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Réunion de travail avec les organisations syndicales. Vendredi 11 juin. Programme de la matinée. 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement. Programme de la matinée. 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie :

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Réunion de travail avec les organisations syndicales

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Presentation Transcript


Réunion de travail avec les organisations syndicales

Vendredi 11 juin


Programme de la matinée

  • 1ère partie :

    Le fonctionnement de Séquoia

  • 2ème partie :

    Le dispositif de préparation au déploiement


Programme de la matinée

  • 1ère partie :

    Le fonctionnement de Séquoia

  • 2ème partie :

    Le dispositif de préparation au déploiement


Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF

Actuellement, l’outil de suivi des activités travaux et études est DTF :

Une technologie obsolète

Pas accessible au terrain

Aucun retour d’information complet et en temps réel

Pas adapté à l’évolution de l’organisation (Bureau d’études et agence Travaux)


5

Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF

  • Demain, avec TECK SEQUOIA, un outil en réseau diffusé jusqu’au terrain :

    • Une information unique, accessible à tous en temps réel

    • Un outil adapté à la nouvelle organisation de l’ONF (distinction du prescripteur et du producteur ; achats-ventes internes, …)


Rappel des étapes de la refonte du système informatique

De la Mini… … à un système intégré

Cedre

Gincco

ABC

FSP

2007

Séquoia

(dont Teck)

DTF

CSS

CHASSE

RCOM

2009 / 2010

Désignation / WCS

CBP

CBF

2011 / 2012


Périmètre de Séquoia

Domaines d’activité concernés (Tranche 2 & 3) :

Travaux patrimoniaux (domanial ou communal ; OET, ATDO, MOE)

Travaux clients P

Études, expertises et prestations diverses

Exploitation des bois

Rappel Séquoia Tranche 1 :

Concessions, chasse et pêche, ateliers bois, frais de garderie, animations nature, menus produits et ventes diverses


La situation actuelle

Double saisie

Achats

DTF

SAP

Interface

facturation

Transfert

Transfert

Saisie

T0/T1

TRAVAUX

CHANTIERS

SUIVI

PLANNING

Re-saisie

Programmes en FD

Devis en FC et client P

Temps passés ouvriers sur chantier

Éléments de suivi des chantiers

Transfert

Gestion de la paye

(SCD7)

Séquoia / Module FOP « comprendre »


Comment s’articulent TECK et SEQUOIA ?

Le projet Séquoia inclut 2 logiciels distincts et complémentaires :

9

9

9

Séquoia / Module FOP « comprendre »


La situation future

SAP

Cèdre & Gincco

Séquoia

Interface

Interface

Séquoia - TECK

Programmation - Devis

Réalisation

Interface

Gestion de la paye

(SCD7 et PAM)

Séquoia / Module FOP « comprendre »


Les Tranches 2 & 3 de Séquoia

Périmètre T2

Périmètre T3

SAM

(Travaux)

Programmes en forêt domaniale

SAM

Programmes en forêt communale

TRA

Livraisons / réceptions internes

Bons de

commandes internes

Demandes d’achats externes

Achats

DEV

DEV

ETU

Demandes

de devis

Commandes externes

Saisie des temps

Facturation

Compta – Contrôle de gestion

Fournisseurs externes

Client privé


Un outil créé par l’ONF, pour L’ONF

La conception de l’outil a été supervisée par :

  • La Direction générale : représentants de

    • la DTCB,

    • la Direction du Développement,

    • la Direction Financière

    • Le Département Patrimoine

  • La Directions territoriales : experts métiers mobilisés sur Séquoia (DT BCA, Alsace, Rh. Alpes , Lorraine, Fr. Comté, …)


