Download
1 / 41
5.01k likes | 10.75k Views
مهارات إعداد و كتابة التقارير و المذكرات و المراسلات. اعداد الاستاذ الدكتور ممدوح عبدالجميد. يبين الشكل التالي العناصر الأساسيـة لعملية الاتصال. مكونات عملية الاتصال. ما هو المقصود بعملية الاتصالات :. المستقبل. قناة الاتصال. الرسالة. المرسل. الطرف المطلوب توصيل المعاني إليه.
E N D
مهارات إعداد و كتابة التقارير و المذكرات و المراسلات اعداد الاستاذ الدكتور ممدوح عبدالجميد
يبين الشكل التالي العناصر الأساسيـة لعملية الاتصال مكونات عملية الاتصال ما هو المقصود بعملية الاتصالات : المستقبل قناة الاتصال الرسالة المرسل الطرف المطلوب توصيل المعاني إليه الوسيلة التي تنتقل عن طريقها المعاني المطلوب توصيلها المعاني المطلوب توصيلها إلى المستقبل مصدر البينات المطلوب نقلها إلى المستقبل الاتصالات هي : العملية التي يتم بها تبادل المعلومات و الأفكار بين مرسل و مستقبل إرجاع الأثر
ما هي أهم الأنواع المختلفة للاتصال و التي يمكن أن تحدث في الهيئات و المؤسسات المختلفة : • الاتصال الرسمي • الاتصال الغير رسمي : • حسب الفترة الزمنية ( اتصالات دورية/ اتصالات مؤقتة ) . • حسب المنطقة الجغرافية ( اتصالات محلية / اتصالات خارجية ) . • حسب اتجاهاتها ( داخلة / خارجة ) . • حسب عدد الأطراف المشتركة في عملية الاتصالات . • حسب فئات المتعاملين مع المؤسسة .
شكل الاتصال : • اتصال لفظي : • اتصال كتابي . • اتصال شفهي . • اتصال غير لفظي
التقرير أداة أو وسيلة لعرض الحقائق و الآراء و الاتجاهات و تحليلها و استخلاص النتائج و التوصيات المختلفة لعلاج موضوع أو مشكلة معينة .
مكونات عملية الاتصال بواسطة التقارير : قارئ التقرير وسيلة نقل التقرير القناة البصرية التعبير عن الرسالة التعبير الوصفي التعبير الرقمي التعبير البياني رسالة موضوعات كاتب التقرير المرسل التقرير إرجاع الأثر
كيف يمكن زيادة فعالية عملية الاتصال عن طريق التقاريـر ؟؟ • كاتب التقاريـر : • مهارات الاتصال • الاتجاهات • مستوى المعرفة • قارئ التقريـر • التقريـر • ارجاع الأثر
أهمية التقارير : • يساعد الإدارة في التعرف على كيفية سير العمل بما يتضمنه من بيانات فورية عن سير العمل . أي أنه يعتبر بمثابة أداة هامة من أدوات الرقابة و متابعة الانجاز الفعلي على مستوى الإدارات المختلفة و هو بهذه الصورة إنما يساعد الإدارة على :- • متابعة و تقييم حجم الانجازات و التعرف على نطاق و جودة الانجاز في الادارات المختلفة . • التعرف على نواحي القصور و الضعف و دراسة امكانية التحسين و التطوير من أجل رفع مستوى الأداء .
يساعد الإدارة على التخطيط الدقيق و الموضوعي فالتخطيط إنما يعتمد على بيانات عن أوجه النشاط المختلفة ترد إلى الإدارة في شكل تقارير عن الانجازات السابقة و الامكانات المتاحة ووجهات نظر و توصيات القائمين على الأنشطة المختلفة بالمؤسسة مما يساعد على إعداد خطط موضوعية و علمية و قابلة للتنفيذ و تتوافر لها امكانيات و مقومات النجاح . • يساعد على ربط الأعمال المؤسسة أو المؤسسة بالجهات الخارجية التي تتعامل معها.
