Solid rozliczanie projekt w zasady przep ywu rodk w wop
Sponsored Links
This presentation is the property of its rightful owner.
1 / 79

SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP PowerPoint PPT Presentation


  • 104 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP. Szkolenie 23.05.2012. AGENDA. I. Zasady przepływu środków 1. zaliczki 2. wypłaty 3. zwroty (sankcje) II. Wniosek o płatność 1. sposób wypełniania wniosku o płatność i zestawienia wydatków 2. wymagane załączniki. AGENDA.

Download Presentation

SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


SOLIDRozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP

Szkolenie

23.05.2012


AGENDA

  • I. Zasady przepływu środków

  • 1. zaliczki

  • 2. wypłaty

  • 3. zwroty (sankcje)

  • II. Wniosek o płatność

  • 1. sposób wypełniania wniosku o płatność i zestawienia wydatków

  • 2. wymagane załączniki


AGENDA

  • 3. sposób dokumentowania wydatków

  • - dokumenty niezbędne do rozliczenia kosztów poszczególnych kategorii szacunkowego budżetu

  • - wymagany opis dokumentu księgowego

  • 4. Najczęściej popełniane błędy.


– podstawy prawne

Dla EFPI - Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 2.03.2011 r. zmieniająca decyzję 2008/458/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu.

4


Dla EFU - Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 3.03.2011r. zmieniająca decyzję 2008/22/WE ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu


Dla EFIOPT – Decyzja Komisji z dnia 3 marca 2011 zmieniająca decyzję 2008/457/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część_ programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu.


Pochodzenie środków

Podstawa prawna:

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240)

Procedura uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania lub dofinansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej


Pochodzenie środków


Pochodzenie środków

WWPE wnioskuje o dzienne zasilenie konta

MAiC Departament Budżetu


Przepływy finansowe

Harmonogram przekazywania płatności (z wyj. państw. jedn. budżetowych):

I zaliczka

Beneficjent może wystąpić o zaliczkę w wysokości 50% bądź 70% dofinansowania po podpisaniu umowy finansowej. WWPE przekazuje środki na konta beneficjentów niezwłocznie po ich otrzymaniu od Ministerstwa Finansów.

Zabezpieczenie – weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową (Beneficjent składa na wekslu tylko podpis. Pozostałe elementy wypełnia WWPE w razie konieczności użycia weksla. Podpis(y) składają osoby upoważnione do reprezentowania beneficjenta w obecności pracownika WWPE).

Należy dostarczyć następujące dokumenty:

- wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu);

- deklarację wekslową (jeżeli dotyczy);

- weksel in blanco (jeżeli dotyczy). gwarancja bankowa (jeżeli dotyczy).

10


Przepływy finansowe

II zaliczka

Beneficjent występuje o II zaliczkę, w przypadku gdy I zaliczka wynosiła 50% dofinansowania.

Beneficjent wykazuje wykorzystanie 50% lub 70% (zgodnie z zapisami ar. I.4.2 umowy finansowej)

I zaliczki i występuje z wnioskiem o kolejne 25% dofinansowania w ramach II zaliczki. Beneficjent powinien wystąpić z wnioskiem nie później niż miesiąc od uzyskania wymaganego poziomu wydatków.

Wymagane zabezpieczenie podobnie jak w przypadku I płatności zaliczkowej

11


Przepływy finansowe

wykorzystanie transzy w co najmniej 70% należy rozumieć poniesienie wydatków w kwocie, która po pomnożeniu przez procent współfinansowania da wartość równą lub większą 70% otrzymanej zaliczki;

Przykład:

I zaliczka - 50 000 PLN

Dofinansowanie z EFU/EFI/EFPI - 75%;

50 000 x 70% = 35 000 PLN/75% = 46 666,67 PLN

12


Przepływy finansowe

Płatność salda końcowego

Do wniosku o wypłatę pozostałej kwoty należy dołączyć raport końcowy z realizacji technicznej oraz końcowe oświadczeniefinansowe.

