Reiseregning i ESS – en kort intro

1. Reiseregning i ESS – en kort intro En beskrivelse av prosessen på overordnet nivå For de som er nye i ESS, eller ønsker en rask oppfriskning Sist oppdatert 13.05.2014

2. Pålogging / Start av registrering • Alle ansatte ved UiN som har en ESS-bruker skal skrive sine reiseregninger i ESS • Pålogging til ESS gjøres på følgende link: • https://fsi.lp.sfso.no/irj/portal/feide • Inne i ESS klikker man på «Reise- og utgiftsrefusjon», og deretter på «Opprett reise- og utgiftsrefusjon»

3. Start av registrering • I startbildet for registrering av reiseregningen, må man velge et skjema, dvs. spesifisere type reise. • I denne presentasjonen velges «Innenlandsreise» som er en tjenestereise hvor man har vært på reise med overnatting NB! Utgiftsrefusjon skal ikke sendes fra ESS pr i dag, men skal leveres på manuelt skjema «Refusjon av utgifter» som finnes på UiNs hjemmeside under: Ansatte > Administrativ støtte > Økonomi > Skjema

4. Skjermbilder/prosess • Registreringen av reiseregningen skjer i utgangspunktet i 3 steg/skjermbilder. En prosessveileder vises hele tiden øverst i bildet: • Generelle data: her registreres de aller fleste dataene om reisen, slik som dato/klokkeslett, sted, reisens formål osv. • Registrer utgiftsbilag: her legger man inn detaljer til kvitteringer/bilag man har fra reisen • Kontroller og send: her ser man over detaljene for reisen, skriver ut skjema med detaljer, og sender reiseregningen til godkjenning

5. 1 Generelle data • Her fyller man ut dato og tidspunkt fra når man startet reisen, og når man avsluttet den. • Reisemålet, dvs. hvor man har vært, må oppgis. • Regulativdefinerer hvordan man har bodd. Ved hotell skal det bare stå «Tjenestereise»Årsaken/formåletmed reisen må spesifiseres.Kommentar: bruk kommentarfeltet til å beskrive alle eventualiteter med reisen. Dette er nødvendig informasjon for de som skal behandle den etterpå. • Kostgodtgjørelsemå man hake av for dersom man skal ha det. Husk å klikk på knappen «Registrer fradrag» for å registrere fradrag for måltid man har fått dekket.Nattillegg er kun aktuelt om man bor privat. • Kjøregodtgjørelse: dersom man har brukt egen bil, må man klikke på knappen «Strekningsdetaljer» og legge inn informasjon. 6. Klikk på «Registrer utgiftsbilag» for å gå til neste bilde

6. 2 Registrer utgiftsbilag • Her registrerer man inn informasjon om de bilag/kvitteringer man har. Man registrerer nye bilag ved å klikke på «Ny post», og når man er ferdig med å registrere alle bilgene, så klikker man på knappen «Kontroller» for å gå til neste side

7. 3 Kontroller og send • Klikk på «Vis reiseregningsformular» for å åpne reiseregningsskjemaet i et nytt vindu. Denne skal skrives ut, bilag festes til denne, og send det i internposten til «LØNN» • Hak av for «Lagre og send til godkjenning» når du er klar til å sende inn reiseregningen.Hvis kun «Lagre utkast» er markert, så blir ikke reiseregningen sendt inn. • Klikk på knappen «Lagre og send til godkjenning» for å sende inn reiseregningenNB! Husk å ettersende forside + bilag til «LØNN»

8. Generelle tips • Husk å lagre reiseregningen underveis i registreringen, i tilfelle du blir avbrutt • Vær forsiktig med å gå inn på en reiseregning som du allerede har sendt til godkjenning, for da kan det hende den må sendes inn en gang til, og det kan forsinke utbetalingen • Se UiNs hjemmeside for mer informasjon om Reiseregninger:http://www.uin.no/omuin/ansatte/administrativstotte/okonomi/reise/Pages/Reiseregning.aspx • Brukerdokumentasjon i ESS; klikk på «Hjelp» oppe i høyre hjørne, og deretter på «Hjelp» en gang til. En veiledning i pdf åpnes i en ny side. • For spørsmål eller behov for opplæring, send en e-post til ess@uin.noeller ring brukerstøttetelefon 17430