Download
1 / 37
380 likes | 639 Views
إدارة مؤسسات المعلومات. إدارة الاجتماعات. تعريف الاجتماع. هو لقاء ل تبادل ا لمعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعلة وذلك لانجاز نتائج محددة. قبل قرارعقد الاجتماع تأكد من 4. استخدام الاجتماعات بشكل فعال. التحضير والتخطيط للاجتماع ( What, When, Where, Who ).
E N D
تعريف الاجتماع هو لقاء لتبادل المعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعلة وذلك لانجاز نتائج محددة.
قبل قرارعقد الاجتماع تأكد من 4
استخدام الاجتماعات بشكل فعال. • التحضير والتخطيط للاجتماع (What, When, Where, Who). • حضور الاجتماع. • رئاسة الاجتماع.
الاجتماعات تكلف وقت ومال، والاثنان يحملان قيمةً ثمينة، لذا يجب عقد الاجتماع للضرورة فقط، والتأكد من أن يكون الاجتماع قصير وبناء.
هل حقاً أنت بحاجة الى عقد اجتماع: المدراء يكونون عادة تحت ضغط الوقت الذي يقضونه في الاجتماعات، لكن كم من الاجتماعات حقيقةً يخدم هدف مفيد.
حتى يكون الاجتماع ناجح • إذا كانت القضية ممكن حلها من غير اجتماعألغ الاجتماع • خذ في الاعتبار النقاط التي تجعل الاجتماع ناجحاً، وما هي النقاط أو الاحتمالات التي تجعل الاجتماع غير ناجح.
ضعي في الاعتبار ماذا سيحصل لو أن اجتماعاً عادياً لم يعقد. • تذكري ان وجود كبار المدراء يمكن ان يمنع أو يحد من المناقشة. • يفضل أن يكون مكان عقد الاجتماع بعيداً عن منطقة أو بيئة العمل.
أسئلة لابد من طرحها • هل الهدف من الاجتماع واضح للجميع؟ • هل يحتاج الكل لحضور الاجتماع من البداية الى النهاية؟ • هل توجد طريقة أخرى لحل القضايا عوضاً عن عقد الاجتماع؟
هل يوجد أشخاص آخرون لا يحضرون الاجتماع ممكن أن يساهموا مساهمة مفيدة في هذا الاجتماع؟ • هل استخدام طرق مرئية يفيد الاجتماع؟
أنواع الاجتماعات • اجتماعات أوتوقراطية • اجتماعات طلب الرأي ( المشورة ) • اجتماعات ديموقراطية • اجتماعات حره
أنواع أعضاء الاجتماع • محب الظهور • المنقذ • الثرثار • المعارض دائما • المتحدثين جانبا • المتشكي
أنواع أعضاء الاجتماع • الأناني • الصامت
أنواع أعضاء الاجتماع الصامت • غير مهتم • مستمع فقط • خجول • خائف • عديم الحيلة
استراتيجيات التعامل مع الخلاف استراتيجية الإنسحاب عندما يشعر الشخص أن هناك بداية لخلاف ما يبدأ بتغيير موضوع الحديث بسرعه ويغض الطرف عن النقد ، والشخص المنسحب يرى أن الخلاف لا نفع منه وبالتالي فهو يفضل الانسحاب وكذلك هو مستعد لأن يذعن حتى يتلافى عدم التوافق أو التوتر .
استراتيجية الإكراه من يتبع هذه السياسة يحرص في أي خلاف على أن يخرج منه منتصرا مهما كلفه الأمر ، وهو غير مهتم لعلاقاته مع الآخرين حيث تؤثر هذه السياسة على الفاظه وتصرفاته ، ولكن على الرغم من أنها تحل الخلافات بشكل سريع إلا انها تؤثر على الأهداف البعيدة المدى وعلى انتاجية الأفراد ما دام أن هناك طرفا واحدا سيستمتع بالانتصار
استراتيجية التهدئة هذه السياسة من ينتهجها يحاول أن يجعل كل أطراف الخلاف راضية وسعيدة فهو يهتم بالعلاقة مع الناس إلى درجة كبيرة حتى لو تصادمت مع مصالحه ، ومن وجهة نظره يرى أن التحدي والمجابهه مدمرة لذلك عند بدء الخلاف يعمد إلى كسر حاجز التوتر .
