22. COMPITI DELLA SEGRETERIA CENTRALE • Rimuovereruolo segreteriae segreteria light per le persone non più in servizio presso la propria struttura

23. CREAZIONE DEL RUOLO SEGRETERIA LIGHT La segreteria centrale dall’Organigramma, attraverso la vista Amministrazione- Ruolo Segreteria Light….

24. ..creazione ruolo segreteria light.. Utilizzando il pulsante Crea ruolo Segreteria Light verrà visualizzata la seguente schermata.

25. PRECISAZIONI… • Il codice viene creato dal sistema secondo la seguente codifica: Segreteria Lxxx. Il campo Nome verrà utilizzato per identificare opportunamente la segreteria light. • Con il pulsante Aggiungi persone nella sezione Componenti si potranno inserire i nominativi delle persone che ricopriranno tale ruolo, mentre nella sezione Segreteria Light sarà possibile con il pulsante Aggiungi persone inserire i nominativi delle persone che saranno gestite dalla Segreteria Light.

26. Grazie per l’attenzione • Elena Carlini – Servizio per il personale • Michela Bombardelli – Servizio per il personale