5.5.2010 הליכי רכש ראויים בהעדר חובת מכרזים הרצאה במסגרת כנס קיסריה- מנהלי הרכש והאספקה ברשויות המקומיות מאת עו"ד

5.5.2010 הליכי רכש ראויים בהעדר חובת מכרזים הרצאה במסגרת כנס קיסריה- מנהלי הרכש והאספקה ברשויות המקומיות מאת עו"ד עמיחי ויינברגר מידע נוסף באתר: www.MUNI.co.il

תכלית ההרצאה לספק כלי שיבטיח כי תהליכי הרכש וההתקשרויות של הרשות הפטורים ממכרז יבוצעו, ביעילות אדמיניסטרטיבית, יעילות כלכלית, ותוך עמידה והקפדה על כל דרישות החוקים, התקנות וההוראות המנהל התקין החלות עליה ובהגינות ובשיווין.

ראשי פרקים להרצאה • פרק א' – מנהל הרכש • פרק ב' – ועדת הרכש מול ועדת המכרזים • פרק ג' – חובת מכרזים וסוגי מכרזים • פרק ד' – פטור מחובת מכרזים • פרק ה' – מדוע לקבוע נוהל ומודל לנוהל פנימי • פרק ו' – פגמים בהליכי רכש

פרק א. מנהל הרכש 5. "מועצת העיריה תמנה מנהל רכש ואספקה וועדת רכש ובלאי" תקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), התשנ"ח-1998 • המדובר בתפקיד שהוכר כחובה סטטוטורית שהנו בעל משמעות כבדה מבחינת ביקורת, פיקוח וניתוב מידע, ולפעולתו ותפקודו השלכה מכרעת על הליכי רכישה תקינים. • מנהל הרכש מתפקד במתחם "האזור המת" (Blind Spot) ברכישות הרשות הפטורות ממכרז – ומכאן עיקר החשיבות של התפקיד בפן מסויים זה.

פרק א. מנהל הרכש מתפקידי מנהל הרכש הנגזרים מהוראות החוק, כתפקיד האמון על שמירת כללי המנהל התקין: • ארגון מערכת איכות. • שמירה על האינטרס הציבורי – בין היתר, רכישה בכפוף לתקציב מאושר, מתן סיכוי הוגן ושווה לספקים, שמירה על הליך נקי וללא פגמים, הקפדה על טוהר המידות שלו ושל הסובבים לו. • הגדרת מדיניות ברורה ואופן קבלת החלטות והטמעתן • בקרה על יחסי ספק רשות – שמירה על כללי אתיקה ומניעת ניגודי עניינים שלו ושל גורמים ברשות

פרק א. מנהל הרכש - תפקידים תפקידי מנהל רכש המנויים בתקנותהרכש : • תכנון צריכה תקופתי - הכנה בכל רבעון תחזית, ביחד עם גורמי הרשות , תחזית ותכנית צריכה, בהתאם לצורכי היחידות והמחסנים ובהתאם לתקציב המאושר של העיריה באותה שנה ולתזרים המזומנים שלה. • מתן אישורי רכישה בכפוף לאישור וועדת הרכש (תקנה 8) • רכישה במקרים דחופים בתקרה הפטורה ממכרז (תקנה 9) • ביצוע רכישות בסכום נקוב שאושר מראש על ידי וועדת הרכש (תקנה 9(ב)). • ניהול ואחזקת מחסנים (תקנה 15) • אחריות על ניהול ורישום מצאי אחת לשנה (תקנה 26) ועוד

ראשי פרקים להרצאה • פרק א' – מנהל הרכש • פרק ב' – ועדת הרכש מול וועדת המכרזים של הרשות • פרק ג' – חובת מכרזים וסוגי מכרזים • פרק ד' – פטור מחובת מכרזים – מתחם הפעילות • פרק ה' – מדוע לקבוע נוהל ומודל לנוהל פנימי • פרק ו' – פגמים בהליכי רכש

פרק ב. ועדת הרכש מול וועדת המכרזים • "ועדת רכש ובלאי"- "ועדות חובה" מקצועית של הרשות תפקידה העיקרי – להנחות ולבקר את תהליכי ההתקשרויות הפטורות ממכרז ואת ניהול המצאי. • "ועדת מכרזים"- ועדה סטטוטורית ופוליטית של הרשות המנחה ומבקרת את תהליכי המכרזים ברשות.

