Accompagnement des établissements franciliens à la mise en place de la facturation directe

1. Accompagnement des établissements franciliens à la mise en place de la facturation directe Comité de coordination régionale 16 janvier 2008

2. Sommaire • Contexte de la mission • Présentation des missions existantes et en cours sur la facturation • Positionnement de la mission ARHIF • Organisation des groupes de travail • Objectifs de chaque groupe • Recrutement • Démarche • Plan d’actions

3. Les missions sur la facturation

4. Sommaire • Contexte de la mission • Présentation des missions existantes et en cours sur la facturation • Positionnement de la mission ARHIF • Organisation des groupes de travail • Objectifs de chaque groupe • Recrutement • Démarche • Plan d’actions

5. Positionnement de la mission ARHIF Une mission complémentaire des autres missions sur la facturation selon plusieurs aspects : • Un focus sur les relations entre les différents acteurs de la télétransmission : • Etablissements • CPAM • DGCP • SNN • Un point d’entrée sur la facturation à partir du traitement des rejets dans le prolongement de la mission MEAH (guide sur les rejets B2) • Une visée très opérationnelle pour les établissements : • Améliorer la chaîne de facturation/recouvrement • Recueillir les retours d’expériences des utilisateurs (analyse et traitement des rejets) • Mobiliser les acteurs • Fournir des outils simples et opérationnels • Préparer les établissements à la facturation directe en : • partageant les bonnes pratiques et en s’inscrivant dans un « cercle vertueux de qualité » • rapprochant les acteurs et en les mobilisant autour d’un objectif commun • motivant les acteurs

6. ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT 4 2 Caisse gestionnaire 4 - Qualité et rapidité des fonctions de transmission vers les débiteurs institutionnels et autres tiers : logistique, éditique, télétransmissions Codification des actes Emission de titres de recettes 2 - Qualité, exhaustivité de la collecte des informations médicales et d’activité liées au parcours du patient dans l’établissement :exhaustivité, codage Autres tiers 3 2 4 1 Facturation Pré adm. Admis. Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux 1- Qualité, exhaustivité de la collecte en entrée des informations non médicales sur le patient : Identification, ODD 3 1 3 – Qualité et rapidité de la constitution d’une facture fiable, correctement répartie entre les différents débiteurs 3 Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient ? Encaiss. en régie Criticité des rejets et du contentieux qui engorgent les activités de facturation : compréhension, analyse par type, suivi des taux, mesures correctrices... Rejets (traitement) et anomalies ATIH, Assurance Maladie Obligatoire, Assurance Maladie Complémentaire, Trésor Méd Adm Adm Adm TP Positionnement de la mission ARHIF Comprendre les flux entre les acteurs lors de la télétransmission afin de mettre en œuvre des mesures correctives Télétransmission 3BIS – Qualité et rapidité de la constitution d’une facture fiable, correctement répartie entre les différents débiteurs Les points clés de ce processus de facturation sont signalés par des étoiles, et correspondent aux thématiques sur lesquelles les efforts pour maîtriser le processus doivent porter en priorité :

7. Sommaire • Contexte de la mission • Présentation des missions existantes et en cours sur la facturation • Positionnement de la mission ARHIF • Organisation des groupes de travail • Objectifs de chaque groupe • Recrutement • Démarche • Plan d’actions

8. Organisation des groupes de travail 2 groupes de travail • Groupe de travail 1 : • Objectifs : Analyser les rejets communs aux établissements publics et PSPH • Profils des participants : Opérationnels des DAF, BE, DIM, DSIO, CPAM, SNN • Ateliers : 7 réunions sont programmées sur l’exercice 2008 • Groupe de travail 2 : • Objectifs : Compléter l’analyse du GT1 en incluant les intervenants du Trésor (uniquement pour les ESP) • Participants : Opérationnels des DAF, BE, DIM, DSIO, CPAM, SNN, DGCP • Ateliers : 3 réunions sont programmées sur 2008, à articuler avec le GT1

9. Sommaire • Contexte de la mission • Présentation des missions existantes et en cours sur la facturation • Positionnement de la mission ARHIF • Organisation des groupes de travail • Objectifs de chaque groupe • Recrutement • Démarche • Plan d’actions

10. Recrutement des participants des groupes • Quels canaux ? • Etablissements  Fédérations… • CPAM • DGCP • SNN

11. Sommaire • Contexte de la mission • Présentation des missions existantes et en cours sur la facturation • Positionnement de la mission ARHIF • Organisation des groupes de travail • Objectifs de chaque groupe • Recrutement • Démarche • Plan d’actions