استرتيجية التسوية هي ما تسمى سياسة مسك العصا من المنتصف وهي تشعر الأطراف في أي نزاع أنهم رابحون لأول وهلة مع أنهم في حقيقة الأمر خاسرون لأن هذه السياسة تعطي بعض الكسب لكلا الطرفين بدلا من اعطاء الكسب للمصلحة العامة .
عندما تفكرين باصدار أمر ما لابد أن تاخذي بعين الاعتبار عاملين ( الموقف ) و ( الموظف ) • الأمر الصريح المباشر ونضطر إلى استخدام هذا النوع مع المهملين والكسولين والعنيدين والذين تنقصهم القدرة على التركيز
الأمر بصيغة طلب.. ويستخدم إذا كان العمل روتينياً ، وكانت علاقة المدير بالموظف مبنية على الثقة المتبادلة . فمثلاً ممكن أن تصيغ طلبك بدقة تجعلك تطمئن أن الموظف سوف يدرك أن ما تطلبه منه هو أمر ، وإنه لا يملك سوى التنفيذ.
الأمر التطوع..يبرز الموظف التواق للعمل والذي يميل الى التطوع والتميز بنفس الوقت ، فعلا سبيل المثال ، يطرح سؤال لأداء أي مهمة غير مريحة على الرغم من أهميتها ، ولكن لا يود أحداً القيام بأدائها ، وهنا يأتي الذكاء في كيفية استثارة فضول المتطوع بطرح سؤال من يريد عمل كذا ؟
الأمر بصيغة سؤال.. هذا النوع من الأوامر من أفضل طرق إلقاء الأوامر ولكن عندما يلق على الموظفين المتحفزين والمجتهدين ، يصبح جهد جماعياً يشاركون في التخطيط فيه والتفكير والتنفيذ أيضاً . مثلاً قول " متى نفعل كذا ، وهل من الضروري إننا نفعل كذا ؟"
تعاملي بحزم مع الأوراق • خلصي نفسك من العبء الذي تسببه المعلومات الغير ضرورية عن طريق استخدام سلة المهملات . • لا تقلقي حتى ياتي وقت القلق .. يرتبط القلق دائما بالتفكير بالمستقبل ، أعطي اهتمامك الكامل لما يحدث في الوقت الحاضر لأنك ستواجهن المستقبل بكل استعداد
دع الآخرون ينجحون • إن أفضل ما يحافظ على الوقت وسلامة العقل في ساحة العمل هو عملية التفويض ، والأساس في القيام بهذه العملية بنجاح هو أن تركز على الأشياء التي تتفوق في أدائها وتفوض جميع الأعمال الأخرى وعليك تفويض المسئولية كما تفوض أعباء العمل .
دعي الآخرون وشأنهم ركزي على الوفاء بالتزاماتك الشخصية أولا لا تبالي ابتعدي عن الأمور التي لا تستطيعين أن تفعلي شيئا حيالها وركزي على الأمور التي يمكنك التأثير فيها
اعترفي بجهلك كلما أسرعتي بالاعتراف بأنك لا تعرفين الجواب عن شيء ما أصبح لديك المزيد من الوقت للبحث عن الإجابة . غيري الروتين أد عملك بطريقة لا تؤده بها في المعتاد أو فكر بطريقة لا تفكر بها عادة
أخفضي صوت الهاتف إذا لم يمكنك أن تختاري نغمة هادئة أخفضيصوته . ابتسمي
أصلحي ما بينك وبين الله يصلح الله ما بينك وبين الآخرين • سلمي على من تعرفين ومن لا تعرفين • ابتسمي في وجهه زميلتك فالابتسامة تنبئ بنفسية الطرف الآخر وتشرح الصدر وتمهد للكلام
ضعي نفسك مكان الآخرين ثم أسمعيهم من الكلام ما تحبين أن تسمعي • إعرفي نمط الانسان الذي تتعاملين معه ثم حاولي الدخول من خلال النمط المناسب • حافظي على مشاعر الآخرين واختاري كلماتك بعناية
لا تغضبي • كوني بسيطة وغير متكلفة في تعاملك مع الآخرين . • كوني متواضعة يعلو شأنك
