Elementy składowe pism

1. Elementy składowe pism Plan treści pisma Pismo powinno składać się z elementów: Wprowadzenia Przedstawienia problemu Uzasadnienia Wniosków

2. Elementy składowe pism Wprowadzenie – to wstępna i nieobowiązkowa część pisma. Celem wprowadzenia jest ogólne zorientowanie adresata w sprawie, która będzie w piśmie poruszona. Często nawiązuje się do poprzedniej korespondencji w danej sprawie lub do innego faktu, jaki miał miejsce w tej sprawie przed napisaniem pisma Stosownie do Waszej prośby, przekazanej nam w piśmie z dnia 28 maja 2006 roku, znak Na… Jak to już ustaliliśmy podczas rozmowy przeprowadzonej z Waszymi…

3. Elementy składowe pism Przedstawienie problemu – jest zasadniczą i obowiązkową częścią treści każdego pisma. Nadawca powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą zwraca się do adresata. Problem powinien być zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie – błędy w tej części powodują dodatkową korespondencję i wydłużają czas załatwienia sprawy. W decyzjach administracyjnych ta część nazywana jest osnową

4. Elementy składowe pism Uzasadnienie – ma na celu przekonanie adresata o słuszności zajmowanego przez nadawcę stanowiska. Jest obowiązkową częścią treści pisma. Uzasadnienie jest z reguły dłuższe niż przedstawienie problemu. Powinno być płynne, jasne i jednoznaczne Wyróżnia się: Uzasadnienie faktyczne – w którym podaje się stan faktyczny sprawy np. mam wykształcenie średnie… lub dowody świadczące o tym fakcje np. ... Na dowód czego w załączeniu przesyłam… Uzasadnienie prawne – podaje się w nim podstawę prawną stanowiska

5. Elementy składowe pism Wnioski – końcowa i zarazem nieobowiązkowa część pisma. Stanowi podsumowanie i ponowne podkreślenie jego istoty. Często wnioski ograniczają się do jednego zdania np. Biorąc powyższe pod uwagę, uprzejmie prosimy…. Podsumowując powyższe, prosimy…

6. Zasady sporządzania pism typowych Pisma typowe to pisma redagowane zawsze w taki sam, ogólnie przyjęty sposób W praktyce administracyjnej występują: Protokoły Pisma przewodnie Zaświadczenia Notatki Akty ogólne

7. Zasady sporządzania pism typowych Protokoły są szczególnym rodzajem sprawozdań dokumentujących zdarzenia lub czynności wykonywane w trakcie pracy biurowej Należy pamiętać, że sporządza się protokół czegoś a nie z czegoś np. Protokół zebrania a nie protokół z zebrania Wszystkie protokoły mają taki sam początek i zakończenie

8. Zasady sporządzania pism typowych Protokoły zaczynamy podając ich nazwę, używając słowa protokół, po której następuje data i miejsce sporządzenia np. Protokół zebrania Koła nr 2 Ligi Kobiet Polskich w Kępnie , które odbyło się w siedzibie Koła dnia 26 marca 2009 roku

9. Zasady sporządzania pism typowych Każdy protokół kończy się formułą o zakończeniu, która może brzmieć: Na tym protokół zakończono Na tym protokół zakończono i podpisano Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano Na tym protokół zakończono i po zapoznaniu się z jego treścią podpisano

10. Zasady sporządzania pism typowych W praktyce najczęściej sporządza się protokoły: Zdawczo-odbiorcze Kontroli Zdarzeń Zebrań /zgromadzeń, odpraw, posiedzeń, rad/

11. Zasady sporządzania pism typowych Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany jest przy przekazywaniu rzeczy, wartości i spraw Wymienia się w nim zawsze dwie strony: przekazującego i odbierającego Protokół taki zawiera: Nazwę – Protokół zdawczo-odbiorczy Miejsce i datę sporządzenia Dokładne określenie strony zdającej i odbierającej Informacje o przekazywanych rzeczach, wartościach… Formułę o zakończeniu – zalecana rozwinięta Podpisy – zdający po lewej, odbierający po prawej Protokolanta - nieobowiązkowo

