Preparation of p roject budget Projekti eelarve koostamine

1. Preparationof projectbudgetProjekti eelarvekoostamine Applicant Seminar Seminar toetuse taotlejatele Joint Technical Secretariat Ühine tehniline sekretariaat

2. Eligibility In order to beeligible, costshave to be: • Shownin the approved AF • Comply with the visibility requirements • Necessary for implementation of the project • Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records • Incurred in compliance with the relevant procurement procedures • Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management (3E principles of economy, efficiency and effectiveness) 2

3. Abikõlblikkus Selleks, et kulud oleksid abikõlblikud: • Esitada kinnitatud taotlusvormil • Järgida nähtavuse nõudeid • Vajalikud projekti elluviimiseks • Tuvastatavad ja kontrollitavad, eelkõige kirjendatud raamatupidamise dokumentides • Tehtud kooskõlas asjakohase hankeprotseduuriga • Mõistlikud, põhjendatud ja vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise nõuetele (3E põhimõttle ökonoomsus, majanduslik efektiivsus ja tõhusus) 3

4. Documents Youneed to followup: • Programme document • GuidelinesforGrantApplicants • Procurement by grant Beneficiaries in the context of EuropeanCommunityexternalactions (Annex 8.3. to Guidelines) • PRAG • Nationallegislation 4

5. Dokumendid Pead jälgima: • Programmdokumenti • Juhendit toetuse taotlejale • Euroopa Ühenduse välistegevuse raames hangete korraldamine toetusesaajale (juhend, lisa 8.3.) • EL välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitlev praktiline juh (PRAG) • Riiklikku seadusandlust 5

6. Budget lines (cost categories) • Human resources (1) • Travel costs (2) • Equipment and supplies (3) • Direct local office costs (4) • Other costs and external services (5) • Infrastructure (6) • Inkind • Administrative costs • Contingency reserve 6

7. Eelarverubriik (kulukategooriates) • Inimressursid (1) • Reisikulud (2) • Seadmed ja tarvikud (3) • Otsesed kohaliku kontori kulud (4) • Muud kulud ja sisseostetavad teenused (5) • Infrastruktuur (6) • Mitterahalised kulud • Halduskulud • Ettenägematute kulude reserv 7

8. Humanresources • Includes only the cost of the staff of the Beneficiary and the project partner(s) assigned directly to the project –wages (includingemployment taxes, social security charges, health insurance and other remuneration related costs due in the respective country) • Employees can be employed either full-time or part-time for the project • Each person working at the project must fill in timesheets, indicating the hours worked 8

9. Inimressursid • Sisaldab ainult otseselt projekti ellu viivate projekti töötajate palgakulusid, kes töötavad toetusesaaja ja/või projektipartneri(te) organisatsiooni(de)s.(sh. töötasuga seotud maksud, sotsiaalkindlustusmaks, tervisekindlustus ja muud töötasuga seonduvad kulud vastavas riigis) • Töötajad võivad projektis töötada täistööajaga või osalise tööajaga • Iga projektis töötav isik peab täitma tööajatabeleid, kus on toodud töötatud tunnid 9

10. Humanresources • The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowedto sub-contract each other or employees of their organisations in order to carry out project activities • The staff costs should be comparable with the salaries on the market and have to be calculated based on national legislation requirements and the principles • The cost of staff assigned to the project is not a in-kindcontribution 10

11. Inimressursid • Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatudpartnerid ei tohi teineteisega oma organisatsioonide töötajatega sõlmida alltöövõtu lepinguid projeti tegevuste elluviimiseks • Personalikulud peavad olema võrreldavad palkadega tööturul ja neid tuleb arvutada järgides siseriiklikke põhimõtteid, õigusakte ja nõudeid • Projektis määratud personalikulu ei ole mitterahaline panus 11

12. Humanresources/Inimressursid Please do not include staff names, surnames!!! Palun ärge lisage töötajate ees-ja perekonnanimesid!!! 12

13. Travelcosts • Costs can include - flight, train and bus tickets (economy class), fuel for the car, rent of vehicle for travel, visa and travel insurance costs • NB! In case travelling outside the Programme territory is foreseen in the project, costs shall be planned under separate line within this Budget Heading - specify planned travels • Latvian, Estonian Beneficiaries and project partner(s) and Russian public authorities have to follow their usual practice in setting the daily allowance and accommodation rates based on the national legislation setting limits for the business trips 13

