slide1
Download
Skip this Video
Download Presentation
PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 59

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT - PowerPoint PPT Presentation


  • 1546 Views
  • Uploaded on

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT. KANDUNGAN. DEFINISI TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA FORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMAL. DEFINISI BUKU VOT.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT' - brielle-fischer


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

PENGENALAN DAN

PENGURUSAN BUKU VOT

kandungan

KANDUNGAN

DEFINISI

TUJUAN

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

KAWALAN BUKU VOT

PPENYELENGGARAAN BUKU VOT

KEGUNAAN BUKU VOT

PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA

FORMAT BUKU VOT

CARA MEREKOD BUKU VOT

LATIHAMAL

definisi buku vot

DEFINISI BUKU VOT

Satu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.

tujuan
TUJUAN
  • Mengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan;
  • Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan
tanggungjawab pegawai pengawal
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

kawalan buku vot
KAWALAN BUKU VOT

AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA:

slide7
AMAUN YANG DIBENARKAN;
  • SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA.

JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN.

BERSIH;

  • BAKI MASIH ADA; DAN.
  • TANGGUNGAN MENGIKUT BILA

IA DILAKUKAN.

slide8

ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(b)

  • Seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi Maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan.
arahan perbendaharaan 95 d
ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(d)

Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baru

slide10

PENYELENGGARAAN

BUKU VOT

  • DISELENGGARAKAN UNTUK:
    • VOT BEKALAN
    • VOT PEMBANGUNAN
    • VOT AMANAH
  • DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.
  • DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.
slide11

KOD PERBELANJAAN

  • OBJEK AM 10000 - EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.)
          • OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000
  • OBJEK AM 2000 - PERKHIDMATAN DAN BEKALAN

(MEREKOD BAYARAN SEMUA

PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.)

          • OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000
slide12

SMBUNGAN……

  • OBJEK AM 30000 - ASET ( MEREKOD BAYARAN
  • UNTUK SEMUA ASET YANG
  • DIBELI.)
      • OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000
  • OBJEK AM 40000 - PEMBERIAN DAN KENAAN
  • BAYARAN TETAP.
      • OBJEK SEBAGAI 41000 - 48000
  • OBJEK AM 50000 - PERBELANJAAN-

PERBELANJAAN LAIN

slide13

KEGUNAAN BUKU VOT

  • WARAN PERUNTUKAN
  • WARAN PERUNTUKAN KECIL
  • WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN
  • WARAN PINDAH PERUNTUKAN
  • TANGGUNGAN
  • BAYARAN TANGGUNGAN
  • BAYARAN TERUS
  • SEBAGAI REKOD URUSNIAGA
  • BATAL PESANAN
  • BATAL BAUCER
  • KREDIT PERBELANJAAN; DLL.
slide14
SEBAGAI ALAT PENGURUSAN:
  • MERANCANG PERBELANJAAN
  • MERANCANG PENAMBAHAN/ PENGURANGAN PERUNTUKAN;
  • ASAS PENYEDIAAN LAPORAN;
  • ASAS PENYEDIAAN BUDGET.
slide15
SEBAGAI ALAT KAWALAN:
  • MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;
  • MENGAWAL PENERIMA WARAN

PERUNTUKAN KECIL;

  • MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN;
  • MENGAWAL PENYELEWENGAN.
slide16

TANGGUNGJAWAB P.PENGAWAL

  • PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;
  • TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS (WARAN AM) DARI JAN;
  • TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;
slide17

PASTIKAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;

  • PASTIKAN BUKU VOT MANUALDISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 DAN S.P.P 8/93 (Garis panduan untuk penyelenggaraan Buku Vot)
slide18
PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN.
  • ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KE SEMASA.
  • PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.
slide19

PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA

  • BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:
    • PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;
    • PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;
slide20

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

  • SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;
  • PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;
  • GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.
  • TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA;
  • PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL;
slide21
BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.
  • LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;
  • PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;
  • SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT;
  • CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;
  • LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.
format buku vot
FORMAT BUKU VOT

BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BAHAGIAN

BAHAGIAN I – Terletakdibahagianatassebelahkirimukasurat

slide26

BHG 1

Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan vot dan peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan termasuk peruntukan seperti dalam Anggaran Tambahan.

