Solid rozliczanie projekt w zasady przep ywu rodk w wop
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 79

SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP PowerPoint PPT Presentation


  • 85 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP. Szkolenie 23.05.2012. AGENDA. I. Zasady przepływu środków 1. zaliczki 2. wypłaty 3. zwroty (sankcje) II. Wniosek o płatność 1. sposób wypełniania wniosku o płatność i zestawienia wydatków 2. wymagane załączniki. AGENDA.

Download Presentation

SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Solid rozliczanie projekt w zasady przep ywu rodk w wop

SOLIDRozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP

Szkolenie

23.05.2012


Agenda

AGENDA

  • I. Zasady przepływu środków

  • 1. zaliczki

  • 2. wypłaty

  • 3. zwroty (sankcje)

  • II. Wniosek o płatność

  • 1. sposób wypełniania wniosku o płatność i zestawienia wydatków

  • 2. wymagane załączniki


Agenda1

AGENDA

  • 3. sposób dokumentowania wydatków

  • - dokumenty niezbędne do rozliczenia kosztów poszczególnych kategorii szacunkowego budżetu

  • - wymagany opis dokumentu księgowego

  • 4. Najczęściej popełniane błędy.


Podstawy prawne

– podstawy prawne

Dla EFPI - Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 2.03.2011 r. zmieniająca decyzję 2008/458/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu.

4


Solid rozliczanie projekt w zasady przep ywu rodk w wop

Dla EFU - Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 3.03.2011r. zmieniająca decyzję 2008/22/WE ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu


Solid rozliczanie projekt w zasady przep ywu rodk w wop

Dla EFIOPT – Decyzja Komisji z dnia 3 marca 2011 zmieniająca decyzję 2008/457/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część_ programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu.


Pochodzenie rodk w

Pochodzenie środków

Podstawa prawna:

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240)

Procedura uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania lub dofinansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej


Pochodzenie rodk w1

Pochodzenie środków


Pochodzenie rodk w2

Pochodzenie środków

WWPE wnioskuje o dzienne zasilenie konta

MAiC Departament Budżetu


Przep ywy finansowe

Przepływy finansowe

Harmonogram przekazywania płatności (z wyj. państw. jedn. budżetowych):

I zaliczka

Beneficjent może wystąpić o zaliczkę w wysokości 50% bądź 70% dofinansowania po podpisaniu umowy finansowej. WWPE przekazuje środki na konta beneficjentów niezwłocznie po ich otrzymaniu od Ministerstwa Finansów.

Zabezpieczenie – weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową (Beneficjent składa na wekslu tylko podpis. Pozostałe elementy wypełnia WWPE w razie konieczności użycia weksla. Podpis(y) składają osoby upoważnione do reprezentowania beneficjenta w obecności pracownika WWPE).

Należy dostarczyć następujące dokumenty:

- wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu);

- deklarację wekslową (jeżeli dotyczy);

- weksel in blanco (jeżeli dotyczy). gwarancja bankowa (jeżeli dotyczy).

10


Przep ywy finansowe1

Przepływy finansowe

II zaliczka

Beneficjent występuje o II zaliczkę, w przypadku gdy I zaliczka wynosiła 50% dofinansowania.

Beneficjent wykazuje wykorzystanie 50% lub 70% (zgodnie z zapisami ar. I.4.2 umowy finansowej)

I zaliczki i występuje z wnioskiem o kolejne 25% dofinansowania w ramach II zaliczki. Beneficjent powinien wystąpić z wnioskiem nie później niż miesiąc od uzyskania wymaganego poziomu wydatków.

