PENGENALAN DAN
Sponsored Links
This presentation is the property of its rightful owner.
1 / 59

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT PowerPoint PPT Presentation


  • 1312 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT. KANDUNGAN. DEFINISI TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA FORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMAL. DEFINISI BUKU VOT.

Download Presentation

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


PENGENALAN DAN

PENGURUSAN BUKU VOT


KANDUNGAN

DEFINISI

TUJUAN

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

KAWALAN BUKU VOT

PPENYELENGGARAAN BUKU VOT

KEGUNAAN BUKU VOT

PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA

FORMAT BUKU VOT

CARA MEREKOD BUKU VOT

LATIHAMAL


DEFINISI BUKU VOT

Satu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.


TUJUAN

  • Mengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan;

  • Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan


TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 54


KAWALAN BUKU VOT

AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA:


  • AMAUN YANG DIBENARKAN;

  • SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA.

    JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN.

    BERSIH;

  • BAKI MASIH ADA; DAN.

  • TANGGUNGAN MENGIKUT BILA

    IA DILAKUKAN.


ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(b)

  • Seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi Maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan.


ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(d)

Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baru


PENYELENGGARAAN

BUKU VOT

  • DISELENGGARAKAN UNTUK:

    • VOT BEKALAN

    • VOT PEMBANGUNAN

    • VOT AMANAH

  • DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.

  • DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.


KOD PERBELANJAAN

  • OBJEK AM 10000 - EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.)

    • OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000

  • OBJEK AM 2000 - PERKHIDMATAN DAN BEKALAN

    (MEREKOD BAYARAN SEMUA

    PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.)

    • OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000


  • SMBUNGAN……

    • OBJEK AM 30000 - ASET ( MEREKOD BAYARAN

    • UNTUK SEMUA ASET YANG

    • DIBELI.)

      • OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000

  • OBJEK AM 40000 - PEMBERIAN DAN KENAAN

  • BAYARAN TETAP.

    • OBJEK SEBAGAI 41000 - 48000

  • OBJEK AM 50000 - PERBELANJAAN-

    PERBELANJAAN LAIN


  • KEGUNAAN BUKU VOT

    • WARAN PERUNTUKAN

    • WARAN PERUNTUKAN KECIL

    • WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN

    • WARAN PINDAH PERUNTUKAN

    • TANGGUNGAN

    • BAYARAN TANGGUNGAN

    • BAYARAN TERUS

    • SEBAGAI REKOD URUSNIAGA

    • BATAL PESANAN

    • BATAL BAUCER

    • KREDIT PERBELANJAAN; DLL.


    • SEBAGAI ALAT PENGURUSAN:

    • MERANCANG PERBELANJAAN

    • MERANCANG PENAMBAHAN/ PENGURANGAN PERUNTUKAN;

    • ASAS PENYEDIAAN LAPORAN;

    • ASAS PENYEDIAAN BUDGET.


    • SEBAGAI ALAT KAWALAN:

    • MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;

    • MENGAWAL PENERIMA WARAN

      PERUNTUKAN KECIL;

    • MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN;

    • MENGAWAL PENYELEWENGAN.


    TANGGUNGJAWAB P.PENGAWAL

    • PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;

    • TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS (WARAN AM) DARI JAN;

    • TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;


    • PASTIKAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;

    • PASTIKAN BUKU VOT MANUALDISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 DAN S.P.P 8/93 (Garis panduan untuk penyelenggaraan Buku Vot)


    • PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN.

    • ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KE SEMASA.

    • PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.


    PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA

    • BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:

      • PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;

      • PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;


    • PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

    • SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;

    • PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;

    • GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

    • TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA;

    • PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL;


    • BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.

    • LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;

    • PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;

    • SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT;

    • CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;

    • LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.


    FORMAT BUKU VOTMANUAL


    Laporan Harian – BV381


    FORMAT BUKU VOT

    BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BAHAGIAN

    BAHAGIAN I – Terletakdibahagianatassebelahkirimukasurat


    BHG 1

    Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan vot dan peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan termasuk peruntukan seperti dalam Anggaran Tambahan.