يساعد على ربط الأعمال و الأنشطة داخل المؤسسة أو الوزارة لبعضها ببعض و يعمل على تحقيق تعاون العاملين لانجازها يؤدي ذلك في النهاية إلى خلق جو ملائم لتحقيق الأهداف المطلوبة . و بعنى آخر يعتبر التقرير أداة لربط مكونات الهيكل التنظيمي عن طريق الاتصال الرأسي ( من الأعلى إلى أسفل و العكس ) و الاتصال الأفقي و ذلك على النحو التالي: - تسهيل انسياب الخطط و القرارات و التعليمات و التوجيهات من المستويات الإدارية العليا إلى المستويات الدنيا . • تسهيل انسياب الأفكار و الاقتراحات و الشكاوى و معدلات التنفيذ من المستويات الدنيا إلى المستويات العليا المسئولة عن اتخاذ القرارات الإدارية السليمة . • تسهيل عملية التنسيق بين الإدارات المختلفة على المستوى الأفقي بغرض الارتقاء بمستوى التفاهم و حل المشاكل البيئية . • تسهيل نقل آراء و مقترحات الوحدات الاستشارية في التنظيم للوحدات التنفيذية بما يساعد على زيادة فعالية التنظيم .
ما هي مراحل إعدادك للتقريـر ؟ أولاً : التعرف على المشكلة المكلف بدراستها.... أو موقف المعروض عليك .... أو الموضوع المكلف بدراسته.... و بعنى آخر عليك أن تدرك جيداً : ما هو الهدف من إعدادك للتقرير؟
وفي هذه المرحلة نود أن نذكرك ببعض الإرشادات الهامة • أن نقطة البداية في إعداد التقرير هو تحديد الهدف منه و عليه لابد من التحديد الواضح للموضوع الرئيسي للتقرير أو المشكلة. • لا تخلط بين المشكلة و أعراضها . • اختار عنوان للتقرير و يشترط في هذا العنوان أن يكون : • واضح مختصر . • معبر عن موضوع التقرير و محتوياته . • مصمم بطريقة جذابة تثير الاهتمام.
التجهيز و الإعدادفي هذه المرحلة عليك أن تعد نفسك أولاً و قبل أن تبدأ في اجراءات تنفيذ كتابة التقرير .و تضمن عملية التجهيز و الاعداد الاجابة على التساؤلات التالية : • ما هي البيانات المطلوبة لعلاج الموقف المعروض عليك أو علاج المشكلة أو الموضوع المكلف به . وما هي مصادر الحصول على هذه البيانات . هل ستحصل عليها من داخل الإدارة أو سجلات خارجها ؟ هل هي مدونة أو غير مدونة في سجلات و إذا كانت غير مدونة فكيف يتم الحصول عليها . • إذا كانت هذه البيانات متعددة , هل يستخدم كل هذه البيانات أم جزء منها ؟ إذا كنت ستستخدم جزءاً منها فعلى أي أساس يتم الاختيار بينها ؟
تابع التساؤلات : • هل ستقوم بجمع هذه البيانات بمفردك أم ستستعين بمعاونين ؟ و على أي أساس يتم اختيار من سيعاونك في جمع البيانات؟ • هل ستحتاج عند اعداد التقرير إلى استخدام الحاسب الآلي لمعاونتك في تجهيز و تحليل البيانات و هل تحتاج إلى أدوات أخرى ؟ كم تبلغ تكاليف كل هذه الامكانيات المطلوبة و غيرها لإعداد التقرير؟ • ما هي الفترة الزمنية المطلوبة لإنهاء التقرير و تقديمه للجهات المعنية ؟
التنفيذ و كتابة التقرير في شكله النهائي : بعد اعدادك للاطار العام لاعداد القرير على النحو السابق عليك أن تبدأ في التنفيذ و يتضمن هذه المراحل : • اجمع البيانات المطلوبة من المصادر التي سبق أن حددتها ( سواء بنفسك أو بمساعدة معاونيك ) . • راجع البيانات أولاً ثم جهزها و نظم عرضها في شكل يساعدك في سهولة دراستها و تحليلها و اكتشاف العلامات و الارتباطات الجوهرية بينها و استخلاص النتائج منها :
بصفة عامة هناك عـدة أشكال لتجهيز البيانات و هي : • البيانات الرقمية . • الرسوم البيانية . • البيانات الانشائية .