12. Zasady sporządzania pism typowych Protokoły kontroli sporządza się z przeprowadzonych kontroli, rewizji, lustracji, inspekcji Protokoły te zawierają: Nazwę, datę i miejsce sporządzenia Przedmiot kontroli Informacje o osobie lub komisji przeprowadzającej kontrolę Opis czynności kontrolnych Stwierdzony stan faktyczny Wskazanie nieprawidłowości i niedociągnięć Zalecenia pokontrolne Formułę o zakończeniu protokołu Podpisy kontrolującego, kontrolowanego i protokolanta Zaleca się by oprócz podpisu, kontrolujący i kontrolowany parafowali każdą stronę

13. Zasady sporządzania pism typowych Protokół zebrania ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania i powinien być sporządzony w następującym układzie: 1.Nazwa i numer protokołu – numer protokołu to kolejny numer zebrania w danym roku łamany przez rok np. Protokół nr 6/2009 posiedzenia…

14. Zasady sporządzania pism typowych 2. data i miejsce sporządzenia protokołu – jest to data i miejsce zebrania Często popełniany błąd to podanie godziny zebrania w formie: o godzinie 13.00, podczas gdy zebranie nie odbyło się o godzinie 13.00, o tej godzinie jedynie się rozpoczęło. Poprawna forma to – Początek zebrania o godzinie 13.00

15. Zasady sporządzania pism typowych 3. wyszczególnienie osób uczestniczących lub nieobecnych – w zależności od liczby uczestników: Gdy liczba nie przekracza 20 wypisuje się wszystkie nazwiska Jeśli przekracza – wypisuje się nazwiska tylko nieobecnych albo dołącza się listy obecnych w załącznikach

16. Zasady sporządzania pism typowych 4. imię i nazwisko przewodniczącego oraz protokolanta

17. Zasady sporządzania pism typowych 5. porządek zebrania Typowy porządek zebrania ma postać: Otwarcie obrad i wybór przewodniczącego Przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania Sprawozdanie z realizacji uchwał i wniosków z poprzedniego zebrania Wypowiedzi wprowadzające do dyskusji Dyskusja Podjęcie uchwał i wniosków Zamknięcie obrad

18. Zasady sporządzania pism typowych 6. opis przebiegu zebrania – należy odnosić się w nim do porządku zebrania np. Ad. 4. Wprowadzenie do dyskusji wygłosił…

19. Zasady sporządzania pism typowych 7. podjęte uchwały i wnioski – oprócz odnotowania w dyskusji, wpisuje się je w oddzielnym punkcie, bez skrótów i uproszczeń, należy też odnotować sposób podjęcia uchwał i wniosków zaznaczając czy podjęto ją w głosowaniu jawnym czy tajnym

20. Zasady sporządzania pism typowych 8. formuła o zakończeniu 9. podpisy przewodniczącego i protokolanta – przewodniczący składa podpis po prawej, protokolant po lewej stronie

21. Zasady sporządzania pism typowych Pisma przewodnie – to krótkie, z reguły jedno- lub kilkuzdaniowe pisma towarzyszące innym dokumentom. Wraz z pismem przewodnim umieszcza się zawsze załączniki, których nazwy należy wymienić w treści pisma, a w polu informacji dodatkowych umieścić informację o ich liczbie.

22. Zasady sporządzania pism typowych Pisma te mają zwykle podobną treść i rozpoczynają się najczęściej od słów: W załączeniu przesyłamy… po tych słowach podaje się zawsze nazwę dokumentu któremu towarzyszą np. W załączeniu przesyłamy plan remontów na 2006 rok…

23. Zasady sporządzania pism typowych Pisma przewodnie sporządzane są: Gdy niezbędne są informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzyszą /informacje, które pominięto w piśmie głównym lub takie których nie wypadało w nim podać/ Gdy nadawca chce mieć pisemne potwierdzenie wysłania dokumentów /np. jeśli dokumenty sporządzone są w 1 egzemplarzu i nie ma kopii, aby na niej odnotować fakt wysłania oryginału/ Jest wyrazem dobrych obyczajów nadawcy korespondencji oraz szacunku dla odbiorcy /np. przy wysyłaniu zaproszeń/

24. Zasady sporządzania pism typowych Zaproszenia Zaproszenia są zawiadomieniem o mającej się odbyć imprezie z prośbą o wzięcie w niej udziału. W treści zaproszenia powinna znajdować się informacja o przebiegu imprezy.