Planning projet T2&3

2009

2010

2010

A

N

D

S

M

O

J

F

A

M

A

S

O

N

D

J

J

F

M

A

J

Conception détaillée

Réalisation SEQUOIA TECK T2

Recette T2

BCA T2

Généralisation T2

Réalisation SEQUOIA TECK T3

Recette T3

BCA T3

Généralisation tT3

Conduite du changement

13

13

CND Séquoia Tranches 2&3 10 mars 2010

13

13

13

13

13

13


Les grands principes

Saisie directe des informations par les acteurs et accès partagé

Flux d’information intégré sans re-saisies

La distinction des rôles de prescripteur / producteur

Le bloc-notes Canopée et la récupération des informations dans Teck

L’unité de suivi d’activité, « chantier » du prescripteur

Le chantier producteur

Possibilité de planification à différentes échelles

La formalisation des procédures d’achats (externes et internes)

Un seul outil de suivi des temps PEF et POF

La rationalisation des référentiels

Séquoia / Module FOP « comprendre »


1 - L’accès direct à l’information

Les informations sont saisies directement par les acteurs qui les possèdent et les maîtrisent

Moins de risques d’erreur

Les informations sont consultables facilement, par le biais de tableaux de bord

Vision globale, rapide et actualisée des informations qui me concernent

Importance de la qualité des informations saisies

15


2 - Un flux d’informations unique et partagé

Le même outil informatique est utilisé par tous les acteurs de terrain :

pas de perte d’information

pas de re-saisie

objets de dialogue partagés

Certaines actions sont automatisées :

Exemple : les commandes et facturations internes sont déclenchées automatiquement lors des échanges entre prescripteurs et producteurs

plus de re-saisie nécessaire


Les rôles du « Prescripteur » et du « Producteur »

3 - Notions de prescripteur et producteur (1/2)

Prescripteur

Producteur

définit le besoin

réalise

contrôle,réceptionne

livre

Ex : conducteur travaux, chef de projet, RTE, ….

Ex : AP, RUT, SAT, ...


Exemples

Les agents patrimoniaux :

saisissent directement les programmes dans TECK (définition du besoin)

réceptionnent les travaux réalisés (réception, contrôle)

Ils ont donc un rôle de prescripteur

Les conducteurs de travaux :

organisent la réalisation des travaux

assurent la livraison

Ils ont donc un rôle de producteur

3 - Notions de prescripteur et producteur (2/2)

Séquoia / Module FOP « comprendre »


4 - Le bloc-notes Canopée et son lien avec TECK

  • Possibilité de préparer des programmes tout au long de l’année dans le bloc-notes Canopée (nouvelle fonctionnalité)

  • Les informations du bloc-notes Canopée seront intégrées dans TECK, permettant ainsi d’ébaucher le programme qui sera complété dans TECK (ex : prescriptions)

Année N

Saisie des actions à programmer dans le bloc notes Canopée tout au long de l’année

Année N + 1

Programmes déjà alimentés

Canopée => Teck

Séquoia / Module FOP « comprendre »


20

20

20


L’Unité de Suivi d’Activité est le « chantier » du prescripteur à partir duquel on peut :

Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe)

Suivre l’avancement en termes de quantité, de délais et de localisation

Imputer des temps PEF

En forêt domaniale, l’USA permet de gérer les engagements de moyens

5 - L’Unité de Suivi d’Activité (1/2)

Séquoia / Module FOP « comprendre »


5 - L’Unité de Suivi d’Activité (2/2)

L’USA est créée automatiquement à partir :

d’un programme domanial validé par le SAT

d’une commande de vente (devis approuvé)

Programme Domanial

Suivi avancement

1

USA

Suivi temps PEF

Programme Communal

USA

Devis

2

Achats

Devis

CDV

Client Privé

Devis

Séquoia / Module FOP « comprendre »


6 - Le chantier producteur

C’est l’outil de suivi du producteur (ex-module planning de Travaux) à partir duquel il peut :

Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe)

Imputer des charges PEF, POF, matériel et facture

Planifier ses chantiers

Renseigner l’avancement en termes de délais, de quantité et de localisation

Il est créé à partir des demandes d’achat interne

Séquoia / Module FOP « comprendre »


MACRO PLANIFICATION

Visibilité sur l’ensemble de l’année, sur la base des étapes de la programmation annuelle ou des offres.

Ex : « programme envoyé aux communes », « offre validée», « commande passée à l’agence travaux », …

Permet ainsi d’anticiper les charges de travail de l’année et de faciliter les relations entre le prescripteur et le producteur.