Końcowy raport finansowy:

obejmuje wydatki niewskazane w raporcie finansowym składanym przy wniosku o drugą transzę zaliczkową;

przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu;

Raport powinien zawierać:

wniosek o płatność końcową (w 1 egzemplarzu);

zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu)→ dokumentację potwierdzającą zaraportowane wydatki (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.

13


Przepływy finansowe

wszystkie wymagane oświadczenia. finansowe (tj. oświadczenie, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, oświadczenie i kosztach pośrednich oraz oświadczenie o przychodzie).

kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzona za zgodność z oryginałem) wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego.

14


Zwroty

II.15.3 umowy finansowej -Wypłata pozostałej kwoty

„W przypadku końcowego rozliczenia projektu Wypłata pozostałej kwoty - stanowiącej różnicę pomiędzy wartością wypłaconych przez WWPE zaliczek, a kwotą uznanych przez WWPE za kwalifikowalne, wydatkowanych przez Beneficjenta środków (EFU + [bp]) - która to wypłata musi nastąpić jednorazowo - dokonywana jest po zakończeniu projektu na podstawie kosztów faktycznie poniesionych przez beneficjenta. W trakcie realizacji przedsięwzięcia. Może mieć to formę zlecenia zwrotu środków, jeżeli łączna kwota wcześniejszych płatności będzie wyższa od ostatecznej kwoty dofinansowania ustalonej zgodnie z art. II.17.”


Zwroty

W przypadku gdy WWPE odrzuci raport i zażąda przedłożenia nowego, zastosowanie mieć będzie procedura zatwierdzania opisana w niniejszym artykule.

W przypadku powtórnego odrzucenia raportu, WWPE zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy poprzez odwołanie się do postanowień art. II.11.2 (b).


Zwroty

WWPE może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy, bez prawa Beneficjenta do jakiegokolwiek odszkodowania, w następujących przypadkach:

- jeśli wystąpi prawna, finansowa, techniczna, organizacyjna lub związana z audytem zmiana w sytuacji beneficjenta, która w znaczący sposób wpłynie na umowę lub podważy decyzję o przyznaniu dofinansowania;

  • jeśli beneficjent nie wypełni spoczywającego na nim, istotnego obowiązku wynikającego z niniejszej umowy oraz załączników do umowy;

  • w wypadku zaistnienia siły wyższej, zgłoszonej zgodnie z Artykułem II.8, lub jeśli realizacja przedsięwzięcia została wstrzymana w konsekwencji wystąpienia okoliczności nadzwyczajnych, o czym powiadomiono zgodnie z Artykułem II.7;

    -


Zwroty

- jeśli beneficjent ogłosi upadłość, zostanie postawiony w stan likwidacji lub gdy stanie się przedmiotem analogicznego postępowania;

- jeśli na mocy prawomocnej decyzji sądu beneficjent zostanie uznany winnym popełnienia wykroczenia w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub gdy okaże się winnym ciężkiego, udowodnionego wykroczenia służbowego;

- jeśli beneficjent będzie winny wprowadzenia w błąd lub gdy w celu uzyskania dofinansowania przewidzianego w niniejszej umowie przedstawi nieprawdziwe dane lub informacje;

-


Zwroty

- jeśli beneficjent umyślnie lub poprzez zaniedbanie popełni istotną nieprawidłowość w wykonaniu umowy, lub w wypadku nadużycia, korupcji bądź jakiegokolwiek innego nielegalnego działania na szkodę interesów finansowych WWPE lub Wspólnot Europejskich. Istotna nieprawidłowość oznaczać będzie każde naruszenie postanowień tej umowy lub przepisów wynikających z ustawy, bądź też jakiekolwiek zaniedbanie z winy beneficjenta, które spowoduje lub może spowodować szkodę w budżecie WWPE lub Wspólnot Europejskich.  

- jeśli opóźnienie w realizacji umowy przekroczy 3 miesiące w stosunku do harmonogramu zawartego w Załączniku I.


Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły

  • zgodnie z art. I.5 umowy finansowej istnieje obowiązek przesłania do WWPE, do dnia 15 stycznia 20.. r. szczegółowego oświadczenia o wydatkach poniesionych do dnia 31 grudnia 20… r. Szczegółowe oświadczenie powinno zostać sporządzone na formularzu-zestawieniu wydatków Natomiast zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać dokonany do dnia 15 stycznia 20.. r.


Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły

zgodnie z art. I.5 umowy finansowej Beneficjent ma obowiązek dokonać zwrotu niewykorzystanych środków z otrzymanych zaliczek do 31 stycznia 20….r.

Do momentu zwrotu środków przez Beneficjenta WWPE nie może wystąpić o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa na sfinansowanie projektu, a tym samym jest zobowiązane do wstrzymania wypłaty kolejnych zaliczek na rzecz Beneficjenta.

Powyższe środki WWPE zobowiązane jest zwrócić na rachunek dochodów budżetu państwa.


Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły

Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych zwroty kwoty niewykorzystanej przez Beneficjenta po dniu 31 stycznia spowoduje konieczność naliczenia przez WWPE odsetek bankowych liczonych jak od zaległości podatkowych za każdy dzień zwłoki.


Weryfikacja wniosku o płatność

Weryfikacja wniosku i załączonych dokumentów:

sprawdzenie kompletności złożonej dokumentacji

sprawdzenie poprawności złożonej dokumentacji

sprawdzenie zgodności Wniosku z Umową Finansową, a także pod względem braku wystąpienia podwójnego finansowania

weryfikacja kwalifikowalności wydatków

w razie konieczności sprawdzenie wykorzystania środków poprzez kontrolę na miejscu realizacji projektu


Weryfikacja wniosku o płatność

  • W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w trakcie weryfikacji, beneficjent na żądanie WWPE ma obowiązek przekazać WWPE dodatkowe wyjaśnienia, uzupełnić dokumenty lub przesłać inne dodatkowe dokumenty wskazane przez WWPE.


Wniosek o płatność


Wniosek o płatność


Wniosek o płatność


Wniosek o płatność


Załączniki

Do raportu należy załączyć:

wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu);

deklarację wekslową (jeżeli dotyczy)-Uwaga zmiana,

weksel in blanco (jeżeli dotyczy),

zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu);

dokumentację do zaraportowanych wydatków (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.;

oświadczenie o kwalifikowalności VAT.

29


Załączniki

kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzoną za zgodność z oryginałem), wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego;

pozostałe oświadczenia finansowe (tj. oświadczenie, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, oświadczenie o kosztach pośrednich-(uwaga zmiana) oraz oświadczenie o przychodzie).

30


Zestawienie wydatków

Zestawienie wydatków jest tabelą sumującą wszystkie operacje zakupu dóbr lub usług wykonane w ramach projektu.

Konstrukcja zestawienia jest spójna z budową szacunkowego budżetu projektu.

Wszystkie wydatki ujęte w danej kategorii budżetowej powinny zostać wprowadzone do tabeli odpowiadającej tej właśnie kategorii.


Zestawienie wydatków

Zakładki kategorii budżetowych od A do M zawierają:

  • „L.P” - liczbę porządkową

  • „Datę wydatku” (jest to dzień, w którym gotówka lub przelew „wypłynęły” z konta lub kasy jednostki), często w tej kolumnie błędnie wpisywana jest data poniesienia kosztu, czyli np. data wystawienia faktury lub odbycia delegacji służbowej,

  • „Opis/Typ wydatku” - musi zawierać odniesienie do pozycji szacunkowego budżetu, np.wynagrodzenie Pani/Pana xxx miesiąc yyy lub delegacja Pana/Pani xxx do yyy,

  • „Rodzaj oraz numer dokumentu źródłowego” - krótki opis pozycji np. lista płac nr xxx lub delegacja nr xxx .).


Zestawienie wydatków

  • kwota netto w PLN,

  • kwota podatku VAT w PLN (nie dotyczy kategorii A),

  • kwota brutto wydatku w PLN,

    Po uzupełnieniu wszystkich pozycji, dane z kategorii są automatycznie sumowane, a następnie przenoszą się AUTOMATYCZNIE do zbiorczej tabeli „Budżet” zawierającej kwoty całkowite wszystkich kategorii budżetowych. Łączna kwota wydatków jest następnie przeliczana przez procent współfinansowania z EFU/EFI/EFPI.