حلل البيانات السابق تجهيزها و تنظيم عرضها عند تحليلك للبيانات نود : • أن تستخدم بعض الأساليب الاحصائية ( إذا كان ذلك ممكن ). • لا يجب الاكتفاء بالأساليب الاحصائية بل يجب القيام بالتفسير المنطقي للبيانات التي سبق جمعها و تحليلها . يتبع
جهز التقرير في شكله النهائي تمهيداً لتقديمه للإدارة و سوف نعرض عليك فيها يلي أهم محتويات التقرير في شكله النهائي : • صفحة العنوان : يوضح فيما عنوان التقرير – اسم الجهة أو الإدارة المقدم إليها – معد التقرير ( أو معدى التقرير ) ووظائفهم , تاريخ إعداد التقرير . • فهرس التقرير : لإعطاء القارئ فكرة عن المحتويات التقرير .
يتضمن الفهرس : • فهرس الموضوعات : اسم الموضوع رقم الصفحة ................. ............... • فهرس الجداول و الأشكال رقم الجدول اسم الجدول رقم الصفحة ............. .............. ...............
3- مقدمة مختصرة عن التقرير و تتضمن : • المشكلة أو الموضوع أو الموقف الذي عالجته . ( الهدف من إعداد التقرير ) . • طريقة معالجتك للموضوع أو المشكلة من حيث : نوع البيانات – مصادر الحصول عليها – أسلوب تحليل البيانات – المشاكل التي واجهتك عند إعداد التقرير . • المدة التي تعطى للتقرير . • أهم التعريفات و المفاهيم الأساسية في التقرير .
4- عرض البيانات و تحليلها و استخلاص النتائج : يعتبر أسلوب ( عرض موضوع البحث ) موضوع التقرير جوهر التقرير .........لماذا ؟ • سوء العرض يترتب عليه سوء فهم . • سوء العرض يترتب عليه نتائج غير سليمة ... و من ثم قرارات غير سلمية .
و نقدم إليك فيما يلي مجموعة من الإرشادات لمراعاتها عند عرض موضوع التقرير : • التركيز على الموضوعات الرئيسية . فالتفصيلات غير الضرورية تضيع وقت رئيسك . • ترتيب موضوعات التقرير ترتيباً مناسباً حسب أهمية الموضوع و حساسيته و ارتباطه بالموضوعات الأخرى . • العرض المنطقي و الواضح لكل موضوع و لكل جزئية في داخل الموضوع نفسه بحيث يعطي القارئ التقرير صورة شاملة متضمنة كافة الجوانب . يتبع
يتبع : • تحليل الحقائق تحليلاًً علمياً و ذلك باتباع الأسلوب العلمي في عرض البيانات و المعلومات و الربط بينها للتوصل إلى الأسباب التى أدت إلى حدوث المشكلة محل البحث . • مراعاة الجدية والموضوعية عند عرض و تحليل البيانات لضمان سلامة النتائج . • الدقة : يجب أن تكون المعلومات المتضمنة في التقرير دقيقة أي متعلقة بالموضوع محل الدراسة . • التأكد من سلامة البيانات المستخدمة في التقرير و حاجة المستخرج من السجلات و ذلك بمراجعتها جيداً قبل استخدامها في التحليل و استخلاص النتائج.