MICRO PLANIFICATION

Permet d’affecter finement les ressources (humaines et matérielles) sur un chantier.

Ex : M. X et le tracteur Y sur le chantier Z.

PLANIFICATION DES ACHATS

Pour chaque demande d’achats internes et externes, il est possible de visualiser les délais donnés par le prescripteur et la période de réalisation prévue par le producteur

7 -La planification

Séquoia / Module FOP « comprendre »


8 - La formalisation des procédures d’achats

L’outil s’appuie sur des principes de cadrage des achats externes :

Lorsqu'un achat externe est nécessaire, il faut créer une demande d’achat dans TECK, prise en charge par un approvisionneur

L’engagement comptable est enregistré dès la commande

La réception de la livraison sera formalisée dans Teck, afin de valider le service fait et permettre le paiement de la facture

Suppression du double traitement DTF et Cèdre : l’imputation sera faite directement sur la ligne de chantier

Une procédure similaire adaptée pour les achats internes


9 - Le suivi des temps

_____ ___________ ______

  • Saisie des temps PEF => uniquement dans Teck

    • sur « chantiers » au fil de l’eau, ce qui alimentera la grille CTPF

    • et/ou directement dans la grille CTPF, sur domaines fonctionnels

      Exemple : Chef de projet BET

  • Saisie des temps POF dans Teck

    • suivant les mêmes modalités qu’actuellement, notamment dans Travaux

Séquoia / Module FOP « Comprendre »


10 - Les référentiels (1/2)

FORÊTS

CLIENTS

TECK

RH

PEF POF

Contractuels

FOURNISSEURS

Prescriptions / Consignes

ARTICLES

PAYE OF

BAREMES

  • 3 principes clés :

  • Une centralisation des référentiels de gestion dans SAP

  • Une copie et des compléments opérationnels apportés dans TECK

  • Des échanges avec les référentiels métier externes

SAP


Principe général

Une structure proche de celle utilisée jusqu’à présent

Une mise à jour régulière en fonction des besoins

Les prescriptions et consignes

3 domaines de prescriptions : technique ; environnement ; sécurité

Prise en compte du contenu des guides sylvicoles, du nouveaurèglement « travaux » et du règlement exploitation (RNSF)

Les prescriptions sont modifiables jusqu’au passage de la commande interne

La fiche de chantier

Les prestations, prescriptions et consignes figureront dans la fiche de chantier éditée à partir de TECK (voir annexe)

Les critères, les coûts de production et les prix de vente

10 - Les référentiels (2/2)

Le référentiel de prestations

Séquoia / Module FOP « comprendre »


Programme de la matinée

  • 1ère partie :

    Le fonctionnement de Séquoia

  • 2ème partie :

    Le dispositif de préparation au déploiement


Contexte d’intervention

La conduite du changement (1)

  • Retour d’expérience de Cèdre & Gincco

  • Volonté de la DG de mettre en œuvre un accompagnement sur les aspects métier, organisation, culture et outils auprès des structures et personnels

  • Création d’une fonction au sein de DRH FOP

  • Méthode construite avec les experts des DT et des DC

  • Séquoia T1  Dispositif ajusté

  • Une équipe au service de la réussite du projet dans les DT :

    • Construction des méthodes, mobilisation des DT qui mettent en œuvre le projet avec notre appui

    • Participation à toutes les instances stratégiques pour porterles dimensions accompagnement

    • Élaboration d’un plan de conduite du changement


La conduite du changement (2)

  • Objectif : permettre

  • aux projets d’être mis en œuvre sur le terrain de manière facilitée

  • aux utilisateurs d’être formés, informés et mobilisés

Dispositif d’accompagnement du changement

Analyse des Impacts pour les agents concernés

&

Identification des actions

(formation, com, ..)

