Introducci n a la gesti n de proyectos
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Introducción a la gestión de Proyectos PowerPoint PPT Presentation


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Introducción a la gestión de Proyectos. PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010. ¿Que es un proyecto?. Un proyecto es un esfuerzo temporal , que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 2004 - PMI.

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Introducción a la gestión de Proyectos

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Presentation Transcript


Introducción a la gestión de Proyectos

PGD Pedro Pablo Puky

Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370

2010


¿Que es un proyecto?

  • Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

    PMBOK 2004 - PMI


Características de un proyecto …

Una serie de Actividades o tareas con las siguientes características:

  • Tienen un Objetivo específico que debe ser logrado, dentro de ciertas especificaciones.

  • Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización.

  • Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión.

  • Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).


Proyecto vs. Programas

Los Proyectos y Programas se parecen porque:

  • Realizados por personas.

  • Restringidos por la limitación de los recursos.

  • Planificados, ejecutados y controlados.

Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.


Costo

Tiempo

Proyecto

Alcance

La Triple Restricción


Control y Seguimiento

Ciclo de vida del proyecto

INICIATIVA

E

Ejecución

C

Cierre

P

Planificación

I

Iniciación

Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne


Procesos de

Planificación

Procesos de

Cierre

Procesos de

Iniciación

Procesos de

Ejecución

Interrelación entre los procesos

Procesos de Seguimiento y Control

PROYECTO


Iniciación

  • Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto

    • Objetivo y Justificativo

    • Análisis del Entorno

    • Alcance del Proyecto


Iniciación - Objetivo

  • Defina el Objetivo amplio y claro.

  • El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados.

  • Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.


Iniciación - Alcance

  • Defina un Alcance realístico.

    • No trate de llegar a la luna en dos pasos.

  • Defina el Alcance del proyecto paso a paso.

  • El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él.

  • Defina la calidad del trabajo a ser efectuado.

Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.


Proceso de Planificación

  • Recursos

  • Beneficios

  • Riesgos

  • Tamaño

  • Divulgación

  • EDT – Estructura de Tareas

  • Metas

  • Tiempos, Horarios y Calendario

  • Comunicaciones, Reuniones

  • Herramientas

  • Aspectos Financieros


Planificación - Actividades

  • ¿Qué son?

    • Las Actividades son acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.


Planificación - Tareas

  • ¿Qué son?

    • Las tareas constituyen acciones menores para el logro de las Actividades


Planificación - Tareas

  • Nombre: ¿Qué se hace?

  • Duración: días u horas

  • Recursos 4M

  • Secuencia

  • Inicio - Terminación

La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque surgen tareas que nunca fueron planificadas.


Planifique el Cierre

Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para:

  • Evaluación

  • Informes

  • Presentaciones

  • Reconocimientos

  • Seguimiento


Planificación - Metas

  • Fije metas a lo largo del proyecto.

  • Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales.

  • Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.


Planifique las Comunicaciones

  • Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto

  • Reportes periódicos a los interesados


Planifique los Recursos

¿Qué son?

  • Los recursos son los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto.

  • Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero.

  • Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.


Cuantifique los Recursos

  • USO

    • El uso de los recursos es limitado.

    • Hay un factor de eficiencia que debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación.

      • Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.


Planifique las Finanzas

Prepare un Presupuesto

Prepare un Flujo de Caja


Planifique los Riesgos

  • Identifique los riesgos

  • Describa el impacto

  • Cuantifique el impacto

  • Haga una reserva monetaria para mitigar posibles riesgos


¡Recuerde!

  • Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.


Ejecución

  • Dirección

  • Equipo de trabajo

  • Forma de trabajo

  • Control

  • Cambios

  • ¡Adhiérasea su plan!


Ejecución – Manejo de Cambios

  • Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.


Ejecución – Manejo de Cambios

  • Los cambios pueden ser:

    • de menor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados.

    • de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados.

    • de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.


Ejecución – Manejo de Cambios

  • ¡Adhiérasea su plan!

    • Muchos proyectos fracasan porque a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos.

    • Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.


Control y Seguimiento

  • Seguimiento del progreso

  • Comparación del resultado vs. Planificado

  • Reuniones de Control

  • Análisis de impacto

  • Manejo de cambios


Control y Seguimiento

  • Control de Tiempo

  • Control de Costo

  • Control de Calidad

  • Acciones Correctivas

  • Responsables

  • Fechas


Cierre y Evaluación

  • ¡Recuerde!

  • ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!


Cierre y Evaluación

  • El beneficio de la experiencia adquirida

  • La Sesión de Evaluación (->)

  • Recomendaciones y Mejoras

  • La entrega de Reconocimientos.


Cierre - Informe Final

  • Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.


Distribuya el reporte

Envíe una copia a:

  • los rotarios de su club

  • cada donante o contribuyente

  • Gobernador del distrito

  • Rotary International

  • La Revista Rotaria


Ahora es su Oportunidad!

Para realizar Proyectos Eficaces


Bibliografía

  • Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.


Cierre y Evaluación

  • Pregúntese...

    • ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en tiempo, costo y calidad?

    • ¿Se logró satisfacer la necesidad como fue previsto?

    • ¿Se obtuvieron todos los recursos materiales, en tiempo, costo y calidad?

    • ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?


Cierre y Evaluación

  • Pregúntese...

    • ¿Cómo se manejaron los cambios?

    • ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto?

    • ¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad?

    • ¿Hubo problemas de comunicaciones?


Cierre y Evaluación

  • Pregúntese...

    • ¿Se afectó de alguna forma el flujo principal del trabajo de la organización?

    • ¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional?

    • ¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa?

    • ¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?


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