PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App

1. PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Praktische Übung

2. Inhalt Einführung ins Thema Nutzen und Grenzen von Projektmanagement-Software Projektübergreifende Ansichten in InLoox PM Web App Projektliste, Arbeitspakete, Ressourcen, Kontakte, Archiv Projektbetreuung Verantwortlichkeiten, Projektrollen und Projektkommunikation Projektzeitplanung Arbeitszeitkalender und Zeitplanung mit GANTT-Diagramm Kapazitäts- und Ressourcenplanung Zuteilung von Arbeitspaketen und Ressourcenauslastung Kostenplanung Budgetierung mit tatsächlichen und geplanten Ausgaben und Einnahmen Projekte dokumentieren und archivieren Mit Hilfe von Berichten und Vorlagen Projektinformationen verteilen

3. Nutzen und Grenzen von softwaregestütztem Projektmanagement

4. Nutzen von softwaregestütztem Projektmanagement • Echtzeitaktuelle Projektinformationen und Projektaufgaben werden in einer zentralen Plattform zusammengeführt. • Wichtige Kennzahlen und Meilensteine sind stets im Blick, kritische Werte werden optisch hervorgehoben. • Keine Medienbrüche: Das (kosten- und zeit-)aufwändige Zusammentragen von Projektinformationen aus verschiedenen Systemen entfällt. • Manuelle Verteilung von Projektinformationen ohne Projektsoftware birgt ein hohes Fehlerrisiko sowie das Risiko von Duplikaten. • Bei konsequenter Nutzung werden Fortschrittsupdates automatisch in den Projektplan kommuniziert. Somit sind alle Nutzer stets auf dem neuesten Stand.

5. Grenzen von softwaregestütztem Projektmanagement • Erfolg einer Softwareeinführung steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz und mit der konsequenten Einbindung in den Projektalltag. • Projektsoftware ersetzt nicht den Projektmanager/die Projektmanagerin, kann ihn/sie aber unterstützen. • Berechtigungen und Nutzerstrukturen müssen exakt definiert sein, meist sollen nicht alle Informationen allen Projektbeteiligten zugänglich sein (z.B. sensible Daten wie Budgetinformationen). • Die Einführung von PM-Software unmittelbar vor Großprojekten oder während einer Projektkrise ist nicht empfehlenswert. • Der Erfolg von Projektsoftware hängt maßgeblich davon ab, ob das gewählte Produkt zu den Projekten/zum Unternehmen passt.

6. Wer oder was ist InLoox?

7. Eckdaten und Referenzen • Seit 2003 als Standardprodukt am Markt • Weltweite Installationen: mehr als 30.000 Anwender • Oberfläche in zwei bzw. sieben Sprachen • Kunden in 40 Ländern • Einige Unternehmen, die InLoox PM einsetzen: • Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link: http://www.inloox.de

8. Erste Schritte mit InLoox PM Web App

9. Projektübergreifende Ansichten InLoox PM Web App kann mit den gängigen Web-Browsern geöffnet werden. Die Projektliste enthält eine Übersicht über alle Projekte in InLoox PM Web App. • Von der Startseite aus sind die projektübergreifenden Funktionen erreichbar: • Arbeitspakete • Zeiterfassung • Ressourcen • Kontakte • Archiv

10. Ein Projekt im Detail InLoox PM Web App sorgt für eine klare Strukturierung von Projekten. Die Verantwortlichkeiten im Projekt werden eindeutig verteilt. Sie können dazu eigene InLoox PM Kontakte anlegen und verwenden. Durch die vergebenen Rollen werden rollenbasierte Zugriffsrechte zugewiesen. Formatierbare Projektkommentare können zur Kommunikation im Projektteam genutzt werden.

11. Projektzeitplanung mit GANTT-Diagramm

12. Projektzeitplanung mit GANTT-Diagramm Projektzeitplanung InLoox PM Web App erlaubt die Abbildung komplexer, aber auch einfacher Projektpläne Hervorhebungen Zur visuellen Strukturierung des Projektplans werden verschiedene Möglichkeiten geboten. Kritischer Pfad Terminkritische Planungselemente werden rot markiert.

13. Projektzeitplanung: Arbeitszeitkalender Kalender In den InLoox PM Web App Optionen können individuelle Arbeitszeitkalender angelegt werden. Feiertage Feiertage können manuell eingegeben oder in Form von Holiday-Dateien (*.hol) importiert werden. Effekte Die Auswahl des Arbeitszeitkalenders und die Zahl der Feiertage beeinflussen die Arbeits- und Nichtarbeitszeiten im Projektplan und damit die Projektdauer.