Démultiplication : Formation des utilisateurs, par les experts des métiers

Assistance au démarrage dans les DT

(proximité)

  • Elaboration des supports aux actions :

  • Documentation

  • Formation

  • Communication

  • Mise en œuvre des actions auprès des agents

  • Formation des démultiplicateurs (experts des métiers concernés)

Communications

  • Pour chaque projet, nomination :

    • d’un responsable de projet de déploiement dans chaque DT, DR

    • de démultiplicateurs : formation et/ou assistance

31


Les chantiers de la conduite du changement

  • Le travail de préparation du déploiement mené par l’équipe « Conduite du changement » est organisé suivant 5 axes :

    • Chantier « Pilotage »

      • Accompagner et suivre les DT dans leurs travaux

    • Chantier « Métier & Organisation »

      • Comprendre les changements métier et d’organisation liés à la mise en place de Séquoia et accompagner les DT dans la définition et la mise en place des organisations cibles

    • Chantier « Formation » :

      • Définir le contenu des formations et accompagner les DT dans leur organisation

    • Chantier « Documentation » :

      • Créer une documentation de formation adaptée aux besoins des utilisateurs

    • Chantier « Communication »

      • Actions nationales : Lettres Séquoia, …

      • Actions territoriales (prépondérantes) : Présenter le projet, son planning et son contenu aux différentes populations concernées


Ce qui a été fait :

Préconisations et cadrages

Nommer un RTD et un binôme

Un site pilote : DT BCA

Suivi du déploiement des DT (Points mensuels téléphoniques avec les RTD des DT et des DR)

En DT : Constitution et animation de l’équipe de déploiement

Ce qui est prévu :

Suivi et accompagnement du démarrage :

de BCA : site pilote

puis des autres DT : généralisation

Cadrage & accompagnement du déploiement

Au 11.06.2010

2009

2010

2011

N

D

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

J

F

M


Les équipes de déploiement

34

34

  • Pour mener ce déploiement, 3 types d’acteurs territoriaux interviennent :

    • Le Responsable Territorial de Déploiement (RTD)

      • qui pilote et coordonne le déploiement dans la DT

    • Les Super Référents

      • Experts métier, ils participent :

        • Au niveau national : à la rédaction de la doc et aux tests métier de l’outil

        • Au niveau territorial :

          • Aux travaux préparatoires du déploiement

          • A la formation des démultiplicateurs de leur DT

    • Les Démultiplicateurs

      • qui forment les futurs utilisateurs au sein de leur DT

34

34


Les équipes de déploiement Séquoia

  • 4 ACTIVITES

  • - Prescription

  • - Production

    • - Achats

    • - Comptabilité, contrôle de gestion

Niveau National

Super référents pour 4 activités

Recette

Doc. Formation

DT

+

1 démultiplicateur Achat

& 1 démultiplicateur CG

Équipe territoriale

RTD + binôme

ATE1

ATE2

ATX

BET

1 démultiplicateur

1 démultiplicateur

1 démultiplicateur

1 démultiplicateur

35

35


Ce qui est prévu :

Accompagnement de l’avancement du travail sur les organisations

Bilan des orientations d’organisation prises dans les DT

En DT : Mise en œuvre de la démarche et définition des organisations cibles

Ce qui a été fait :

Ateliers d’évaluation des changements et impacts suite à la mise en œuvre de Séquoia * (jan-fev 10)

Description d’une démarche d’analyse des organisations et de détermination des organisations futures (fin mars 10)

Accompagnement des DT dans le lancement de la démarche (déplacement dans chaque DT)

2. Métier & organisation

Au 11.06.2010

2009

2010

2011

N

D

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

J

F

M

  • * Organisation d’ateliers avec des représentants des principales populations impactées

  • => RUT, RUP, agents patrimoniaux, conducteurs de travaux, assistants service forêt, responsables service forêt, responsables BET, contrôleurs de gestion, …


Résultats des ateliers

Les résultats ont été formalisés dans une matrice d’impacts, communiquée aux participants après chaque atelier.

