LA PROGETTAZIONE E L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SGS CONFORME ALLA NORMA BS OHSAS 18001 NELLA SANITA’

1. LA PROGETTAZIONE E L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SGS CONFORME ALLA NORMA BS OHSAS 18001 NELLA SANITA’ Ceregnano 29 Gennaio 2010 Luca Franzoso – Polistudio S.p.A.

2. Approccio iniziale al progetto Le difficoltà: • Vastità e la complessità dell’APSS-TN (7865-7-13-7) • La pluralità dei Datori di Lavoro (15) • La numerosità dei DVR(554 tra U.O., Servizio e struttura) • Il rischio di essere invasivi e ridondanti • Il rischio di non essere efficaci • Le resistenze iniziali da parte di alcuni soggetti • L’assenza di una analoga esperienza da parte di Polistudio, ma anche da parte dell’Ente di Certificazione BS OHSAS 18001 SANITA'

3. Approccio iniziale al progetto • La forte motivazione della Direzione Generale • La competenza del NOPP/NOMC di APSS-TN • Il livello di gestione sistemico della sicurezza già esercitato in APSS-TN Le Facilitazioni / I punti di forza • Il Sistema Qualità del Servizio Prevenzione Protezione composto da NOPP e NOMC • La volontà di vincere la sfida da parte dei vari attori (APSS, Polistudio, Ente di Certificazione) BS OHSAS 18001 SANITA'

4. Approccio iniziale al progetto 7 macro fasi per arrivare all’obiettivo finale Creare il Team OHSAS Implementare struttura e documenti SGS Individuare le carenze/difficoltà esistenti in APSS-TNrispetto ai requisiti della 18001 Coinvolgere tutti gli attori di APSS-TN (Primari, Medici, Capo Sala, Infermieri, Servizi Tecnici, ecc…) per provare a risolvere le carenze individuate, con gli strumenti messi a disposizione dal SGS BS OHSAS 18001 SANITA'

5. Approccio iniziale al progetto Trasmettere a tutti i soggetti coinvolti la necessità e l’utilità di gestire in modo sistematico ed univoco la sicurezza nei luoghi di lavoro Eseguire audit interni a campione sulle U.O. e sui servizi di supporto Sottoporre il SGS al giudizio a un Ente terzo indipendente che ne possa dichiarare la conformità alla 18001 (target finale) BS OHSAS 18001 SANITA'

6. Fase 1 – Creare il Team OHSAS Si è creato un gruppo di lavoro costituito da: Responsabile SPP di APSS-TN (Ing. Murer) 2 Assistenti SPP del NOPP Medico Competente e Medico Autorizzato del NOMC Consulenti Polistudio BS OHSAS 18001 SANITA'

7. Fase 2 - Come implementare l’SGS ? Il team OHSAS si è posto il problema di come adeguare e allineare l’approccio sistemico alla “safety” in essere in APSS-TN ai requisiti di un SGSOHSAS Ci siamo quindi chiesti: Cos’è un SGS in ottica OHSAS ? Come è fatto e a cosa serve ? Quali sono i requisiti inderogabili di un SGS OHSAS ? BS OHSAS 18001 SANITA'

8. Fase 2 - Cos’è un SGS ? Un Sistema Gestione Salute Sicurezza nel Lavoro (SGS) è un insieme di elementi, correlati tra loro, utilizzati da un’Organizzazione per attuare la propria politica per la salute e la sicurezza e gestire i pericoli e i rischi insisti nelle attività lavorative BS OHSAS 18001 SANITA'

9. Fase 2 - Com’è fatto e a cosa serve ? Analisi dei rischi Miglioramento continuo E’ un ciclo dinamico (Ciclo di Deming) di macro processi che hanno lo scopo di attuare la Politica safety e raggiungere gli obiettivi di miglioramento decisi dall’Alta Direzione Riesame della Direzione Politica per la salute e sicurezza Verifica-Controllo Pianificazione Attuazione e funzionamento BS OHSAS 18001 SANITA'

10. Fase 2 - Com’è fatto e a cosa serve ? All’interno della frase …attuare la Politica safety e raggiungere gli obiettivi di miglioramento decisi dall’Alta Direzione… è assolutamente necessario ricordare che tra gli obiettivi che si pone l’Alta Direzione vi sono soprattutto: 1° L’impegno a garantire la totale conformità ai requisiti cogenti della legislazione in materia di salute e sicurezza 2° L’impegno alla prevenzione degli infortuni e delle malattie nei luoghi di lavoro BS OHSAS 18001 SANITA'

