Kvalitātes vadības un līdzsvarotās vadības kartes ieviešana – pirmie secinājumi

1. Kvalitātes vadības un līdzsvarotās vadības kartes ieviešana – pirmie secinājumi Zemkopības ministrijas Politikas koordinācijas departamenta Risku un kvalitātes vadības nodaļas vadītāja Maija Anspoka 09.05.2008.

2. Jeb pārskats par projekta “Iestādes darbības stratēģijas līdzsvarotas vadības izveidošana un ieviešana Zemkopības ministrijā un Lauku atbalsta dienestā ar kvalitātes un riska vadības sistēmas palīdzību”īstenošanas rezultātiem

3. Definīcijas • Stratēģijas vadība – sistēma mērķu sasniegšanai, ietver misijas, vīzijas, mērķu, stratēģiju formulēšanu. • Līdzsvarotās vadības karte - instruments mērķu hierarhijai, resursiem un aktivitātēm, stratēģijas izpildes kontrolei. • Kvalitātes vadība: • valdības sistēma organizācijas un tās kvalitatīvas darbības virzīšanai un vadīšanai, • vadības sistēma stratēģijas, politikas, mērķu izstrādāšanai un sasniegšanas nodrošināšanai. • Risku vadība – sistēma risku noteikšanai un novēršanai.

4. Projekta laika grafiks • 13.12.2006. –starpresoru vienošanās par tehniskās palīdzības projektaieviešanu. • 26.04.2007. –līgums ar SIA Zygon Baltic Consulting par palīdzību projekta ieviešanā. • 26.04.2007. uzsākta Integrētās vadības sistēmas izstrāde. • 21.04.2008. – Integrētās vadības sistēmas ieviešana. • 30.07.2008. –projekta noslēgšana. Ar šo brīdi vadības sistēmai jāstrādā pilnvērtīgi un efektīvi.

5. Projekta mērķi • Vispārējais mērķis: • līdzsvarota, stratēģiska iestādes darbība; • ministrijas administratīvo spēju stiprināšana. • Konkrētais mērķis: • stratēģiskās plānošanas, kvalitātes un risku vadības sistēmas elektroniskā formātā izveidošana un ieviešana.

6. Rezultāti • Izstrādāta un ieviesta Integrētās vadības sistēma atsevišķi Zemkopības ministrijai un Lauku atbalsta dienestam. • Integrētās vadības sistēma ir pieejama gan elektroniskā formātā, gan izdruku veidā. • Kompetenta, klientorientēta, rezultatīva un izmaksu samērīga iestādes darbība.

7. Integrētās vadības sistēmas elementi • Stratēģiskā vadība – Līdzsvarotās vadības karte. • Kvalitātes vadība: • starptautiskais kvalitātes vadības standarts ISO 9001:2000; • kvalitātes vadības modelis “Common Assessment Framework”. • Risku vadība – COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) vadlīnijas uzņēmuma riska vadības integrētajam ietvaram.

8. Integrētās vadības sistēmas elementi • Stratēģiskā vadība: • misija, vīzija, stratēģija, • stratēģiskie mērķi un uzdevumi, • LVK – svarīgākie uzdevumi – uz ko mēs koncentrēsimies un ko mērīsim, • taktiskie mērķi • Riska vadība: • procesu risku kritēriju noteikšana, • riska novērtēšana, • riska mazināšana • Kvalitātes vadība: • kvalitātes mērķu noteikšana, • mērķu sasniegšanai nepieciešamo darbības procesu noteikšana, • procesu efektivitātes analīze

9. Izvēles pamatojums • Piemērotākie: • zināmi, aprobēti, akceptēti, ar normatīviem atbalstīti vadības rīki iekšējās darba vides sakārtošanai un efektīvas vadības un kontroles sistēmas izveidei; • rīki, kas ir pierādījuši un attaisnojuši sevi pasaules praksē.

10. Normatīvā vide • Latvijas Nacionālais attīstības plāns 2007 – 2013, 04.07.2006. • MK 04.12.2001. noteikumi Nr.501 “Noteikumi par kvalitātes vadības sistēmas ieviešanu valsts pārvaldes iestādēs”. • MK 11.12.2001. ieteikumi Nr.1 • “Ieteikumi kvalitātes vadības sistēmas ieviešanai valsts pārvaldes iestādēs”.

11. Darba apjoms • Esošās vadības sistēmas novērtēšana. • Vadības sistēmas politikas un mērķu noteikšana un dokumentācijas izstrāde. • Darbinieku mācības. • Vadības sistēmas ieviešana. • Vadības sistēmas pārbaude darbībā. • Vadības sistēmas pilnveidošana.

12. Esošās vadības sistēmas novērtēšana Zemkopības ministrija 228* * SIA Zygon Baltic Consulting veidots modelis un vērtējums 08.08.2007.

13. Kvalitātes un riska politika • Izstrādāta Integrētās vadības sistēmas politika – ministrijas vadības nodomi un virzība kvalitātes un riska vadībā. • Saskaņota ar ministrijas misiju, vīziju un vērtībām. • Pilnveidota organizatoriskā struktūra, veidojot optimālu atbildības, pilnvaru un personāla savstarpējo attiecību izkārtojumu ministrijas darbības virzienos.