פרק ב.1. מקור נורמטיבי הוראות התקנות העיקריות 5. מינויים מועצת העיריה תמנה מנהל רכש ואספקה וועדת רכש ובלאי. .... 7. קביעת פריטים בתכנון ועדת רכש ובלאי תקבע את הפריטים שייכללו בתכנון הצריכה התקופתי, כאמור בתקנה 6 עבור היחידות והמחסנים. 8. אישור ועדת רכש ובלאי לא תבוצע רכישה אלא באישור מראש מאת ועדת רכש ובלאי שניתן באמצעות מנהל רכש ואספקה, ובכפוף להוראות כל דין.

פרק ב.2. ועדת הרכש - הרכב הוועדה • הרכב ועדת הרכש לפי הנחיות משרד הפנים, ובהתאם לאישור המועצה שניתן לכך, תכלול ככל הניתן את ממלאי התפקידים הבאים: • מזכיר / מנכ"ל הרשות • גזבר הרשות • היועץ המשפטי לרשות. • עעם 384/07 מנחם אריאב ראש עיריית נצרת עילית נ' סיעת שינוי • חוזר מנכ"ל 1/09 (עיריות), 4/09 (מועצות מקומיות ואזוריות)

עעם 384/07 מנחם אריאב ראש עיריית נצרת עילית נ' סיעת שינוי - תכלית תקנות הרכש: "תכלית התקנות, בעבר וכיום, היא פיקוח על הנושא הרגיש של רכש עירוני, נוכח ריבוי הפריטים, והחשש לאבדנם בשל אי סדרים ובשל שליחת יד בהם"(השופט רובינשטיין) - בשל הרגישות הרבה ובצו השעה על הוועדה להיות מקצועית "מהותה ואופיה של ועדת הרכש הם כאלה המצדיקים כי הרכב הועדה יהיה מקצועי" (השופטת ארבל) "אנו יוצאים מההנחה כי כל עוד לא חל שינוי בדין, יוציא משרד הפנים נהלים שיחילו את הפרשנות שניתנה כאן, קרי, ועדת רכש בהרכב מקצועי בלבד, על הכלל" (השופט רובינשטיין) - לעומת זאת, קובע ביהמ"ש ביחס להרכב ועדת מכרזים: "ועדת המכרזים היא איפוא, על פי הדין המצוי, ועדה המורכבת פוליטית"

פרק ב.3. וועדת הרכש –אחריות וסמכות • על פי חוק, ועדת הרכש תופקד על פעילות הרכש, כגוף מחליט ומאשר וכן מבקר את רישומו וכן את רישומי הבלאי. • הועדה מחליטה על ייעודם של טובין בלתי ראויים לשימוש ואינם ניתנים למכירה(בלאי). • הועדה מבקרת את תהליכי התקשרויות המועצה (רכש ו/או שכירות של טובין ושירותים), בתחום סמכותה. • ועדת הרכש והבלאי, כגוף מחליט ומאשר ביחד עם עבודתו המקצועית של מנהל הרכש, מהווים את מסגרת הכוללת לניהול רכש וביצוע ההתקשרויות של הרשות הפטורות ממכרז.

פרק ב.3. וועדת הרכש –אחריות וסמכות סמכויות הועדה נגזרותמהוראות החוק, בין היתר עליה לקבוע בנוהל מוסדר נושאים כגון המפורט להלן: • שיעור הפטור הקטגורי – כגון אישור מוקדם של התקשרות בהיקף כספי, החל מ-10,000 ₪ עד לסכום הפטור ממכרז זוטא. • דרכי אישור התקשרות מסגרת עם ספק. • דרכי אישור כל התקשרות עם יועצים, מתכננים ואדריכלים. • אישור התקשרות עם ספק על סמך "הצעת יחיד" בהתאם לנימוקי המנהל מזמין השרות.