VOT : B06 (JPM)

PROG/AKT : 160100 (Pengurusan)

OBJEK SEBAGAI : 11000 (Gaji)

slide27

FORMAT BUKU VOT

  • BAHAGIAN II

TERLETAK DIMUKA SURAT ATAS SEBELAH

slide28

BHG 2

Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja (termasuk waran tambahan, waran kecil, pindah peruntukan, waran tarik balik dan sekatan)

Tarikh : Tarikh Mencatat

Amaun : Amaun yang tercatat dalam Waran

Jumlah Hingga Tarikh : Amaun terdahulu +/- Amaun sekarang

slide29

FORMAT BUKU VOT

  • BAHAGIAN III

TERLETAK MERENTASI MUKA SURAT SEBELAH KIRI DAN KANAN DAN MEMPUNYAI 11 RUANGAN

slide30

BHG 3

Bertujuanuntukmencatatmaklumatterperinciberkenaandengansetiapurusniaga yang direkodkan.

(1) Tarikh

TarikhMencatat

(2) Butir-Butir

Nyatakanbutiran yang berkaitansecararingkasdanpadat

slide31

(3) Tanggungandibawakehadapan

Catatantanggungantahunlaludibawakehadapan. Catatanperludilakukansemasapenutupantahunkewanganiaituselepas AKB (1 Februari). Bayarantersebutperlukelulusan AP.58(a)

(4) Kod SODO (Standard Object Detail Object)

ObjekSebagai & ObjekLanjut - 11101, 12101, 27105 dsb

(5) No. Br / Ruj. Lain

Nyatakan no. baucar, no. pesanan, no. waran, no. perjanjiandll.

slide32

(6) Debit

Apa-apaamaunataukenaan yang mengurangkanbakiperuntukandibawahsesuatuvotperbelanjaan

(7) Kredit

Apa-apaamaunataukenaan yang menambahkanbakiperuntukandibawahsesuatuvotperbelanjaan

slide33

(8) Tanggungandikenakan / (dijelaskan)

Apa-apabayaran yang perludilakukandarisegiundang-undangolehmana-mana PTJ selepassesuatupesanandibuat, kontrakditandatanganidanurusniagaseumpamanyadilaksanakandalamsesuatutempohmasa, yang menghendakibayarannyadidalamtahunkewangan yang sama

slide34

(9) TanggunganBelumSelesai

Hasiltambah (+) atautolah (-) ruangan 8 (JumlahKemaskiniTanggungan yang belumselesai)

(10) PerbelanjaanBersih

Hasiltambahruangan 6 (debit)

(11) BakiMasihAda

Bertambahjikaamaunkreditdanberkurangjikaamaun debit. Jugaberkurangansekiranyatanggungandikenakan.

cara merekod buku vot
CARA MEREKOD BUKU VOT

Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut:-

(i) Perbelanjaan Bekalan (Mengurus)= VOT ‘B’

(ii) Perbelanjaan Pembangunan = VOT ‘P’

(iii) Perbelanjaan Tanggungan = VOT ‘T’

(Gaji Agong, Sultan, Hakim & Hutang Negara)

cara merekod buku vot1
CARA MEREKOD BUKU VOT
  • Setiap vot diasing-asingkan walaupun disimpan di dalam Buku Vot yang sama jika tidak banyak memakai ruang.
  • Di bawah setiap vot disimpan secara berasingan setiap program/aktiviti atau projek; dan
  • Di bawah setiap program/aktiviti atau projek disimpan secara berasingan setiap objek perbelanjaan
cara merekod buku vot2
CARA MEREKOD BUKU VOT
  • Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri dan bilangan muka surat secukupnya. Supaya mudah dirujuk, satu indeks rujukan kepada muka surat berkaitan untuk setiap objek di bawah sesuatu program / aktiviti hendaklah disediakan di dalam Buku Vot.
mencatat urusniaga di buku vot
MENCATAT URUSNIAGA DI BUKU VOT

1)Catatan Utama Di Buku Terdiri:

  • Penerimaan Peruntukan
  • Pengurangan Peruntukan
  • Peruntukan Kecil
  • Pindah Peruntukan ( Viremen )
  • Melakukan Tanggungan
  • Membatalkan Tanggungan
  • Perbelanjaan
  • Kredit Perbelanjaan
  • Catatan Perlarasan
  • Kemaskini Melalui Penyata Bulanan
  • Catatan Penutup
  • Catatan Tanggungan Di Bawa ke Hadapan
slide41