Zestawienie wydatków

  • W przypadku wpisywania do Zestawienia wydatków wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej wynagrodzenie netto, składki ZUS, podatek od osób fizycznych powinny zostać wpisane w oddzielnych wierszach (dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy składniki wynagrodzenia brutto zostały zapłacone w różnych terminach) np. pozycja nr 1 w zestawieniu - wynagrodzenie netto; pozycja nr 2 – składki ZUS; pozycja 3 - podatek dochodowy.


Zestawienie wydatków

  • W przypadku, gdy poszczególne składki do ZUS zostały zapłacone w różnych terminach, w zestawieniu należy wpisać kwoty w oddzielnych wierszach albo wpisać wszystkie składki łącznie, w kolumnie „data zapłaty” wpisując wszystkie daty poszczególnych składników ZUS.

    W zestawieniu wydatków należy wypełniać wyłącznie komórki, w których nie zostały wpisane formuły. Zestawienia poszczególnych kategorii kosztów bezpośrednich oraz pośrednich powinny być wypełniane w kolumnach: B, C, D, E, F (jeśli dotyczy), G (jeśli dotyczy).


Zestawienie wydatków

Zakładka „budżet” powinna zostać wypełniona w następujących częściach:

  • wiersze 1-4 (Numer Umowy Finansowej, Tytuł Projektu, Beneficjent, Dofinansowanie z EFU/EFI/EFPI (% wskazany w art. I.3.2 Umowy Finansowej)),

  • kolumna C – „Szacunkowy budżet” - zgodnie z szacunkowym budżetem projektu (wyłącznie białe pola),

  • wiersz 41 (Imię, nazwisko oraz stanowisko upoważnionej osoby, datę podpisania dokumentu oraz jej podpis).


Kompletowanie dokumentów rozliczeniowych

  • Dokumenty dostarczane do WWPE powinny zostać ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami nadanymi dokumentom w zestawieniu wydatków (L.p).

  • Dokumenty powinny być dostarczone w jednym pliku, sugeruje się ułożenie w segregatorze. W przypadku, gdy duża liczba zgromadzonych dokumentów wymaga umieszczenia ich w dwóch lub więcej segregatorach, segregatory należy opisać oraz nadać kolejne numery zaczynając od 1.

  • Dokumenty dotyczące jednej kategorii powinny zostać ułożone razem, koło siebie, po zamieszczeniu dokumentacji dot. danej kategorii układa się dokumenty dotyczące kolejnej zgodnie z szacunkowym budżetem projektu.


Kompletowanie dokumentów rozliczeniowych

Preferowana przykładowa kolejność ułożenia dokumentów:

- Wniosek o płatność,

- Wymagane Oświadczenia,

- Deklaracja wekslowa – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy),

- Weksel in blanco – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy), zgodny z ustawą Prawo Wekslowe,

- Zestawienie wydatków,

- Dokumenty dotyczące Kategorii A: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu)

- Dokumenty dotyczące Kategorii B: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu), itd.

- inne dokumenty


Kategorie wydatków

Kategorie wydatków bezpośrednich

Koszty personelu

Koszty podróży i utrzymania

Sprzęt i urządzenia

Nieruchomości

Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Podwykonawstwo

Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Wynagrodzenia ekspertów

Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi – dotyczy wyłącznie EFU i EFPI


Kategorie wydatków

Koszty personelu

Wymagane dokumenty:

  • umowa o pracę (+ ewentualne aneksy do umów) każdego pracownika, którego wynagrodzenie zostało ujęte w kategorii A,

  • zakres obowiązków pracownika, z którego wynika, że całość czasu poświęca na zadania związane z projektem - dotyczy osób zatrudnionych wyłącznie w celu realizacji projektu