ابراز النتائج و التوصيات ( الاقتراحات ) التي أسفر عنها التقرير : • عرض النتائج و التوصيات بشكل واضح و دقيق . • الموضوعية , عرض النتائج و الاقتراحات (ابراز ايجابيات و سلبيات كل منها ) • العرض المنطقي المدعم بالحجج و البراهين لإقناع المدير بها . • يجب الا يكون الاقتراحات في شكل عبارات عامة بل يجب أن تكون في شكل اقتراحات محددة تتضمن اجراءات التنفيذ و المسئول عنها ووقت التنفيذ و المتطلبات الازم لتنفيذها .
رابعاً : نسخ التقريـر : • بعد الاستقرار علي الشكل النهائي للتقرير فإنه يجرى طباعته في هذه المرحلة عليك أن تتأكد من : • خلو التقرير من الأخطاء اللغوية و المطبعية . • وضوح التقرير بحيث يسهل قراءته .
خامساً : تقديم التقرير و مناقشته و متابعته : • اعداد التقرير بالشكل السابق غير كاف بل يجب تقديمه و مناقشته مع المسؤول من أجل : • شرح محتوياته بدقة . • الرد على الاستفسارات و الاعتراضات . • الاقناع بما جاء من نتائج . و يفضل أن يوزع التقرير على المسئولين فبل وقت مناقشته . • يجب متابعة ما جاء بالتقرير من اقتراحات للتعرف على مدى ملاءمتها للتنفيذ و مقومات تنفيذها .
سادساً: أمور أخرى متعلقة بالتقرير : • إذا كانت بعض الجداول التفصيلية أو الخرائط أو الأشكال أو النماذج أو تعليمات أو قرارات و تود أن تضمنها التقرير فعليك أن تضعها في نهاية التقرير . و بعد النتائج و التوصيات تحت عنوان الملاحق . • إذا كان حجم التقرير كبير يفضل أن يقسم اجزاء و كل جزء يتناول موضوع مستقل . • يجب ترقيم صفحات التقرير بدءاً من صفحة الغلاف و يجب أن يكون الترقيم داخلياً بطريقة واحدة .
ثانياً : المذكرات عزيزي المشارك ... إن المذكرات الداخلية تعتبر نوع من أنواع التقارير المبسطة التي تمثل وسيلة سهلة يستخدمها الموظفون داخل المؤسسة . و حتى نساعدك على استخدام المذكرات الداخلية المختصرة بكفاءة عزيزي المشارك نقدم في هذا الجزء النصائح و المعلومات اللازمة لكتابة التقرير في شكل مذكرات و يتناول هذا الجزء الموضوعات التالية
1- كيف تنمي مهاراتك في إعداد المذكرات الداخلية ؟؟ أ- قبل إعداد المذكرة . ب- أثناء الكتابة . جـ- بعد الكتابة . 2- نموذج مذكرات داخلية . 3- أشكال أخرى من المذكرات . 4- بعض النماذج لهذه الأشكال الأخرى من المذكرات
كيف تكتب مذكرة داخلية ؟؟ أنظر صفحة 104
تذكر أن : • المذكرة الداخلية وسيلة من وسائل الاتصال السريعة و السهلة . • المذكرة الداخلية تنقل المعلومات ووجهات النظر و تضمن تدفق سريع للمعلومات . • المذكرة الداخلية لا تحتاج إلى وقت تتضمن تفاصيل كثيرة . • المذكرة الداخلية ينبغي أن تكتب بسهولة لكي يسهل فهمها .
كيف تنمي مهاراتك في إعداد المذكرات الداخلية ؟ أولاً : قبل إعداد المذكرة ( أو كتابتها ) : • حدد الغرض من المذكرة . • حدد الطرف أو الأطراف المرسل إليها المذكرة و إلى أي مستوى تنظيمي ينتمون . • حدد الأفكار الرئيسية و الفرعية التي ستطرحها في المذكرة . • خاطب المرسل إليه باللغة التي يفهمها .