פרק ב.3. וועדת הרכש –אחריות וסמכות - המשך • קביעה מהי מדיניות הרכש ברשות (כגון העדפת תוצרת כחול לבן / תוצרת מקומית) • דרכי אישור גריעת פריטים מרשימת המצאי במקרה של אובן או השבתה. • קביעת הפריטים שיכללו בתכנון צריכה תקופתי. • קביעת דרך רישום המלאי במקרה של אי התאמה בספירה השנתית. • קביעת אופן הטיפול בטובין בלתי ראויים לשימוש או ללא שימוש. • קביעת סדר הרכישות של יחידות הרשות

בקשות להתייחסות כינוס הוועדה סדר יום ותיעוד הישיבה קבלת המלצות והחלטות פרק ב.4. שלבי פעולת הוועדה - תרשים פעולות במקרים חריגים

פרק ב.5. ועדת הרכש – יצירת נוהל • על וועדת הרכש לקבוע לצורך מימוש אחריותה נוהל מוסדר נהיר וברור • בקשות - בקשות התקשרות עם ספקים או גריעה מהמצאי של טובין תעשה באמצעות פנייה של מנהל הרכש לוועדת הרכש. • ניתן לקבוע בנוהל כי פניות מנהל הרכש לוועדה והתייחסות חבריה אליהן יעשו באמצעות הדואר האלקטרוני/בפקס, אך בכל מקרה בתיעוד בכתב. • פניית מנהל הרכש לוועדה תכלול את כל התיעוד הנדרש לה לבחינת הפניה לרבות: • נוסח בקשת ההצעות מחיר • הצעות הספקים • תיעוד ניתוחן והשוואתן בהתאם לנהלי הרכש התקפים • המלצתו

פרק ב.6. ועדת הרכש – נוהל - המשך • מועדי כינוס וועדת הרכש המלצה – ראוי כי הוועדה תקבע בנוהל כי עליה להתכנס לישיבה לפחות אחת לחודשים - שלושה או בכל עת שיעלה צורך קונקרטי. • סדר יום לכינוס • הכנת סדר היום יהיה באחריות מנהל הרכש כמרכז הועדה. • לקראת כל ישיבה יימסר לחברי הוועדה סדר יום אשר יכלול את הנושאים שיעלו בה לדיון והחלטה. • אחד מסעיפי סדר היום יכלול עדכון מנהל הרכש את הוועדה אודות התקשרויות הפטורות מהתייחסותה שבוצעו על ידי מנהל הרכש בתקופה שבין ההתכנסות האחרונה לנוכחית.

פרק ב.6. ועדת הרכש – נוהל - המשך תיעוד הישיבה – בכל ישיבה של וועדת הרכש, ינוהל פרוטוקול, במסגרתו יתועדו: • זהות המשתתפים והנוכחים ; • מועד כינוס הועדה; • נושאים שעל הפרק; • רישום ההחלטות ע"י מנהל הרכש, < הפצת הפרוטוקול תיעשה בהקדם האפשרי >

פרק ב.7. ועדת הרכש –– מקרים חריגים פטור קטגורי באישור ועדת הרכש (תקנה 9ב) • המלצה – על ועדת הרכש לאמץ נוהל לפיו רכישה העומדת בתנאים הבאים תהיה פטורה מאישור של ועדת הרכש, למשל בכפוף ל: • כי סכום ההתקשרות הכוללת אינו עולה על 8,000 ₪ + מע"מ • כי התבקשו 3 הצעות מחיר לפחות - ותבחר הזולה שבהם. • כי אחת ל-3 חודשים יימסר עדכון לועדת הרכש אודות רכישות פטורות, גם אם טרם כונסה הוועדה. • בכל מקרה ההתקשרות תהיה בהזמנה כדין, ,חתומה על ידי מורשי חתימה כדין, על בסיס תקציב מאושר מראש.