    VOT: B06 (JPM)

    PROG/AKT: 160100 (Pengurusan)

    OBJEK SEBAGAI: 11000 (Gaji)


    FORMAT BUKU VOT

    • BAHAGIAN II

      TERLETAK DIMUKA SURAT ATAS SEBELAH


    BHG 2

    Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja (termasuk waran tambahan, waran kecil, pindah peruntukan, waran tarik balik dan sekatan)

    Tarikh: Tarikh Mencatat

    Amaun : Amaun yang tercatat dalam Waran

    Jumlah Hingga Tarikh : Amaun terdahulu +/- Amaun sekarang


    FORMAT BUKU VOT

    • BAHAGIAN III

      TERLETAK MERENTASI MUKA SURAT SEBELAH KIRI DAN KANAN DAN MEMPUNYAI 11 RUANGAN


    BHG 3

    Bertujuanuntukmencatatmaklumatterperinciberkenaandengansetiapurusniaga yang direkodkan.

    (1) Tarikh

    TarikhMencatat

    (2) Butir-Butir

    Nyatakanbutiran yang berkaitansecararingkasdanpadat


    (3) Tanggungandibawakehadapan

    Catatantanggungantahunlaludibawakehadapan. Catatanperludilakukansemasapenutupantahunkewanganiaituselepas AKB (1 Februari). Bayarantersebutperlukelulusan AP.58(a)

    (4) Kod SODO (Standard Object Detail Object)

    ObjekSebagai & ObjekLanjut - 11101, 12101, 27105 dsb

    (5) No. Br / Ruj. Lain

    Nyatakan no. baucar, no. pesanan, no. waran, no. perjanjiandll.


    (6) Debit

    Apa-apaamaunataukenaan yang mengurangkanbakiperuntukandibawahsesuatuvotperbelanjaan

    (7) Kredit

    Apa-apaamaunataukenaan yang menambahkanbakiperuntukandibawahsesuatuvotperbelanjaan


    (8) Tanggungandikenakan / (dijelaskan)

    Apa-apabayaran yang perludilakukandarisegiundang-undangolehmana-mana PTJ selepassesuatupesanandibuat, kontrakditandatanganidanurusniagaseumpamanyadilaksanakandalamsesuatutempohmasa, yang menghendakibayarannyadidalamtahunkewangan yang sama


    (9) TanggunganBelumSelesai

    Hasiltambah (+) atautolah (-) ruangan 8 (JumlahKemaskiniTanggungan yang belumselesai)

    (10) PerbelanjaanBersih

    Hasiltambahruangan 6 (debit)

    (11) BakiMasihAda

    Bertambahjikaamaunkreditdanberkurangjikaamaun debit. Jugaberkurangansekiranyatanggungandikenakan.


    CARA MEREKOD BUKU VOT MANUAL


    CARA MEREKOD BUKU VOT

    Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut:-

    (i)Perbelanjaan Bekalan (Mengurus)=VOT ‘B’

    (ii)Perbelanjaan Pembangunan=VOT ‘P’

    (iii)Perbelanjaan Tanggungan=VOT ‘T’

    (Gaji Agong, Sultan, Hakim & Hutang Negara)


    CARA MEREKOD BUKU VOT

    • Setiap vot diasing-asingkan walaupun disimpan di dalam Buku Vot yang sama jika tidak banyak memakai ruang.

    • Di bawah setiap vot disimpan secara berasingan setiap program/aktiviti atau projek; dan

    • Di bawah setiap program/aktiviti atau projek disimpan secara berasingan setiap objek perbelanjaan


    CARA MEREKOD BUKU VOT

    • Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri dan bilangan muka surat secukupnya. Supaya mudah dirujuk, satu indeks rujukan kepada muka surat berkaitan untuk setiap objek di bawah sesuatu program / aktiviti hendaklah disediakan di dalam Buku Vot.


    CONTOH INDEKS


    MENCATAT URUSNIAGA DI BUKU VOT

    1)Catatan Utama Di Buku Terdiri:

    • Penerimaan Peruntukan

    • Pengurangan Peruntukan

    • Peruntukan Kecil

    • Pindah Peruntukan ( Viremen )

    • Melakukan Tanggungan

    • Membatalkan Tanggungan

    • Perbelanjaan

    • Kredit Perbelanjaan

    • Catatan Perlarasan

    • Kemaskini Melalui Penyata Bulanan

    • Catatan Penutup

    • Catatan Tanggungan Di Bawa ke Hadapan


    100,000

    20,000

    28.1.10

    100,000

    100,000

    29.1.10

    20,000

    120,000

    28000

    Peruntukan

    Pertama

    28.1.10

    WP001

    100,000

    100,000

    29.1.10

    Peruntukan

    Tambahan

    20,000

    WP002

    28000

    0

    120,000

    0

    MEREKOD WARAN PERUNTUKAN PERTAMA

    MEREKOD WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN


    100,000

    20,000

    28.1.10

    100,000

    100,000

    29.1.10

    20,000

    120,000

    (3,000)

