Parteneriatul transfrontalier Al doilea apel de propuneri de proiecte

1. Parteneriatul transfrontalier Al doilea apel de propuneri de proiecte Locaţie, Data Decembrie 2011

2. Cuprins • De ce este important parteneriatul? • Ce fel de parteneri şi ce fel de parteneriate? • Cine mai poate participa într-un proiect? • Cum funcţionează un parteneriat eficient? • Unde pot fi găsiţi partenerii?

3. De ce un parteneriat? • Soluţionarea în comun a unor probleme comune (exemplu: poluarea transfrontalieră) • Dezvoltarea în comun a oportunităţilor (exemplu: turismul transfrontalier) • Schimb de experienţă si bune practici în probleme de interes comun (exemplu: dezvoltare regională)

4. Cooperarea este ceea ce defineşte Instrumentul European de Vecinătate și Parteneriat (IEVP) • IEPV urmăreşte să reunească diferiţi actori din UE şi regiunile sale vecine într-un parteneriat creat în jurul unor nevoi comune; • Diferite puncte de vedere privind acelaşi subiect înseamnă şi un potenţial mai mare pentru rezultate mai consistente și mai relevante din punct de vedere strategic.

5. Ce fel de parteneri? Eligibilitate (Ghidul Solicitantului 2.1.1): Organizaţii non-guvernamentale Autorităţi publice centrale/locale/regionale Instituţii publice Operatori din sectorul public Organizaţii internaţionale (inter-guvernamentale), doar atunci cand autoritatea centrală este localizată in aria eligibilă a Programului. Nu uitaţi: partenerii trebuie să fie înregistraţi si localizaţi in aria eligibilă a programului (excepţie: organizaţiile internaţionale) 5

6. Cine maipoatefiimplicat in proiecte? • Asociaţii • Nu trebuie să îndeplinească criteriile de eligibilitate • Trebuie să fie descrişi şi justificaţi în cererea de finantare • Nu pot primi finanţare (cu excepţia per diem-ului şi a transportului) • Pot juca un rol real in acţiune • Subcontractori • Contractaţi specific pentru unele lucrări, bunuri și servicii, • Denumirile lor NU trebuie menţionate in cererea de finanţare (procedura de subcontractare) • O parte limitată a acţiunii

7. Cefel de parteneri? Cei care lucrează pe teme/ subiecte similare Parteneri care vor aduce plusvaloare proiectului Sfat: Gândiţi in afara sferei dvs. de acţiune, de ex. includeţi un partener media dacă aveţi nevoie să creşteţi gradul de conştientizare 7

8. Ce fel de parteneriat? Echilibrat, in orice proiect trebuie să fie 1 partener din România 1 partener din Ucraina si/sau Rep. Moldova Acţiunile care implică un parteneriat trilateral (România-Ucraina-Rep. Moldova) pot primi un punctaj mai mare in timpul evaluării, în anumite condiții! Activ Proiectul a fost pregătit in comun Proiectul va fi implementat in comun Proiectul va fi finanţat in comun

9. Rolurile partenerilor Solicitant (Lider de proiect) aplicant semnează contractul de grant Responsabil pentru implementarea proiectului în ansamblu Parteneri Declaraţie de Parteneriat in aplicaţie Acord de Parteneriat cu beneficiarul (după prelectarea proiectului) Implementează acţiunea in comun

10. DezvoltareaNoteiConceptuale – Aplicantul & Partnerii Înainte de termenul limită pentru transmiterea întrebărilor (9 ianuarie 2012) • Identificaţi persoanele din cadrul fiecărei organizaţii partenere pentru a lucra la nota conceptuală • Specificaţi clar grupul (grupurile) ţintă si beneficiarii proiectului comun • Conveniţi asupra nevoilor transfrontaliere care urmează a fi soluţionate in comun • Conveniţi asupra obiectivelor comune ale proiectului si a rezultatelor aşteptate • Analizaţi ipotezele şi riscurile • Verificaţi legăturile cu strategiile naţionale/regionale/locale si cu alte iniţiative • Consultaţi factorii cheie interesaţi cu privire la proiectul comun si luaţi in calcul feedback-ul • Conveniţi asupra tipurilor de activităţi pentru atingerea rezultatelor si asupra partenerilor care vor implementa anumite activităţi • Estimaţibugetul pentru fiecare activitate și bugetul total al proiectului comun şi verificaţi limitele bugetare ale apelului de propuneri de proiecte

11. FinalizareaşidepunereaNoteiConceptuale – Aplicantul Înainte de termenul limită pentru depunerea Notelor Conceptuale (30 ianuarie 2012) • Verificaţi instrucţiunile pentru prezentare, nr. de pagini alocat și semnăturile • Completaţi formularul Notei Conceptuale • Verificaţi Nota Conceptuală conform grilelor de verificare administrativă, eligibilitate si evaluare • Interesați-vă cum să depuneţi aplicaţia la timp • Daţi Nota Conceptuală unor persoane neimplicate în scrierea acesteia pentru verificarea stilului și limbajului • Semnaţi Declaraţia Solicitantului • Realizaţi o verificare finală si trimiteţi Nota Conceptuală împreună cu documentele solicitate

12. PregătireaaplicaţieicomuneAplicantulşipartenerii Înainte de termenul limită pentru transmiterea întrebărilor • Conveniţi împreună cu partenerii responsabilităţile şi termenele limită pentru pregătirea proiectului; • Revedeţi împreună logica proiectului şi dezvoltaţi matricea cadru-logic; • Detaliați împreună activităţile şi bugetul al proiectului; • Definiţi împreună structura comună de management al proiectului; • Liderii de proiect completează formularul de aplicaţie şi verifică dacă există toate documentele suport si anexele; • Propunerea de proiect ar trebui revizuită tinând cont de părerile părților interesate de proiect; • Draft comun de Acord de parteneriat; • Partenerul lider verifică aplicatia completa în conformitate cu grilele de verificare administrativă, eligibilitate si evaluare calitativă.