פרק ב.8. ועדת הרכש –מקרים חריגים – רכישה דחופה רכישה דחופה (תקנה 9א) • אין בחוק הגדרה מהי רכישה דחופה. • ישנן רכישות אותן ניתן לבצע ללא אישור מראש של וועדת רכש ובלאי - תקנה 9 לתקנות העיריות (הסדר רכישות) - רכישות שמנהל רכש ואספקה רשאי לבצע ללא אישורה של הוועדה. • ביצוע רכישות אלה נתון לשיקול דעתו לרכישות הכרחיות ודחופות. כל רכישה כזו יכולה להגיע עד לסכום הקבוע בתקנות המכרזים (המתעדכן מדי פעם בחוזר מנכ"ל משרד הפנים) עד לתקרת מכרז זוטא

פרק ב.8. ועדת הרכש –מקרים חריגים – רכישה דחופה • דגש - רכישה זו אינה פטורה מרכישה שבהתאם לתקנות העירייה (חובת מכרזים). אין לבלבל בין במושג רכישת טובין "הכרחית ודחופה", לפי תקנה זו, שפוטרת מחובת אישור מראש של וועדת רכש ובלאי, לבין עבודה דחופה שהרשות מתקשרת בגללה להצלת "נפש או רכוש", הפטורה ממכרז כללי לפי תקנה 6(3) לתקנות מכרזים . • הסקה מהוראות החשכ"ל - ההתקשרות נדרשת בדחיפות למניעת נזק של ממש, אשר יש לבצעה בדחיפות תוך 2 ימי עבודה או פחות, בהיקף ולתקופה המזעריים הנדרשים בנסיבות כאמור.(מחייבות משרדי הממשלה אך מציבות כיוון ראוי) • דגש נוסף – גם בעיתות חירום ייחתמו הזמנות רק על ידי מורשי החתימה אך ללא צורך באישור וועדת הרכש

פרק ב.8. ועדת הרכש מקרים חריגים - המשך רכישות דחופות – הצעה לנוהל • במקרי חירום חריגים, רשאי מנהל הרכש להחליט שהתקשרות מסוימת היא הכרחית ודחופה ולערוך אותה שלא לפי נוהל זה וללא אישור מוקדם של הועדה, ובלבד שסכום הקניה לא יעלה על הסכום הפטור ממכרז זוטא. • רכש מנהל הרכש רכישה דחופה, ידווח על ההתקשרות לועדה וינמק את דחיפותה בכתב בתוך 7 ימים מביצועה דוגמאות למקרים חריגים • רכישות בטיחות - רכישת מלח לאירועי סופת שלגים • רכישת ציוד מהותי דחוף חסר עם פתיחת שנת הלימודים • רכישת מתקן ערב אירוע עירוני (למשל גדרות הפרדה)

פרק ב.9. ועדת הרכש מקרים חריגים - הארכה הארכת התקשרות מאושרת על הוועדה לקבוע בנוהל כי ההתקשרות עם הספק בהסכם קיים, גם אם אושרה ע"י הועדה, לא תוארך או תורחב אלא בכפוף לתנאים הבאים במצטבר: • יהיה בהסכם המקורי סעיף המאפשר הארכה/הרחבה • הסכום המצטבר של ההתקשרות וההארכה או ההרחבה אינו מחייב במכרז.

פרק ג. העקרונות ביסוד דיני המכרזיםהפגמים במכרז נובעים מפגיעה בעקרונות אלו עקרון היעילות הכלכלית

פרק ג.1. יש לאמץ עקרונות מדיני המכרזים להתקשרויות פטורות • הפסיקה הכירה בעליונות עיקרון השוויון על פני עיקרון היעילות הכלכלית. • הניתוח המשפטי של הפגמים, יערך וישוקלל לאור עקרונות המכרז. למשל, גם שאין הוראה מפורשת בחוק, ייתכן וביהמ"ש יפסול הצעה לאור העקרונות. • כך נקבע כי הגשת הצעה של חברת-אם וחברת-בת על מנת לשפר את סיכויי הזכייה הינה פרקטיקה פסולה הפוגעת בעקרון השוויון (תכסיסנות).

