La dématérialisation

1. La dématérialisation • Petit déjeuner ORYON du 25 Octobre 2011 Les marchés publics dématérialisés

2. Qu’est-ce que la dématérialisation ? • C’est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, soit par la messagerie électronique, soit par l’emploi d’une plateforme en ligne sur internet. • Les règles d’achat public sont totalement compatibles avec la dématérialisation. • La dématérialisation n’est pas une fin en soi, mais un outil au service d’une politique globale intégrée dans la démarche du Développement Durable. • Les acheteurs, comme les entreprises doivent s’interroger sur une organisation pertinente permettant d’intégrer ce nouveau processus qui présente néanmoins des avantages (temps, papier, affranchissement…)

3. Le Code des Marchés Publics et l ’Internet • Obligation de dématérialisation : Depuis le 1er janvier 2005, aucune collectivité ne peut pas refuser de recevoir une offre par « dématérialisation » (article 56 du C.M.P.) • Depuis 2005, le taux de téléchargement des dossiers de consultation ne cesse de croître mais le retour en offres dématérialisées reste pauvre. • A compter du 1er janvier 2012, les collectivités pourront obliger la réception des offres par voie dématérialisée.

4. Obligations du Code des Marchés Publics

5. Les Textes • Depuis 2001, beaucoup de textes traitent de la dématérialisation ainsi qu’un bon nombre d’articles du Code des Marchés Publics abordent la question. • Décret 2001-272 du 30-03-2001 pris pour application des articles 1316 et 1316-4 du Code civil et relatif à la « signature électronique » quant à l ’authentification de la signature • Décret 2001-846 du 18-09-2001 pris en application du 3° de l ’art. 56 du C.M.P. et relatif aux enchères électroniques • Arrêtons-nous à l’essentiel : article 56 du Code des Marchés Publics (décret n° 2011-1000 du 26-08-2011- art. 19 et 51-ll du CMP)

6. Article 56 du C.M.P. • Les échanges d ’informations peuvent faire l ’objet d ’une transmission par voie électronique via une plate-forme de dématérialisation (coffre-fort virtuel) • les D.C.E. peuvent être mis à disposition des entreprises. Ils peuvent également être transmis par voie postale, ce qui est devenu l’exception. • A compter du 1er janvier 2012, les collectivités pourront obliger la transmission des offres par voie dématérialisée pour toute procédure > 90 000 €HT

7. Profil d’acheteur • La plate-forme de dématérialisation appelée aussi communément « profil d’acheteur » correspond à un ensemble de moyens informatiques comprenant notamment le « portail » en lien avec les procédures de passation dématérialisée de marchés publics (place de marchés virtuelle). • Cette « plateforme » doit être accessible à tous sans discrimination • L’utilisation de la plateforme présente des avantages : • Pour l’acheteur public : une partie des tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par l’utilisation de l’horodatage, le chiffrement et la signature électronique. • Pour l’opérateur économique : gain de temps, d’affranchissement, prévention des risques de défaillance d’acheminement

8. La signature électronique • La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. • La signature électronique d’un document numérique équivaut à la signature manuscrite d’un document papier. • Pour garantir la fiabilité de la signature électronique, il convient d’utiliser un des certificats de signature référencés par décret en Conseil d’Etat. (RGS – Décret n°2010-112 du 2 février 2010) • RGS : Référentiel Général de Sécurité

9. Certificat de signature électronique • Les opérateurs économiques peuvent souscrire un certificat de signature électronique auprès de fournisseurs les plus connus étant : Certinomis et ChamberSign et les plate-formes de dématérialisation proposent l’achat de certificats auprès de ces prestataires. • Tous les certificats valables sont référencés http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats • C’est le même certificat couramment utilisé pour toutes les téléprocédures (déclarations sociales, fiscales…)

10. Sécurité, confidentialité et signature électronique • Les éléments de sécurisation sont prévus à chaque étape de la procédure dématérialisée • Les acheteurs publics ont l’obligation de s’assurer que les systèmes techniques informatiques qu’ils mettent en œuvre garantissent la sécurité de la transaction, équivalente à celle requise en procédure papier.

11. Sécurité, confidentialité et signature électronique • 3 points fonctionnels principaux : • L’identité des entités (personnes physiques ou morales) • La confidentialité et l’intégrité des échanges d’informations • La traçabilité des événements et la constitution de preuves au cours des étapes de la procédure • Ces fonctionnalités recouvrent la mise en œuvre par les systèmes informatiques des techniques d’authentification, d’identification, de signature, de chiffrement/déchiffrement et d’horodatage.