14. Integrētās vadības sistēmas mērķi • Stratēģiskie mērķi: • ietverti ministrijas darbības stratēģijā 2007. – 2009.gadam; • izstrādāti jauni, ministrijas darbības virzieniem aktuāli mērķi, kas ietverti Līdzsvarotajā vadības kartē (LVK). • LVK – “stratēģija uz vienas lapas”, ietver koncentrētus, skaidri definētus mērķus un rezultātus. • LVK sistematizē mērķus un uzdevumus un atvieglo mērķu mērīšanu.

15. Integrētās vadības sistēmas mērķi • Kvalitātes mērķi: • ko mēs tiecamies sasniegt kvalitātes jomā, • konkretizēti darbības virzienos, • tiek izstrādāti un ietverti Līdzsvarotajā vadības kartē.

16. LVK Misija, vīzija, stratēģijā Stratēģiskie mērķi un uzdevumi LVK – svarīgākie uzdevumi – uz ko mēs koncentrēsimies un ko mērīsim Taktiskie mērķi

17. Integrētās vadības sistēmas darbības sfēra • Integrētās vadības sistēmas darbības sfēra ir definēta sekojoši: “Rīcībpolitikas izstrādāšana un īstenošana lauksaimniecības, mežsaimniecības un zivsaimniecības nozarēs”.

18. Tehnoloģija • Integrētā vadības sistēma veidota Microsoft PowerPoint programmā – vienkāršs un visiem pieejams rīks. • Izveidotā sistēma publicēta slaidrādes režīmā. • Personālam nodrošināta skatāma interaktīva versija ar ierobežotām tiesībām modificēt sistēmu.

19. ZM IVS struktūra Versija 1 / 21.04.2008. ZM apraksts un funkcijas (ZM nolikums) Misija, vīzija, stratēģiskie un operatīvie mērķi ZM darbībasstratēģija ZM darba plāns Meža politika Līdzsvarotas vadības karte ZM organizatoriskā struktūra POLITIKA UN STRATĒĢIJA Kvalitātes politika Cilvēkresursu vadības politika Risku vadības politika PROCESI Procesu karte ĒTIKAS KODEKS Ētikas kodekss ZM Darba kārtība Iekšējie normatīvie akti Ārējie saistošie normatīvie akti Veidlapas 10.04.08. ZM rīkojums Nr. 54 “Par Integrēto vadības sistēmu” ATBALSTOŠIE DOKUMENTI Paraugi Lietu nomenklatūra Līgumu reģistrs Risku reģistrs ZM departamentu reglamenti ZM pamat-struktūrvienību darba plāni ZM publiskais gada pārskats Amatu apraksti

20. Darbinieku mācības • Vadības sistēmas izstrādāšanas gaitā ministrijas personāls guva zināšanas par: • stratēģisko vadību, kvalitātes un riska vadību; • darbības procesu identificēšanu, dokumentēšanu un mērīšanu; • izstrādātās vadība sistēmas pielietošanu praksē.

21. Vadības sistēmas ieviešana • 10.04.2008. ar ZM vadības rīkojumu tiek uzsākta Integrētās vadības sistēmas ieviešana: • ar 21.04.2008. vadības sistēma stājas spēkā un tā jāievēro ikvienam darbiniekam.

22. Turpmākā rīcība • Vadības sistēmas pārbaude darbībā: • maijā – jūnijā ir plānoti vadības sistēmas auditi, • konstatētajām neatbilstībām tiks izstrādāti korektīvie un preventīvie pasākumi, • jūnijā – jūlijā plānotas klientu aptaujas un rezultātu analīze. • Vadības sistēmas pilnveidošana: • vadības pārskatā tiks iekļauta informācija par vadības sistēmas iekšējos auditos iegūtajiem rezultātiem, sistēmas darbības efektivitātes rezultātiem utt.

23. Pirmie secinājumi • Projekts norise atbilst paredzētajiem termiņiem. • Straujās ieviešanas rezultātā jāvērš uzmanība integrētās vadības sistēmas elementu kvalitātei. • Integrētās vadības sistēmas elementu darbības statuss: • stratēģiskā vadības rīks LVK iegūs nozīmīgu vietu darbības stratēģijas aktualizācijas brīdī, • kvalitātes vadības darbības veiksmīgs pamats – standarts ISO 9001:2000, • Risku vadībā tiek sperti pirmie soļi to risku apzināšanā , kas var ietekmēt mērķu sasniegšanu un vadības sistēmas darbību.

24. Pirmie secinājumi • Pozitīvie aspekti: • vadības pārstāvis, kura loma – būt saistošajam posmam starp sistēmas izstrādātājiem un augstāko vadību, būt idejas izplatītājam un aizstāvim, • visu līmeņu personāla iesaistīšana procesu dokumentēšanā, • cikliskas visa personāla mācības, • sistēmas ieviešanas grupas individuālas sarunas ar katru iestādes darbinieku, • personāla ieinteresētība - liels daudzums ierosinājumu sistēmas pilnveidei.

25. Jautājumi, kuriem jāpievērš uzmanība • Jābūt pilnīgi skaidram nolūkam, kāpēc tiek ieviesta vadības sistēma. • Vadības sistēmas ieviešana ir pārmaiņas – jādarbojas saskaņā ar pārmaiņu ieviešanas pamatprincipiem. • Steiga neveicina kvalitatīvu vadības sistēmas izstrādi. • Uzticama komanda un savstarpējā sapratne gan iestādē, gan sadarbībā ar konsultantiem.

26. Novēlu visiem veiksmīgu vadības sistēmu pilnveidošanu! Paldies par uzmanību!