100,000

20,000

28.1.10

100,000

100,000

29.1.10

20,000

120,000

28000

Peruntukan

Pertama

28.1.10

WP001

100,000

100,000

29.1.10

Peruntukan

Tambahan

20,000

WP002

28000

0

120,000

0

MEREKOD WARAN PERUNTUKAN PERTAMA

MEREKOD WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN

slide42

100,000

20,000

28.1.10

100,000

100,000

29.1.10

20,000

120,000

(3,000)

117,000

30.1.10

(5,000)

112,000

01.2.10

Baki dari ms…

120,000

MEREKOD WARAN TARIK BALIK/WARAN KECIL

Pengurangan

Peruntukan

117,000

0

30.1.10

0

3,000

WP003

28000

MEREKOD WARAN PINDAH KELUAR

Vireman

Keluar

0

01.2.10

112,000

28000

0

5,000

V001

slide43

100,000

20,000

28.1.10

100,000

100,000

29.1.10

20,000

120,000

(3,000)

117,000

30.1.10

(5,000)

112,000

01.2.10

6,000

118,000

02.2.10

Baki dari ms…

112,000

MEREKOD WARAN PINDAH MASUK

Vireman

Masuk

0

02.2.10

118,000

28000

0

V002

6,000

MELAKUKAN TANGGUNGAN

Syarikat A selenggara..

03.2.10

0

28000

PT001

17,000

17,000

101,000

Syarikat XY Cuci kereta

03.2.10

0

28000

PT002

20

17,020

100,980

slide44

Baki dari ms…

100,980

17,020

0

Membatal Tanggungan

Syaraikat XY

Tgg. Batal

17,000

101,000

04.2.10

28000

PT002

(20)

0

Bayar RM1,000 Tanggung RM1,000

Sama E’prise

05.2.10

28000

PT003

1,000

18,000

0

100,000

Sama E’prise

06.2.10

28000

BR001

(1,000)

17,000

1,000

1,000

100,000

Bayar RM2, 000 Tanggung RM1,000

Lebih E’prise

06.2.10

28000

PT004

1,000

18,000

99,000

1,000

Lebih E’prise

07.2.10

28000

BR002

(1,000)

17,000

98,000

2,000

3,000

slide45

Baki dari ms…

17,000

98,000

3,000

Bayar RM200 Tanggung RM400

Sya. Antah

07.2.10

28000

PT005

400

17,400

97,600

3,000

Sya. Antah

07.2.10

28000

BR003

(400)

17,000

97,800

200

3,200

Kredit Perbelanjaan

Aminah Hassan

07.2.10

28000

PP001

17,000

98,000

200

3,000

slide46

Baki dari ms…

17,000

98,000

3,000

Pembatalan baucer memerlukan bayaran balik

300

17,300

97,700

3,000

Pesanan Syt.A

08.2.10

28000

PT006

(300)

17,000

97,700

300

3,300

Bayaran Syt. A

09.2.10

28000

BR004

Batal baucer

10.2.10

28000

BR004

300

17,300

97,700

300

3,000

Bayaran Syt. A

11.2.10

28000

BR005

(300)

17,000

97,700

300

3,300

slide47

Baki dari ms…

17,000

97,700

3,300

Pembatalan baucer tidak memerlukan bayaran balik

Sya. mama

12.2.10

28000

PT007

97,350

3,300

350

17,350

(350)

17,000

97,350

350

3,650

Bayaran Syt. mama

13.2.10

28000

BR006

17,000

97,700

3,300

Batal Baucar

13.2.10

28000

BR006

350

Baucer tanpa Pesanan Tempatan

17,000

97,550

150

3,450

Bayar Car Auto

13.2.10

28000

BR007

slide48

CATATAN PELARASAN

  • Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk penerimaan atau pengurangan peruntukan, vireman, perbelanjaan dsb.
  • Catatan yang silap hendaklah dibetulkan dengan mensisipkan dua catatan. Catatan pertama untuk membatalkan catatan yang silap dan catatan kedua untuk merekodkan butir-butir urusniaga yang sebenar dan betul.
slide49

