ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO

1. ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO

2. Endringslogg

3. Symbolbeskrivelser Dokument som foreløpig ikke er utarbeidet Dokument, mal og/eller leveranse Aktivitet i prosessen Aktivitet fra eller til annen økonomiprosess Aktivitet som gjennomføres i annen prosess utenfor økonomiprosessene Aktivitet med grundig beskrivelse Beslutningspunkt Bruksanvisning

4. 1. • Budsjettering og planprosess Overordnet bilde - Økonomiprosesser Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 0 EIENDOMSAVDELINGENS ÅRSHJUL Transaksjonsprosesser 2. Prosjekt-økonomi 3. Innkjøp 4. Inntekt 5. Lønn 6. Finansiell rapporterings- prosess Systemer Dokumenter, maler og andre verktøy Klikkbar boks Bruksanvisning Under utarbeidelse

5. Nivå 0 Bruks- anvisning 1. Budsjetterings- og planprosessen Beskrivelse Formål • Formål med budsjetterings- og planprosessen er å: • Sikre et omforent og dokumentert styringsgrunnlag av god kvalitet for planlegging av EAs aktivitet kommende år • Sikre at alle ledere med budsjettansvar er involvert i planlegging og har forståelse og eierskap til egne rammer • Planprosessen beskriver rutiner for innsamling av innspill til satsinger og årsplan. Dette inngår som input til budsjettarbeidet • Budsjettprosessen har til hensikt å estimere og forankre neste års planlagte og forventede kostnader og inntekter, samt å sikre nødvendige føringer og beslutninger Roller Aktuelle dokumenter og systemer • Dokumenter • Rundskriv LOS • Innspill satsingsområder • Innspill årsplan • Budsjett neste år • Systemer • Regnskapssystem (OA) • Bestillingssystem • Budsjettsystem (Buddy) • Rapporteringsverktøy (Kuben) • Prosesseier • Eiendomsdirektør • Deltagere • Eiendomsdirektør • Underdirektører • Økonomisjef BUDSJETTERINGS- OG PLANPROSESSEN 1.1 1.2 Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 1 Rundskriv fra LOS • Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) • Saksgrunnlag 1.2. Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO 1.1. Kartlegge og levere innspill til satsinger 1.3. Utarbeide budsjett 1.4. Ferdigstille og beslutte budsjett 1.5. Avregne årsresultat

6. Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger Klikk for mer informasjon 1.1. Kartlegge og levere innspill til satsinger • LEVERANSE (MARS HVERT ÅR) • Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte • INPUT (FEBRUAR HVERT ÅR) • Rundskriv fra LOS 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å samle inn brukerbehov fra fakulteter, museer, UB og LOS, samt vurdere og evaluere hvilke satsingsområder som Eiendomsavdelingen ønsker å prioritere for neste år. Gjennomføring • Utarbeide plan for dialogmøter med alle fakulteter, museer, UB og LOS, innkalle og gjennomføre de enkelte dialogmøtene og dokumentere alle brukerbehov for kommende år • Utarbeide fremdriftsplan for innspill til satsinger, innkalle og gjennomføre arbeidsmøte med underdirektørene. I arbeidsmøtet stiller underdirektørene med de nøkkelressurser som er relevante for innholdet i møtet. • Underdirektører gjennomfører egne arbeidsmøter med relevante nøkkelressurser for å kartlegge og vurdere hvilke satsingsområder som bør fremlegges og evt. om det er større endringer i rammen som også bør fremlegges (egen prosess). • «Rundskriv» fra LOS angir krav til innhold for å levere innspill til satsingsområder sammen med en mal og en fremdriftsplan. • Underdirektører presenterer sine forslag i arbeidsmøtet og de enes om hvilke satsingsområder og eventuelle rammeendringer som skal fremmes for eiendomsdirektøren • Underdirektører utarbeider dokument med innspill til satsingsområder og fremmer sitt forslag for eiendomsdirektøren. Hvis Eiendomsdirektøren har endringer til satsingsdokumentet går dokumentet tilbake til underdirektørene som foretar nødvendige oppdateringer • Eiendomsdirektøren beslutter satsingsområder og sender dokumentet til LOS innen den fastsatte fristen

7. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger Nivå 3 Fremdriftsplan satsningsområder Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte Dokumentasjon brukerbehov fra dialogmøter Utkast innspill satsinger og evt. rammer Vurdering av satsingsområder og eventuelle ramme-endringer 2. Motta invitasjon og forberede til dialogmøter 4. Kvalitetssikre dokumentasjon brukerbehov 9. Beslutte innspill til satsingsområder og presentere i ELG 10. Sende signert dokument til LOS 6. Motta innkalling og forberede innspill til satsinger og evt. endringer i rammer 1. Planlegge og Invitere til dialogmøter 3. Forberede, gjennomføre dialog-møter og dokumentere brukerbehov 8 Utarbeide dokument om satsingsområder 7. Organisere og gjennomføre arbeidsmøte satsinger 5. Planlegge og innkalle til arbeidsmøte satsinger Neste Mal brukerbehov Dokumentasjon brukerbehov fra dialogmøter Rundskriv og mal satsingsdokument fra LOS Vurdering av satsingsområder og eventuelle ramme-endringer Fremdriftsplan satsingsområder Evt. føringer fra Eiendomsdirektør Start

8. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Nivå 3 1.1.3. Dialogmøter

9. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Nivå 3 1.1.7. Arbeidsmøte satsinger

10. Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.2: Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO Klikk for mer informasjon 1.2. Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO • INPUT • Rundskriv fra LOS (mars hvert år) • LEVERANSE • Signert dokument med innspill årsplan til UiO (april hvert år) 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å samle inn og evaluere hvilke tiltak som skal inngå i årsplanen til UiO for neste år Gjennomføring • Underdirektør Stab mottar rundskriv fra LOS som beskriver krav til innhold og mal for å levere innspill til årsplan i tillegg til fremdriftsplan • Underdirektør Stab og økonomisjef sikrer at all informasjon i rundskrivet er forstått og utarbeider deretter en fremdriftsplan og kaller inn til et arbeidsmøte • I arbeidsmøtet årsplan stiller underdirektører med nøkkelressurser som er relevant for innholdet i møtet • Underdirektører gjennomfører egne separate møter med sine nøkkelressurser for å kartlegge og vurdere hvilke prosjekter som bør fremlegges (egen prosess) • Underdirektører presenterer deretter sine forslag i et felles møte hvor de får innspill til innhold og prioritering • Underdirektør Stab kvalitetssikrer dokumentet med innspill til årsplan og foretar nødvendig forankring før det sendes til godkjenning hos Eiendomsdirektøren • Underdirektør Stab sender godkjent dokument til LOS innen den oppsatte fristen

11. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 1.2: Kartlegge og samle innspill årsplan UiO Nivå 3 Innspill til årsplan Signert dokument med innspill til årsplan til UiO arkiveres i ePhorte Fremdriftsplan årsplan Utkast eksisterende tiltak og nye tiltak til årsplan UiO LOS behandler innspill til årsplan 9. Delta i budsjett- møter med UiO ledelse 6. Gjennomgå, beslutte og sende dokument «Innspill til årsplan» til LOS 2. Evaluere eksisterende tiltak og komme med innspill til nye tiltak 4. Utarbeide dokument «innspill til årsplan» 1. Planlegge og innkalle til arbeidsmøter 3. Fasilitere og gjennomføre arbeidsmøte årsplan Neste Rundskriv fra LOS Dokumentasjon fra dialogmøte med fakultetene Mal årsplanfra LOS rundskriv Fremdriftsplan årsplan Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte Utkast eksisterende tiltak og nye tiltak til årsplan UiO Start

12. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Nivå 3 1.2.3. Arbeidsmøte årsplan

13. Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.3: Utarbeide budsjett Klikk for mer informasjon 1.3. Utarbeide budsjett • INPUT (JUNI HVERT ÅR) • Rundskriv fra LOS: Budsjettfrister • LEVERANSE (Q4 HVERT ÅR) • Endelig utkast budsjett 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å • Samle inn og sammenstille budsjett for hele Eiendomsavdelingen • Forankre budsjett og informere om budsjettrammer Gjennomføring • Underdirektør Stab mottar rundskriv fra LOS som beskriver krav til innhold for å levere innspill til budsjett i tillegg til fremdriftsplan • Underdirektør Stab og Økonomisjef sikrer at all informasjon i rundskrivet er forstått og utarbeider et forslag til en fremdriftsplan som presenteres i ELG • Deretter forbereder økonomisjef budsjettseminar, som er å anse som selve starten på budsjetteringsprosessen • På budsjettseminaret presenteres og forankres informasjon om frister, budsjettrammer etc. til alle som har et budsjettansvar • Selve utarbeidelsen av budsjettet skjer i de respektive seksjonene. Underdirektørene har ansvar for å sammenstille sine seksjoners budsjett (egen prosess) • Økonomisjef sammenstiller avdelingsbudsjettene og legger inn første utkast i budsjetteringsverktøyet (Buddy) • Sammenstilt budsjett presenteres for eiendomsdirektøren i ELG • Eiendomsdirektør godkjenner endelig utkast budsjett

14. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 1.3: Utarbeide budsjett Nivå 3 Forslag fremdriftsplan budsjettprosess Plan for budsjetterings- prosessen Føring til budsjett Saksgrunnlag budsjett Endelig utkast budsjett Saksgrunnlag budsjettprosess Utkast budsjett i Buddy/Kuben 1.2.9. Budsjett møter UiO 3. Forberede føringer til budsjettet for EA 4. Behandle og beslutte budsjettprosess i ELG 10. Behandle og beslutte budsjett i ELG 2. Forberedelser budsjett-prosess 7. Samle inn budsjett fra seksjonene og sammenstille for underavdeling 5. Forberede og gjennomføre budsjettseminar 6. Klargjøre og sende ut budsjett mal 1. Planlegge budsjettprosess, utarbeide og melde sak til ELG 8. Sammenstille budsjett i budsjettverktøy 9. Utarbeide og forberede sak til budsjettgjennom-gang i ELG Neste Mal budsjett Styresak Rundskriv fra LOS (budsjettfrister) Utkast budsjett i Buddy/Kuben Start

15. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Nivå 3 1.3.4. Planleggingsmøte budsjettprosess- sak i ELG

16. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Nivå 3 1.3.5. Budsjettseminar - alle med budsjettansvar

17. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Nivå 3 1.3.10. Gjennomgang budsjett- sak i ELG

18. Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett Klikk for mer informasjon • LEVERANSE (Q4 HVERT ÅR): • Signert budsjett dokumentert i ePhorte • Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) • Saksgrunnlag 1.4. Ferdigstille og beslutte budsjett • INPUT • Endelig utkast budsjett 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å sikre et ferdig besluttet budsjett som kan sendes til LOS Gjennomføring • Underdirektørene forankrer endelig utkast budsjett i sine respektive seksjoner • Underdirektørene sammenfatter sine respektive seksjonssjefs budsjetter og oppdaterer budsjettet for avdelingen • Økonomisjef sammenstiller avdelingenes budsjetter og oppdaterer Buddy/Kuben • Når endelig budsjett fra LOS mottas, avstemmer økonomisjef EAs budsjett opp mot LOS-budsjettet • Endelig budsjett presenteres i ELG • Eiendomsdirektør beslutter og signerer endelig budsjett

19. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Aktiviteter 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett Nivå 3 Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Saksgrunnlag Signert budsjett dokumentert i ePhorte 5. Behandle og beslutte endelig budsjett 1. Forankre endelig utkast til budsjett i seksjonene og gjennomføre eventuelle budsjettendringer 3. Avstemme budsjett med budsjett fra LOS 4. Utarbeide og melde sak til ELG for beslutning 2 Oppdatere budsjettsystemet Neste Endelig budsjett fra LOS Endelig utkast budsjett Start

20. Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.5: Avregne årsresultat Klikk for mer informasjon 1.5. Avregne årsresultat • INPUT • Signert budsjett dokumentert i ePhorte • Årsregnskap • LEVERANSE (JANUAR HVERT ÅR) • Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) • Saksgrunnlag 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å foreta avregning for å oppdatere budsjett i Buddy når årets regnskapet er avsluttet, for deretter å låse budsjettet Gjennomføring • Økonomisjef avstemmer og avslutter regnskap (egen prosess) • Økonomisjef oppdaterer budsjett med riktige regnskapstall i Buddy • Økonomisjef forankrer oppdatert budsjett med Underdirektør Stab • Oppdatert budsjett gjennomgås i ELG • Eiendomsdirektøren beslutter hvordan overskuddet skal omdisponeres • Økonomisjef sikrer at endelig budsjett er tilgjengelig og oppdatert i Buddy og Kuben innen fristen fra LOS

21. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Aktiviteter 1.5: Avregne årsresultat Nivå 3 Saksgrunnlag Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) 4. Behandle og beslutte endelig budsjett 5. Beslutte disponering av overskudd 1. Avstemme fjorårets regnskap 2. Gjennomgå oppdatert budsjett 3. Utarbeide og melde sak til ELG og forberede sak 6. Oppdatere Buddy og overføre til Kuben Slutt Signert budsjett dokumentert i ePhorte Årsregnskap Start