14. Reisikulud • Kulud võivad sisaldada lennu-, rongi- ja bussipileteid (turistiklass), kütust autole, reisiks renditud sõiduki kasutamise kulu, viisa ja reisikindlustuse kulusid • NB! Juhul kui reisite väljaspool programmi territooriumi on ettenähtud, et kulud tuleb planeerida samas eelarverubriigis eraldi real– täpsusta kavandatavat reisi • Läti ja Eesti toetusesaajad ja projekti partner(id) ning Venemaa avaliku võimu asutused peavad järgima oma tavalist praktikat päevarahade ja majutuskulude arvestamisel, ning kinni pidama oma siseriiklikest lähetuste piirmääradest 14

15. Travelcosts (per diems – RUS privateinstitutionsandNGOs) • Per diems are paid for the missions abroad and within the home country of the Beneficiary/respective project partner requiring an overnight stay • Per diems are allowed only for the staff members indicated in Heading 1 “Human resources” and seminar/conference participants and with specific rules to associated partners • Per diems cover costs of accommodation, daily allowances (meals and sundry expenses) and local transport in the place of mission • http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm 15

16. Reisikulud (päevaraha – Venemaaerasektor ja MTÜd) • Päevaraha makstakse välislähetuse kui ka siseriikliku lähetuse puhul kui projekti toetusesaajal või vastaval projekti partneril on vaja läetuses olles ööbida • Päevaraha on lubatud maksta ainult töötajatele, kes on näidatud eelarverubriigi 1 “Inimressursid” all ja seminaril/konverentsil osalejatele ning erireeglite alusel ka seotud partneritele • Päevaraha katab kulud majutusele, päevaraha(söök ja muud pisikulud) jakohalikule transpordile lähetuskohas • http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm 16

17. Travelcosts (per diems – RUS privateinstitutionsandNGOs) NB! Per diems shall be planned under the Budget Heading 2 “Travel costs” Ifmeals, accomodationsarealreadypaidfromsomeone, theseexpensesmustbedeductedfrom per diemamount 17

18. Reisikulud (päevaraha – Venemaaerasektor ja MTÜd) NB! Päevaraha peab olema planeeritud eelarverubriigi 2 “Reisikulud” all Kui söök ja majutus on makstud kellegi teise poolt, siis tuleb need kulud maha arvata päevaraha summast 18

19. Travelcosts/Reisikulud 19

20. Equipment and supplies • Types of equipment and supplies, have to be in line with the aim of the project and crucial to the achievement of the project’s objectives • Every co-financed piece of equipment must comply with the information and publicity rules • Ifthe total costs inthis budget line ≥ EUR 100,000, a Pre-Feasibility Study has to be provided • NB! Production equipment, which is used for the profit generation is not eligible under the Programme 20

21. Seadmed ja tarvikud • Seadmed ja tarvikud peavad olema kooskõlas projekti eesmärkidega ja vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks • Iga kaasfinantseeritava seadme puhul tuleb järgida teavitamise ja avalikustamise juhiseid • Kui kogukulud selles eelarverubriigis on ≥ EUR 100.000, siis tuleb esitada eelteostatavusuuring • NB! Tootmisseaded, mida kasutatakse tulu saamiseks, ei ole abikõlblikud programmi raames 21

22. Equipment and supplies Costs for purchase or rent of equipment (new or used) and supplies are eligible,if: • these items are specifically needed for the purposes of the implementation of the project • are listed in the approved project budget • correspond to market prices • are purchased following the provisions of Guidelines 22

23. Seadmed ja tarvikud Ostetud ja renditud seadmete (uute või kasutatud) jatarvikute kuludon abikõlblikud kui: • need esemed on eriti vajalikud projekti elluviimiseks • on loetletud heakskiidetud projekti eelarves • vastavad turuhindadele • on ostetud järgides juhistes sätestatud suuniseid 23

24. Equipment and supplies Second hand equipment is eligible under three conditions: • the seller of the second hand equipment shall provide a declaration stating its origin (original invoice from the sellers), and confirm that at no point during previous seven years has it been purchased with the aid of national or Community grants • the price of the equipment shall not exceed its market value and shall be less than the cost of similar new equipment • the equipment shall have the technical characteristics necessary for operation and comply with applicable norms and standards 24

