all-bc.ru Программа подготовки управленческих кадров Дистанционный учебный курс

1. www.all-bc.ru Программа подготовки управленческих кадров Дистанционный учебный курс «Менеджмент и управление персоналом» «МВО - Столица» Москва 2011 г.

2. Часть 2 Контур управленческого контроля как основной инструмент менеджера

3. Ключевые аспекты понимания контура управленческого контроля • Постановка задач • Принцип постановки целей SMART • Планирование деятельности • Мониторинг деятельности • Различные подходы к процессу принятия решений

4. Контур управленческого контроля Постановка целей пересмотрите цели Принятие адекватных корректирующих действий Планирование и определение показателей измерения результатов выполняемой работы Откорректируйте планы и показатели измените задания ничего не меняйте Мониторинг исполнения: сравнение текущих показателей выполнения работы с установленными планами и целями Выполнение работы М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедуори «Основы менеджмента» гл. 14. «Планирование и контроль деятельности»

5. Принципы постановки целей SMART S Specific(конкретные) ясные и четкие в отношении того, что должно быть достигнуто M Measurable (измеримые) количественно или качественно, чтобы можно было оценить степень достижения цели A Achievable(достижимые) реально достижимые при имеющихся ресурсах R Relevant(релевантные) не отвлеченные, а непосредственно относящиеся к выполняемой работе T Timed(измеримые по времени) привязанные к конкретным срокам исполнения работ Цели, которые не соответствуют требованиям SMART - есть мечта. Р. Акофф

6. Задание № 2.1 Идентифицируйте формулировки, представленные в таблице, в одной из следующих категорий: цели – формулировка полностью соответствуют требованиям SMART почти цели – формулировке не хватает какого-либо из SMART-критериев не цели– не является формулировкой цели

7. Задание № 2.1 (продолжение)

8. Задание № 2.2 Мои цели на ближайший месяц:

9. Правила постановки задачи подчиненным • Четкость и ясность постановки задачи и формулировки цели для подчиненного • Однозначность для понимания трактовок в постановке задачи • Выделение главного в выполняемом задании • Критерии оценки (как и что будем проверять) • Сроки исполнения (конкретно) • Проверка усвоения (как поняли?) • Организация исполнения: • Выделение необходимых ресурсов • Делегирование полномочий • Создание условий • Обучение

10. Планирование(7-этапная модель) Чего мы хотим достичь? Каков наилучший путь к цели? Что необходимо сделать для достижения цели? Какова очередность необходимых действий? Какие ресурсы необходимы для достижения цели? Выполнимо ли намеченное? Кто, что и когда должен сделать? Любой процесс планирования предполагает подготовку ответов на следующие семь вопросов: «Планирование и контроль деятельности»

11. Планирование (7-этапная модель)Вопрос 1: Чего мы хотим достичь? Как подготовить ответ на вопрос 1: Проанализировать и сравнить текущее (в котом находимся) и желаемое состояние, которого нужно достигнуть. Оценить разрыв между этими состояниями и определить, что необходимо сделать для его устранения (метод анализа разрыва). В зависимости от уровня управления желаемое состояние представимо в виде: миссии компании, целей компании, целей подразделений компании. Миссия компании – её предназначение. Миссия задает генеральный курс и является исходным основанием для постановки целей компании. Цели компании – представленные в концепции SMART желаемые состояния компании, которые вытекают из её миссии. Цели подразделения компании – представленные в концепции SMART желаемые состояния подразделения, которые вытекают из целей компании. Определения

12. Планирование (7-этапная модель)Вопрос 2: Каков наилучший путь к цели? Как подготовить ответ на вопрос 2: Определите критерии того, что понимается под «наилучшем» путём и все действующие ограничения. Установите и идентифицируйте все возможные пути и способы достижения поставленной цели. Сократите перечень возможных вариантов, исключив те из них, которые представляются вам заведомо неосуществимыми, ввиду ограничений. Проранжируйте оставшиеся варианты в зависимости от степени соответствия выбранным критериям «наилучшего». Сделайте выбор. Оценки. При сравнении возможных вариантов необходимо делать всевозможные оценки, например, времени, затрат и т.д. Хорошие планы всегда основываются на точных оценках. Предположения. При составлении планов необходимо привлечение разного рода предположений или допущений. Предположения должны базироваться на надежных и проверенных данных. Сценарии. Дают возможность получать ответы на вопросы типа: «Что, будет, если…?». Сценарии используются для прогнозирования развития событий при различных исходных данных и ожидаемых изменений. Инструментарий