    117,000

    30.1.10

    (5,000)

    112,000

    01.2.10

    Baki dari ms…

    120,000

    MEREKOD WARAN TARIK BALIK/WARAN KECIL

    Pengurangan

    Peruntukan

    117,000

    0

    30.1.10

    0

    3,000

    WP003

    28000

    MEREKOD WARAN PINDAH KELUAR

    Vireman

    Keluar

    0

    01.2.10

    112,000

    28000

    0

    5,000

    V001


    100,000

    20,000

    28.1.10

    100,000

    100,000

    29.1.10

    20,000

    120,000

    (3,000)

    117,000

    30.1.10

    (5,000)

    112,000

    01.2.10

    6,000

    118,000

    02.2.10

    Baki dari ms…

    112,000

    MEREKOD WARAN PINDAH MASUK

    Vireman

    Masuk

    0

    02.2.10

    118,000

    28000

    0

    V002

    6,000

    MELAKUKAN TANGGUNGAN

    Syarikat A selenggara..

    03.2.10

    0

    28000

    PT001

    17,000

    17,000

    101,000

    Syarikat XY Cuci kereta

    03.2.10

    0

    28000

    PT002

    20

    17,020

    100,980


    Baki dari ms…

    100,980

    17,020

    0

    Membatal Tanggungan

    Syaraikat XY

    Tgg. Batal

    17,000

    101,000

    04.2.10

    28000

    PT002

    (20)

    0

    Bayar RM1,000 Tanggung RM1,000

    Sama E’prise

    05.2.10

    28000

    PT003

    1,000

    18,000

    0

    100,000

    Sama E’prise

    06.2.10

    28000

    BR001

    (1,000)

    17,000

    1,000

    1,000

    100,000

    Bayar RM2, 000 Tanggung RM1,000

    Lebih E’prise

    06.2.10

    28000

    PT004

    1,000

    18,000

    99,000

    1,000

    Lebih E’prise

    07.2.10

    28000

    BR002

    (1,000)

    17,000

    98,000

    2,000

    3,000


    Baki dari ms…

    17,000

    98,000

    3,000

    Bayar RM200 Tanggung RM400

    Sya. Antah

    07.2.10

    28000

    PT005

    400

    17,400

    97,600

    3,000

    Sya. Antah

    07.2.10

    28000

    BR003

    (400)

    17,000

    97,800

    200

    3,200

    Kredit Perbelanjaan

    Aminah Hassan

    07.2.10

    28000

    PP001

    17,000

    98,000

    200

    3,000


    Baki dari ms…

    17,000

    98,000

    3,000

    Pembatalan baucer memerlukan bayaran balik

    300

    17,300

    97,700

    3,000

    Pesanan Syt.A

    08.2.10

    28000

    PT006

    (300)

    17,000

    97,700

    300

    3,300

    Bayaran Syt. A

    09.2.10

    28000

    BR004

    Batal baucer

    10.2.10

    28000

    BR004

    300

    17,300

    97,700

    300

    3,000

    Bayaran Syt. A

    11.2.10

    28000

    BR005

    (300)

    17,000

    97,700

    300

    3,300


    Baki dari ms…

    17,000

    97,700

    3,300

    Pembatalan baucer tidak memerlukan bayaran balik

    Sya. mama

    12.2.10

    28000

    PT007

    97,350

    3,300

    350

    17,350

    (350)

    17,000

    97,350

    350

    3,650

    Bayaran Syt. mama

    13.2.10

    28000

    BR006

    17,000

    97,700

    3,300

    Batal Baucar

    13.2.10

    28000

    BR006

    350

    Baucer tanpa Pesanan Tempatan

    17,000

    97,550

    150

    3,450

    Bayar Car Auto

    13.2.10

    28000

    BR007


    CATATAN PELARASAN

    • Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk penerimaan atau pengurangan peruntukan, vireman, perbelanjaan dsb.

    • Catatan yang silap hendaklah dibetulkan dengan mensisipkan dua catatan. Catatan pertama untuk membatalkan catatan yang silap dan catatan kedua untuk merekodkan butir-butir urusniaga yang sebenar dan betul.


