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ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS

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Dewey University Recinto de Río Piedras. ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS. Patria M. Castro Palmero Francheska M. Cruz Ramos Prof. María Moctezuma ADOF 209. Organización del archivo de Correspondencia equipo materiales

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Dewey University

Recinto de Río Piedras

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS

PARA EL ARCHIVO

DE CORRESPONDENCIA

Y EL MANEJO DE DATOS

Patria M. Castro Palmero

Francheska M. Cruz Ramos

Prof. María Moctezuma

ADOF 209

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Organización del archivo

  • de Correspondencia
      • equipo
      • materiales
      • tecnología
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Correspondencia

  • Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos, presupuestos, contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel
  • externa – que procede de fuera de la empresa
  • interna – que se maneja dentro de la empresa
  • se archiva en expedientes manuales o electrónicos
  • el expediente contiene documentos relacionados a un asunto, individuo o firma
  • Todas las instituciones:
  • producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de correspondencia, datos y formularios comerciales
  • lo hacen de forma manual o electrónica
  • todo empleado de oficina debe saber manejar esa información
  • deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología
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Equipo, materiales y tecnología para los archivos

  • estos deben satisfacer las necesidades de la empresa
  • deben proveer bienestar físico y mental a los empleados
  • para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como:
    • tendencias en el manejo de documentos
    • tecnología actual
    • nuevos sistemas y procedimientos
    • frecuencia en el uso de los documentos
    • material del documento (físico)
    • capacidad y característica del equipo y sistema
    • necesidades presentes y futuras
  • para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de información:
    • internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a ferias o exhibiciones
  • para comprarlos se debe:
    • consultar varios distribuidores
    • contratar un consultor
    • buscar asesoramiento con fabricantes
    • hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el mercado (empresa grande)
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Sistemas Manuales

  • todas las empresas conservan documentos en papel
  • se archivan en gabinetes laterales o verticales
  • gabinetes especiales para documentos como:
    • microfilms, radiografías, mapas, planos, etc.
    • Gabinete de archivo vertical
  • las carpetas descansan en su lado izquierdo y en posición vertical, una detrás de la otra
  • los rótulos se leen en su parte superior
  • más usados de cuatro a cinco gavetas
  • contienen documentos tamaño carta 8.5” x 11” o legal 8.5” x 14
  • la profundidad varía entre 24” a 28.5”
  • la disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio para el manejo de documentos
  • archivos cerrados y resistentes
  • algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil manejo, evitando accidentes como caerse las gavetas
  • se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para sostener carpetas suspendidas
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Gabinete

vertical

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Gabinetes

Especiales

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Gabinete de archivo lateral

  • más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de seguros
  • los expedientes van en las tablillas en posición vertical con la parte inferior hacia el frente
  • las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del expediente que usualmente son de colores
  • disponibles para tamaño carta o legal
  • se conservan más documentos en menos espacio
  • más de una persona puede trabajar al mismo tiempo
  • facilita el archivar y localizar los documentos
  • se clasifican en diversos gabinetes como:
    • archivos laterales
    • estanterías abiertas
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Archivos laterales

  • son cerrados y con llaves dando mayor seguridad
  • algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás permitiendo ver su contenido
  • algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el contenido se ve de lado que son de dos a cinco gavetas
  • algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir dos gavetas a la vez
  • se pueden usar carpetas suspendidas
  • Estanterías abiertas
  • son económicas, proveen menos protección
  • tienen divisiones separadas verticales para sostener la carpetas verticalmente
  • algunas tienen compartimientos removibles para archivar cómodamente en su escritorio
  • pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las tablillas, incluso con cerraduras para protección
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Estanterías abiertas de filas movibles

  • se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente para abrir espacio entre filas de gabinetes
  • requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas
  • economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas al lado de otras
  • el espacio se crea al mover la estantería
  • Archivos giratorios
  • unidades de tablillas giratorias conectada
  • en una estantería abierta
  • se le da vuelta y puedes acceder a los
  • expedientes que están detrás
  • puede haber dos personas accediendo a
  • ambos lados a la par
  • facilita la tarea de archivar y acceder a los
  • documentos
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Archivos laterales con control electrónico

  • tiene panel de control electrónico para acceder a las secciones deseadas
  • las secciones giran para facilitar el acceso
  • cumple con las leyes que protegen a las personas con limitaciones físicas
  • Resumen
  • los equipos, materiales y tecnología para el sistema de archivo depende del tamaño de la empresa y la información que manejen
  • antes de diseñar o adquirir estos equipos, materiales y tecnología se debe informar sobre todo lo que existe en el mercado y tener en cuenta las necesidades actuales y la futura expansión
  • todo el personal debe conocer como funciona el sistema que elijan para asegurar el mejor uso y efectividad del mismo
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Materiales para organizar la gaveta del archivo

  • estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas
  • las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de colores, según sea el caso
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Las Guías

  • tarjetas indispensables para dividir el archivo
  • indican donde archivar o localizar las carpetas
  • se coloca al principio de la sección
  • dan cuerpo y sostén a las carpetas
  • vienen en diversos tamaños
  • la cantidad de guías depende del uso
  • tienen pestaña para colocar el rótulo
  • viene en diferentes materiales
  • viene en corte de tres o de cinco
  • Carpetas
  • cubiertas dobladas donde se guardan documentos
  • dan cuerpo y sostén a los documentos
  • vienen en varios tamaños, colores y materiales
  • usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir
  • tienen diversos cortes en su parte superior o lateral
  • los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de colores
  • las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de la pestaña
  • hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre
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Marbetes

  • donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o medios electrónicos
    • el rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta, carpeta o medio electrónico
  • vienen en diferentes diseños, colores y tamaños
  • vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante un programa
  • también puede crear un código de barra que son líneas verticales de colores de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque representan datos.
  • Organización de la gaveta del archivo
  • se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas individuales y misceláneas
  • cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el sistema de archivo en uso
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Guías principales

  • van al principio de cada sección dividiéndola
  • se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o doble
  • rótulos cortos, letras, palabras o números
  • se usan tantas como el sistema lo necesite
  • se lleva estricto orden alfabético y numérico
  • Guías especiales
  • se usan para subdividir una sección principal
  • destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o asuntos
  • en estricto orden alfabético
  • en la posición cuarta o quinta
  • Carpetas individuales y misceláneas
  • se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco documentos relacionados con una persona, empresa o asunto
  • hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual para un solo documento como una oficina médica
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Tecnología para el archivo electrónico

  • se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la computadora con un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones
  • el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora
    • de bolsillo – es de uso personal
    • personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños negocios u oficinas
    • centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o computador personal
    • supercomputadores – aplicaciones complejas
  • la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información y la compatibilidad con otros programas
  • la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y conservar para producir otros documentos
    • permite exportar e importar la información producida en otros programas y producir documentos combinando esa información
  • paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales, se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor
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los dispositivos o medios externos son:

    • memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915 disquetes)
    • discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos flexibles)
    • cintas – para copias de respaldo del disco duro
    • discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez y no se cambia
    • discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba
    • DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los programas, bases de datos, etc.
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Tarjeteros y formularios comerciales

  • recursos para manejar los datos cuando es mucha la información en base de datos y formularios
  • se usan para manejar y comunicar datos
  • puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas archivadas en ficheros o tarjeteros
  • los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o tarjetas o crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente
  • Tarjeteros
  • más usados en bibliotecas y oficinas
  • forma más sencilla de mantener información específica de forma manual
  • ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para ser consultado al trabajarse en otro documento en la computadora
  • según su uso hay dos tipos:
    • tarjetero índice
    • tarjetero de asiento
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Tarjetero índice

  • sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o localización de expedientes o cierta información
    • direcciones de clientes
    • autores o títulos de libros (bibliotecas)
    • suplidores (bienes y servicios)
  • es una base de datos que provee información de referencia de los corresponsales
    • nombre, dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, número de cuenta y otra información necesaria
  • en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario organizar una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo
  • la base de datos se hace alfabéticamente
  • al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el asunto o el número asignado
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Tarjetero índice

Zona Geográfica

ID del Cliente

CONSTRUCTORA NACIONAL 345-460

CONSTRUCTORA NACIONAL

CALLE 53 15-35

BOGOTÁ COLOMBIA

FÁBRICA DE BLOQUES

Asunto

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Tarjetero de asiento o registros de anotaciones

  • sirve de referencia en las operaciones diarias
  • se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes periódicamente
    • tarjetas cuando se separa mercancía
    • llevar cuentas de clientes o suplidores
    • llevar mantenimiento y reparación de equipo
    • uso de libros en bibliotecas
    • tarjetas de vacunas
    • tarjetas de presentación con reverso para anotar citas
  • programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos
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Organización de los archivos verticales de tarjetas

  • se requiere un tarjetero, las guías y las tarjetas
  • Tarjetero
  • caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas
  • el tamaño varia de acuerdo con la cantidad de información
  • Guías
  • dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o localizar las tarjetas
  • la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la cantidad de tarjetas que se tenga
  • la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en diferentes posiciones
  • la guía tiene un rótulo
  • puede incluir un número de control al final indicando el orden de colocación
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Formularios comerciales

  • impreso con espacios en blanco para anotar datos
  • eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar información repetitiva
  • medio de insumo para obtener información
  • medio de egreso para proporcionar información
    • solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa
    • órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar
    • factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes para facturación y cobro
  • Ventajas del uso de formularios
  • uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y procesamiento
  • procesos y tramitar en menos tiempo
  • información necesaria sin olvidar datos
  • es importante para la efectividad en las operaciones de la empresa
  • fácil para la búsqueda de datos
  • muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de internet, facilita a la persona que los necesita
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Aspectos básicos de los formularios

  • tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección, fecha, teléfono, lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual
  • tienen espacios en blanco que es información variable
  • pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas, medios electrónicos
  • se conservan en tarjetas, papel o electrónicos
  • los programas de base de dato proveen para diseñar formularios facilitando la entrada y administración de los mismos
  • las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir para que sirvan también como formularios de asiento
  • se anota información relacionada al contenido del expediente
  • usadas en oficinas medicas y empresas de seguros
  • las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos sus lados (obtienes información sin abrir la carpeta)
  • se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se debe identificar con una clave o numeración
  • se pueden comprar formularios según su necesidad
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Resumen

  • los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en tamaños, colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las necesidades de la empresa
  • la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de información que maneje
  • los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa
  • las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada
  • todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados adecuadamente
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