Introducci n a la gesti n de proyectos
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Introducción a la gestión de Proyectos. PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010. ¿Que es un proyecto?. Un proyecto es un esfuerzo temporal , que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 2004 - PMI.

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Presentation Transcript
Introducci n a la gesti n de proyectos

Introducción a la gestión de Proyectos

PGD Pedro Pablo Puky

Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370

2010


Que es un proyecto
¿Que es un proyecto?

  • Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

    PMBOK 2004 - PMI


Caracter sticas de un proyecto
Características de un proyecto …

Una serie de Actividades o tareas con las siguientes características:

  • Tienen un Objetivo específico que debe ser logrado, dentro de ciertas especificaciones.

  • Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización.

  • Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión.

  • Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).


Proyecto vs programas
Proyecto vs. Programas

Los Proyectos y Programas se parecen porque:

  • Realizados por personas.

  • Restringidos por la limitación de los recursos.

  • Planificados, ejecutados y controlados.

Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.


La triple restricci n

Costo

Tiempo

Proyecto

Alcance

La Triple Restricción


Ciclo de vida del proyecto

Control y Seguimiento

Ciclo de vida del proyecto

INICIATIVA

E

Ejecución

C

Cierre

P

Planificación

I

Iniciación

Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne


Interrelaci n entre los procesos

Procesos de

Planificación

Procesos de

Cierre

Procesos de

Iniciación

Procesos de

Ejecución

Interrelación entre los procesos

Procesos de Seguimiento y Control

PROYECTO


Iniciaci n
Iniciación

  • Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto

    • Objetivo y Justificativo

    • Análisis del Entorno

    • Alcance del Proyecto


Iniciaci n objetivo
Iniciación - Objetivo

  • Defina el Objetivo amplio y claro.

  • El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados.

  • Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.


Iniciaci n alcance
Iniciación - Alcance

  • Defina un Alcance realístico.

    • No trate de llegar a la luna en dos pasos.

  • Defina el Alcance del proyecto paso a paso.

  • El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él.

  • Defina la calidad del trabajo a ser efectuado.

Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.


Proceso de planificaci n
Proceso de Planificación

  • Recursos

  • Beneficios

  • Riesgos

  • Tamaño

  • Divulgación

  • EDT – Estructura de Tareas

  • Metas

  • Tiempos, Horarios y Calendario

  • Comunicaciones, Reuniones

  • Herramientas

  • Aspectos Financieros


Planificaci n actividades
Planificación - Actividades

  • ¿Qué son?

    • Las Actividades son acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.


Planificaci n tareas
Planificación - Tareas

  • ¿Qué son?

    • Las tareas constituyen acciones menores para el logro de las Actividades


Planificaci n tareas1
Planificación - Tareas

  • Nombre: ¿Qué se hace?

  • Duración: días u horas

  • Recursos 4M

  • Secuencia

  • Inicio - Terminación

La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque surgen tareas que nunca fueron planificadas.


Planifique el cierre
Planifique el Cierre

Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para:

  • Evaluación

  • Informes

  • Presentaciones

  • Reconocimientos

  • Seguimiento


Planificaci n metas
Planificación - Metas

  • Fije metas a lo largo del proyecto.

  • Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales.

  • Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.


Planifique las comunicaciones
Planifique las Comunicaciones

  • Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto

  • Reportes periódicos a los interesados


Planifique los recursos
Planifique los Recursos

¿Qué son?

  • Los recursos son los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto.

  • Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero.

  • Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.


Cuantifique los recursos
Cuantifique los Recursos

  • USO

    • El uso de los recursos es limitado.

    • Hay un factor de eficiencia que debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación.

      • Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.


Planifique las finanzas
Planifique las Finanzas

Prepare un Presupuesto

Prepare un Flujo de Caja


Planifique los riesgos
Planifique los Riesgos

  • Identifique los riesgos

  • Describa el impacto

  • Cuantifique el impacto

  • Haga una reserva monetaria para mitigar posibles riesgos


Recuerde
¡Recuerde!

  • Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.


Ejecuci n
Ejecución

  • Dirección

  • Equipo de trabajo

  • Forma de trabajo

  • Control

  • Cambios

  • ¡Adhiérasea su plan!


Ejecuci n manejo de cambios
Ejecución – Manejo de Cambios

  • Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.


Ejecuci n manejo de cambios1
Ejecución – Manejo de Cambios

  • Los cambios pueden ser:

    • de menor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados.

    • de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados.

    • de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.


Ejecuci n manejo de cambios2
Ejecución – Manejo de Cambios

  • ¡Adhiérasea su plan!

    • Muchos proyectos fracasan porque a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos.

    • Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.


Control y seguimiento
Control y Seguimiento

  • Seguimiento del progreso

  • Comparación del resultado vs. Planificado

  • Reuniones de Control

  • Análisis de impacto

  • Manejo de cambios


Control y seguimiento1
Control y Seguimiento

  • Control de Tiempo

  • Control de Costo

  • Control de Calidad

  • Acciones Correctivas

  • Responsables

  • Fechas


Cierre y evaluaci n
Cierre y Evaluación

  • ¡Recuerde!

  • ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!


Cierre y evaluaci n1
Cierre y Evaluación

  • El beneficio de la experiencia adquirida

  • La Sesión de Evaluación (->)

  • Recomendaciones y Mejoras

  • La entrega de Reconocimientos.


Cierre informe final
Cierre - Informe Final

  • Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.


Distribuya el reporte
Distribuya el reporte

Envíe una copia a:

  • los rotarios de su club

  • cada donante o contribuyente

  • Gobernador del distrito

  • Rotary International

  • La Revista Rotaria


Ahora es su Oportunidad!

Para realizar Proyectos Eficaces


Bibliograf a
Bibliografía

  • Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.


Cierre y evaluaci n2
Cierre y Evaluación

  • Pregúntese...

    • ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en tiempo, costo y calidad?

    • ¿Se logró satisfacer la necesidad como fue previsto?

    • ¿Se obtuvieron todos los recursos materiales, en tiempo, costo y calidad?

    • ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?


Cierre y evaluaci n3
Cierre y Evaluación

  • Pregúntese...

    • ¿Cómo se manejaron los cambios?

    • ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto?

    • ¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad?

    • ¿Hubo problemas de comunicaciones?


Cierre y evaluaci n4
Cierre y Evaluación

  • Pregúntese...

    • ¿Se afectó de alguna forma el flujo principal del trabajo de la organización?

    • ¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional?

    • ¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa?

    • ¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?


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