Atsiskaitymo tvarka

1. Atsiskaitymo tvarka Jungtinis techninis sekretoriatas 2013 m. kovo 5 d., Panevėžys

2. Projekto pradžios ir pabaigos data • Oficiali projekto pradžios ir pabaigos data nurodyta paramos sutartyje • Projektas negali tęstis ilgiau nei nurodyta patvirtintoje paraiškos formoje • Visi mokėjimai turi būti padaryti iki projekto pabaigos datos • Išlaidos po projekto pabaigos datos bus pripažintos netinkamomis finansuoti (tarp jų išlaidos pirmojo lygio finansų kontrolei, galutinės pažangos ataskaitos parengimui)

3. Atsiskaitymo periodai • Projekto įgyvendinimas yra suskirstytas į šešių mėnesių laikotarpius • Pirmasis ir paskutinis ataskaitinis laikotarpis gali būti trumpesnis arba ilgesnis • Nustatomi tikslūs ataskaitiniai laikotarpiai konkrečiam kvietimui teikti paraiškas • Gegužės 1 d. – spalio 31 d.(I, III, IV kvietimo projektai) • Lapkričio 1 d. – balandžio 30 d. (I, III, IV kvietimo projektai) • Sausio 1 d. – birželio 30 d. (II kvietimo projektai) • Liepos 1 d. – gruodžio 31 d. (II kvietimo projektai) • Už kiekvieną šešių mėnesių laikotarpį JTS turi būti pateikta pažangos ataskaita

4. Atsiskaitymo tvarka 1 periodas 2 periodas 3 periodas Projekto pradžia Partnerio pažangos ataskaita <= 2 mėn. Patvirtinta partnerio pažangos ataskaita <= 10 darbo dienų >= 10 darbo dienų Bendra projekto pažangos ataskaita JTS tikrina 70% PLK PLK TI TI 30% (100%) 5 dienos VP PP PLK mėn 4 0 15 6 9 Max 3 mėn Max 6 mėn 9

5. Atsiskaitymo tvarka • 1. Pirmojo lygio kontrolierius (PLK) tikrina ir patvirtina kiekvieno projekto partnerio išlaidas ir veiklas. • VP ir PP turi pateikti ataskaitas PLK ne vėliau kaip 1 mėn. (10 darbo dienų*) po ataskaitinio periodo pabaigos • Partnerio pažangos ataskaitos forma – www.latlit.eu /How to implement /Reporting • Ataskaita anglų kalba. • Elektroninėje ir popierinėje formoje. Popierinė ataskaita – pasirašyta ir antspauduota. • Prie popierinės ataskaitos – buhalteriniai dokumentai, projekto paramos sutartis, papildomi dokumentai (viešinimo medžiaga, fotografijos, dalyvių sarašai, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ...). • PLK ataskaitą turi patikrinti per 2 mėnesius po ataskaitinio periodo pabaigos. • PLK pateikia partnerio pažangos ataskaitos patvirtinimą anglų kalba (FLC Guidelines). 3 kopijas – PLK, PP ir VP. • PLK pateikia tikrintojo tinkamumo patvirtinimą (Certificate of Proficiency of the First Level Controller) (FLC Guidelines). • Išlaidų pasidalijimo atveju vykdančiajam partneriui PLK pateikia išlaidų pasidalijimo patvirtinimą (FLC Guidelines). • Su galutine ataskaita visi partneriai turi pateikti (o PLK patikrinti) patvirtinimą “Lead Partner / Project Partner Statement after Project implementation” (Annex VII, FLC Guidelines).***

6. Atsiskaitymo tvarka • 2. VP parengia projekto pažangos ataskaitą. VP kontrolierius tikrina ir patvirtina projekto pažangos ataskaitą. • JTS išsiunčia VP dalinai užpildytą projekto pažangos ataskaitos formą. • Ataskaita anglų kalba. • Elektroninėje ir popierinėje formoje. • Popierinė ataskaita – pasirašyta ir antspauduota. • Prie popierinės ataskaitos – partnerių PLK ataskaitų patvirtinimai, partnerių tikrintojų tinkamumo patvirtinimai, išlaidų pasidalijimo patvirtinimai vykdantiesiems partneriams, papildomi dokumentai (viešinimo medžiaga, fotografijos, dalyvių sąrašai, dalijamosios medžiagos kopijos, ...). • VP turi pateikti pažangos ataskaitą PLC ne vėliau kaip 10 darbo dienų prieš ataskaitos pateikimo JTS terminą. • VP PLK patvirtina projekto pažangos ataskaitą (lentelė ataskaitos formoje). • VP PLK pateikia partnerių tikrintojų tinkamumo patvirtinimą (Certificate of Proficiency of the First Level Controllero of the Lead Partner) (FLC Guidelines).

7. Pridedami dokumentai Renginiai (seminarai, susitikimai ir kt.): • ataskaita, protokolas, jeigu yra • dalyvių su parašais atskirai kiekvienai dienai sąrašas • renginio darbotvarkė • renginio fotografijos • mokymų ar konsultacijų vertinimo santrauka • dalomoji medžiaga Produktams, kuriuos parengė subrangovai: • parengti dokumentai (i.e. studijos, tyrimai) Informacijos ir viešinimo medžiaga • spaudos pranešimai, bukletai, nuotraukos ir kt. Infrastruktūros objektų ir įrangos nuotraukos 7