12. Une démarche alliant pragmatisme et efficacité Organisation des groupes de travail 1. Cadrage 2. Phase préparatoire 3. Groupes de travail et visites Mars à fin 2008 Janvier Janvier / Février • Préparation des supports de réunion • Groupes de travail • Visites pour définir les modes opératoires des principaux logiciels applicatifs • Production des livrables • Réunions de lancement • Organisation de la mission • Sélection des participants aux groupes de travail, choix des entretiens et des visites • Recrutement • Capitalisation sur la documentation existante (MeaH, MAINH, ATIH-DHOS, DHOS-DGCP, Assurance Maladie …) • Retour d’expérience des établissements privés • Visites et entretiens dans la perspective de préparation des groupes de travail • Questionnaire : administration et synthèse • Production de livrables

13. Réunion de lancement Macroplanning T0 = Janvier 2008 Phase de Cadrage Réunion de lancement Mise en place du comité de pilotage Sélection des participants aux groupes de travail 1er trimestre 2008 2ème trimestre 2008 3ème trimestre 2008 4ème trimestre 2008 Préparation des groupes de travail Visites – Entretiens Questionnaire Première cartographie des flux Préparation GT1 : Groupe de travail utilisateurs (7 réunions) Etat des lieux des rejets Analyse de chaine de facturation Explication des traitements côté CPAM Définition des procédures de traitement des anomalies Elaboration de documents opérationnels Questionnaire GT1 Avril Mai - Juin Mars Juillet Septembre Octobre Nov/Décembre GT commun GT2 : Groupe de travail consacré aux flux en provenance du Trésor (3 réunions) Analyse des rejets SNN, articulation entre comptables ordonnateur et du trésor pour le recyclage des rejets CPAM, procédures Elaboration de documents opérationnels GT2 Présentation finale Mai - Juin Septembre Logiciels applicatifs informatiques Analyse tout au long de la mission Revue des principales solutions logicielles tout au long de la mission Comité directeur du Projet Groupe de travail ½ j Comité opérationnel Visites d’établissement

14. Cadrage Phase Groupes de travail pr é paratoire et visites 1. Cadrage OBJECTIFS S’accorder sur l’organisation de la mission Faire les choix des participants, entretiens et visites Les attendus du Comité de coordination régionale : • Validation de l’organisation de la mission • 2 groupes de travail • Phase préparatoire • Choix des profils participants aux groupes de travail et canaux de recrutement • Choix des entretiens et des visites en amont • Choix des visites pour la définition de modes opératoires des logiciels applicatifs • Participation à l’action de recrutement • MOYENS • Réunions de lancement • Décision en CCR • Implication du CCR dans le recrutement LIVRABLES Note de cadrage Comptes-rendus Planning des groupes de travail, visites et entretiens

15. Phase 2. Phase préparatoire Phase préparatoire Groupes de travail Cadrage et visites OBJECTIFS Avoir une base de travail pour les GT : schéma à affiner Capitaliser sur des expériences et des points de vue de divers niveaux Etablir un premier diagnostic (questionnaires) • MOYENS • Visite au CH de St Denis • - Directrice adjointe • - Responsable informatique • Visites CPAM, DGCP, SNN • Entretiens • Capitalisation sur l’expérience des établissements privés • LIVRABLES • Comptes-rendus des visites et entretiens • Formalisation des flux à affiner par la suite • Questionnaire pour les établissements et synthèse Extrait

16. Zoom sur le schéma macroscopique des flux retours

17. Les consultants préparent un dossier pour chaque réunion, le diffusent aux participants, et animent les réunions Partager au fur et à mesure les bonnes pratiques et les confronter à la réalité  tester rapidement au fur et à mesure  analyser les impacts  valider l’intérêt Mise en place d’outils de pilotage opérationnel pour recenser et suivre l’évolution des anomalies et erreurs au fur et à mesure de la mission. Les groupes sont des groupes de travail et valident les solutions proposées. Les participants doivent vérifier entre les séances de travail la validité des solutions proposées Les groupes de travail se prononcent sur la forme et le fond des fiches de Bonnes Pratiques et de correction d’anomalies  ce sera leur « guide », leurs outils. 3. Groupes de travail et visites Fonctionnement Extrait

18. Groupes de travail et visites Phase Cadrage pr é paratoire 2. Groupes de travail et visites OBJECTIFS Réaliser un diagnostic des rejets Identifier l’origine de ces rejets et les traitements possibles Mettre en place des outils de pilotage pour traiter ces rejets Analyser et décrire les processus Identifier les bonnes pratiques et mettre à disposition des fiches méthodes simples et opérationnelles Harmoniser les pratiques entre les différentes CPAM, ou Trésor MOYENS Documents de la phase préparatoire Groupes de travail LIVRABLES Comptes-rendus des GT Fiches pratiques Cartographie des flux Procédures