13. Планирование (7-этапная модель)Вопросы 3 и 4: Что необходимо сделать для достижения цели? Какова очередность необходимых действий? Как подготовить ответ на вопросы 3 и 4: Составьте полный перечень задач (мероприятий), которые необходимо выполнить для выбранного «наилучшего» пути достижения поставленных целей. Выберите и используйте наиболее подходящий для Вас метод планирования очередности выполнения задач (мероприятий). Инструментарий Контрольные списки – хронологически упорядоченная запись выполняемых задач, мероприятий и действий. Сетевой график – графическое представление очередности и взаимосвязи выполняемых работ. Наиболее распространенный тип сетевого графика представляет систему кружков и соединяющих их направленных отрезков (стрелок), где стрелки отображают сами работы, а кружки на их концах ("события") - начало или окончание этих работ. В сетевом графике между начальным и конечным событиями может быть несколько путей. Путь, имеющий наибольшую продолжительность, называетсякритическим (определяет общую продолжительность работ). Диаграмма Ганта– распространенный способ графического представления совокупности и последовательности выполняемых задач. Отдельные действия представляются на ней отрезками, параллельными оси времени. Длина каждого из них пропорциональна планируемой продолжительности соответствующего действия.

14. Планирование (7-этапная модель)Техники планирования: контрольные списки Пример:

15. Планирование (7-этапная модель)Техники планирования: полосовые диаграммы (диаграммыГанта) Примеры:

16. Планирование (7-этапная модель)Техники планирования: сетевые графики хорошо работают с неординарными проблемами, заостряют внимание на неопределенностях показывают возможности манёвра ресурсами и дают оценку необходимых ресурсов показывают взаимосвязь и взаимозависимость всех работ дают оценку общего времени исполнения проекта и резервы времени позволяют отслеживать (контролировать) осуществление проектов Пример: Сетевые графики

17. Планирование (7-этапная модель)Вопрос 5: Какие ресурсы необходимы для достижения цели? Как подготовить ответ на вопрос 5: Определите наличие ресурсов, которыми Вы располагаете: люди, помещения, оборудование и материалы, профессиональные навыки работников и др. Определите величину важнейшего ресурса – времени, которым Вы располагаете. Оцените дефицит имеющихся ресурсов и попытайтесь его ликвидировать, в частности, за счёт привлечения денежных ресурсов. Составьте финансовый план (план привлечения денежных средств). Деньги как ресурс Деньги часто называют главным ресурсом, но, строго говоря, они являются не ресурсом, а средством приобретения ресурсов, необходимых для реализации плана. В определенном смысле деньги являются «заменителем» любых ресурсов, стоимость которых выражается в деньгах, и которые могут быть куплены за деньги при их наличии. Деньги есть ресурс (актив), который обменивается на другой ресурс (актив).

18. Задание № 2.3 Выберите работу, которую Вы планируете выполнить на предстоящей неделе. 1. Для данной работы представьте план выполнения в виде: а) контрольного списка задач (мероприятий, действий) б) диаграммы Ганта 2. Представьте в виде таблицы перечень необходимых Вам ресурсов для выполнения этой запланированной работы:

19. Планирование (7-этапная модель)Вопрос 6: Выполнимо ли намеченное? Как подготовить ответ на вопрос 6: Проверить готовность и наличие всех необходимых ресурсов. План реален, если они достаточны и находятся в Вашем распоряжении. При недостатке выделенных ресурсов: Настаивайте на их предоставлении. Вернитесь к вопросу 2 и выберете «наилучший» путь для тех ресурсов, которыми Вы реально располагаете. Вернитесь к вопросу 1 и пересмотрите Ваши цели.