25. Zasady sporządzania pism typowych Zaproszenie powinno zawierać: 1. Informacje o nazwie imprezy, jej dacie, miejscu i godzinie rozpoczęcia 2. Przebieg imprezy/urzędowo albo w sposób swobodny/ 3. Prośbę o przybycie – powinna być podana w dwóch miejscach zaproszenia i dwóch formach: Na początku treści „Serdecznie zapraszamy Pania…” Na zakończenie treści jako ponowienie prośby o przybycie, czego nie należy przedstawiać w formie nakazu lub polecenia np. „obecność obowiązkowa”

26. Zasady sporządzania pism typowych Zaświadczenia – to dokumenty potwierdzające zdarzenie lub stan faktyczny np. majątkowy, wysokość zarobków czy kontynuację nauki W zaświadczeniach nie występuje z reguły pole adresowe a informacje o adresacie umieszcza się na zakończeniu, określając cel wydania zaświadczenia „Zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w…”

27. Zasady sporządzania pism typowych Określenie sprawy przeniesione jest w zaświadczeniu na wysokość pola adresata, przy czym pisze się je na środku wiersza z pominięciem słowa Sprawa podając tylko nazwę pisma – Zaświadczenie, wyróżniając je w dowolny sposób. Tekst zaświadczeń zaczyna się najczęściej od słów: "Zaświadczamy, że….”

28. Zasady sporządzania pism typowych Upoważnienia są dokumentami informującymi, że osoba, która go przedkłada, występuje w imieniu drugiej osoby lub przedsiębiorstwa, np. upoważnienie do odbioru towarów z magazynu. W niektórych przypadkach upoważnienie wymaga notarialnego potwierdzenia podpisu osoby udzielającej upoważnienie np. upoważnienie do zakupu i przywiezienia samochodu z zagranicy. Upoważnienie nazywane jest często pełnomocnictwem lub umocowaniem

29. Zasady sporządzania pism typowych Upoważnienia są zwykle oddzielnie rejestrowane i dlatego często zamiast znaku zawierają kolejny numer upoważnienia. W upoważnieniach nie ma pola adresata oraz określenia sprawy

30. Zasady sporządzania pism typowych Treść upoważnień powinna zawierać: • Imię, nazwisko i adres upoważnionego • Nazwę, serię i numer jego dowodu tożsamości • Czynności, których upoważniony może dokonywać w imieniu mocodawcy • Termin ważności upoważnienia

31. Zasady sporządzania pism typowych W treści czasami podaje się także podstawę prawną jego wystawienia. Może również zawierać informacje o sposobie jego odwołania. Upoważnienie musi być podpisane przez osobę, która go udziela, a w przypadku przedsiębiorstwa przez jego upoważniony organ np. dyrektora, prezesa…

32. Zasady sporządzania pism typowych Notatki służą do przekazywania informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi lub pracownikami danej jednostki organizacyjnej wtedy gdy ustny przekaz jest niewystarczający. Notatka jest więc typowym pismem wewnętrznym, które można sporządzać odręcznie.

33. Zasady sporządzania pism typowych Notatka powinna być prosta, zwięzła, krótka i szybko opracowana. W notatkach wyróżnia się elementy: Nagłówek /od kogo pochodzi, czego dotyczy i dla kogo jest przeznaczona/ Część wstępna /wprowadzenie/ Część zasadnicza /opisanie właściwego przedmiotu notatki/ Wnioski Część końcowa /podsumowanie/

34. Zasady sporządzania pism typowych Akty ogólne to takie akty prawne, które w odróżnieniu od indywidualnych decyzji, dotyczą grupy ludzi lub szeregu spraw. Aktami ogólnymi są: Konstytucja RP, ustawy, rozporządzenia, zarządzenia, uchwały

35. Zasady sporządzania pism typowych Akty ogólne sporządzane są zarówno na szczeblach centralnych o wojewódzkich jak i na poziomie jednostek organizacyjnych.