11. Fase 2 - I requisiti inderogabili Per essere certificabile un SGS deve rispettare i requisiti della norma BS OHSAS 18001:2007 1 – Scopo 2 – Pubblicazioni di riferimento 3 – Termini e definizioni 4 – Requisiti del SGS 4.1. – Requisiti generali 4.2. – Politica SSL 4.3. – Pianificazione 4.3.1. – Identificazione dei pericoli e valutazione del rischio 4.3.2. – Requisiti legali ed altri 4.3.3. – Obiettivi e programmi BS OHSAS 18001 SANITA'

12. Fase 2 - I requisiti inderogabili 4.4 – Attuazione e funzionamento 4.4.1. – Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 4.4.2. – Formazione, consapevolezza e competenza 4.4.3. – Comunicazione, partecipazione e consultazione 4.4.4. – Documentazione del SGS 4.4.5. – Controllo dei documenti del SGS 4.4.6. – Controllo operativo 4.4.7. – Preparazione e risposta alle emergenze 4.5. – Verifica 4.5.1. – Misura e monitoraggio delle prestazioni 4.5.2. – Valutazione della conformità 4.5.3. – Analisi degli incidenti e mancati incidenti 4.5.3.1. – Non conformità, azioni corr / prev 4.5.4. – Controllo delle registrazioni 4.5.5. – Audit interno 4.6. – Riesame della direzione BS OHSAS 18001 SANITA'

13. Fase 2 - La struttura documentale DOCUMENTI VALUTAZIONE RISCHI AUMENTA IL GRADODI DETTAGLIO MANUALE PROCEDURE ANCHE GIA’ IN USO IN APSS-TN ISTRUZIONI OPERATIVE ANCHE GIA’ IN USO IN APSS-TN MODULISTICA, DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE, EVIDENZE, DOCUMENTAZIONE ESTERNA BS OHSAS 18001 SANITA'

14. Fase 2 - Il Manuale SGS E’ composto da 8 Sezioni Sezione 0 – Indice del MSGS Sezione 1 – Scopo e campo applicazione SGS Sezione 2 – Riferimenti normativi Sezione 3 – Termini, definizioni e acronimi Sezione 4 – Requisiti del SGS Sezione 5 – Pianificazione Sezione 6 – Attuazione e funzionamento Sezione 7 – Verifica Sezione 8 – Riesame della Direzione BS OHSAS 18001 SANITA'

15. Fase 2 – Le Procedure del SGS PGS_01 Gestione della documentazione del SGS PGS_02 Gestione delle registrazioni del SGS PGS_03 Audit interni per la sicurezza PGS_04 Gestione NC, segnalazioni di rischio, incidenti e mancati incidenti PGS_05 Gestione degli infortuni PGS_06 Gestione delle azioni correttive e preventive PGS_07 Gestione delle emergenze PGS_08 Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi PGS_09 Sorveglianza e misurazioni della sicurezza PGS_10 Formazione del personale per la sicurezza PGS_11 Gestione delle manutenzioni PGS_12 Gestione degli approvvigionamenti e degli appalti BS OHSAS 18001 SANITA'

16. Fase 2 – Altri documenti del SGS Abbiamo inserito nel SGS di APSS-TN anche le procedure del SGQ in vigore presso il: N. O. di Prevenzione Protezione (NOPP) e il N.O. del Medico Competente (NOMC) Servizio Formazione Servizio Veterinario Dipartimento di Medicina di Laboratorio Laboratorio Analisi Sanità Pubblica BS OHSAS 18001 SANITA'

17. Fase 2 – Altri documenti del SGS Le procedure messe a punto dall’Esperto Qualificato per le radiazioni ionizzanti Le procedure del Servizio Ingegneria Clinica (es: per controllo e collaudo di apparecchiature elettromedicali) Le procedure del Servizio Immobili e Servizi Tecnici (es: gestione manutenzioni, impianti ed utilities, gestione appaltatori e fornitori, ecc…..) BS OHSAS 18001 SANITA'

18. Fase 2 – Altri documenti del SGS Le procedure/Istruzioni traversali o specifiche in vigore presso ogni U.O. di APSS-TN (Es: gestione rifiuti biologici, movimentazione del paziente, piani di emergenza, uso DPI-NPD, ecc …) … e tutti gli altri documenti utilizzati dai vari servizi e U.O. di APSS-TN BS OHSAS 18001 SANITA'