20. Планирование (7-этапная модель)Вопрос 7: Кто, что и когда должен сделать? Как подготовить ответ на вопрос 7: Максимально конкретизировать выполняемые задачи до подзадач и рабочих операций. Составить рабочий график, распределив ресурсы для его исполнения. Выдать исполнителям директивы и инструкции. Подготовить процедуру контроля исполнения рабочего графика. Инструментарий Измерение результатов исполнения и сравнение их с установленными нормами – основные элементы контроля. К наиболее широко используемым средствам мониторинга и измерения результатов исполнения относятся: • наблюдение и личное участие; • опросы исполнителей и обсуждение с ними проблем исполнения; • статистика; • отчеты и доклады исполнителей.

21. Задание № 2.4 На основе собственного опыта укажите достоинства и недостатки различных способов сбора информации для контроля результатов работы Вашего подразделения:

22. Процессная модель планирования Определение целей Вести мониторинг и контроль исполнения плана Пересмотр целей Генерация, оценка и выбор наилучшего варианта Составить рабочий график и обеспечить его исполнение Выбор других вариантов Определение задач Проверка выполнимости плана Требование ресурсов Планирование очередности выполнения задач Определение и планирование ресурсов

23. Понятие управленческого решения Принятие управленческих решений – это выбор альтернативы, обеспечивающей получение требуемого результата деятельности организации, организационного подразделения, рабочей группы или отдельного исполнителя. Принятие решений/решение задач различается: по характеру задачи - запрограммированные/стандартные и не запрограммированные / не стандартные. по способу принятия решений: рациональное и интуитивное. по наличию информации для принятия решения: в условиях достаточной информации и в условиях неопределённости. по порядку принятия решения – индивидуальное, групповое, комбинированное. М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедуори «Основы менеджмента» гл. 8, «Планирование и контроль деятельности»

24. Принятие решений(индивидуальный способ принятия решений) Типичные «ловушки» индивидуального способа принятия решений «Планирование и контроль деятельности», С.Р. Филонович «Лидерство и практические навыки менеджера» раздел II, ч. 4

25. Принятие решений(типовые техники индивидуального способа принятия решений) "Дерево решений" (пример) Причинно-следственная диаграмма (пример) Аналитическая техника, основанная на графическом представлении последствий принятия альтернативных решений по принципу «если – то». Аналитическая техника («диаграмма Ишикавы»), основанная на графическом представлении и группировке возможных причин (источников), приводящих к тем или иным последствиям.

26. Принятие решений(рациональный подход) обдумывание Определить, в чём проблема и почему нужно принятие решения? Очень важно дать точную формулировку проблемы. Правильно сформулировать проблему – наполовину её решить. Формулируйте проблему как разрыв между желаемым и имеющимся, текущим, состоянием дел. Выявить ограничения на принятие решения? К числу ограничений, при принятии решений, относятся, как правило: ограничения ресурсов, риски, человеческий фактор, противоположность интересов сторон, временные ограничения и др. проектирование Определить метод оценки решений и критерии выбора наилучшего из них Критерии – это решающие правила выбора наилучшего решения с учетом имеющихся ограничений. Выбор из числа возможных решений должен осуществляться по результатам оценивания этих решений. Генерация альтернатив решений Важно собрать и рассмотреть максимально возможное количество альтернативных решений, не упуская из виду даже не совсем очевидные из них. выбор Оценка альтернатив и выбор оптимального решения Следует помнить, что оптимальным решением является наилучшее из приемлемых при действующих ограничениях.

27. Принятие решений(комбинированный подход) AIВы решаете проблему или принимаете решение самостоятельно, пользуясь имеющейся у Вас к этому времени информацией. AIIВы получаете необходимую информацию от ваших подчинённых, затем находите решение проблемы самостоятельно. Вы можете говорить, а можете и не говорить подчинённым, в чём заключается проблема. Роль подчинённых в принятие решений сводится только к снабжению вас необходимой информацией. CIВы делитесь проблемой с отдельными подчинёнными индивидуально, собираете их предложения, не вынося их на обсуждение группы. Затем Вы самостоятельно принимаете решение, которое может не отражать мнение Ваших подчинённых. CIIВы делитесь проблемой с группой подчинённых, коллективно собираете их предложения. Затем Вы самостоятельно принимаете решение, которое может не отражать мнение Ваших подчинённых. GIIВы делитесь проблемой с группой подчинённых. Вместе с ними Вы осуществляете поиск решения и пытаетесь достичь согласия. Ваша роль напоминает роль председателя. Вы не пытаетесь повлиять на группу с целью принятия только «Вашего» решения и готовы принять и реализовать любые решения, которые получат поддержку всей группы. «Дерево решений» В. Врума Решения: AI, AII– индивидуальные, CI, CII– консультационные, GII – групповое.