פרק ג.3. סוגי מכרזים – עיריות *תקנות העיריות (מכרזים) התשמ"ח 1987 **מנתוני משרד הפנים נכון ליום 15.3.2010

פרק ג.3. סוגי מכרזים – מועצות מקומיות ואזוריות *תוספת הרביעית לצווי המועצות המקומיות (א)(ב) התשמ"ט- 1989 **בתוספת השניה לצו המועצות האזוריות, התשמ"ט – 1989 ***עדכוני משרד הפנים נכון ליום 15.3.2010

פרק ד. פטור ממכרזים מהם השיקולים בעד ובנגד פטור מחובת מכרז? • מהירות • פחות בירוקרטיה • גמישות תפעולית • חיסכון - עלות פרסום מכרז ומשך המכרז. • חיסכון – בהוצאות, כוח אדם... • אופי ההתקשרות – ביצוע עבודה אומנותית יחודית • זהות הצד השני – גוף ממשלתי • קבלת ההצעה הנמוכה ביותר • פומביות ושקיפות • שוויון • מנהל תקין • טוהר מידות

פרק ד.1. פטור ממכרזים תקנות העיריות (מכרזים), תשמ"ח-1987 פטור ממכרזים אימתי? סע' 3 לתקנות קובע 13 מקרים: (1) חוזה להעברת מקרקעין לרשות העיריה; (2) חוזה להעברת מקרקעין של העיריה. (3) חוזה להעברת טובין, להזמנת טובין או לביצוע עבודה שערכו אינו עולה על 26,000 שקלים חדשים (סכום לא מעודכן) (4) חוזה להזמנת טובין או לביצוע עבודה הנערך עם הספק היחידי בארץ לאותם טובין או עם המומחה היחיד בארץ לביצוע אותה העבודה, אם מומחה שהוועדה מינתה לענין זה קבע בכתב באישור הוועדה כי אכן אותו ספק או מומחה הם היחידים בארץ; (5) חוזה לביצוע עבודה מדעית, אמנותית או ספרותית;

פרק ד.1. פטור ממכרזים - המשך (6) חוזה להזמנה דחופה של טובין או לביצוע עבודה דחופה שהעיריה מתקשרת בו להצלת נפש או רכוש; (7) (א) חוזה הבא להגדיל את הוצאות העיריה בפרט מפרטי חוזה קיים, ובלבד ששיעור הגדלת ההוצאות לא יעלה על 50% מההוצאות לגבי אותו פרט על פי החוזה הקיים. (ב) חוזה הבא להגדיל את הוצאות העיריה על ידי הוספת פרטים לחוזה קיים; ובלבד ששיעור הגדלת ההוצאות בשל הוספה זו לא יעלה על 25% מכלל הוצאות העיריה על פי החוזה הקיים, או על 50% אם המועצה קבעה שעריכת המכרז לא תביא תועלת;

פרק ד.1. פטור ממכרזים - המשך (8) חוזה לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים, או יחסי אמון מיוחדים, כגון: עבודות תכנון, פיקוח, מדידה, שמאות, ייעוץ ועבודות כיוצא באלה; (9) חוזה לבניית מבנה ציבור או לעבודת תשתית בשכונה חדשה או באזור מגורים חדש, ...;

פרק ד.1. פטור ממכרזים - המשך (10) חוזה או סוגי חוזים להקמת מבני ציבור או לבניית תשתית, שהשר התיר את עריכתם ....; (11) חוזה עם הסוכנות היהודית לארץ ישראל או עם תאגיד העוסק מטעמה, או בשיתוף עמה בהקצאת כספי מגבית, ....; (12) חוזה לאחזקה והפעלה של מיתקני ביוב על ידי תאגיד ...;

