OpenProj

1. OpenProj Vježbe, ak.god. 2013/14.

2. Terminski plan vježbi • Ponedjeljak, 08.20-12.00h • 14.10.2013. • 21.10.2013. • 28.10.2013. • 04.11.2013. • 11.11.2013. – prezentacije projekata • 20.11.2013. - predrok

3. Vježbe • Teorijski dio • Proces izrade projekta • Temelj za praktični dio • Praktični dio • Rad u programu OpenProj • Priprema za seminarske radove • Zadatak • Rad u grupama • Rješavanje zadatka na temelju praktičnog djela

4. Seminari • Rad u grupama • Izbor teme seminarskog rada  projekt • Prezentacija rada • Opis projekta • Zadaci, resursi • Izrada seminarskog rada • Rok izrade  ispitni rok • Projekt u OpenProj-u • Popratna projektna dokumentacija

5. Svrha planiranja • Ključno u velikim projektima s puno ljudi (resursa), velikim vremenskim okvirom

6. Zašto koristiti računalo? Primjer: • Marko želi izraditi maketu aviona • On treba: • Kupiti maketu u trgovini • Kupiti ljepilo u trgovini • Zalijepiti krila aviona • Zalijepiti trup aviona • Zalijepiti krila i trup zajedno

7. Gantogram vrijeme • Kupovina makete u trgovini • Kupovina ljepila • Ljepljenje krila • Ljepljenje trupa • Ljepljenje krila i trupa zajedno • Bojanje modela Kupovina makete Kupovina ljepila Ljepljenje krila Ljepljenje trupa Ljep. krila i trupa Bojanje

8. Što je projekt? • Niz aktivnosti koje vode definiranim ciljevima i rezultatima ostvarenim u specifičnom vremenskom okviru • Uvijek ima početak i kraj

9. Karakteristike projekta • Vremensko ograničenje • Definiran početak i kraj projekta • Jasan cilj • Ciljevi koji se žele postići moraju biti jasno definirani • (lansiranje proizvoda vs. prodaja proizvoda) • Struktura procesa • Razdvajanje projekta u jasno definirane zadatke • Organizacijska struktura • Projekt zahtjeva uspostavljenu organizacijsku strukturu

10. OpenProj • Besplatni software za upravljenje projektima • Potpuna zamjena MS Projectu • Podrška za Gantt grafove (gantograme) • Mrežni dijagrami (PERT grafikoni) • Razni izvještaji (korištenje zadataka, resursa, financijski pokazatelji...)

11. Postavljanje jezika • Pronaći mapu na lokalnom disku (...\Program Files\Serena Software Inc\OpenProj\) • Otvoriti „OpenProj 1.4.0.ini” s Notepadom • Upisati dodatni red u datoteci:

12. Pokretanje • Create Project • Ime projekta, voditelj, početak projekta

14. Terminologija PM-a (1) • ZADACI (TASKS) • Parcijalne aktivnosti od kojih je sastavljen projekt • Najmanje jedinice projekta • TRAJANJE (DURATION) • Razdoblje između početka i kraja izvođenja zadatka • PRETHODNICI (PREDECESSORS) • Zadaci koji se moraju izvoditi prije nego ovisni zadatak može započeti • SLJEDBENICI (SUCCESSORS) • Zadatak koji može započeti samo ako se prethodni ovisni zadatak počeo izvoditi

15. Zadaci Prethodnik Sljedbenik

16. Terminologija PM-a (2) • POSTIGNUĆA (MILESTONES) • Važni srednji ciljevi • Prijelazne faze / srednji rezultati • Nemaju trajanje • ZBIRNI ZADATAK (SUMMARY TASK) • Glavni zadatak • Sastoji se od nekoliko pod-zadataka • Obično završava „postignućem” • Trajanje ovisi o trajanju njegovih pod-zadataka

17. Glavni zadaci Postignuća (milestones)

18. Terminologija PM-a (3) • VREMENSKI RAZMAK (SLACK) • Odgađanje zadatka bez utjecaje na ostale zadatake • KRITIČNI PUT (CRITICAL PATH) • Najkraći put do završetka projekta • Samo zadaci bez vremenskog razmaka • RESURSI (RESOURCES) • Ljudi, vrijeme, proizvodnja, materijal potrebni za dovršetak projekta • UNAPRIJED PLANIRANO (FORWARD SCHEDULED) • Postavljeno početno vrijeme projekta, završno se računa automatski