ثانياً : أثناء الكتابة : • حدد في أعلى الصفحة – الطرف المرسل و المرسل إليه و الموضوع كما هو و التاريخ و المرجع . • اختصر بقدر الإمكان . • تخير الكلمات و الجمل القصيرة و المتداولة فليس هذا موقف لاستعراض مهاراتك اللغوية . • ابتعد عن العبارات المعقدة أو التي تحتوي على أكثر من معنى . • رتب أفكارك ترتيباً منطقياً . • كون لنفسك أسلوباً معيناً في الكتابة يستطيع أن يفهمه الآخرون .
ثالثاً : بعد الكتابة . راجع المذكرة لكي تتأكد من أنك حددت الهدف الذي تريد تحقيقه . راجع خلو المذكور من الأخطاء اللغوية واشطب الجمل التي ترى أنه لا أهمية لها . اطبع المذكرة وراجعها بعد الطباعة التأكد من خلوها من الأخطاء المطبعية . أرسلها إلى مستقبليها , و كن على استعداد للرد على أي استفسارات بشأنها .
مراسلات أخرى : مراسلات تتعلق بالمعلومات . و هي تستخدم من أجل طلب معلومات أو تقديم معلومات و يتم ذلك من خلال جوهر الرسالة أحد أو بعض ما يلي : • استفسار . • رد على استفسار • عروض • عطاءات • إشعار أو إفادة بشيء معين
و في مثل هذه الرسائل يجب مراعاة : • الدخول مباشرة في جوهر الرسالة . • الوضوح و الصراحة في موضوع الرسالة . • الابتعاد عن المقدمات التفصيلية . • إبراز دقيق و موجز حول المطلوب منك .
مراسلات تتناول مشكلات أو مواضع نزاع : لاحظ أن في مثل هذه المراسلات تكون توقعات و اهتمامك و أهداف متلقي الرسالة مختلفة و قد تكون متعارضة مع توقعاتك و اهتماماتك و أهدافك , فضلاً عن أن مضمون هذه الرسالة عادة ما يكون غير مرضي بالنسبة لمتلقى الرسالة يتبع
و في مثل هذه الرسائل يجب مراعاة ما يلي : • استخدام بعض الجمل أو الكلمات التي تساهم في تحقيق الأثر أو الانطباع المستهدف من المرسل . • الرد الفوري على أي رسالة تصلك من هذا النوع و على أن يتضمن الرد إجابة أو توضيح مناسب لكل البنود التي أثيرت في الرسالة الأصلية . • تعتبر المراسلات في مثل هذه المواقف عبارة عن مائدة اجتماعات أو تفاوض غير مباشر . • الأصل في الرد تضمن حلاً للمشكلة و أن يكون هذا الحل بدرجة مناسبة و مقبولاً من الطرف الآخر أو يمكن قبوله بشي من التفاوض .
ما هي أنواع الرسائل التي تتوقع أن يوكلها إليك الرئيس ؟؟ • رسائل الطلب . • رسائل الاستفسار . • رسائل المطالبة و التسوية . • رسائل المودة والشكر ( التهنئة – التقدير – الشكر ) . • الدعوات . • الأعمال الروتينية العادية داخل الإدارة . و كذلك سنجد أن هناك رسائل لابد أن يرد عليها الرئيس بنفسه .
ما هي الرسائل التي يتحتم أن يرد عليها الرئيس بنفسه ؟. • جميع التقارير التي تحتاج الإقرار من الرئيس . • التقارير المطلوبة من الإدارة العليا . • رسائل أهم العملاء . • رسائل شكاوى العاملين . • الرد على رسائل الإدارة العليا . • رسائل الجهات الحكومية . • استفسارات رجال الإعلام . • الرسائل الخاصة بمستوى أداء الإدارة .
نشكركم لحسن اصغائكم و نرحب باستفساراتكم