Apabila membatalkan sesuatu catatan silap, rangkap ayat yang berbunyi “pembatalan catatan pada …….. (tarikh) …. (butir-butir)”

CONTOH:

“Pembatalan catatan pada 13/5/07 – Syarikat Mat Silap”

slide50

17,000

97,550

3,450

Baki dari ms…

Catatan Pelarasan/Baucar Kuiri

13.2.10

Pesanan Syt.B

260

17,260

97,290

3,450

28103

PT008

13.2.10

Bayar Syt.B

(260)

17,000

97,290

260

3,710

28103

BR008

Batal Catatan

Pada 13.2.07

260

17,260

97,290

260

3,450

14.2.10

28103

BR008

Bayar Syt.B

(260)

17,000

97,350

200

3,650

14.2.10

28103

BR009

Catatan Penutupan

0

114,350

17,000

3,650

(17,000)

31.1.11

Syt.A PT.001

slide51

CONTOH TANGGUNGAN DIBAWA KE HADAPAN (manual)

26,500

197,850

18,280

Baki dari ms…

Tanggungan Dibawa ke Hadapan dari

Tahun 2010

01.2.11

180,850

18,280

17,000

17,000

43,500

Syt.A PT.001

slide52

JIKA BERLAKU KESILAPAN MEREKOD

Apabilasebarangkesilapandidapatiberlakusemasamerekodbutir-butiratauamaunkedalamBukuVot, catatan yang tersalahrekodinihendaklahdigariskandandigantikandengansatucatatanbaru. SemuacatataninididalamBukuVottidakbolehdipadamsamaadadenganmenggunakangetahpemadamataupunpemutih (white paper) – AP 147

slide53

PEMBAYARAN AKHIR TAHUN

Semua pembayaran yang dibuat dalam bulan Januari tahun baru iatu Jangka waktu Akaun Kena Bayar untuk bekalan yang diserahkan atau perkhidmatan yang diberi sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah diakaunkan sebagai perbelanjaan di dalam Buku Vot untuk tahun sebelumnya. Untuk bayaran sedemikian, baucar bayaran dan jernal pelarasan hendaklah ditanda “AKAUN KENA BAYAR 20…” di mana tahun yang dimaksukan ialah tahun kewangan sebelumnya.

catatanbuku vot terbahagi dua
CATATANBUKU VOT TERBAHAGI DUA
  • Catatanyang melibatkan ruang ‘Debit’ dan ‘Kredit’
      • Penerimaan peruntukan / pengurangan peruntukan
      • Peruntukan kecil keluar / peruntukan kecil masuk
      • Viremen Keluar / Viremen masuk
      • Perbelanjaan dan kredit perbelanjaan
      • Catatan pelarasan mengenai (i) – (iv) diatas
slide55
Catatan yang tidak melibatkan ruangan ‘Debit’ dan ‘Kredit’
      • Melakukan tanggungan / membatalkan tanggungan
      • Catatan tanggungan di bawa ke hadapan
      • Catatan pelarasan mengenai (i) dan (ii) di atas
slide56

RUMUSAN

1. Waran Asal

+

2. Waran Tambahan/ Pindah Masuk

+

3. Waran Tarik/Kecil/Pindah Keluar

-

+

-

4. Melakukan Tanggungan

5. Baucar dengan Tanggungan

-

+

+

-

6. Baucar tanpa Tanggungan

-

+

7. Membatal Tanggungan

+

8. Membatal Tgg. & yg memerlu bayaran

9. Kredit Perbelnajaan

-

+

slide57

RUMUSAN

9. Pelarasan baucer kuiri dengan tgg.

Batal baucar dan tanggungan

+

-

Melakukan bayaran

-

+

10. Pelarasan baucar kuri tanpa tgg

Membatal Baucar

-

+

+

-

Melakukan bayaran

Catatan Penutup

-

+

11.

12.

+

-

Membawa Tgg. Ke Tahun hadapan

menyemak ketepatan
MENYEMAK KETEPATAN

CAMPURKAN BAKI TIGA RUANGAN TERAKHIR DI BAHAGIAN III BUKU VOT

TANGGUNGAN BELUM SELESAI + PERBELANJAAN BERSIH + BAKI MASIH ADA = JUMLAH HINNGA TARIKH WARAN PERUNTUKAN

ad