  • lista płac z miesiąca, którego dotyczy rozliczenie lub rachunek

  • deklaracja DRA z miesiąca, którego dotyczy rozliczenie


Kategorie wydatków

Wymagane dokumenty:

  • potwierdzenia zapłaty wszystkich elementów wynagrodzenia brutto tzn.: wynagrodzenia netto, składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych, innych potrąceń z wynagrodzenia netto

  • karta czasu pracy, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu

  • kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu


Kategorie wydatków

Karta czasu pracy


Kategorie wydatków

Kalkulacja wynagrodzenia kwalifikowalnego w projekcie (w przypadku osób pracujących częściowo na rzecz projektu):

stawka godzinowa = wynagrodzenie brutto z listy płac / liczba godzin roboczych w miesiącu (pomniejszona o godziny urlopowe oraz chorobowe płatne przez pracodawcę)

wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = stawka godzinowa x liczba godzin roboczych faktycznie przepracowanych na rzecz projektu

43


Kategorie wydatków

Przykładowa kalkulacja wynagrodzenia


Kategorie wydatków

W przypadku wyliczenia wynagrodzenia kwalifikowanego w projekcie w miesiącu, gdy pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym lub na zwolnieniu lekarskim stosuje się sposób przedstawiony poniżej:

Przykład:

  • Godziny robocze w miesiącu: 160

  • Godziny urlopu/zwolnienia chorobowego w danym miesiącu: 40 (5 dni)

  • Godziny przepracowane w danym miesiącu: 120 (160-40)

  • Godziny przepracowane w projekcie: 80

  • Wynagrodzenie brutto: 5 000 PLN

  • Sposób wyliczenia wynagrodzenia do projektu:

    5000 / 120=41,67 PLN – wyliczenie stawki h

    41,67x80=3 333,60 PLN


Kategorie wydatków

Zatrudnienie w formie umowy cywilno-prawnej

Wymagane dokumenty:

  • umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami oraz wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia (w treści umowy powinna znaleźć się informacja o udziale pracownika w projekcie oraz informacja o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu)

  • deklaracja ZUS DRA (jeśli dotyczy)

  • w przypadku rozliczania wynagrodzenia na podstawie kontraktu - lista płac oraz w przypadku rozliczania części wynagrodzenia pracownika: kalkulacji wynagrodzenia kwalifikowalnego w projekcie, karty czasu pracy oraz potwierdzeń zapłaty.


Kategorie wydatków

Zatrudnienie w formie umowy cywilno-prawnej

  • potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia za wykonane zlecenie/dzieło wraz z potwierdzeniem zapłaty składek do ZUS (jeżeli dotyczy)

  • egzemplarz wykonanego i odebranego efektu prac wykonawcy


Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Wymagane dokumenty:

rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej,

wypełnione polecenie wyjazdu służbowego lub rozliczenie wyjazdu wraz ze wszystkimi niezbędnymi elementami oraz podpisami,

dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek, zwrotu niewykorzystanej części lub dopłaty należnej pracownikowi,

faktury VAT/rachunki za nocleg oraz przejazd wraz z dowodem zapłaty,

bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne oraz obowiązkowo karty pokładowe, w przypadku edycji 2010 umów aneksowanych w związku z wejściem w życie dec. zmieniającą decyzji nr 2008/22/WE nie istnieje obowiązek dostarczenia kart pokładowych. Edycja 2011 –tylko nowe zasady.


Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Wymagane dokumenty:

wypełniony i zatwierdzony wniosek na delegację służbową krajową lub zagraniczną,

rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej

dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek,

faktury VAT/rachunki za nocleg,

bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe + faktura VAT, jeśli zostałą wystawiona

dokument uwierzytelniający uczestnictwo w konferencji lub spotkaniu krajowym lub zagranicznym (np. lista obecności lub program spotkania, zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu),

w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie oraz kalkulację zużytego w trakcie podróży paliwa,

tylko w przypadku używania samochodu prywatnego – umowa o użyciu tego samochodu w celach służbowych / zgody kierownika jednostki na używanie tego pojazdu oraz tzw. kilometrówka.


Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Kalkulacja na podstawie tzw. „kilometrówki”

Przykład:

W ramach realizowanego projektu pracownik odbył podróż służbową na odległość 400 km (w obie strony) samochodem prywatnym o pojemności silnika 1400 cm3. W związku z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) pracownkowi należy się zwrot w wysokości maksymalnej: 334,32 PLN (400 km x 0,8358)


Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Kalkulacja na podstawie karty drogowej (kalkulacja dla samochodu służbowego)

Przykład:

W ramach realizowanego projektu pracownik odbył podróż służbową na

odległość 400 km (w obie strony) samochodem służbowym o pojemności

silnika 1400 cm3. Ustalono, że samochód zużywa średnio 9 litrów na 100 km.

Cena paliwa udokumentowana fakturą wyniosła 4,5 PLN/litr., tym samym

całkowity koszt przejazdu samochodem wyniósł: 162 PLN (9 litrów x 4 x 4,5)


Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Forma gotówkowa:

  • Wypłata pracownikowi kwoty wynikającej z delegacji (diety, ryczałty, hotel, przejazd itp.) może mieć formę gotówkową, w takim przypadku beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia dokumentu wydania gotówki z kasy (KW) oraz raportu kasowego, lub w przypadku druku delegacji służbowej potwierdzenie pisemne pracownika otrzymania kwoty wynikające z rozliczenia kosztów delegacji oraz raportu kasowego.


Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Forma bezgotówkowa:

  • W przypadku wypłaty w formie bezgotówkowej niezbędne jest dostarczenie potwierdzenia przelewu na konto pracownika kwoty wynikającej z delegacji.

    Budżet projektu powinien zawierać szacunkowe informacje o planowanych wyjazdach w ramach projektu.


Kategorie wydatków

Sprzęt i urządzenia

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek wraz z potwierdzeniem zapłaty,

  • w przypadku rozliczenia amortyzacji – oświadczenie beneficjenta, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji ,publicznej’

  • tabela amortyzacyjna (w sytuacji, gdy w projekcie rozlicza się koszty amortyzacji sprzętu),

  • zdjęcie zakupionego, leasingowanego lub wynajmowanego sprzętu z widoczną informacją o współfinansowaniu ze środków funduszu,


Kategorie wydatków

Sprzęt i urządzenia

  • protokołu odbioru (jeśli wystawiono),

  • dokumentacja udzielenia zamówienia na dostawę sprzętu (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej),

  • opis przyjętej metody amortyzacji środków trwałych raportowanej w ramach projektu,

  • w przypadku rozliczenia amortyzacji – oświadczenie beneficjenta, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji publicznej.


Kategorie wydatków

Nieruchomości

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup/najem tj. faktura lub rachunek wraz z potwierdzeniem zapłaty

  • protokoły odbioru dostaw w przypadku zakupów sprzętu lub urządzeń

  • tabela amortyzacyjna (w sytuacji, gdy w projekcie rozlicza się koszty amortyzacji nieruchomości),

  • opis przyjętej metody amortyzacji nieruchomości raportowanej w ramach projektu


Kategorie wydatków

Nieruchomości

  • zdjęcie zakupionej, wybudowanej, wyremontowanej lub najmowanej nieruchomości z widoczną informacją o współfinansowaniu z funduszu,

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)),

  • wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych – w przypadku zakupu nieruchomości w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji nieruchomości.


Kategorie wydatków

Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. fakturę lub rachunek wraz z potwierdzeniem zapłaty,

  • umowa z wykonawcą,

  • lista uczestników lub agenda spotkania/szkolenia (jeżeli w ramach kategorii E uwzględniono koszt związany ze spotkaniem/szkoleniem/konferencją),

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)).


Kategorie wydatków

Podwykonawstwo

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowy opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem,

  • umowa podpisana z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana),

59


Kategorie wydatków

Podwykonawstwo

  • jeżeli przedmiotem umowy było stworzenie konkretnego produktu np. tłumaczenia lub opracowania, niezbędne będzie przysłanie jednej sztuki gotowego produktu, lub w przypadku gdy dostarczenie materiału będzie niemożliwe- przysłanie skanu lub zdjęcia,

  • potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy,

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)).