פרק ד.1. פטור ממכרזים - המשך (13) התקשרות עם תאגיד ממשלתי כמשמעותו בתקנה 3(5) לתקנות חובת המכרזים, תשנ"ג-1993 (להלן - התאגיד), באישור שר הפנים, ובלבד שנתקיים אחד מאלה: (א) התאגיד מהווה על פי מסמכי היסוד שלו ועל פי החלטת הממשלה או על פי החוק שהקימו, זרוע לביצוע מטלות ישירות ומוגדרות של הממשלה וההתקשרות נעשית לשם ביצוע מטלות אלה; או - התאגיד מבצע מטלה או שירות שהוטלו עליו לפי דין, או מספק שירות או מצרך חיוניים לציבור, וההתקשרות נעשית לשם ביצוע מטלה או שירות אלה; (ב) שמונים וחמישה אחוזים או יותר מעובדי התאגיד זכאים על פי כל דין לגמלה או לתגמול בשל נכות, או לקצבת זקנה מן המוסד לביטוח לאומי, וההתקשרות היא לרכישת שירותים או לביצוע עבודה.

פרק ד.2. ועדת הרכש –– מקרים חריגים פטור קטגורי באישור ועדת הרכש (תקנה 9ב) • המלצה – על ועדת הרכש לאמץ נוהל לפיו רכישה העומדת בתנאים הבאים תהיה פטורה מאישור של ועדת הרכש, למשל בכפוף ל: • כי סכום ההתקשרות הכוללת אינו עולה על 8,000 ₪ + מע"מ • כי התבקשו 3 הצעות מחיר לפחות - ותבחר הזולה שבהם. • כי אחת ל-3 חודשים יימסר עדכון לועדת הרכש אודות רכישות פטורות, גם אם טרם כונסה הוועדה. • בכל מקרה ההתקשרות תהיה בהזמנה כדין, ,חתומה על ידי מורשי חתימה כדין, על בסיס תקציב מאושר מראש.

ראשי פרקים להרצאה • פרק א' – מנהל הרכש • פרק ב' – ועדת הרכש מול וועדת המכרזים של הרשות • פרק ג' – חובת מכרזים וסוגי מכרזים • פרק ד' – פטור מחובת מכרזים • פרק ה' – מדוע לקבוע נוהל והצעת מודל לנוהל פנימי • פרק ו' – פגמים בהליכי רכש

פרק ה. מדוע לקבוע נהלים פנימיים ? • חשוב לזכור: פטור ממכרז הוא לא פטור מהוראות החוק או מכללי המנהל התקין. גם במקרה כזה חלים כללי "מסגרת", כללי המנהל התקין, ניגוד עניינים, כללי אתיקה וכו'. • בעקבות הלכת בית הרכב ופסיקות נוספות - גם חוזה שרשות התקשרה בו והוא אינו עומד בכל תנאי החוק, או המנהל התקין הרשות עשויה לחוב בו מכוח דיני החוזים ועקרונות תום הלב . • מגמה נוספת בפסיקה ובהתנהלות משרד הפנים – חיוב אישי והטלת אחריות אישית על בעלי תפקידים.... • כאשר ההתקשרות לא תקינה והרשות חבה עלול נושא המשרה לחוב אישית!

פרק ה. מדוע לקבוע נהלים פנימיים - המשך • עקרונית תמיד יש עדיפות לבצע התקשרויות בדרך של מכרז פומבי אפילו אם הותר לפי התקנות התקשרויות שלא בדרך של מכרז פומבי. • הליך רכישה בהעדר מכרז פומבי הוא החריג ויש לקבוע את הכללים לקראת הליך ביצוע שהנו פטור ממכרז. • רשות שהחליטה לבצע את ההתקשרות שלא באמצעות מכרז תנהל את ההתקשרות לפי עקרונות של שקיפות, הוגנות ושיויון. • נוהל פנימי הוא במעמד נורמטיבי של הנחיות פנימיות והוא קובע סטנדרט שאין לחרוג ממנו אלא במקרים חריגים ומנומקים, פעולה בהתאם לנהלים תקל על בעלי התפקידים ובוועדות במילוי תפקידם ותמנע מצבים "לא נעימים", העשויים להגיע לחיוב אישי.