    Apabila membatalkan sesuatu catatan silap, rangkap ayat yang berbunyi “pembatalan catatan pada …….. (tarikh) …. (butir-butir)”

    CONTOH:

    “Pembatalan catatan pada 13/5/07 – Syarikat Mat Silap”


    17,000

    97,550

    3,450

    Baki dari ms…

    Catatan Pelarasan/Baucar Kuiri

    13.2.10

    Pesanan Syt.B

    260

    17,260

    97,290

    3,450

    28103

    PT008

    13.2.10

    Bayar Syt.B

    (260)

    17,000

    97,290

    260

    3,710

    28103

    BR008

    Batal Catatan

    Pada 13.2.07

    260

    17,260

    97,290

    260

    3,450

    14.2.10

    28103

    BR008

    Bayar Syt.B

    (260)

    17,000

    97,350

    200

    3,650

    14.2.10

    28103

    BR009

    Catatan Penutupan

    0

    114,350

    17,000

    3,650

    (17,000)

    31.1.11

    Syt.A PT.001


    CONTOH TANGGUNGAN DIBAWA KE HADAPAN (manual)

    26,500

    197,850

    18,280

    Baki dari ms…

    Tanggungan Dibawa ke Hadapan dari

    Tahun 2010

    01.2.11

    180,850

    18,280

    17,000

    17,000

    43,500

    Syt.A PT.001


    JIKA BERLAKU KESILAPAN MEREKOD

    Apabilasebarangkesilapandidapatiberlakusemasamerekodbutir-butiratauamaunkedalamBukuVot, catatan yang tersalahrekodinihendaklahdigariskandandigantikandengansatucatatanbaru. SemuacatataninididalamBukuVottidakbolehdipadamsamaadadenganmenggunakangetahpemadamataupunpemutih (white paper) – AP 147


    PEMBAYARAN AKHIR TAHUN

    Semua pembayaran yang dibuat dalam bulan Januari tahun baru iatu Jangka waktu Akaun Kena Bayar untuk bekalan yang diserahkan atau perkhidmatan yang diberi sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah diakaunkan sebagai perbelanjaan di dalam Buku Vot untuk tahun sebelumnya. Untuk bayaran sedemikian, baucar bayaran dan jernal pelarasan hendaklah ditanda “AKAUN KENA BAYAR 20…” di mana tahun yang dimaksukan ialah tahun kewangan sebelumnya.


    CATATANBUKU VOT TERBAHAGI DUA

    • Catatanyang melibatkan ruang ‘Debit’ dan ‘Kredit’

      • Penerimaan peruntukan / pengurangan peruntukan

      • Peruntukan kecil keluar / peruntukan kecil masuk

      • Viremen Keluar / Viremen masuk

      • Perbelanjaan dan kredit perbelanjaan

      • Catatan pelarasan mengenai (i) – (iv) diatas


    • Catatan yang tidak melibatkan ruangan ‘Debit’ dan ‘Kredit’

      • Melakukan tanggungan / membatalkan tanggungan

      • Catatan tanggungan di bawa ke hadapan

      • Catatan pelarasan mengenai (i) dan (ii) di atas


    RUMUSAN

    1. Waran Asal

    +

    2. Waran Tambahan/ Pindah Masuk

    +

    3. Waran Tarik/Kecil/Pindah Keluar

    -

    +

    -

    4. Melakukan Tanggungan

    5. Baucar dengan Tanggungan

    -

    +

    +

    -

    6. Baucar tanpa Tanggungan

    -

    +

    7. Membatal Tanggungan

    +

    8. Membatal Tgg. & yg memerlu bayaran

    9. Kredit Perbelnajaan

    -

    +


    RUMUSAN

    9. Pelarasan baucer kuiri dengan tgg.

    Batal baucar dan tanggungan

    +

    -

    Melakukan bayaran

    -

    +

    10. Pelarasan baucar kuri tanpa tgg

    Membatal Baucar

    -

    +

    +

    -

    Melakukan bayaran

    Catatan Penutup

    -

    +

    11.

    12.

    +

    -

    Membawa Tgg. Ke Tahun hadapan


    MENYEMAK KETEPATAN

    CAMPURKAN BAKI TIGA RUANGAN TERAKHIR DI BAHAGIAN III BUKU VOT

    TANGGUNGAN BELUM SELESAI + PERBELANJAAN BERSIH + BAKI MASIH ADA = JUMLAH HINNGA TARIKH WARAN PERUNTUKAN


    SEKIAN TERIMA KASIH


  • Login