22. Bruks- anvisning Nivå 0 2. Prosjektøkonomiprosess Beskrivelse Formål • Formål med prosjektøkonomiprosessen er å: • Tilrettelegge for at grunndata i prosjektøkonomiverktøy er oppdatert og korrekte. Dette gir grunnlag for kvalitet i rapportering, løpende økonomioppfølging og er nødvendig for prosjektgjennomføring • Gi EAs ledergruppe en samlet økonomisk oversikt over pågående prosjekter for å sikre god oppfølging og kontroll av bevilgede midler • Prosessen beskriver rutiner for å: • Håndtere grunndata i prosjektøkonomiverktøyene, herunder opprette nye prosjekter, håndtere endringer, avslutte og lukke prosjekter i prosjektøkonomiverktøy • Utarbeide månedlig rapportering av prosjektøkonomi til EAs ledergruppe Roller Aktuelle dokumenter og systemer (prosjektøkonomiverktøy) • Dokumenter • Prosjektmandat og prosjektplan • Prosjektøkonomirapport • Prosjektliste • Sjekkliste prosjektopprettelse • Systemer • Regnskapssystem • ePhorte • Buddy og Kuben • Rapporteringsverktøy (Questback) • Prosesseier • Økonomisjef Eiendomsavdelingen • Deltagere • Underdirektør Stab • Økonomisjef • Prosjektøkonom • Prosjektsjef • Prosjektleder PROSJEKTØKONOMI 1.1 1.2 Klikk på en av boksene for mer informasjon Prosjektnummer stengt Prosjektøkonomi-verktøy oppdatert Regnskap til sluttrapport Nivå 1 Prosjektmandat • Prosjekt-rapporterings-verktøy (Questback) • Faktiske regnskapstall og budsjettall 2.1. Opprette nytt prosjekt 2.2. Håndtere endringer i prosjekt 2.3. Avslutte og lukke prosjekt Prosjektøkonomi-rapport Oppdatert prognose i Buddy, Kuben og prosjektliste 2.4. Rapportere prosjektøkonomi

23. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 2.1: Opprette nytt prosjekt Klikk for mer informasjon • LEVERANSE • Regnskapsmessig prosjektvurdering • Bokføringsinstruks • Nytt prosjektnummer • Prosjektøkonomiverktøy oppdatert 2.1. Opprette nytt prosjekt • INPUT • Prosjektmandat 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å • Tilrettelegge for økonomirapportering og oppfølging av prosjektporteføljen til EA ved riktig registrering i prosjektøkonomiverktøy • Opprette og tildele prosjektnummer som er nødvendig for at prosjektledere kan foreta innkjøp Gjennomføring • Prosjektøkonom mottar prosjektmandat i ePhorte og innkaller prosjektleder til et møte. I møtet vurderer prosjektøkonom og prosjektleder regnskapsføring for prosjektet og hvorvidt prosjektet skal viderefaktureres. Prosjektøkonom dokumenterer gjennomgang i dokument «Økonomisk oppstart» • Prosjektleder signerer dokumentet «Økonomisk oppstart» og prosjektøkonom laster opp dokumentet i ePhorte • Prosjektøkonom oppretter prosjektnummer og informerer prosjektleder om opprettet nummer • Prosjektøkonom oppdaterer prosjektøkonomiverktøy: • Prosjektrapporteringssystem • Prosjektliste • Budsjetteringsverktøy (Buddy) • Analysekube (Buddy) • Overvåkningsliste for kontrollprogram • Regnskapsmessig vurdering (påkostning og vedlikehold) • Liste over prosjekter som skal viderefaktureres • Regnskapssystem

24. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 2.1: Opprette nytt prosjekt Nivå 3 Bokføringsinstruks Regnskapsmessig prosjektvurdering arkivert Nytt prosjektnummer Prosjektøkonomiverktøy oppdatert 4. Signere dokument «Økonomisk oppstart» 7. Motta prosjektnummer fra prosjektøkonom • 8. Oppdatere verktøy: • Prosjektrapporterings-system • Prosjektliste • Buddy • Overvåkningsliste kontrollprogram • Liste over viderefakturering 1. Innkalle og forberede oppstartsmøte med prosjektleder 5. Arkivere alle dokumenter i ePhorte 6. Sende prosjektnummer til prosjektleder 2.Sende forespørsel til økonomi for å opprette et prosjektnummer 3. Gjennomføre økonomisk oppstartsmøte Slutt • Sjekkliste nye prosjekter: • Økonomisk oppstart Godkjent prosjektmandat Start

25. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 2.1.3. Økonomisk oppstartsmøte nytt prosjekt

26. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 2.2: Håndtere endringer i prosjekt Klikk for mer informasjon • LEVERANSE: • Oppdatert informasjon i prosjektøkonomiverktøy • Godkjent revidert prosjektplan • Revidert prosjektplan for andre prosjekter som påvirkes 2.2. Håndtere endringer i prosjekt • INPUT • Endringsforespørsel 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å sikre at prosjektgrunndata er løpende oppdatert gjennom rutine for endringshåndtering. Håndtering av endringer er en forutsetning for kvalitet i økonomirapportering og løpende oppfølging av prosjekter. Gjennomføring • Endringsønske kommuniseres til prosjektsjef • Prosjektsjef vurderer forespørsel i samarbeid med prosjektleder og prosjektøkonom. Dersom endringen kan godkjennes reviderer prosjektleder prosjektplan. Godkjenning av revidert prosjektplan gjennomføres i henhold til EAs prosjektprosess • Hvis endringsbeslutningen involverer endring i andre prosjekter, må respektiv prosjektleder oppdatere sitt prosjektmandat tilsvarende • Alle reviderte prosjektmandat må godkjennes • Dersom revidert prosjektmandat godkjennes gjennomfører prosjektøkonom endringer i prosjektøkonomiverktøy • Prosjektøkonom informerer prosjektleder om gjennomført endring

27. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 2.2: Håndtere endringer i prosjekt Nivå 3 Oppdatert informasjon i prosjektøkonomi-verktøy INGEN ENDRING Godkjent revidert prosjektplan Reviderte prosjektplaner for andre prosjekter som påvirkes 6. Oppdatere prosjektverktøy • 5. Rutine for endring og beslutning av prosjektplaner er del av prosjektprosessen til EA JA 3. Besluttet å endre? 2. Innkalle og gjennomføre vurderingsmøte NEI 1. Fremme endringsforespørsel 4. Oppdatere Prosjektplan/mandat og sikre godkjenning Slutt Endringsforespørsel prosjektplan/mandat + prissammendragskalkyle Månedlig prosjekt økonomirapport Prosjektplan Start

28. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 2.2.2. Vurderingsmøte prosjektendring

29. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 2.3: Avslutte og lukke prosjekt Klikk for mer informasjon 2.3. Avslutte og lukke prosjekt • INPUT • Prosjektrapportering fra prosjektleder: Status ferdig • Prosjekter uten aktivitet • LEVERANSE: • Prosjektnummer stengt • Prosjektøkonomiverktøy oppdatert • Sluttrapport 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å sikre at ferdigstilte prosjekter avsluttes riktig i prosjektøkonomiverktøyene og at avregning av prosjektøkonomi gjennomføres. Dette gir: • Bedre oversikt over prosjektporteføljens økonomi, herunder disponible midler • Bedre kontroll ved å løpende lukke prosjektkoder slik at risiko for feilføring av kostnader reduseres Gjennomføring • Prosjektøkonom kontakter prosjektleder når et prosjekt rapporteres med status «Ferdig» i den månedlige prosjektrapporteringen. I tillegg foretar prosjektøkonom jevnlige analyser for å avdekke prosjekt uten aktivitet som kan stenges. • Dersom alle fakturaer er mottatt og betalt stenger prosjektøkonom prosjektkoden i regnskapssystemet. Er prosjektet klassifisert som en investering må prosjektet kapitaliseres før prosjektkoden kan stenges i regnskapssystemet. Prosjektøkonom informerer prosjektleder om stengt kode • Prosjektleder sender godkjent prosjektregnskap til prosjektøkonom for informasjon til bruk i sluttavregning • Prosjektøkonom avregner bevilget budsjett mot prosjektkostnader. Øremerkede midler tilbakeføres, mens frie midler eller underskudd avregnes mot prosjektreserven • Prosjektøkonom oppdaterer prosjektøkonomiverktøy

30. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Aktiviteter 2.3: Avslutte og lukke prosjekt Nivå 3 • Prosjektnummer stengt • Prosjektøkonomi-verktøy oppdatert Prosjektregnskap: Vedlegg til sluttrapport Prosjektkoder uten aktivitet 3. Er alle faktura mottatt og betalt? 7. Motta informasjon om at prosjektkode er stengt og prosjektregnskap JA NEI • 10. Oppdatere verktøy: • Prosjektrapp.system • Prosjektliste • Buddy 8. Utarbeide og oversende sluttrapport prosjekt til prosjektleder 6. Stenge prosjektnummer i regnskapssystemet og informere prosjektleder NEI 4. Er prosjektet klassifisert som påkostning? 2. Spørre prosjektleder om alle faktura er mottatt og betalt 1. Foreta månedlige analyser for å avdekke prosjektkoder uten aktivitet 9. Vurdere over-/ underskudd og foreta avregning 5. Kapitalisere JA Slutt Prosjektkoder uten aktivitet Prosjektrapportering fra prosjektleder: Status FERDIG Regnskapsmessig prosjektvurdering Start

31. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 2.4: Rapportere prosjektøkonomi Klikk for mer informasjon 2.4. Rapportere prosjektøkonomi • INPUT • Prosjektrapporterings-verktøy (Questback) • Faktiske regnskapstall og budsjettall • LEVERANSE: • Prosjektøkonomirapport • Oppdatert prognose i Buddy, • Kuben og prosjektliste 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å gi Eiendomsavdelingens ledergruppe en samlet økonomisk oversikt over pågående prosjekter for å sikre god oppfølging og kontroll av bevilgede midler. Gjennomføring • Prosjektøkonom konverterer data, generer rapport og kvalitetssikrer tall og beløp etter å ha mottatt rådatafil fra prosjektledernes rapporteringsverktøy (Questback) • Prosjektøkonom analyserer data og utarbeider forslag til månedsrapport som diskuteres og kvalitetssikres i møte med prosjektsjef og økonomisjef • Dersom det kommuniseres vesentlige endringer i rapporteringen som påvirker økonomitall, må dette håndteres gjennom endringsrutine i delprosess 2.2 Håndtere endringer • Når eventuelle endringer er håndtert oppdaterer prosjektøkonom månedsrapport med innspill fra møtet og sender rapport til Underdirktør for Plan og prosjekt for kvalitetssikring • Prosjektøkonomi innarbeider eventuelle endringer fra Underdirektør for Plan og prosjekt og lager saksgrunnlag som sendes med månedsrapport prosjektøkonomi til ELG • Prosjektsjef presenterer rapporten i ELG • Prosjektøkonom oppdaterer økonomiverktøy med ny informasjon

32. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Aktiviteter 2.4: Rapportere prosjektøkonomi Nivå 3 Prosjektøkonomi-rapport Oppdatert prognose i Buddy, Kube og prosjektliste • 2.2. Håndtere endringer i prosjekt 8. Kvalitetssikre månedsrapport JA 5. Vesentlige endringer kommunisert i rapportering? 4. Innkalle og gjennomføre evalueringsmøte månedsrapport 10. Presentere prosjektøkonomi-rapport i ELG NEI 1. Konvertere data og generere rapport 2. Kvalitetssikre tall og beløp i rapporterte data 3. Analysere data og utarbeide forslag til månedsrapport 7. Gjøre endringer etter innspill 9. Ferdigstille månedsrapport og sende med saksgrunnlag til ELG 11. Oppdatere prosjektverktøy med ny prognose Slutt • Prosjektrapporterings-verktøy (Questback) • Lukket og avstemt regnskap for perioden • Budsjettall Sjekkliste for kvalitetssikring Start

33. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 2.4.4. Evalueringsmøte månedsrapport

34. Bruks- anvisning Nivå 0 6. Prosess for finansiell rapportering Beskrivelse Formål • Prosessen skal sikre • Intern og ekstern rapportering i henhold til fastsatte lover, regler og krav • God økonomisk styring og kontroll av Eiendomsavdelingen gjennom etablerte rapporteringsrutiner Prosess for å produsere og rapportere periodisk finansiell informasjon til EA og UiO sentralt. Roller Aktuelle dokumenter og systemer • Dokumenter: • Rutine UiO: Regnskapsavslutning • Rapporteringskalender • Rundskriv regnskapsavslutning • Systemer: • Regnskapssystem • Kuben • Buddy Prosesseier: Eiendomsdirektør Deltagere: Eiendomsdirektør, Underdirektører, Seksjonsjefer, Gruppeledere, Økonomisjef, Prosjektøkonom og Økonomikonsulenter FINANSIELL RAPPORTERING 1.1 1.2 Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 1 • Rundskriv fra • intern administrasjon • Rapporteringskalender • Tertialrapport til UiO • Månedsrapport til ELG 6.1. Forberede rapportering 6.2. Gjennomføre periodeavslutning 6.3. Kontrollere, analysere og rapportere 6.4. Godkjenne og sende rapport

35. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 6.1: Forberede rapportering Klikk for mer informasjon 6.1. Forberede rapportering • LEVERANSE: • Rapporteringsinstruks til seksjonssjefer og underdirektører • Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning • INPUT • Rundskriv fra Intern administrasjon • Rapporteringskalender 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å: • Forberede og tilrettelegge for kommende rapporteringsperiode • Sike at relevante regnskapsmessige problemstillinger håndteres før periodeslutt for å redusere risiko for feil og opprettholde flyt i rapporteringen Gjennomføring • Økonomisjef gjennomgår krav og spesifikasjoner mottatt fra regnskapsseksjonen og sikrer at EAs rapporteringsprosess er i henhold til disse. Økonomisjef deltar også på økonomiledernettverk • EA Økonomi gjennomfører et forberedende møte hvor arbeidsoppgaver avklares og fordeles • Prosjektøkonom og økonomisjef overvåker potensielle regnskapsmessige problemstillinger og er ansvarlig for at disse avklares før periodeslutt • Økonomikonsulent sender ut påminnelse om godkjenning av faktura før periodeslutt til alle brukere av bestillings- og fakturasystem • Rapporteringsinstruks til seksjonssjefer og underdirektører forberedes og sendes ut

36. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Aktiviteter 6.1: Forberede rapportering Aktiviteter 6.1: Forberede rapportering Nivå 3 Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Rapporterings- instruks til seksjonssjefer og underdirektører 1. Planlegge rapportering og delta på økonomiledernettverk 2. Avholde møte i EA økonomi: Planlegge arbeidsdeling 4. Vurdere og håndtere mulige regnskapsmessige problemstillinger 5. Sende ut påminnelse om månedsslutt til alle brukere av bestilling- og fakturasystem 6. Sende ut rapporteringsinstruks til underdirektører og seksjonssjefer 3. Møte med prosjektsjef: Diskutere mulige problemstillinger prosjektøkonomi • Rundskriv fra intern administrasjon • Rapporteringskalender Neste Start

37. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 6.2: Gjennomføre periodeavslutning Klikk for mer informasjon • LEVERANSE: • Lukket og avstemt regnskap for perioden • Sjekkliste periodeavslutning gjennomført • INPUT • Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning 6.2. Gjennomføre periodeavslutning 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å sikre at lukket perioderegnskap er i henhold til UiO sine retningslinjer og fastsatte lover, regler og krav. Gjennomføring • Alle i EA økonomi er ansvarlig for å gjennomføre sine arbeidsoppgaver ved periodeslutt og dokumentere utført arbeid i sjekklisten med signatur • Økonomisjef godkjenner periodeavslutning og lukker regnskap

38. Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Aktiviteter 6.2: Gjennomføre periodeavslutning Nivå 3 Lukket og avstemt regnskap for perioden Sjekkliste periodeavslutning gjennomført 3. Lukke regnskap 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning 2. Kontrollere sjekkliste og godkjenne periodeavslutning 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Neste Start

39. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere Klikk for mer informasjon 6.3. Kontrollere, analysere og rapportere • LEVERANSE: • Utkast månedsrapportering til ELG • Utkast tertialrapportering til UiO • INPUT • Lukket og avstemt regnskap for perioden 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å: • Sikre at seksjonssjefer og underdirektører gjennomgår, analyserer og får forståelse for finansiell utvikling i eget ansvarsområde • Forberede og utarbeide finansiell rapportering til egen ledergruppe og tertialrapportering til UiO direktør som gir et riktig bilde av den økonomiske utviklingen for de ulike nivåene i Eiendomsavdelingen og samlet • Gjennomføre kontroller og analyse for å avdekke feil og sikre kvalitet i regnskapstallene Gjennomføring • Økonomikonsulent gjennomfører kontrollprogram og rapporterer til administrativ støtte. • Økonomisjef sender ut perioderegnskap til gruppeledere, seksjonssjefer og underdirektører • Seksjonssjef kontrollerer og analyserer egne tall og rapporterer til underdirektører • Underdirektører gjennomgår og kvalitetssikrerseksjonssjeferes rapporter. Underdirektører utarbeider rapporter for egen enhet og oversender økonomisjef • Økonomisjef kvalitetssikrer og utarbeider rapporter for Eiendomsavdelingen • I tillegg sammenstiller og kvalitetssikrer økonomisjef rapporter fra underavdelinger. Dersom det er feil i rapporteringen fra underavdelinger er underdirektører ansvarlig for at dette blir rettet • Økonomisjef sender rapporter til Underdirektør Stab for kvalitetssikring

40. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere Nivå 3 Utkast tertialrapportering til UiO Utkast månedsrapport til ELG Rapportert kontrollprogram til administrativ støtte 5. Utarbeide en samlet rapport for avdelingene 4. Utarbeide rapport for egen seksjon (back-up ved fravær) Ja 7. Feil/ mangler avdekket? 3. Utarbeide rapporter for EA 6. Kvalitetssikre og sammenstille rapporter til Eiendomsdirektør 8. Sende rapporter til Underdirektør Stab for kvalitetssikring Nei 2. Klargjøre og sende ut perioderegnskap til gruppeledere, seksjonssjefer og underdirektører 1. Gjennomføre kontrollprogram Neste Rapporterings- instruks til seksjonssjefer og underdirektører Mal for rapportering Bruksanvisning rapportering Sjekkliste kontrollprogram Lukket og avstemt regnskap for perioden Start

41. Nivå 1 Nivå 0 Delprosess 6.4: Godkjenne og sende rapport Klikk for mer informasjon 6.4. Godkjenne og sende rapport • INPUT • Utkast månedsrapport til ELG • Utkast tertialrapportering til UiO • LEVERANSE: • Godkjent månedsrapport EA • Tertialrapport til UiO 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å rapportere og presentere riktig og korrekt finansiell informasjon til ELG og UiO direktør (tertial). Gjennomføring • Underdirektør Stab kvalitetssikrer og gjennomgår rapporter. Økonomisjef foretar eventuelle korrigeringer • Økonomisjef utarbeider saksgrunnlag og sender dette sammen med månedsrapport og tertialrapport til ELG. • Saksfremleggelse finansiell rapportering i ELG: Underdirektører presenterer rapport for egen avdeling, Underdirektør Stab presenterer rapportering for EA som helhet. • Eiendomsdirektør godkjenner månedsrapport og tertialrapport. Eventuelle korrigeringer utføres av ansvarlig underdirektør og leveres til økonomisjef. • Eiendomsdirektør sender tertialrapport til UiO direktør.

42. Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 6.4: Godkjenne og sende rapport Nivå 3 Godkjent månedsrapport EA Tertialrapport til UiO 7. Rapport godkjent? 9. Sende tertialrapport til UiO Ja Nei 8. Oppdatere rapport Presentere rapport for egen underavdeling 6. ELG møte 2. Behov for endringer? Presentere rapport for EA 1. Kvalitetssikre måneds- og tertialrapport 4. Godkjenne rapport Nei Ja 3. Endre rapport i henhold til tilbakemelding 5. Utarbeide saksgrunnlag og sende rapport Slutt Utkast tertialrapportering til UiO Utkast månedsrapport til ELG Start

43. BRUKSANVISNING

44. Nivå 0 Hvordan bruke dokumentet Tilbake til nivå 0 NIVÅ 0: Navigasjonsknapper mellom de ulike nivåene NIVÅ 1: Klikk på blå boks Tilbake til nivå 1 NIVÅ 2: Klikk på blå boks Tilbake til nivå 2 NIVÅ 3: • Modellen er delt opp i tre nivåer per prosess • Alle bokser som omhandler et prosessteg er klikkbare • For å komme deg fra ett steg til et annet i modellen, klikker du på boksen du vil gå til • For å gå tilbake til hovedprosessen eller delprosessen klikker du på knappene øverst til høyre • For symbolbeskrivelser se her Klikk på blå boks

45. Nivå 0 Bruks- anvisning Beskrivelse av nivå 1 – prosess BESKRIVELSE: Utvidet beskrivelser av hva som gjennomføres i prosessen FORMÅL: Hvorfor EA skal gjennomføre aktiviteten og hva som skal oppnås NAVIGER: Her kan du klikke deg tilbake til hovedprosessen eller oversiktskartet ROLLER: Oversikt over prosesseier og deltagere i prosessen. Noen deltar i hele prosessen, andre kun i deler eller aktiviteter AKTUELLE DOKUMENTER OG SYSTEMER: Oversikt over støtte som er utgangspunkt for leveransene i prosessen INPUT: Nødvendig for å kunne starte prosessen PROSESS: Oversikt over delprosesser. Disse er klikkbare LEVERANSE: Kort oppramsing av hovedleveransen(e) fra prosessen

46. Nivå 0 Bruks- anvisning Beskrivelse av nivå 2 – delprosess NAVIGER: Her kan du klikke deg tilbake til hovedprosessen eller oversiktskartet INPUT: Nødvendig for å kunne starte prosessen ROLLER: Hvem som er involvert i prosessen LEVERANSE: Kort oversikt over hovedleveransen(e) fra delprosessen DELPROSESS: Klikk på delprosessen for å se detaljert flytdiagram GJENNOMFØRING: Utvidet beskrivelse av hva som gjennomføres i prosessen HOVEDAKTIVITETER: Gir deg en rask oversikt over hovedaktivitetene i prosessen

47. Nivå 0 Oversikt over forkortelser