19. Organisation des groupes de travail Groupe de travail 1

20. Organisation des groupes de travail Groupe de travail 2

21. Planning des groupes de travail Mars Avril Mai - Juin Juillet Septembre Octobre Nov/Décembre GT1 GT commun Invitation des DAF Synthèse des résultats GT2 Groupe de travail

22. Organisation des groupes de travail Visites pour revue des principales solutions logicielles OBJECTIFS Faciliter le travail des utilisateurs en traduisant les rejets en modes opératoires simples MOYENS 6 Visites dans les établissements (selon les principales solutions logicielles) pour analyser les différentes solutions informatiques proposées par les éditeurs (règles de gestion en conformité ou non avec celles des CPAM) Documentations éditeurs Copies d’écran Exemple • LIVRABLES • Modes opératoires définissant des procédures telles que : • Où trouver l’information? • Comment annuler un titre? • …

23. Sommaire • Contexte de la mission • Présentation des missions existantes et en cours sur la facturation • Positionnement de la mission ARHIF • Organisation des groupes de travail • Objectifs de chaque groupe • Recrutement • Démarche • Plan d’actions

24. Plan d’actions

25. Annexes • Visite St Denis • Guide MaT2A

26. Visite rejets au CH St Denis • Télétransmission depuis 2004, mais uniquement pour les assurés dans le 93 • Taux de rejets élevé, de l’ordre de 10% au lieu de 5% initialement prévu • Retours de la CPAM : • flux NOEMIE: ok paiement, et rejets • Dossier papier uniquement pour les rejets (avec informations parfois plus précises sur le motif du rejet que le flux NOEMIE). Travail laborieux d’exploitation des retours et problématique du papier (perte des cartons…) • Motifs de rejets les plus fréquents : manque de cohérence entre les données de l’ES et de la CPAM. Les principales erreurs viennent de la date de naissance de l’assuré (date différente sur la carte d’identité et sur la carte Vitale), ou des changements de centre. • « bénéficiaire inconnu BDO » • « assuré absent BDO » • Autres problèmes : motifs non renseignés  pb applicatif, télétransmission ou saisie ? • Outil développé : tableau mettant en lien • Chaque facture avec les données administratives associées (dates de création et d’entrée, type et n°de dossier, n°SS, code débiteur, n°facture et lot…) • Retour NOEMIE (flux SNN) lié au dossier dans un format exploitable : Paiement ou rejet, et annulation ou non • Motif du rejet (si rejet) • En perspective : développement avec le MIPIH pour obtenir dans Pastel le suivi du recouvrement par dossier • Le Trésor : • La trésorerie ne reçoit que les accords de paiements et non les rejets, elle relance donc inutilement la CPAM • Lien à faire par l’établissement en cas d’annulation ou de recyclage (modification à la marge du dossier, mais par de changement de n° de titre)

27. Corrections Caisse pivot ? Schéma provisoire des flux NOEMIE CH St Denis Dossier patient Pastel Facturation Factures à traiter et réglées 1 A préciser Fichier Rejets Rejets papiers Fichier titres Fichier des factures transmises à la caisse + 1 + Boîte noire à étudier pour synchroniser les contrôles 2 Titres papiers B2 2 SNN OK NON OUI Comment rapprocher titres et paiements ? 3 Fichier Ok Paiement NOEMIE 3 Titres Paiements Trésorerie Trésorerie

28. Visite CH St Denis Principales difficultés : • Le contrôle opéré par l’Assurance Maladie sur les factures doit avoir lieu en amont, au sein même de l’établissement. Un fichier feu vert opérationnel permettrait de diminuer une bonne partie des rejets. • Les titres émis par l’établissement sont déconnectés des paiements. L’absence de retour d’information sur les titres rejetés par le Trésor constitue actuellement une difficulté importante. • La possibilité d’émettre un titre après le contrôle du dossier par la CPAM est une hypothèse à étudier. Cette solution réduirait les écarts entre les opérations validées par la caisse et celles relatives aux titres gérés par le Trésor. • Qui doit avoir la charge du traitement des rejets ? L’absence de procédures et de définition claire des responsabilités ne permet pas d’optimiser le traitement des opérations de corrections des rejets.