פרק ה.1. מטרת הנוהל הפנימי • לקבוע דרך אחידה ברורה ומובנית לועדת רכש למילוי תפקידה בבקרהעל תהליכי הרכש והבלאי ברשות. • להנחות את חברי הועדה, מנהל הרכש ועובדי הרשות אודות אופן ביצוע הפעילויות בועדת הרכש והבלאי.

פרק ה.2. קביעת נהלים - נוהל לדוגמא • פטור מאישור הוועדה - בפטור קטגורי מאישור וועדת הרכש : בהתאם לסע' 9 לתקנות יכולה הוועדה לקבוע כי מנהל הרכש יוכל לבצע רכישות הפטורות מראש מאישור וועדת הרכש. • על וועדת הרכש לקבוע נוהל כתוב שלפיו יפעל מנהל הרכש לעניין זה באופן ברור. • למשל - במסגרת ישיבה שכונסה כדין, תקבע הוועדה כי ההתקשרות שבגינה ניתנו הצעות מחיר עד 12,000 ₪ + מע"מ פטורה מאישור ועדת רכש אך זאת בכפוף לתנאים הבאים: • על מנהל הרכש לקבל 3 הצעות מחיר לפחות. • סכום ההתקשרות הכולל לכל העבודות עם אותו ספק לא יעלה על 12,000 ₪ + מע"מ לכל תקופה רצופה של 12 חודשים. • נחתמה הזמנת עבודה ע"י מורשה חתימה כדיןעל בסיס סעיף תקציבי מאושר כדין. • מנהל הרכש ירכז בטבלה את ההתקשרויות הפטורות ויביאן לידיעת הועדה בדיעבד אחת לשלושה חודשים.

פרק ה.2. קביעת נהלים – נוהל לדוגמא • ועדת הרכש יכולה גם לקבוע מדרגות רכישה לקבל הצעות מחיר • למשל לקבוע בנוהל כי רכישות מסכום ערך פעוט עד 700 ₪ + מע"מ תהיינה פטורות מ-3 הצעות ומנהל הרכש יפעל להזמין הצעה זולה ככל הניתן בנסיבות העניין. • ועדת הרכש תהיה רשאית לאשר הצעה באמצעות אישור בדוא"ל או פקס, אם היא ההצעה הזולה ביותר מבין 3 הצעות לפחות ובלבד שהסכום לא יעלה על הנקוב בתקנות שנכון להיום הינו סך של 64,200₪ + מע"מ במועצות וסך של 120,200 ש"ח בעיריות

פרק ה.3. קביעת נהלים – נוהל הגשת הצעות • נוהל הגשת הצעות יכול להיות כדלקמן: מנהל הרכש יפנה בבקשה לספקים להציע להצעות , ההצעות תשלחנה בפקס לידי מנהל הרכש בלבד והוא יביאן לוועדה. • כל הצעת רכש שהתקבלה תעמוד בתנאים הבאים: • ניתנה הזמנת עבודה כדין למי שהציע את המחיר שאושר בוועדה. • יש במועצה סעיף תקציבי רלוונטי. • מנהל הרכש יערוך מעקב אחר מימוש ההזמנות.

פרק ה.3. קביעת נהלים – נוהל הגשת הצעות • מנהל הרכש יכין טפסים סטנדרטים לפניה לגורמים הרלוונטים באישור היועץ המשפטי/ מזכיר המועצה יכין טופסי פניה למתכננים ויועצים תוך היוועצות עם המנהל הרלוונטי להזמנה. • ניתן לקבוע כי קבלת הצעות מיועצים ומתכננים שלא בידי מנהל הרכש יעשה כדלקמן: • המנהל הרלוונטי יפנה לאותם יועצים, אדריכלים ומתכננים הפטורים ממכרז ויבקשם להציע הצעה ולפחות ל-3 גורמים מתאימים. • ההצעות שתתקבלנה תשוגרנה ישירות ליועמ"ש / גזבר ולאחר קבלתן הן יובאו לאישור ועדת הרכש תוך בחינת איכותו של המציע המוניטין והתאמתו המקצועית לעבודות על בסיס שיקולים שתקבע הוועדה.