13. FinalizareaşitransmitereaAplicaţieicomune- Aplicant Înainte de termenul limită pentru depunere • Traduceţi documentele care au fost solicitate si verificaţi acurateţea limbajului în cererea de finantare; • Să aveţi prezentarea propunerii verificată de către ,,ochi externi’’; • Să aveţi Declaraţia Solicitantului semnată; • Verificaţi opţiunile si calendarul pentru depunerea aplicaţiei la timp; • Faceţi o verificare finală si trimiteţi propunerea cu toate anexele solicitate; • Arhivați o copie a pachetului aplicaţiei şi fiți pregătiți să răspundeți la eventualele solicitări de clarificări.

14. Capacitatea partenerilor Partenerul lider trebuie să aibă: Experienţa corespunzătoare în managementul de proiect Capacitate financiară suficientă (să poată transfera fonduri…) resurselor umane corespunzătoare pentru implementarea proiectului Partenerul lider şi partenerii trebuie să aibă: Capacitatea de a primi şi de a utiliza in mod corespunzator fondurile; Capacitate de management (personal calificat, echipamente); Surse financiare suficiente pentru implementarea activităţilor; Capacitatea de a asigura obținerea rezultatelor şi de a păstra documentele proiectului (pentru 7 ani de la primirea ultimei tranşe de plată)

15. Cum funcționează un parteneriat? Calitate vs cantitate: un parteneriat de succes nu înseamnă ,,cât de mulţi parteneri’’ ci ,,care parteneri’’ Parteneriatul trebuie: să aibă o dimensiune transfrontalieră, clară și echilibrată Să fie promovat ca relevant (la diferiţi actori din domeniul socio-economic şi politic: administraţie, asociaţii de afaceri, universităţile,etc.) Să includă organizaţii nu numai dintr-un singur sector (ex. universităţi) dar de asemenea din alte sectoare influenţate de proiect (părți interesate) Să includă parteneri care pot oferi o valoare îmbunătăţită a proiectului (ex. un partener media dacă vă propuneți să măriţi gradul de conştientizare). A

16. Cum ar putea să funcţioneze un parteneriat?(2) Bune practici: Stabiliţi proceduri clare de comunicare (ex. Newsletter periodic intern sau buletin electronic; întâlniri periodice; prin intermediul instrumentelor de telecomunicaţii sau prin intranet pe site-ul dvs.); Stabiliţi responsabilităţi clare pentru fiecare partener (ex. rolul partenerilor la raportare: termene limită, proceduri comune de raportare); Să încurajeze asumarea unei responsabilităţi comune asupra proiectului (ex. roluri clare si responsabilităţi pentru fiecare partener; implicare în luarea deciziilor); Stabilirea echipei de proiect ( ex. întâlnirile cu toţi partenerii vor contribui la construcţia echipei de proiect).

17. Cum ar putea să funcţioneze un parteneriat?(3) Declaraţia de parteneriat: Nu este numai o confirmare oficială de participare a partenerului in proiect. Dar, de asemenea: Este un instrument care asigură o înţelegere comună asupra proiectului, în special, în ceea ce priveşte rolurilor şi responsabilităţilor fiecărui partener.

18. Cum găsim un partener? • Când aveţi o idee de proiect și căutaţi parteneri: • Folosiţi reţelele existente (reţele ONG, asociaţii ale oraşelor, organizaţii internaţionale etc.) • Mai intâi accesaţi reţeaua proprie şi întrebaţi de contacte noi/ potenţiali parteneri • Folosiţi instrumentele de căutare parteneri ale Programului Operaţional Comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013 şi RCBI: www.ro-ua-md.net and www.rcbi.info

19. Doriţi ca eventualii parteneri să vă găsească? • Faceţi ca organizaţia dvs. sa fie uşor de găsit (postaţi informaţiile pe site-ul web); • Elaboraţi un rezumat al proiectului care sa fie interesant pentru potenţialii parteneri; • Facilitarea primului contact -stabilirea persoanei de contact.

20. Mai mult suport disponibil Site-uri web: www.ro-ua-md.net si www.rcbi.info Materiale de la evenimente suport Exemple de proiecte transfrontaliere Suport pentru căutarea partenerilor Alte surse: Skype vă permite să purtati discuţii cu partenerii oriunde in lume gratis www.skype.com Doodle vă va ajuta sa stabiliţi uşor date pentru întâlniri www.doodle.com Programul gratuit Google Docs vă oferă posibilitatea de a impărtăşi documente mari cu partenerii dvs.www.docs.google.com Instrument electronic gratuit :www.zoomerang.com and www.surveymonkey.com 20