Retour d’expériences sur les projets de coopération en biologie médicale

1. Retour d’expériences sur les projets de coopération en biologie médicale ARS Ile-de-France 10 avril 2013 Dr Jean-Guilhem XERRI – Alain ARNAUD

2. Les étapes d’une démarche de coopération Initier la réflexion entre les acteurs Démarche ANAP

3. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Axe : Projet médical biologique • Objectifs d’une coopération en biologie médicale • Répartition des activités / Eléments d’organisation générale • Permanence des Soins • Relations Cliniciens – Biologistes • Accréditation • Activités péri-biologiques • Axe : Fonctionnement et logistique • Informatique • Transports • Achats • Axe : Soutien à la coopération • Ressources humaines • Aspects juridiques et financiers • Gestion de projet, communication…

4. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Objectifs constatés des coopérations en Biologie médicale • Stratégique : • Volonté de conforter l’offre publique face à une concurrence privée forte • Volonté de réinternaliser des activités confiées au secteur privé • Démographique : • Répondre à l’urgence de départs ou d’une pyramide des âges mal gérée • Economique : • Préoccupation de réduction des coûts • Accréditation : préoccupation de « seconde intention » • Une place des ARS très variable

5. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Permanence des soins • Pas une exigence première, ni pour les ARS, ni pour les ES • Abordée sous le seul angle de l’astreinte de Biologie médicale • Alors que les enjeux économiques et de prise en charge concernent l’angle des techniciens • PDS insuffisamment guidée par une réflexion économique

6. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Relations Cliniciens-Biologistes • Présence BM auprès des cliniciens variables selon les situations(et inversement) • Demande importante d’une présence sur place des BM par les Cliniciens • Bénéfices opérationnels du lien de proximité : • conseil, formation, information • connaissance partagée des patients • participation importante aux activités transverses (CLIN, hygiène, CME…) • qualité et juste prescription reposent sur une confiance réciproque • anticipation dans la gestion des urgences (distinguer la vraie urgence, anticiper les situations de crise) • anticipation dans la gestion des dysfonctionnements • Au quotidien, pas d’amélioration objective/rationnelle évidente mais un ressenti positif si proximité directe. En cas de crise et d’évolutions de fond (p.ex. justes prescriptions), effet probable • Organisation a minima : • un interlocuteur biologiste de terrain pour assurer le lien de proximité • des biologistes experts éventuellement à distance • Comment privilégier la relation BM-Clinicien ? Réfléchir au fait de moins se voir

7. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Quelquesenseignements issus des monographies • Accréditation • Peu de ressources humaines mutualisées (RAQ pas toujours partagés) • Difficultés à harmoniser les procédures entre les sites tant que les automates ne sont pas les mêmes • Mutualisation permet de réduire le nombre de domaines à accréditer (un labo polyvalent seul doit accréditer une dizaine de domaines ; une structure de coopérations permet de réduire le nombre de domaines à accréditer et ce, d’autant plus, si la politique en matière d’automates est la même) • Nécessité d’une remontée d’informations du système de gestion documentaire du laboratoire vers le système de gestion documentaire central de chaque établissement Démarche ANAP

8. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Informatique • Souligné unanimement comme un élément structurant • Une cible unique : un même SGL pour tous… • Difficultés de gestion de la dimension multi-établissements (multi EJ) : • Gestion de l’identité patient • Gestion du dossier médical (au sens de la remontée de résultats biologiques) • Modalités d’accès par les biologistes au dossier médical du patient • Problématique de l’hébergement de données (application du décret hébergeur) • Questions sur l’harmonisation de la sécurisation des protocoles d’accès aux applications biologiques • …mais il est possible de démarrer avec des informatiques de laboratoire différentes

9. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Transports intersites • Pas de recours privilégié à un mode de transport plutôt qu’à un autre (transporteur privé ou équipe hospitalière) • Augmentation des tâches pré-analytiques et logistiques (risque que ces tâches soient plus consommatrices de temps que la réalisation de la technique elle-même) • Transports intersites ont un effet sur le délai de réponse et la satisfaction des cliniciens (vision d’emblée assez négative des cliniciens) • Dès le départ, avoir une réponse adaptée aux besoins (nombre de tournées)

10. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Gestion de projet, communication • Pilotage du projet par le calendrier : • rythmer le projet par des échéances permet de mettre sous tension les acteurs (placer de vraies dates butoir) • la connaissance mutuelle des acteurs est une condition nécessaire mais non suffisante à un montage rapide du projet • imposer son propre calendrier plutôt que devoir gérer un calendrier imposé par d’autres (i.e. l’environnement) • Gestion du projet par un binôme Directeur-Biologiste • Complexité liée à la multiplicité des projets (et donc aux manques de disponibilité des acteurs) : • monter le GCS, • faire l’accréditation, • assurer le quotidien, etc. • Conflit/arbitrages dans la gestion du temps

11. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Ressources humaines • Bien connaître ses agents pour anticiper leurs réactions • Attention aux effets d’opportunité (mobilité géographique, mobilité professionnelle…) • Préoccupation forte des Techniciens en termes de compétences/formation • Peur d’une déqualification (Techniciens notamment) • Personnels mis à disposition de la structure de coopération (pas de structure de coopération employeur) • Difficultés en cas de membres de statuts différents (EPS et ESPIC) • Vigilance sur les conditions d’emploi (RTT, etc.) + mobilités inter-sites • Notion de perte d’appartenance, morcellement de la notion de communauté, question du lien… • Sentiment d’usure, d’épuisement, semble-t-il lié à la difficulté de gérer un plus grand d’interlocuteurs, de situations et de chantiers • Energie nécessaire pour tenir la distance dans le processus de coopération

12. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • Formes juridiques • Des « coopérations » sans réelle forme juridique • Des coopérations ayant recours à la forme juridique du GCS • Une Convention Constitutive de GCS non approuvée ne semble pas un véritable obstacle au fonctionnement • Recours aux « contrats de coopération » pour des relations avec des prescripteurs externes (ex. centre de santé…) • Qu’attendre d’une forme juridique ? • Recours à une forme juridique en cas de mutualisation d’activités ? • Recours aux contrats de coopération en cas de concentration ? • L’échéance de l’accréditation justifie-t-elle à elle seule la constitution d’un GCS ?

13. Initier la démarche Démarche ANAP Démarche de coopération territoriale en Biologie médicale Initier la démarche Les enjeux et les risques d’une coopération en Biologie médicale En synthèse...

14. Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération Démarche ANAP A adpter Quelquesenseignements issus des monographies • La conduite d’un projet de territorialisation de la biologie : • Définir un Projet Médical : • Quels objectifs ? • Quelle PDS ? • Quels liens Cliniciens-Biologistes ? • Identifier les impacts sur les Ressources Humaines : • Quelle organisation-cible ? • Quel accompagnement ? Quelles reconversions possibles (Tech, BM) ? • Comment organiser la logistique ? • Informatique • Ramassage et transport • Achats • La gestion du projet : • Le calendrier • La communication • Le support juridique

15. Initier la démarche – La gradation dans les coopérations Territoire de santé infrarégional Territoires de santé infrarégionaux Outils mobilisés Démarche ANAP

16. Le projet de Biologie territoriale de l’ANAP Aide à la décision Aide à la conduite du changement Accompagnementdes personnels • Plusieurs axes : • Activité • Prescriptions • PDS • Moyens RH • Organisation • Moyens tech. • Moyens info. • Accréditation • Géographique Guide de conduite du changement sur les différents axes Photographie mono-site Guide de bonnes pratiques dans l’accompagnement de la mobilité géographique et professionnelle • Fiches pratiques : • Kit juridique (montage forme juridique de coopération (CC+RI GCS, Contrat coop…) • Gouvernance • Possibilités et limites outils biologie déloc. • Validation bio et contexte PDS territoriale • Juste prescription • Relations clinico-biologiste • Mise à disposition PM & PNM • Hébergement des données • Sécurité informatique • Transport des prélèvements • Identification des coûts, EPRD Photographie multi-sites Modèles de construction des coûts d’une coopération Guide d’aide à la décision sur les modalités de mutualisation Tableau de bord médico-économique Modèles de tableaux de bord de suivi et d’évaluation 09/2013 11/ 2013 12/2013 Démarche ANAP