12. L’identité par l’identification et l’authentification • L’identification doit permettre de connaître l’identité (nom du représentant habilité à signer, nom de l’opérateur économique, adresse, SIRET…) de l’opérateur économique, de la personne physique ou morale, ou de services administratifs. • L’authentification s’effectue par un système technique : elle permet de vérifier l’identité d’une entité (personne morale, serveur…), afin d’autoriser l’accès de cette entité à une tâche ou un processus. L’authentification repose généralement sur 2 éléments : • Un code d’accès : mot de passe, un code PIN, une phrase secrète… • Un support physique : carte mémoire ou clé USB, mini Cdrom,…

13. Précautions • En procédure adaptée, l’acheteur peut utiliser la messagerie électronique (courriel) totalement proscrite en procédure formalisée (appel d’offres…) • L’acheteur doit être précis dans l’établissement des pièces (AAPC et RC) • L’entreprise doit prendre connaissance des dispositions du règlement de consultation pour connaître le niveau d’exigence requis par la Personne Publique (format de fichiers, signature obligatoire ou non…) • Exemple : une offre dans un appel d’offres remise par courriel est irrecevable.

14. Précautions • Lors du téléchargement du DCE par l’opérateur économique, celui-ci n’a pas d’obligation de s’identifier • En cas de modification du DCE et/ou d’échanges questions-réponses, une information automatique est diffusée auprès de tous ceux qui ont téléchargé • L’opérateur qui ne se serait pas identifié ne sera pas informé et son offre sera considérée comme non conforme car ne répondant pas à la dernière version du DCE.

15. Précautions • Pour remettre son offre dématérialisée, si l’entreprise gagne le temps d’acheminement de son offre (postal ou autre), il faut nécessairement un peu de temps pour télécharger son offre d’autant si celle-ci doit être accompagnée de documents lourds (ex.photos). Il convient de ne pas attendre le dernier moment pour faire face éventuellement à un aléa technique. • Il faut que le certificat de signature électronique soit à jour. • L’absence de signature électronique est égal à un acte d’engagement non signé. • Tous les documents qui nécessitent une signature manuscrite (DC1, AE,…) doivent obligatoirement être signés électroniquement. La seule signature du dossier « .zip » (dossier compressé) qui contiendrait ces documents n’est pas suffisante.

16. Déroulement d ’une procédure dématérialisée • La publication d ’une consultation dématérialisée (Publicité + DCE) • Retrait par téléchargement du D.C.E. par l’entreprise. • Echanges éventuels questions/réponses par le biais de la plateforme • La constitution et envoi des offres dématérialisées • L’opérateur peut adresser parallèlement une copie de sauvegarde scellée (papier ou Cdrom) qui ne sera ouverte qu’en cas de problème technique. Les 2 offres doivent être réceptionnées par la Personne Publique avant l’heure limite de réception. La mention de « copie de sauvegarde » doit clairement être apposée sur l’enveloppe. • L’ouverture par la Personne Publique, acceptation du pli, déchiffrement du pli, vérification des signatures • Archivage du pli

17. Etapes / chronologie pour le dépôt d’une offre dématérialisée • Se rendre sur la plateforme • Chercher/accéder à la consultation souhaitée • Accès/téléchargement du D.C.E. • Impression éventuelle pour complétude du dossier d’offre • Etude du dossier pour formalisation offre • Numérisation des pièces (par photocopie ou scanner) • Signer numériquement les pièces une à une • Retourner sur la consultation via la plateforme pour commencer la phase de dépôt de réponse • Charger les documents de candidatures et d’offres • Une fois la phase de dépôt terminée, la plate forme indique si le chargement a été effectué avec succès avec date et heure à l’appui • reponse-guide-electronique-marches-publics.com

18. Plateformes • De nombreuses plateformes existent. La plupart propose aux entreprises un module de test pour expérimenter et tenter de déposer un pli électronique et un système d’alerte/abonnement qui peut servir à alerter l’opérateur des consultations qui sont publiées et qui les concernent directement. • Exemples : Travaux publics, maîtrise d’œuvre, menuiserie…

19. Plateformes • www.marches-securises.fr • www.achat-national.com • www.klekoon.com • www.achat-public.fr • www.synapse.fr