Narrative reporting Tegevusaruanne

1. Seminar for Beneficiaries 25April 2012 Tartu, Estonia Narrative reportingTegevusaruanne Joint Technical Secretariat

2. What is narrative reporting? • A contractual obligationdesigned to • inform the JMA on progress in project implementation; • request further pre-financing or the payment of the balance. • A monitoring tool to ensure reliable, relevant and timely information about activities, outputs and outcomes of the project. • A communication tool that – if report is jointly agreed – allows all partners • to be aware of each others activities, joint project results; • to communicate externally with one voice.

3. Mis on tegevusaruanne? • Lepinguliste kohustuste eesmärk on: • Informeerida ÜKA projekti rakendamisest; • Küsida täiendavat ettemaksu või projekti lõppmakset. • Järelevalve vahend, et tagada õigeaegne, asjakohane ja usaldusväärne teave projekti tegevuste ja tulemuste kohta. • Suhtlusvahend, kui aruanne on ühiselt kokkulepitud – võimaldab kõikidel partneritel • olla kursis üksteise tegevustega ühisprojektis; • suhelda väljaspoole ühehäälselt.

4. General provisions • The narrative report must support and demonstrate the eligibility of costs included in the financial report! • Reporting should cover the whole of the project, not only the part financed by the grant; • Though the Beneficiary is responsible for submission of reports, ALL partners must input to project reporting; • The framework for narrative reporting is set forth in Article 4 “Narrative and Financial Reporting” and complemented by Article 2 “Obligation to provide information and financial and narrative Report” and Article 15 “Payment and interest on late payment” of General Conditions to Grant Contract; • Templates for reporting are provided in Annex VI of Grant Contract. • Both interim and final reports consist of narrative and financial components integrated in one document.

5. Üldtingimused • Tegevusaruanne peab toetama ja tõendama kulude abikõlblikkust finantsaruandes. • Aruandlus peab hõlmama kogu projekti, mite ainult seda osa, mis on rahastatud toetusest. • Kuigi toetusesaaja on vastutav aruande esitamise eest, peavak KÕIK projekti parnerid andma oma panuse aruandesse. • Toetuslepingu üldtingimustes on sätestatud raamistik tegevusaruandele, kus artikklis 4 on kirjeldatud “Narrative and Financial Reporting”, mida täiendab artikkel 2 “Obligation to provide information and financial and narrative Report” ning artikkel 15 “Payment and interest on late payment” . • Toetuslepingu lisas VI on ära toodud aruande näidis. • Nii vahearuanne kui ka lõpparuanne sisaldavad tegevusaruande ja finatsaruande osi, mis on integreeritud ühes dokumendis.

6. When and whom to report? Reporting scheme set forth in the Article 7.3.4 of Special Conditions to Grant Contract depends on the payment option applicable to the project. • Option 1 (≤18 months AND ≤EUR 300 000,00); • Option 2 (≥18 months [max 36 months] OR ≥EUR 300 000,00). Report is submitted to JTS both • by post in paper version (JTS postal address), and • by e-mail to responsible Project Manager.

7. Millal ja kellele aruandlus esitada? Aruandluse skeemid on sätestatud teotuslepingu eritingimustes, artiklis 7.3.4., kuid see sõltub projekti maksetingimuse valikust. • 1. valik (≤18 kuud JA ≤EUR 300 000,00); • 2. valik (≥18 kuud [max 36 kuud] VÕI ≥EUR 300 000,00). Mõlema valiku puhul tuleb aruanne esitada ÜTS-i: • paberkandjal posti teel (ÜTS aadressile) ja • elekrtooniliseltvastutavale projektijuhile.