Kategorie wydatków

Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Wymagane dokumenty:

  • faktura VAT lub rachunek właściwie opisane, potwierdzenie odbioru zakupu oraz dowód zapłaty.

  • dokumenty dotyczące postępowania przetargowego-jeśli dotyczy,

  • jeden egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego a w przypadku przedmiotów o dużych gabarytach – zdjęcie lub skan.

61


Kategorie wydatków

Wynagrodzenia ekspertów

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem,

  • umowa podpisana z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana),

62


Kategorie wydatków

Wynagrodzenia ekspertów

  • potwierdzenie wykonania ekspertyzy w formie np. kopii lub zdjęcia gotowego dzieła,

  • potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy,

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)),

  • w przypadku zamówień od 5000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty.

63


Kategorie wydatków

Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi

Wymagane dokumenty:

dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek,

bilety lotnicze oraz kolejowe (w przypadku kosztów powrotu imigranta do kraju pochodzenia – EFPI),

pisemne potwierdzenie osoby otrzymującej „kieszonkowe” wraz z podpisem oraz potwierdzenie udzielenia pomocy reintegracyjnej

potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy.

64


Kategorie wydatków

Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)),

  • w przypadku zamówień od 5000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty,

  • umowa podpisana z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana).


III KOSZTY POŚREDNIE

Koszty pośrednie

Kwalifikowane koszty pośrednie projektu to koszty, które – przy poszanowaniu warunków kwalifikowalności określonych w niniejszych wytycznych nie mogą zostać uznane za koszty wprost wynikające z projektu, związane bezpośrednio z jego realizacją.

Organizacje otrzymujące granty operacyjne ze środków Unii Europejskiej nie mogą włączyć kosztów pośrednich do szacunkowego budżetu projektu – koszty pośrednie są dla takich organizacji niekwalifikowalne.

Uwaga: Niezależnie od ilości środków otrzymanych od Unii w ramach grantu operacyjnego!

Grant operacyjny należy rozumieć jako dofinansowanie bieżącej działalności organizacji.


Kategorie wydatków

Koszty pośrednie

Kwalifikowany jest ryczałt w wysokości co najwyżej 7% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych (dokładny limit kosztów pośrednich dla projektu określony jest w umowie finansowej)

Beneficjent nie ma obowiązku przedstawiania wraz z wnioskiem o II zaliczkę oraz płatność końcową dokumentacji potwierdzającej poniesienie kosztów oraz wydatków.

67


Przychód wygenerowany przez projekt

Przychód – wszystkie wpływy związane z projektem tj. pobieranie opłat za uczestnictwo w szkoleniu czy sprzedaż publikacji, wkład funduszu, wkład budżetu państwa, wkłady stron trzecich.

Zysk –nadwyżka przychodów nad kosztami realizacji projektu poniesionymi przez beneficjenta.

We wniosku o płatność Beneficjent wykazuje wysokość przychodu wygenerowanego przez projekt w danym okresie sprawozdawczym

Odsetki narosłe na koncie bankowym od środków otrzymanych od WWPE w ramach zaliczek na realizację projektu są również traktowane jako przychód.

68


Przychód wygenerowany przez projekt

Przykładowy sposób kalkulacji końcowego dofinansowania w przypadku osiągnięcia zysku przez beneficjenta.