29. Guide de lecture des tableaux MAT2A STC Annexes – MAINH – DHOS - ATIH 5 décembre 2007

30. Contenu du guide : Fonctionnement de l’application MAT2A et articulation entre les tableaux Description détaillée des tableaux organisée autour de 4 axes : Les séjours Les molécules onéreuses et DMI Les données issues de FICHSUP Les soins externes Le cœur est constitué d’informations sur les séjours tirées des fichiers RSA transmis par l’établissement, à un rythme mensuel. Deux angles d’approche de l’analyse des données transmises : 1) Analyse de la transmission informatique et de la qualité du codage 2) Analyse sous l’angle de la volumétrie Structure et objectifs du guide de lecture • Objectifs du guide : • la compréhension des informations communiquées au travers de la plate-forme E-PMSI dans les tableaux de bord relatifs à la valorisation de l’activité ; • la mise en œuvre d’actions visant à favoriser le cercle vertueux : application des règles de la T2A – améliorer la qualité et l’exhaustivité des informations - améliorer la valorisation de l’activité.

31. Public visé : DIM, DAF, responsables du BE, pharmaciens et responsables informatique. Calquées sur le rythme de production du PMSI, les restitutions exposées font ressortir étape par étape de traitement, les données non exploitables, les défauts de qualité qui vont conduire à ne valoriser qu'un sous-ensemble de l'activité envoyée. Mise en évidence des volumes d’erreurs constatées Identification par grands thèmes des volumes de données hors normes. Vérification de l’adéquation entre niveau d’activité réel et niveau indiqué par le PMSI Connaissance accrue la valorisation de son envoi Réflexion sur l’origine de l’exploitation impossible d’une partie des données La transmission informatique et la qualité du codage [1] • L’emploi en continu des données analysées, corrélé à des plans d’action et d’amélioration des modalités de collecte de l’information médicale et administrative, ou du SIH, permettra de mesurer le progrès de l’établissement, ou d’identifier plus finement des dérives dans les volumes d’erreurs constatés.

32. La transmission informatique et la qualité du codage [2] • Exemple 1 : le tableau 02_1 A - Contrôle fusion ANO- HOSP/HOSP-PMSI (cret5) • 1 : N° Administratif dans le fichier HOSP-PMSI mais pas dans le fichier de ANO-HOSP La fusion ANO-HOSP/HOSP-PMSI permet de constituer le fichier ANO-PMSI. Ce dernier est une table de correspondance entre le numéro anonyme et le n° RSS. Pour ce faire, on a besoin d’une table de correspondance ente les n° d’hospitalisation et les n° RSS (fichier HOSP-PMSI). • 2 : Problème de calcul de clé d'intégrité sur ANO-HOSP • Exemple 2 : Tableau 02_1 B - Combinaison des types d'erreurs • 3 : Présence des deux erreurs 1 et 2 • 9 : Traitement impossible Ce tableau permet d’analyser les codes retour relatifs à la fusion des fichiers ANO-HOSP et HOSP/PMSI. Si un code retour ≠ 0 apparaît pour le contrôle fusion ANO-PMSI/Fichier PMSI, le séjour est non valorisé sauf pour les séjours NN, RDTH et PO. La série des tableaux 02_1 A permet d’interpréter le tableau 02_1 B. Il présente la combinaison des 7 codes retour des tableaux 02_1 A sous la forme d’un code à 7 chiffres. La combinaison 0 signifie que le chaînage s’est effectué correctement. Exemple de l’avant-dernière ligne du tableau : 52 séjours ont été affectés de la combinaison 4000000, et ont donc eu un problème de numéro de sécurité de sociale (cret1) Ici, chaque combinaison apporte son lot d’information. Le chiffre 0 seul permet d’identifier le nombre de séjours sans une seule erreur de chaînage.

33. Le volume d’activité • Le guide de lecture MAT2A STC permet de mesurer l’activité de l’établissement en volume • La volumétrie observée est directement dépendante des volumes d’information qui auront pu franchir les différentes applications, et leur consolidation donne une vision d’ensemble de l’établissement. L’analyse des volumes est donc inséparable de l’analyse de la transmission informatique et de la qualité du codage. • Exemple : Tableau 21 - Séances et actes de dialyse en hospitalisation Ce tableau présente la répartition du nombre de séances et d’actes de dialyse en hospitalisation. On pourra se reporter dans le texte suivant au paragraphe expliquant la valorisation de la dialyse : http://www.atih.sante.fr/?id=0002200057FF • Les hémodialyses sont valorisées avant SROS. Les suppléments suivants sont valorisés avant et après SROS : • Nombre Suppléments : nombre total de suppléments • Nombre de suppléments d’hémodialyse • Nombre de suppléments d’entrainement à la DP automatisée • Nombre de suppléments d’entrainement à la DP continue ambulatoire • Nombre de suppléments d’entrainement à l’hémodialyse