19. Fase 3 – Individuare le difficoltà L’esperienza e le conoscenze del NOPP sul livello di “safety” in APSS-TN hanno consentito di individuare il gap rispetto ai requisiti della 18001. Sono stati individuati 2 punti principali: 1) La necessità di fornire evidenze dei controlli “safety” eseguiti da Preposti (Medici Capo Sala), personale dei Servizi Tecnici, ecc. 2) La necessità di garantire, da parte dei Servizi Tecnici, il totale rispetto di tutte le prescrizioni “safety” cogenti nel lavoro. Piano di controllo Check list controllo Check list conformità BS OHSAS 18001 SANITA'

20. Fase 4 e 5 - Coinvolgimento Incontri formativi su temi della sicurezza (Formazione Dirigenti e Preposti, uso DPI, OHSAS 18001, SGS, Controlli, ecc..) Condivisione documenti SGS e sperimentazione sul campo della loro facilità d’uso e dell’efficacia Scopo, modalità di esecuzione e come leggere i risultati dell’audit interno In questa fase un forte ed utile ritorno si è avuto dal coinvolgimento costante degli RLS BS OHSAS 18001 SANITA'

21. Fase 6 – Audit interni In collaborazione con l’Ente di certificazione è stato stilato un elenco di siti (U.O. e Uffici Tecnici/Supporto) rappresentativo, per attività e per numerosità, di tutta APSS-TN. Sul campione sono stati eseguiti da Polistudio e da personale del SPP (NOPP e NOMC) gli audit interni considerando tutti i punti della 18001. Agli audit erano quasi sempre presenti gli RLS come osservatori per garantire la massima trasparenza BS OHSAS 18001 SANITA'

22. Fase 6 – Audit interni Gli audit sono stati eseguiti con sopralluoghi nei siti, verifica documenti, evidenze/registrazioni “safety” e interviste al personale coinvolto. Ogni carenza riscontrata è stata immediatamente evidenziata, discussa e condivisa con i Responsabili del sito. Al termine di ogni audit è stato emesso dall’auditor di Polistudio un Report nel quale sono state indicate, in modo puntuale e oggettivo, le carenze riscontrate BS OHSAS 18001 SANITA'

23. Fase 6 – Audit interni L’attività di audit, unitamente al coinvolgimento, si è rivelata importantissima in quanto non è stata subita, ma è stata vissuta anche con uno spirito di competizione tra i Primari/Dirigenti delle varie U.O. E’ stata sentita come un momento nel quale capire se la gestione della sicurezza era adeguato o se rimanevano carenze e/o elementi non considerati BS OHSAS 18001 SANITA'

24. Fase 6 – Audit interni Gli audit interni sono stati essenziali anche per: • Correggere le eventuali carenze individuate, prima dell’audit di certificazione • Preparare il personale a “vivere” l’audit dell’Ente di certificazione in modo positivo, come un momento di crescita e non come un’inquisizione BS OHSAS 18001 SANITA'

25. Fase 7 – Target finale Audit di certificazione Sulle U.O., individuate come campione rappresentativo da auditare, da parte dell’Ente di Certificazione, per 7 giorni sono stati operativi 3 team di audit ogni uno composto da: Auditor Ente di certificazione Personale del NOPP Consulente Polistudio In totale 21 giorni di audit BS OHSAS 18001 SANITA'

26. Fase 7 – Target finale Audit di certificazione Ogni team ogni giorno ha verificato mediamente 3 U.O. e/o servizi tecnici o di supporto (siti) Quindi in totale sono stati auditati circa 52 siti (U.O./Servizi) equiparabili a 52 aziende BS OHSAS 18001 SANITA'

27. Fase 7 – Target finale 22 Non Conformità di cui 12 maggiori e 10 minori Audit di certificazione Risultato finale 41 Osservazioni di miglioramento BS OHSAS 18001 SANITA'

28. Fase 7 – Target finale 0,42 NC/Sito/azienda Audit di certificazione Risultato finale In rapporto ai 52 siti/aziende auditate: 0,78 Osservazioni/Sito/azienda BS OHSAS 18001 SANITA'

29. Fase 7 – Target finale 3,14 NC/Sito/azienda Audit di certificazione Risultato finale Se invece consideriamo, nel loro complesso, i 7 ospedali auditati ogni uno come un singolo sito/azienda: 5,86 Osservazioni/Sito/azienda IN OGNI CASO UN NOTEVOLE SUCCESSO 29 Gennaio 2010 BS OHSAS 18001 SANITA' 29

30. GRAZIE PER L’ATTENZIONE POLISTUDIO S.p.A. SocietàdiIngegneria Via Cimarosa, 1540 - 45010 Ceregnano (Rovigo) Tel. 0425/478000 Fax 0425/476874 E-mail: info@polistudio.it Sito:www.polistudio.it BS OHSAS 18001 SANITA'