Projekttervezési technikák, projektelőkészítés

1. Projekttervezési technikák, projektelőkészítés Projekttömeg, projekt bázis, a „jó projekt” ismérvei Projekt ismérvei, ISO szerinti definíciója1 Projektfázis minták, a projektek négy fázisa1 A projektmenedzser kiválasztása2 Ponácz György Márk SAKK-tréner 2/A modul (1) Dr. Sebestyén Zoltán, egyetemi adjunktus (BME) prezentációjának felhasználásával. (2) Kelemen Tamás (BME, Ipari Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék) Innovációmenedzsment II. prezentációjának felhasználásával.

2. Emlékezzünk - A pénzfelvevő képesség négy pillére

3. A projekttömeg Lesz-e elég projekt? Mi a projekt? NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK?

4. Van-e projekt bázis? • Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” • Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” • Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” • Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik” • Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak”

5. A „jó” projekt ismérvei • releváns • valós igényre alapul • cél-orientált • a kiírásnak megfelel • megvalósítható • jól átgondolt, következetes • eredményei mérhetők • reális költségvetés • világos munkamegosztás • előzetesen felmért kockázatok • fenntartható • a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

6. Projektmenedzsment megjelenése • piramisok • 1940-es évek: over-the-fence • hidegháború: B-52, Minuteman, Polaris • 1950-es évek: kormányzati beszállítók, alvállalkozók, túlmenedzselés? • 1960-as évek: más szektorok • dinamikus környezet; komplex, integrált tevékenységek • szűk korlátok, funkcionális határok átlépése • 1980-as évek: nem választási lehetőség • 1990-től Human Genome Project, Neo Project, Mars Climate Orbiter (APPL)

7. 3. Projektek ismérvei, tulajdonságai • termék, megvalósítandó cél (minőségi elvárások, követelmények) • megvalósítást leíró projektterv (időkeret) és költségterv (költségkeret) = idő- és erőforráskorlátok • bizonytalan, kockázatos • ideiglenes szervezet • funkcionális határokat átlép • projektcélkitűzések és termékjellemzők folyamatos meghatározása és elérése a projekt időtartama alatt • termék lehet egy vagy több termék egységének megteremtése (nagyobb projektstruktúra része)

8. 2. ISO szerinti definíció • ISO szerinti definíció • egyedi folyamat, amely • kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, • specifikus követelményeknek – beleértve a minőségi, költség- és erőforráskorlátokat – megfelelő, • célkitűzés elérése érdekében vállalt, • koordinált és kontrollált • tevékenységek csoportja • hosszútávú tervezet ? • …emberek valósítanak meg… ? • …egyértelmű felelősségvállalás… ?

9. 2. Tehát mi a projekt? • projekt definíciójának aspektusai (APM, IPMA, PMI) • ideiglenes-egyedi • projektmenedzsment – Management by Projects? • hol a projektmenedzsment?

10. 3. Jövedelem- és tőkeprojektek • komplexitás, méret • szervezeti felépítés • időszak

11. Projekfázisok Gyógyszerfejlesztés forrás: Murphy, Patrice L., "Pharmaceutical Project Management: Is It Different?," Project Management Journal, September 1989. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

12. Projekfázisok Európai Bizottság - European Commission (PHARE) forrás: EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office, Project Cycle Management Handbook, March 2002

13. Projekfázisok Világbank forrás: The World Bank Group, http://web.worldbank.org

14. 3. • idő • specifikáció • költség • gazdasági sz. • finanszírozás • földrajzi kérdések • szerződéses feltételek Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció • vevő és cél (kell vevő?) • elkötelezettség • új termék ötlete • „játéktér” - stakeholder • tanulmányterv (kapacitás, szellemiség) • projektmenedzser • kommunikációs csatornák, felelősségek

15. 3. Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Minimális kérdések: • vevői igények - végtermék • funkcionális alternatívák • döntéshozatali prioritások • vevőiigények - kommunikáció • idő-, erőforrás- és költségkorlátok • sikeres teljesítés mérőszámai • kockázati tényezők • háttér információk

16. 4. Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Definiáló dokumentum • probléma meghatározás • technikai/funkcionális célkitűzések • várható hatékonysági vagy gazdasági eredmények • befejezés követelményei,szállítandó minőségi paraméterek • feltételezések, kiindulási pontok • kockázati tényezők • erőforrásigények és korlátok

17. Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) A projektek sorsa... • A projektek nem szerepelnek jól. • 50% - törölve szállítás előtt • 25% - leszállítva, de nincs alkalmazva • 20% - alkalmazva nagy változtatásokkal • 5% - leszállítva és alkalmazva • okok • nincsen megfelelően definiálva • személyi változások • túl komplikált, hosszú vagy nagy • váratlan események • gazdasági prioritások változása • vállalati menedzsment politika stb.