36. Zasady sporządzania pism typowych Aktami ogólnymi są: Zarządzenia – które regulują szczegółowo sprawy wynikające z aktów prawnych wyższego rzędu /ustaw, rozporządzeń/ Okólniki – w których reguluje się konkretne sprawy dla danych jednostek organizacyjnych Pisma okólne – które służą przekazywaniu informacji dotyczących wykonania decyzji lub tylko informacji do wiadomości Instrukcje – zawierające wskazówki, wytyczne lub zalecenia dotyczące metod i trybu wykonywania określonych zadań Regulaminy – określające zasady postępowania, działania i współpracy

37. Zasady sporządzania pism typowych Akty ogólne dzieli się na: Akty normatywne, które zawierają normy prawne i wydawane są na podstawie i w celu wykonania ustaw oraz ustawowych aktów wykonawczych Akty ogólne pozaustawowe, które nie stanowią norm prawnych, lecz tylko mają na celu wydanie określonych przepisów

38. Zasady sporządzania pism typowych Każdy akt składa się zawsze z: Tytułu Treści Podpisów

39. Zasady sporządzania pism typowych Treść aktu ogólnego składa się z: podstawy prawnej w przypadku aktu normatywnego /ustawa, rozporządzenie, uchwała…/ lub celu wydania aktu w przypadku aktu ogólnego pozaustawowego

40. Zasady sporządzania pism typowych Przepisów ogólnych, które określają zakres spraw normowanych aktem lub zakres spraw wyłączonych spod jego działania, powinny też zawierać zasady wspólne dalszym przepisom aktu oraz wyjaśnienie znaczenia określeń użytych w akcie np. „pracownik jest to osoba fizyczna zatrudniona na podstawie o pracę”

41. Zasady sporządzania pism typowych Przepisów szczegółowych, w których zawarta jest treść normująca przedmiot aktu; przepisy szczegółowe ujęte są w kilka lub kilkanaście artykułów, paragrafów, ustępów, punktów

42. Zasady sporządzania pism typowych Przepisów przejściowych, normujących niektóre sprawy powstałe na styku przepisów uchylonych i nowych

43. Zasady sporządzania pism typowych Przepisów końcowych, które umieszcza się w następującej kolejności: Przepisy o wykonaniu aktu – wskazują organ, który będzie wykonywał przepisy zawarte w tym akcie Przepisy uchylające – powinny szczegółowo wymieniać wszystkie uchylane przepisy Przepisy o wejściu aktu w życie

44. Zasady sporządzania pism typowych Akty ogólne wchodzą w życie: Z dniem opublikowania np. w Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim, dziennikach urzędowych ministerstw, wojewodów, Monitorze Spółdzielczym Po określonym czasie na zapoznanie się z przepisami /stosowane przy aktach szczególnej wagi dzięki temu jest czas na zapoznanie się z nowymi przepisami okres ten zwany jest vocatio legis/ Od określonej daty np. z dniem uchwalenia, z konkretnym dniem

45. Zasady sporządzania pism typowych AKTY OGÓLNE podpisują osoby upoważnione do tego na mocy odrębnych przepisów Do chwili podpisania akt jest tylko projektem Z chwilą podpisania staje się obowiązujący np. ustawy podpisywane są przez Prezydenta RP i, mimo ich uchwalenia przez Sejm RP, obowiązują dopiero od momentu, w którym zostaną podpisane

46. Zasady sporządzania pism typowych Do projektu aktu ogólnego dołącza się uzasadnienie, które powinno być sformułowane w sposób jasny, zwięzły, konkretny i wyczerpujący. Ma ono na celu wykazanie różnic między dotychczasowym a projektowanym stanem prawnym, a także uzasadniać cel i potrzebę wydania danego aktu ogólnego

47. Zasady sporządzania pism typowych Schemat budowy aktu ogólnego:

48. Środki prawne Wśród środków prawnych wyróżnia się: Środki prawne zwyczajne – skierowane przeciwko decyzjom i postanowieniom nieostatecznym, nieprawomocnym Środki prawne nadzwyczajne – wnoszone już po „uostatecznieniu się” decyzji i postanowień

49. Środki prawne Środkami zwyczajnymisą: Odwołanie Zażalenie Wniosek o ponowne rozpatrzenie przez naczelny organ

50. Środki prawne Środkami nadzwyczajnymi są: Żądanie wznowienia postępowania Żądanie stwierdzenia nieważności decyzji Żądanie zmiany lub uchylenia decyzji