19. Terminologija PM-a (4) • UNATRAG PLANIRANO (BACKWARD SCHEDULED) • Postavljeno završno vrijeme projekta, najkasniji mogući datum početka se računa automatski • FIKSNO TRAJANJE ZADATAKA (FIXED DURATION TASKS) • Trajanje zadatka postavljeno fiksno, bez obzira na količinu dodjeljenih resursa • ZADACI OVISNI O KOLIČINI RESURSA (EFFORT DRIVEN TASKS) • Npr. proizvod se proizvodi brže s 3 zaposlenika nego s jednim

20. Postavljanje kalendara (1) • Prvi korak pri kreiranju projekta • 3 različita kalendara: • Standardni kalendar (Pon-Pet 8-17h, 1h pauze) • Noćna smjena (Pon-Sub 23-8h, 1h pauze) • 24-satni kalendar (24/7) • Kreiranje prilagođenog kalendara!

21. Odabir radnih dana / sati • Postavljanje neradnih dana ili blagdana • Unos dnevnog i tjednog broja radnih sati • Dodjela prilagođenog kalendara projektu

22. Postavljanje kalendara (2) • 3 načina dodjele kalendara: • Projektni kalendar • Kalendar za resurse • Individualno radno vrijeme, godišnji odmori... • Kalendar za zadatke • Zadaci koji ne slijede redovno radno vrijeme • Npr. zadatak ne može započeti u petak jer će bit prekinut zbog vikenda

23. Zadaci (1) • Manji dijelovi projekta • Razmisliti o jasnim razinama projekta • Razbiti ih na odgovarajuće dijelove • Bitno: • identificirati konačan ishod projekta • shvatiti koje akcije je potrebno poduzeti kako bi se došlo do tog ishoda

24. Zadaci (2) • Ime zadatka • Trajanje: • 4d – 4 dana • 2w – 2 tjedna • 1h – 1 sat • U početnoj razini projekta unose se samo imena i trajanja zadataka!

25. Zadaci (3) • Organizacija zadataka u logične grupe • Kreiranje „zbirnih zadataka” • Automatsko računanje trajanja Npr. • Prikupljanje podataka (17 dana) • Segmentacija tržišta (3 dana) • Istraživanje tržišta (10 dana) • Analiza rezultata (4 dana)

26. Zadaci (3) • Prozor informacija o zadatku

27. Napomene • Napomene vezane za određene zadatke Npr. • normativi za izvođenje određenih zadataka • popis korisnih linkova vezanih za zadatak • podsjetnik u vezi načina izvođenja zadatka

28. Gantogram • Tip stupčastog grafikona za grafički prikaz rasporeda projekta • Vizualni prikaz zadataka, njihovih trajanja i zavisnih veza • Zbirni zadaci su prikazni crnom linijom

29. ZADATAK! • Uvođenje novog proizvoda u asortiman • Kreirati novi projekt pod nazivom „Zadatak” • Manager: imena i prezimena članova • Napraviti prilagođeni kalendar • Radno vrijeme 8-16h • Neradni dani: 1.11., 24. i 25.12., 31.12. • Unos zadataka • .zip format poslati na mail: dsebalj@efos.hr • Naziv datoteke: Prezime1_Prezime2_Prezime3.zip

30. Kalendar za zadatke (1) • Zadaci koji ne slijede redovno radno vrijeme • Npr. • zadatak ne može započeti u petak jer će bit prekinut zbog vikenda • Sjednice projektnog tima i menadžmenta održavaju se srijedom od 12-13h • Kreiranje prilagođenog kalendara • Dodjela kalendara zadacima

31. Kalendar za zadatke (2) Primjer: kalendar za zadatak koji se izvršava samo ponedjeljkom, utorkom i srijedom

32. Osnove project managementa • Terminologija upravljanja projektima • Kreiran projektni kalendar • Uneseni osnovni zadaci • Uneseni zbirni zadaci • Kreiran kalendar zadataka

33. Zavisnosti • Prikaz veza među zadacima • Postavljanje pravila kada zadaci mogu započeti ili završiti • Označavaju se strelicama koje povezuju 2 zadatka Zavisnost

34. Zavisne veze (1) A B A B

35. Zavisne veze (2) A B A B

36. Time-lag • Vremenski razmak između 2 zadatka Npr. • Nije moguće obojati zidove 3 dana nakon postavljanja parketa, budući da se lak na parketu mora osušiti • jedan dan prije završetka renoviranja može se započeti sa aktivnostima čišćenja

37. Time-lag

38. Kritični zadaci (1) • Zadaci bez vremenskog razmaka • U OpenProj-u prikazani crvenom bojom • Kritični put – prikaz kritičnih zadataka u projektu • Projektni menadžer  osobito obratiti pažnju na kritične zadatke!