18. 4. Projektek négy fázisa 2. fázis: Tervezés – szervezés (core - facilitating) • részletezettség (WBS) : tevékenység = munkacsomag? • ütemezés • erőforrástervezés • költségtervezés • projektmenedzser (rangidős tagok) • projektterv • kontingenciák • kockázatmenedzsment • minőség, szervezet, kommunikáció

19. 5. Projektek négy fázisa 3. fázis: végrehajtás • a projekt tevékenységek megvalósítása • jelentési rendszer • elhárítás, nyilvántartás 4. fázis: befejezés • jelentések elemzése • visszacsatolás fontossága

20. Menedzsment Funkció(k) stratégiákat és célokat határoz meg (T) döntéseket hoz, (I,V) információáramlást teremt meg illetve befolyásol, (SZ,I) szociális kapcsolatokat hoz létre és alakít, (T,SZ,V) ezen szociális kapcsolatokat alkotó személyekre úgy hat, hogy a meghozott döntéseit megvalósíthassa. (V) 3 M Szervezés Tervezés Irányítás Vezetés

21. A projektmenedzsment összetevői Ellenőrzés Tervezés Projektmenedzsment projektmunka Közreműködők Dokumentáció Eszközök

22. Egy projekt fő fázisai Munka, költség E L Ő K É S Z Í T É S T E R V E Z É S B E F E J E Z É S t M E G V A L Ó S Í T Á S

23. Előkészítés A projektmenedzser feladatai • Feladatok definiálása • A projekt megvalósításának megtervezése • Ráfordítások (idő, költség, erőforrás) meghatározása • Különböző részterületek lehatárolása • Feladatok szétosztása • Alkalmazandó módszerek, eljárások meghatározása

24. Koordinálja a projektcsapat, szakmai részlegek és külső tanácsadók munkáját Ellenőrzi a projekt előrehaladását a minőséget határidőket költséget változásokat Előkészítés A projektmenedzser feladatai folytatás

25. Előkészítés A projektmenedzser feladatai folytatás • Ismerje fel a lehetséges szűk keresztmetszeteket, kockázatokat • Dolgozzon ki alternatív megoldásokat legalább elvi szinten • Dokumentálja mind a menedzsment, mind a szakmai munkát • Gondoskodjon a projekt megvalósításához szükséges eszközök beszerzéséről (hardver, szoftver, laboratórium stb.) • A projekt irányítása és együttműködés a megbízóval

26. A folyamatkövetés feladataiForrás: Dr. Husti Isván (SZIE MŰGT) Gyakorlati tanácsok a sikeres projektmenedzsmenthezcímű prezentációja. • - Ellenőrzési pontok beiktatása a projekttervbe • - Legyen egy monitoring-team • - Kövessük nyomon az eredményeket • - Diverzifikáljuk az információforrásokat • - Vonjuk be a munkatársakat (célok, feladatok) • - Igazítsuk a valósághoz a terveket • - Csak az változtassuk, amit nagyon kell • - Keressük az okokat és összefüggéseket • - A kudarc normális • - Nyújtsunk elismerést és motiváljunk • - Cselekedjünk időben • -Az emberi kapcsolatok is eredmények

27. Előkészítés A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények Vezetésistílus Személyes kvalifikáció Rendszer kvalifikáció Projekt kvalifikáció Folytatás csapatszellem, kezdeményezőkészség, kreativitás, kapcsolatteremtő képesség, tárgyalókészség, megbízhatóság, döntési képesség, a megvalósítás képessége szervezési módszerek, technikák ismerete és tapasztalat az alkalmazásukban projektfeladattal kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok, „mit kell megvalósítani”

28. Előkészítés Vezetési stílus • A projektmenedzser határozza meg a csoportban a vezetési stílust, melynek túlnyomóan kooperatívnak kell lennie • Az ember álljon a középpontban • A „nyitott kapuk elve”; bárki bármikor beszélhessen a projekt vezetőjével • Nincsenek előre meghatározott információs utak, minden információ közvetlenül áramlik • A vezetés fő eszköze a meggyőzés • Az eredmény ellenőrzése az eljárás és a módszer ellenőrzése helyett • Az egyéni kezdeményezések és felelősségvállalás támogatása

29. Köszönöm a figyelmet!