Łączny kwalifikowany koszt:100.000 PLN

% dofinansowania projektu z funduszu 75

Pierwotnie zakładana kwota dofinansowania 75.000 PLN (100.000x75%)

Zyski uzyskane w ramach projektu (przychody ze sprzedaży

biletów na pokaz filmów w ramach projektu) 30.000 PLN

Ostateczna kwota dofinansowania z funduszu:

100.000-(30 000)= 70.000PLN

69


Opisy na dokumentach księgowych

Opis powinien znaleźć się na wszystkich fakturach oraz innych dokumentach księgowych o równorzędnej mocy dowodowej

Sporządzony na oryginale dokumentu

Powinien znajdować się na odwrocie strony lub w przypadku braku miejsca na oddzielnej kartce (wówczas należy na niej zamieścić nazwę wystawcy dowodu księgowego i jego numer) i powinien być nierozerwalnie związany z dowodem

Z opisu musi jednoznacznie wynikać związek z projektem

70


Opisy na dokumentach księgowych

Powinien zawierać co najmniej:

Nr lub tytuł projektu

informację o kwocie wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (jeżeli różna od 100%)

krótki opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją danego projektu

nazwę kategorii budżetowej, której wydatek dotyczy

informację, że projekt współfinansowany jest ze środków funduszu (oraz budżetu państwa)

informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej

informację o sposobie wyboru wykonawcy, w szczególności odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (w przypadku zamówień od 14.000 EUR netto).

71


Przechowywanie dokumentów

  • Dokumenty związane z projektem muszą być:

  • - udostępnione dla celów inspekcji/kontroli/audytu prowadzonych przez WWPE, MSW, MPiPS, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne upoważnione jednostki;

  • - przechowywane przez okres 5 lat od daty zamknięcia programu (WWPE poinformuje pisemnie każdego z beneficjentów o dacie zamknięcia programu);

  • - przechowywane w jednym miejscu oraz w wydzielonych i odpowiednio opisanych segregatorach;

  • - przechowywane w formie oryginałów lub w sytuacji, gdy oryginał uległ zniszczeniu kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem;

  • czytelne mimo upływu czasu (szczególnie dotyczy to faktur) – w tym celu można np. wykonać dodatkowe kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem.


Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Koszty personelu

  • brak informacji o projekcie na umowie zlecenia/o dzieło lub umowie o pracę/zakresie obowiązków,

  • błędy w kalkulacji, niepoprawne wpisanie kwot z list płac (kolumna 4 w kalkulacji), niepoprawnie wpisana liczba godzin roboczych lub godzin z kart czasu pracy,

  • brak wymaganych potwierdzeń zapłaty oraz deklaracji DRA ZUS,

  • wpisywanie do zestawienia wydatków kwot niezgodnych z listami płac lub rachunkami do umów cywilno-prawnych,

  • brak podpisów pracodawcy i pracownika na kartach czasu pracy

  • opłacenie składek do ZUS po terminie przewidzianym w umowie.


Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Koszty podróży i utrzymania

  • brak wymaganych informacji/podpisów na poleceniu wyjazdu/rozliczeniu delegacji,

  • brak biletów

  • brak wszystkich wymaganych potwierdzeń zapłaty,

  • nieprawidłowo skalkulowane kwoty diet oraz „kilometrówki”,

  • ujmowanie w kosztach delegacji całkowitych kwot diet w przypadku, gdy organizator zapewnił wyżywienie,

  • brak dokumentów uwierzytelniających (tj. agenda, zaproszenie itp.).


Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Sprzęt i urządzenia

  • brak informacji o współfinansowaniu ze środków funduszu,

  • amortyzacja naliczona niezgodnie z polskimi przepisami,

  • ujmowanie sprzętu administracyjnego (np. komputer dla koordynatora projektu) w kategorii C,


Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

  • brak potwierdzenia zapłaty,

  • nieprawidłowy opis dokumentu,

  • ujęcie w zestawieniu wydatków towarów niezaplanowanych w szacunkowym budżecie projektu,

  • ujęcie kosztów niezwiązanych bezpośrednio z projektem.


Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Podwykonawstwo

  • błędy w opisie faktury/rachunków,

  • błędy w dokumentacji przetargowej,

  • niedostarczenie potwierdzenia zapłaty lub przedmiotu umowy.


Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

  • nieprawidłowy opis faktury lub rachunku,

  • brak potwierdzenia zapłaty,

  • błędy w dokumentacji przetargowej,

  • brak na materiałach informacji o odpowiednim funduszu oraz loga Unii Europejskiej,

  • brak oryginału lub skanu materiału.


Dziękuję za uwagę

[email protected]


  • Login