25. Seadmed ja tarvikud Kasutatud seadmed on abikõlblikud kolmel tingimusel: • kasutatud seadmete müüja peab esitama deklaratsiooni, kus ära näidatud selle päritolumaa (müüja originaalarve) ja kinnitab, et viimase seitsme aasta jooksul ei ole seda ostetud riiklike või Euroopa Ühenduse toetuste rahastamisel • seadmete hind ei tohi ületada turuhindaning peab olema väiksem kui samasuguste uute seadmete hind • seadmetel peavad olema tehnilised näitajad, mis tööks vajalikud ning mis vastavad kehtivatele normidele ja standarditele 25

26. Equipment and supplies/ • seadmed ja tarvikud Please do not include specific equipment and supplier names!!! Palun ärge lisage konkreetsete seadmete ja pakkujate nimesid! 26

27. Direct local office costs • Costs which are invoiced directly to the project- costs of the local office in case a separate office is rented for the needs of the project, office running and transport costs (rent or lending of the car used by the project on daily base) • Rent of a separate office is rather exceptional and its need has to be clearly justified • NB! In case the Beneficiary and/or the project partner(s) is using its own premises and it is considered as in-kind contribution to the project, the costs shall be budgeted in the corresponding column of the Project Budget 27

28. Otsesed kohaliku kontori kulud • Kulud, mille kohta on esitatud arve otse projektile – kulud kohalikule kontorile juhul, kui projekti tegevuste elluviimiseks on vaja rentida eraldi kontor, jooksvad kontorikulud ja transpordikulud (auto mida üüritakse, liisitakse või kasutatakse otseselt projekti elluviimiseks) • Eraldi kontori rentimine on pigem erandlik ja selle vajadus peab olema selgelt põhjendatud • NB! Juhul kui toetusesaaja ja/või projekti partner kasutab oma ruume ja seda loetakse mitterahaliseks panuseks projekti, siis need kulud tuleb kajastada projekti eelarve vastavas veerus 28

29. Direct local office costs 29

30. Other costs and external services • All services/works sub-contracted to an external service provider based on the applicable public procurement procedure, expenditure verification should be listed under this Budget Heading(alsoauditcostsforexpenditureverification) • Per diems/travel costs of consultants should be included into their remuneration (contract) • The type of expertise per each contract planned to be sub-contracted must be specified separately in the Budget • The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other 30

31. Muud kulud ja sisseostetavad teenused • Kõik sisseostetavad teenused/töödteenuseosutajatega peavad vastama riigihanke seaduse nõuetele, kulude kontroll tuleb loetleda selle eelarverubriigi all (samuti audiitori kulud kulude kontrollile) • Konsultantide päevarahad/reisikulud tuleb lisada nende töötasu sisse (lepingusse) • Iga ekspertteenus, mida plaanitakse sisse osta, tuleb eelarves eraldi välja tuua • Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatudpartnerid ei tohiteineteise ega oma organisatsioonide töötajatega alltöövõtulepinguid sõlmida projektitegevuste elluviimiseks 31

32. Infrastructure • Works and services related to construction, renovation, installation of infrastructure and their supervision • Investments are financed only in case they are necessary for reaching the results of the project and fulfillrequirementsofthe Programme • Investments co-financed by the Programme should be aimed at public use during the project implementation, i.e. their use can not be limited only to the partners of the project • Relevant project partner has to be the owner of the land and/or have the building rights on the land 32

33. Infrastruktuur • Tööd ja teenused, mis seotud ehituse, remondi, infrastruktuuri paigalduse ja järelevalvega • Investeeringuid rahastatakse ainult juhul, kui need on vajalikud projekti tulemuste saavutamiseks ja programmi nõuete täitmiseks • Investeeringud, mida kaasrahastatakseprogrammist, peavad olema suunatud avalikuks kasutuseks projekti elluviimise ajal st. selle kasutamine ei saa olla piiratud ainult projekti partneritega • Asjakohane projekti partner peab olema maaomanik ja/või omama maa hoonestusõigust 33

34. Infrastructure • All services and works sub-contracted to an external service provider have to strictly follow procurement procedures described in section 3.2.5 of the Guidelines (RUS privateinstitutions and NGOsmustfollow PRAG rules) • List each work and service contract as a separate item in the project budget • Providethedetaileddescriptionofworksandservicesintheprojectbudget, approvedTechnicalspecificationand/orPre-FeasibilityStudy • NB! Activities for preparation of the technical documentation for infrastructure and its establishment cannot be supported within one project 34