8. Atsiskaitymo tvarka • 3. JTS tikrina ir patvirtina projekto pažangos ataskaitą. • Ataskaita anglų kalba. • Elektroninėje ir popierinėje formoje. • Popierinė ataskaita – pasirašyta, antspauduota ir PLK patvirtinta. • Prie popierinės ataskaitos – partnerių pažangos ataskaitų PLK patvirtinimų kopijos, VP PLC partnerių tikrintojų tinkamumo patvirtinimas (originalas), papildomi dokumentai (viešinimo medžiaga, fotografijos, dalyvių sarašai, dalijamosios medžiagos kopijos, renginių darbotvarkės, dalyvių vertinimo lapai, laikraščių žinučių kopijos, CD, knygos, brošiūros, informaciniai leidiniai, tyrimų rezultatai, galimybių studijos ...). • Su galutine ataskaita visi partneriai turi pateikti (o PLK patikrinti) patvirtinimą “Lead Partner / Project Partner Statement after Project implementation” (Annex VII, FLC Guidelines).*** • Ataskaita turi būti pateikta JTS ne vėliau kaip po 3 mėnesių po ataskaitinio periodo pabaigos (žiūrėti paramos sutartį).

9. Auditas ir kontrolė • Pirmojo lygio kontrolė – išlaidų, veiklų, informavimo/viešinimo ir ataskaitų tikrinimas (visi partneriai). • Auditas (atlieka nacionalinės audito institucijos). Projektai auditui bus atrenkami atsitiktine tvarka. • Kiti galimi patikrinimai (kitos atsakingos Programos institucijos, kaip Europos Komisijos audito tarnybos, Europos auditorių teismas, nacionalinės institucijos, JTS/VI, TI). • Projektai gali būti atrinkti patikrinti, netgi jiems pasibaigus. • Todėl svarbu užtikrinti saugų visų projekto dokumentų laikymą bent iki 2021 m. gruodžio 31 d.

10. Reikalavimai PLK • Pirmojo lygio kontrolė (PLK) numato 100 procentų kiekvieno projekto partnerių išlaidų patikrinimą, kuris įgyvendinamas tikrinant dokumentus arba vykdant patikras vietoje • Programa parengė Gaires pirmojo lygio kontrolės institucijoms, kuriomis turi vadovautis projekto partnerių pasirinkti pirmojo lygio kontrolieriai vykdydami patikrinimus

11. Kvalifikacijos pažymėjimas • Siekiant užtikrinti, kad kontrolierius žino specialiuosius reikalavimus PLK, vengia interesų konflikto ir laikosi informacijos konfidencialumo, kontrolierius turi pasirašyti pirmojo lygio kontrolieriaus kvalifikacijos pažymėjimą, kuris yra pateikiamas Programos parengtose Gairėse pirmojo lygio kontrolei Certificate of Proficiency for the First Level Controller, Annex Ia, Ib

12. Reikalavimai PLK • Pirmojo lygio kontrolės užduotys: • Kontrolieriaus patvirtinimas/patikrinimas vykdomas dviem etapais: • patvirtinimas partnerio lygiu • patvirtinimas projekto lygiu

13. Reikalavimai PLK • Kontrolieriaus užduotis yra patikrinti, ar: • išlaidos yra tinkamos finansuoti • buvo laikomasi Programos, patvirtintos paraiškos formos ir paramos sutarties sąlygų • sąskaitos ir mokėjimai yra tinkamai apskaityti ir patvirtinti • išlaidos įtrauktos į tinkamas biudžeto eilutes ir veiklos paketus ir priskirtos ataskaitiniam laikotarpiui, kuomet jos buvo apmokėtos • veikla tikrai buvo vykdyta, prekės buvo pristatytos ir paslaugos suteiktos • buvo laikomasi Bendrijos taisyklių, ypač dėl informavimo ir viešinimo, viešųjų pirkimų, lygių galimybių ir aplinkos apsaugos bei atitinkamų nacionalinių teisės aktų, ypač nacionalinių išlaidų tinkamumo finansuoti taisyklių • Patikrinimai turi būti įforminami dokumentais, t.y. surašyti kontrolės rezultatai ir parengta kontrolės ataskaita. Kontrolierius turi palaikyti glaudžius ryšius su JTS, kreiptis, jei kyla abejonių dėl minėtų dalykų

14. Pažangos ataskaitos • Visi projektų partneriai projekto metu bent vieną kartą turi būti patikrinti vietoje (On-the-spot checks) • Patikrinimo rezultatas: • Teigiamas • Su pastabomis (1 savaitės bėgyje informuoja JTS) • Neigiamas (1 savaitės bėgyje informuoja JTS) • Partnerio ir projekto pažangos ataskaitas sudaro: • veiklos ataskaita • finansinė ataskaita • Laikaraščiai, dalyvių sąrašai, dienotvarkės, rezultatai ir kt. • Kontrolierius turi patvirtinti abiejų dalių turinius

15. PLK dokumentai • CERTIFICATE OF PROFICIENCY of Project Partner First Level Controller (FLC Guidelines, Annex Ia) • CERTIFICATE OF PROFICIENCY of the Lead Partner First Level Controller (FLC Guidelines, Annex Ib) • Confirmation by the First Level Controller (Partner Report) (FLC Guidelines, Annex II) • Check-list (Report checks) (FLC Guidelines, Annex III) • Validation by the First Level Controller on Cost sharing for Implementing Partner (FLC Guidelines, Annex IV) • Report regarding a Possible Irregularity (FLC Guidelines, Annex VI) • On-the-spot Check Report (FLC Guidelines, Annex VII)

16. Kontaktai www.latlit.eu Latvijos ir Lietuvos programa Jungtinis techninis sekretoriatas Valstybinė regioninės plėtros agentūra Ausekla g. 14–8 LV–1010 Ryga, Latvija Tel.: +371 6735 0622 LT mob. tel.: +370 6999 4692 Faksas: +371 6735 0623 El. paštas: info@latlit.eu 16