8. Timeline of reporting Option 1 Contract execution period Reporting, closure activities, warranty period (supply), defects liability period (works), etc. 3 months Implementation period Costs non-eligible Timeline Interim report Interim report (optional) Final report START (provision of services, delivery if supplies, works, execution of activities, etc.) END (provisional acceptance of supplies and works) GC signature Final payment and/or final acceptance (the latter only for supplies and works)

9. Aruandluse ajakava valik 1 Lepingutäitmiseperiood Aruandlus, tegevustelõpetamine, tarnetegaratiiperiood, puudustekõrvaldamine (töödel,toodetel) jne 3 kuud Projekti rakendamiseperiood Kulud mitteabikõlblikud ajaskaala Vahearuanne ALGUS (teenuste osutamine, juhul kui tarne siis tarned, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) Vahearuanne (valikuline) Lõpparuanne LÕPP (algsete tööde ja tarnete vastuvõtmine) toetuslepingu allkirjastamine Lõppmakse ja/või lõpplik vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul)

10. Timeline of reporting Option 2 Contract execution Period Reporting, closure activities, warranty period (supply), defects liability period (works), etc. 3 months Implementation period Costs non-eligible Timeline GC signature 6 months 6 months 6 months 6 months Final report Interim report 1 Interim report 2 Interim report … Final payment and/or final acceptance (the latter only for supplies and works) START (provision of services, delivery if supplies, works, execution of activities, etc.) END (provisional acceptance of supplies and works)

11. Aruandluse ajakava valik 2 Lepingu täitmise periood Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garantii periood, puuduste kõrvaldamine (töödel, toodetel) jne 3 kuud Projekti rakendamise periood Kulud mitteabikõlblikud ajaskaala toetuslepingu allkirjastamine 6 kuud 6 kuud 6 kuud 6 kuud Lõpparuanne Lõppmakse ja/või lõpplik vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul) 1. Vahe-aruanne 2. Vahe-aruanne ... Vahe-aruanne ALGUS (teenuste osutamine, juhul kui tarne siis tarned, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) LÕPP (algsete tööde ja tarnete vastuvõtmine)

12. Content of narrative report - 1 Beneficiary: • Contents of narrative report is a consolidated input of all project partners (including lead partner). • Compulsory form attached to Grant Contract (Annex VI) serves to submit narrative report to the Programme. Project partners have no standard form for narrative reporting. They may follow: • same structure as in Annex VI; • any template developed and agreed within the partnership.

13. Aruandesisu- 1 Toetusesaaja: • Tegevusaruanne sisaldab kõikide projekti partnerite ühist panust (ka. juhtpartner). • Tegevusaruanne tuleb esitada Programmi poolt nõutud vormil Toetuslepingu (lisa VI) Projekti partneritele ei ole kehtestatud standart- vormi tegevusaruandele, nad võivad järgida: • sama struktuuri mis on lisas VI; • mistahes vormi, mis on kokkulepitud partnerite vahel.

14. Content of narrative report - 2 The minimum information each partner should include into interim and/or final narrative report: • A description of all activities carried out and all outputs (materials, etc.) produced during the reporting period; • An assessment of the results of the activities during the reporting period; • A list of all contracts (services, supplies and works) awarded above €10,000; • A description of fulfillment of visibility and communication requirements with relevant attachments (such as copies of publications); • Information, which allows the Programme (and external assessors) to evaluate the project impact.

15. Aruande sisu- 2 Minimaalne teave kõikide partnerite tegevuste kohta, mida vahe-ja/või lõpparuanne peab sisaldama: • Kirjeldus kogu tegevuse ja kõikide väljundite kohta (materjalid jne), mis on valminud ja hõlmab aruande perioodi; • Hinnang projekti tegevustele ja tulemustele, mis hõlmab aruande perioodi; • Nimekiri kõikidest lepingutest (teenused, tarned ja tööd), mis ületavad 10 000 EUR; • Kirjeldus nähtavuse ja kommunikatsiooni nõuete täitmisest, lisades asjaomased näited (koopiad ja väljaanded); • Teavet, mis võimaldab Programmi (ja välistel hindajatel) hinnata projekti mõju.

16. Joint Technical Secretariat Tänan tähelepanu eest! 16