35. Infrastruktuur • Rangelt tuleb järgida hanke protseduure kõikide teenuste ja tööde sisseostmisel välistelt teenusepakkujatelt, kirjeldatud juhendi punktis 3.2.5(Venemaa eraettevõtted ja MTÜ-d peavad järgima PRAG reegleid) • Loetle iga töö ja teenuse leping eraldi reana projekti eelarves • Esita tööde ja teenuste kohta detailne kirjeldus projekti eelarves, kinnitatud tehniline kirjeldus ja/või tasuvusanalüüs • NB! Ühe projekti raames ei saa toetata tehnilise dokumentatsiooni ettevalmistamist ja selle infrastruktuuri loomist 35

36. In-kind In kind = unpaid voluntary work and use of the Beneficiary’s and/or the project partner’s own premises for implementation of the project activities (max 10% from the total project budget and not exceed own funds) 36

37. Mitterahalisedkulud Mitterahaline = tasustamata vabatahtlik töö ja toetusesaaja ja/või projektipartneri omaenda ruumide kasutamine projektitegevuste elluviimiseks (max 10% projekti kogueelarvest ja ei tohi ületada omavahendeid) 37

38. Administrative costs • Indirect administrative costs are related to office running for the purposes of the project (electricity, heating…) • Indirect costs are eligible if they do not include costs assigned to another heading of the budget • If the applicant/ partner is in receipt of an operating grant financed from the EU budget no indirect costs may be claimed within the proposed budget for the project • Indirect administrative costs cannot exceed 7% of the total direct eligible cost of the projectandcalculatedonpercentageorpro rata basisaccording to justifiedandclearmethod 38

39. Halduskulud • Kaudsed halduskulud on seotud projekti elluviimiseks kasutatava kontori jooksvate kuludega (elekter, küte…) • Kaudsed kulud on abikõlblikud, kui need ei sisalda teistes eelarverubriikides olevaid kulusid • Kui taotleja/ partner on saanud tegevustoetust EL eelarvest, siis kaudseid kulusid ei ole võimalik kavandada projekti eelarves • Kaudsed halduskulud ei tohi ületada 7% projekti otsestest abikõlblikest kuludest ja arvutatakse protsendina või proportsionaalselt vastavalt põhjendatud ja selgel meetodil 39

40. Contingency reserve (CR) • A contingency reserve - an amount set aside, but not allocated in advance, to accommodate unforeseeable spending pressures during the project implementation • Not exceeding 5% of the direct eligible costs of the project may be included in the project budget, without increasing the total amount to be financed by the Joint Managing Authority • It can be used only for the implementation of the project activities with the prior written authorisation of the Joint Managing Authority • NB!!! To use the CR you will have to provide detailed justification and evidence for the use of CR 40

41. Ettenägematutekuludereserv • Ettenägemaute kulude reserv– nö.kõrvale pandud summa, kuid seda ei eraldata ette, kaetakse ettenägematult suurenenud kulusid projekti elluviimise ajal • Eiületa5% projekti otsestest abikõlblikest kuludest võib lisada projekti eelarvesse, ilma et projekti kogumaht suureneks, mida rahastab ühine korraldusasutus (JMA) • Seda saab kasutada ainult projekti tegevuste elluviimiseks, eelneva kirjaliku loa alusel ühiselt korraldusasutuselt (JMA) • NB!!! Et kasutada ettenägematut reservi pead esitama detailse põhjenduse ja tõenduse selle kasutamise vajalikkuse kohta 41

42. Suggestions for the Applicant Preparing a project budget: 42

43. Soovitusedtaotlejale Projekti eelarveettevalmistamine: 43

44. Ineligible costs • Debts and provisions for losses or debts • Interest owed • Items already financed in another framework (double financing) • Purchases of land or buildings (except under specific conditions) • Currency exchange losses • Taxes (except employment taxes), including recoverable VAT • Credits (loans) to third parties • Fines, financial penalties and expenses of litigation 44

45. Mitteabikõlblikud kulud • Võlad ja kahjumi või võlgade katmine • Võlaintressid • Kulud, mida on juba rahastatud mõnel muul viisil • Kinnisvara (maa või hooned) ostmine, (väljaarvatud teatavatel tingimustel) • Valuutavahetuse kahjumid • Maksud (väljaarvatudtöötasugaseotudmaksud), sealhulgas tagastatav käibemaks • Laenud kolmandatele osapooltele • Viivised, rahatrahvid ja kohtukulud 45

46. JTS contacts/ÜTS kontaktid www.estlatrus.eu Email/e-post: info@estlatrus.eu Phone/telefon: +371 6750 9524 Address/aadress: Ausekla Str. 14-3, Riga 46