Extrait de la matrice


DT utilisant Travaux

Estimation des impacts par population

Organisation

  • Saisie du programme dans Teck, non reportée sur une assistante

  • Réception dans Teck obligatoire et dans un délais court

Culture

Outil

Agent patrimonial

  • Informatisation de la transcription des données

  • Responsabilité de la qualité de la saisie

  • Nécessité d’utiliser l’outil tout au long de l’année

  • Différenciation du rôle de prescripteur de celui de producteur

  • Saisie directe dans l’outil

  • Responsabilité de la qualité de la saisie

  • Utilisation de TECK tout au long de l’année

  • Formalisation de la réception

  • Suivi du programme et de ses statuts => visibilité de l'historique des modifications en cours d'année

  • Utilisation coordonnée de Canopée et Teck

  • Bonne connaissance des référentiels nécessaire

    - Renforcement du rôle de prescripteur

Métier


b. Synthèse des principaux changements et impacts

Agent patrimonial

Saisie directe du programme dans Teck

Passage du papier à l’informatique

Différenciation entre rôle de prescripteur et de producteur

Accroissement de la précision des prescriptions

Commandes de lignes sous réserve d’autorisation d’engagement

Responsabilité engagée au niveau de la saisie

Importance de la réception dans Teck tout au long de l’année

Possibilité de visualiser le détail des chantiers de son périmètre


Ce qui a été fait :

Cadrage des dispositifs de formation Comprendre et Réaliser, et présentation en DT

Définition des modules et parcours de formation Réaliser

Cadrage de la montée en compétence des démultiplicateurs

Ce qui est prévu :

Accompagnement des DT dans l’organisation des formations

en DT : Organisation des formations (recensement, convocations, logistique, …)

3. Formation

Au 11.06.2010

2009

2010

2011

N

D

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

J

F

M


3. Formation

Au 11.06.2010

Le parcours de formation s’appuie sur 2 modules et des compléments :

  • Un module « Comprendre » (sans manipulation outil)

    • Commun à tous les métiers concernés par TECK SEQUOIA (AP, CT, RUP, RUT, …)

    • Organisé sur 1 journée (ou 0.5j selon les DT)

      • Situer le projet Séquoia dans le contexte de l'ONF en le reliant aux enjeux de l'établissement,

      • Donner une vision globale du fonctionnement de Séquoia Teck,

      • Permettre à chaque participant d'appréhender les principaux changements "métier" et "outil", en les associant aux fonctionnalités et possibilités nouvelles offertes par le logiciel.

    • 20 sessions réalisées au 11/06/10 (11 en BCA, 4 en Alsace, 5 en Lorraine) pour presque 900 personnels

  • Des modules « Réaliser » (avec manipulation outil, ex. sur base école)

    • Construction de modules nationaux adaptés à chaque métier, regroupés en parcours DT

    • 2 à 6 journées selon les besoins de chaque métier

  • Des compléments « à la carte »

    • Pour les agents en difficulté avec l’informatique ;

    • Liés à la mise en place de l’organisation des achats


Exemple d’un parcours de formation

Tranche 2

Tranche 3

Tranche 2&3

Modules obligatoires

Modules optionnels (choix d’organisation DT)

  • M1B – Créer et suivre un programme domanial et communal

  • Tranche 2

  • 1,5 jour

  • M8R – Réceptionner les achats et livrer les prestations

  • Tranche 3

  • 0,5 jour

  • M2 – Créer et suivre un devis

  • Tranche 2

  • 1 jour

  • M4 – Suivre un devis commercialement

  • Tranche 2 & 3

  • 0,5 jour

  • M6 – Créer et suivre les contrats Audiffred et à bon de commande

  • Tranche 2

  • 0,5 jour

  • M8 – Initier les achats internes & externes

  • Tranche 3

  • 1 jour

Durée : de 2 à 5 jours de formation

  • Agent Patrimonial (Forêts Domaniale et Communale)


Ce qui a été fait :

Organisation et lancement de la rédaction des documentations utilisateurs T2 et T3 par les super-référents

Finalisation de la doc programmation pour le démarrage BCA

Rédaction du support « Comprendre »

Ce qui est prévu :

Poursuite de la rédaction de la documentation T2 et T3

4. DocumentationAu 11.06.2010

2009

2010

2011

N

D

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

J

F

M

  • Une documentation :

  • Simple et métier

  • -Élaborée par des experts métier des DT

  • Support de fop + Poste de travail


Exemple d’un support Programmation


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