פרק ה.4. הוראות בנוהל - שיקולים מנחים אפשריים לבחירת ספק • ניסיון קודם עם הספק וקבלת המלצות • שיעור המחיר ותנאי תשלום • איכות המוצר והשירות הניתן • מידת זמינות שירות, הדרכה ותמיכה • הוגנות ומקצועיות של בעל התפקיד ברשות והימנעות ממצבים של ניגוד עניינים, אף למראית עין. • הימנעות מפיצול מכרז • הימנעות מהתקשרות חוזרת עם אותו ספק (בחשכ"ל – פחות מ 100,000 ₪ בשנה עם אותו ספק ברשות מקומית מוצע 12,000 ₪ לשנת תקציב)

ראשי פרקים להרצאה • פרק א' – מנהל הרכש • פרק ב' – ועדת הרכש מול וועדת המכרזים של הרשות • פרק ג' – חובת מכרזים וסוגי מכרזים • פרק ד' – פטור מחובת מכרזים • פרק ה' – מדוע לקבוע נוהל והצעת מודל לנוהל פנימי • פרק ו' – פגמים בהליכי רכש

פרק ו. פגמים בהליכי רכש - ניגוד עניינים בוועדת הרכש/מנהל הרכש • קיומו של הכרות קודמת (קרבת משפחה, חברות) בין ספק לבין לחבר וועדה או למנהל הרכש • כל גוף ציבורי חייב לבצע תפקידו ללא דעה קדומה, ללא פניות וללא משוא פנים. • המבחן לקיומו של ניגוד עניינים הוא מבחן אובייקטיבי - האם אדם סביר המכיר את כל פרטי העניין ומסתכל עליו מהצד יחשוב כי קיים בנסיבות העניין חשש סביר או ממשי לקיומו של משוא פנים מצד אותו אדם או מצדה של הוועדה.

פרק ו. ניגוד עניינים בוועדת הרכש/מנהל הרכש • אין רלוונטיות לשאלה אם התממש ניגוד העניינים. • הכלל הוא כי ניגוד עניינים היוצר חשש סביר להעדפת האינטרס האישי מחייב את פסילת ההחלטה או את פסילת הספק.

פרק ו.1. ניגוד עניינים – קרבה משפחתית של ספק לראש המועצה • מ.מ. יבניאל הזמינה מחברת טירה 2020 בע"מ בבעלות אחיו של ראש המועצה עבודות שונות בהיקף 41,663 ₪ (גזם, ניקוז, הכשת מנחת, פינוי פסולת, ביוב, תליית דגלים ועוד) – לכאורה התקשרויות בפטור ממכרז • החלטת הועדה לחיוב אישי (מיום 28.11.04)– השתת חיוב אישי על ראש המועצה (80%), מהנדסת (10%), גזברית (10%), מנהל האחזקה (10% מהסכומים שאושרו על ידו). • הוועדה לא קיבלה כי היה מדובר בעבודות דחופות. • היה על העובדים של המועצה להימנע ממתן אישור.

פרק ו.2. ניגוד עניינים – קרבה משפחתית של ספק לחבר מועצה • הארכת חוזה קיים מול ספק שהוא אחיו של חבר מועצה חדש – מ.מ כפר קאסם התקשרה משך שנים רבות עם חב' ראלי טיולים – נקבע כי על אף הנסיבות המקלות ראש המועצה והגזבר שאישרו את הארכת ההסכם יחובו בחיוב אישי מופחת (החלטת הוועדה מיום 10.5.06). • התקשרות המועצה מול חברה לפינוי אשפה שהייתה בבעלות אחיו של מ"מ ראש המועצה מג'אר – חיוב ב- 35,000 ₪ (החלטה מיום 21.6.06)

5.5.2010 הליכי רכש ראויים בהעדר חובת מכרזים הרצאה במסגרת כנס קיסריה- מנהלי הרכש והאספקה ברשויות המקומיות מאת עו"ד