28. Задание № 2.5 Примените метод В. Врума для анализа пяти наиболее характерных для Вашей работы ситуаций, когда Вам приходится (или приходилось) принимать сложные и неочевидные решения. Сопоставьте результаты анализа этих решений с помощью «дерева решений» В. Врума с Вашей практикой принимать в таких ситуациях решения самостоятельно или с помощью подчиненных.

29. Принятие решений(групповой способ принятия решений) • Лучшим частным идеям и предложениям группа всегда даёт рациональное объяснение, что выдвигающий эти идеи мотивирован личной выгодой. • В группе большинство всегда "давит" на меньшинство. Большинство голосов – далеко не показатель качества решения, принятого голосованием. • Приоритет единомыслию. Отдельные члены группы всегда готовы умолчать о своем предложении, считая правильным мнение, которого придерживается большинство. • Молчание – не знак согласия. Если член группы молчит, то это не значит, что у него нет своего мнения. Типичные «ловушки» группового способа принятия решений

30. Принятие решений(типовые техники группового способа принятия решений) Метод «635» Метод Дельфи 1 4 Уточнение нового опросника для экспертов Анализ и обобщение мнений экспертов 3 3 Подготовка опросника для экспертов 2 5 3 3 Работа экспертов над опросником Письменные мнения экспертов 3 3 3 6 Метод удобен для исключения дискуссий и споров в группе профессиональных специалистов, принимающих одно решение. Метод основан на подготовке опросника для экспертов, на который они отвечают отдельно. Затем ответы экспертов собираются обрабатываются и обобщаются в новом опроснике, который повторно направляется экспертам. За несколько «проходов» удаётся получить одно, уточненное всеми экспертами, решение. 6 специалистов готовят по три решения проблемы, которые записываются ими на одном листе. Затем одновременно и по кругу листы передаются соседним специалистам. Каждый получивший чужие предложения дополняет их в части улучшения. Запрещается обсуждать и критиковать чужие мнения. Таким образом, после «полного круга» каждый специалист получает по 6 предложений по улучшению своих решений. За 5 полных кругов «улучшенные» индивидуальные решения становятся одним и общим.

31. Принятие решений(метод мозгового штурма) • Этап I:Генерация идей • Этап II: Выявление рационального зерна в каждой идее • Этап III: Выбор наилучшего решения из множества альтернатив • Процедурные принципы метода мозгового штурма: • Чётко сформулировать задачу • Тщательно отобрать участников: • По количеству • По специализации ("накрыть предметную область") • Не конфликтующих • При обязательном психологическом равенстве • С равной квалификацией и компетентностью • 3. Обеспечить свободу мнениям: • Слово - каждому • Поощрение любых предложений • Исключить обоснования и оценки идей • Никакой критики • Только фиксация идей

32. Задание № 2.6 Проведите анализ двух учебных ситуаций «Командировка» и «Есть ли лучшее решение, чем диверсификация?» к части 2 дистанционного курса. Ответьте на контрольные вопросы в конце описания каждой из учебных ситуаций.

33. Заключение к части 2 дистанционного курса Каждый этап процесса управленческого контроля является важным и требует от менеджера рассудительности и владения широким спектром навыков. В этой части мы старались помочь Вам в анализе процесса и функций управленческого контроля и принятия решений, которыми вы регулярно пользуетесь, указать те методы, которыми вы могли бы воспользоваться, и поощрить вас к поиску способов улучшения Вашей управленческой деятельности. Мы познакомили вас с также с принципами и методами планирования, но решения о том, как применять их в Вашей повседневной работе, вы должны принимать самостоятельно.