14. Übung: Arbeitszeitkalender anlegen

15. Übung: Arbeitszeitkalender anlegen • Name: Teilzeit (60%) • Wochenarbeitszeit: 24 h • Arbeitstage: Montag bis Mittwoch • Arbeitszeit: 9-17 Uhr • Achtung: Angelegte Arbeitszeitkalender sind systemweit sichtbar

16. Projektzeitplanung: Gliederungstiefe

17. Übung Projektzeitplanung: Bachelorarbeit I

18. Neues Projekt anlegen • Neues Projekt anlegen • Button Neu im Ribbon • Betreuungsseite • Betreuungsformular ausfüllen • Projektname: Bachelorarbeit 1-TNx

19. Projektzeitplanung: GANTT-Diagramm • Vorgang anlegen • Button Neuer Vorgang im Ribbon • Name direkt in der Zeile anpassen • Dauer und Einschränkungen • Button Bearbeiten im Ribbon • Im Dialogfenster Dauer und zeitliche Einschränkungen angeben • Abhängigkeiten • Weitere Vorgänge anlegen. • Im Dialogfenster unter der Registerkarte Abhängigkeiten können die Abhängigkeiten zu Vorgängern und Nachfolgern definiert werden.

20. Arten von Einschränkungen und Anordnungs-beziehungen in InLoox PM Web App • Einschränkungen • Vorgang im Plan markieren • Button Bearbeiten im Ribbon • Bereich Zeitraum auf der Registerkarte Standard • Optionen: • Start/Ende • So früh wie möglich • Genaues Datum (= am) • Nicht früher als • Nicht später als • Anordnungsbeziehungen • Dialog Bearbeiten, Registerkarte Abhängigkeiten • Im Dialogfenster unter der Registerkarte Abhängigkeiten können die Abhängigkeiten zu Vorgängern und Nachfolgern definiert werden.

21. Projektzeitplanung: Bachelorarbeit II • Änderungen • Literaturstudium kann frühestens eine Woche nach Beginn der Literaturbeschaffung beginnen • Datenerhebung muss genau eine Woche nach Beginn des Literaturstudiums gestartet werden • Datenauswertung und Gliederung der Arbeit können gleichzeitig beginnen. • Zur Erhaltung der max. Projektdauer von 12 Wochen ist es erforderlich, dass die Reinschrift spätestens 8 Wochen nach Projektbeginn bzw. nach Beginn der Literaturbeschaffung erfolgt.

22. Projektzeitplanung: Einschränkungen und Abhängigkeiten • Literaturstudium • Frühestens eine Woche nach Beginn der Literaturbeschaffung •  Einschränkung + Anordnungsbeziehung • Datenerhebung • Genau eine Woche nach Beginn des Literaturstudiums • Anordnungsbeziehung mit Zeitabstand • Weitere Bedingungen • Datenauswertung und Gliederung können gleichzeitig beginnen. • Reinschrift muss spätestens 8 Wochen nach Projektbeginn erfolgen. • Kritischen Pfad anzeigen lassen • Ansicht, Kritischen Pfad anzeigen

23. Kapazitäts- und Ressourcenplanung

24. Eingabe von Arbeitspaketen und Ressourcen • Dialog Bearbeiten • Zu jedem Vorgang und Meilenstein können Arbeitspakete verteilt werden. • Zu jedem Arbeitspaket wird die entsprechende Ressource eingesetzt (Personen, Räume, Sachmittel) • Eingesetzte Ressourcen können über verschiedene Benachrichtigungsarten darüber in Kenntnis gesetzt werden. • Außerdem können die Kosten pro Stunde für die entsprechende Ressource angegeben werden.

25. Übung: Ressourcen anlegen

26. Ressourcenübersicht Übersicht InLoox PM Web App zeigt eine Übersicht über die Auslastung der Ressourcen im gewünschten Zeitraum Ressourcenauslastung Anders als andere PM-Softwarelösungen lässt InLoox PM eine Ressourcenüberlastung zu, in diesem Fall: Arbeitszeit/Tag > 8h • Ressourcenkonflikte lösen durch • Zuordnung anderer Ressourcen zu einem Vorgang • Verzögerung der Vorgänge • Eine detaillierte Planung (stärkere Unterteilung in Teilvorgänge mit jeweils anderen Ressourcen)

27. Budgetierung Budgetierung InLoox PM Web App vergleicht fortlaufend geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen im Projekt. Projektetats können beliebig detailliert aufgeschlüsselt werden. Zeiterfassungseinträge Ist-Ausgaben aus der Zeiterfassung und geplante Ausgaben für Ressourcen aus dem Projektplan fließen ebenfalls in das Projektbudget ein.

28. Projekte dokumentieren und archivieren Berichte erstellen Mit Hilfe von Projektberichten zu verschiedenen Themen, in verschiedenen Verdichtungsgraden und Ausgabeformaten kann man Projektinformationen auch Personen zugänglich machen, die nicht mit InLoox PM arbeiten. • Vorlage exportieren • Planungsvorlagen können für künftige ähnliche Projekte erstellt, exportiert und in eine neue Planung importiert werden. • Formate: • .xml • .inlooxplanning

29. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! InLoox PM Web Appist eine Software der: InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 München Telefon: +49 (0) 89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0) 89 358 99 88 - 99 E-Mail: info@inloox.com | www.inloox.de Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.