39. Kritični zadaci (2) Završno vrijeme projekta ne podudara se sa ciljanim Procijeniti i riješiti neslaganja pregledom kritičnih zadataka

40. KZ - rješavanje konflikata • Dodjela dodatnih resursa zadacima (ljudi, kapacitet strojeva i sl.) • Ponovno razmišljanje o trajanju zadataka (postoji li skriveni vremenski zastoj zbog pesimističnih procjena?) • Dodijelite dodatno vrijeme kritičnim zadacima • Ponovno pregledajte zavisnosti zadataka (ne mora se uvijek koristiti normalni FS pristup) • Razmotrite mogućnosti za istovremeno izvođenje zadataka

41. Kritični zadaci (3)

42. Postignuća (1) • Važne točke dovršetka ili odluka u projektu • Uvijek trebaju stajati na početku i završetku faze u projektu • Predstavljaju status neke faze • Trajanje im je u uvijek 0! • U gantogramu su predstavljeni crnim dijamantom • Primjer: projekt razvoja nove aplikacije 

43. Postignuća (2) • Izrada skice aplikacije • Dizajn sučelja • Dizajn pojedinačnih prozora • Skica funkcionalnosti kontrola unutar prozora • Dovršeno skiciranje aplikacije • Početak izrade baze podataka • Izrada baze podataka • Skiciranje baze podataka na papiru • Modeliranje baze pomoću dijagrama • Definiranje relacija • ...

44. Postignuća (3) • Iste razine uvučenosti kao i zbirni zadaci • Zbirni zadatak povezuje se sa završnim postignućem • Završno postignuće prethodne faze povezuje se s početnim sljedeće faze • Završno postignuće označava rezultat svake faze - ishod

45. Izrada skice aplikacije • Dizajn sučelja • Dizajn pojedinačnih prozora • Skica funkcionalnosti kontrola unutar prozora • Dovršeno skiciranje aplikacije • Početak izrade baze podataka • Izrada baze podataka • Skiciranje baze podataka na papiru • Modeliranje baze pomoću dijagrama • Definiranje relacija • ...

46. Rokovi • Za praćenje napretka pojedinih zadataka • Rok zadan za određeni datum aktivira obavijest nakon njegova prekoračenja

47. Oklopljena projektna struktura • Dodavanje planiranih vremenskih zastoja i vremenskih tampon zona • VTZ se automatski smanjuju ukoliko se pojave odstupanja • VTZ se ubacuju između posljednjeg postignuća prethodne faze i početnog postignuća sljedeće faze

48. Vremenske tampon zone • Razlika između završnog datuma posljednjeg postignuća i početnog postignuća • Ovise o: • Složenosti projekta • Upoznatosti (puno preciznije se mogu procijeniti poznate aktivnosti od potpuno nepoznatih) • Ukupnom trajanju faze Npr. • razdoblje tampon zone od 5 dana na kraju faze koja traje samo 2 tjedna je vjerojatno malo pretjerano. Isti vremenski zastoj u fazi koja traje pola godine je, s druge strane, previše optimističan.

49. Vremenske tampon zone (2) • Projekt izgradnje stambene zgrade • Radovi počinju 01.05.13. i privremeno se zaustavljaju 01.11.13. (zbog zime) • Planirano nastavljanje radova je 01.04.14. • Za to vrijeme pauze postavlja se VTZ • Međutim, zbog ljepšeg vremena radovi trebaju započeti 01.03.14. • Zbog VTZ moguće je pomjeriti datum početka

50. Resursi (1) • Bilo koji tip entiteta potreban za ostvarivanje projektnih zadataka • Ljudi, materijal, oprema, troškovi • Npr. članovi projektnog tima, vanjski suradnici, alati i računala, unajmljenih poslovni prostor, proizvodni materijali....