Wymagane zabezpieczenie podobnie jak w przypadku I płatności zaliczkowej

11


Przep ywy finansowe2

Przepływy finansowe

wykorzystanie transzy w co najmniej 70% należy rozumieć poniesienie wydatków w kwocie, która po pomnożeniu przez procent współfinansowania da wartość równą lub większą 70% otrzymanej zaliczki;

Przykład:

I zaliczka - 50 000 PLN

Dofinansowanie z EFU/EFI/EFPI - 75%;

50 000 x 70% = 35 000 PLN/75% = 46 666,67 PLN

12


Przep ywy finansowe3

Przepływy finansowe

Płatność salda końcowego

Do wniosku o wypłatę pozostałej kwoty należy dołączyć raport końcowy z realizacji technicznej oraz końcowe oświadczeniefinansowe.

Końcowy raport finansowy:

obejmuje wydatki niewskazane w raporcie finansowym składanym przy wniosku o drugą transzę zaliczkową;

przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu;

Raport powinien zawierać:

wniosek o płatność końcową (w 1 egzemplarzu);

zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu)→ dokumentację potwierdzającą zaraportowane wydatki (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.

13


Przep ywy finansowe4

Przepływy finansowe

wszystkie wymagane oświadczenia. finansowe (tj. oświadczenie, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, oświadczenie i kosztach pośrednich oraz oświadczenie o przychodzie).

kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzona za zgodność z oryginałem) wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego.

14


Zwroty

Zwroty

II.15.3 umowy finansowej -Wypłata pozostałej kwoty

„W przypadku końcowego rozliczenia projektu Wypłata pozostałej kwoty - stanowiącej różnicę pomiędzy wartością wypłaconych przez WWPE zaliczek, a kwotą uznanych przez WWPE za kwalifikowalne, wydatkowanych przez Beneficjenta środków (EFU + [bp]) - która to wypłata musi nastąpić jednorazowo - dokonywana jest po zakończeniu projektu na podstawie kosztów faktycznie poniesionych przez beneficjenta. W trakcie realizacji przedsięwzięcia. Może mieć to formę zlecenia zwrotu środków, jeżeli łączna kwota wcześniejszych płatności będzie wyższa od ostatecznej kwoty dofinansowania ustalonej zgodnie z art. II.17.”


Zwroty1

Zwroty

W przypadku gdy WWPE odrzuci raport i zażąda przedłożenia nowego, zastosowanie mieć będzie procedura zatwierdzania opisana w niniejszym artykule.

W przypadku powtórnego odrzucenia raportu, WWPE zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy poprzez odwołanie się do postanowień art. II.11.2 (b).


Zwroty2

Zwroty

WWPE może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy, bez prawa Beneficjenta do jakiegokolwiek odszkodowania, w następujących przypadkach:

- jeśli wystąpi prawna, finansowa, techniczna, organizacyjna lub związana z audytem zmiana w sytuacji beneficjenta, która w znaczący sposób wpłynie na umowę lub podważy decyzję o przyznaniu dofinansowania;

  • jeśli beneficjent nie wypełni spoczywającego na nim, istotnego obowiązku wynikającego z niniejszej umowy oraz załączników do umowy;

  • w wypadku zaistnienia siły wyższej, zgłoszonej zgodnie z Artykułem II.8, lub jeśli realizacja przedsięwzięcia została wstrzymana w konsekwencji wystąpienia okoliczności nadzwyczajnych, o czym powiadomiono zgodnie z Artykułem II.7;

    -


Zwroty3

Zwroty

- jeśli beneficjent ogłosi upadłość, zostanie postawiony w stan likwidacji lub gdy stanie się przedmiotem analogicznego postępowania;

- jeśli na mocy prawomocnej decyzji sądu beneficjent zostanie uznany winnym popełnienia wykroczenia w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub gdy okaże się winnym ciężkiego, udowodnionego wykroczenia służbowego;

- jeśli beneficjent będzie winny wprowadzenia w błąd lub gdy w celu uzyskania dofinansowania przewidzianego w niniejszej umowie przedstawi nieprawdziwe dane lub informacje;

-


Zwroty4

Zwroty

- jeśli beneficjent umyślnie lub poprzez zaniedbanie popełni istotną nieprawidłowość w wykonaniu umowy, lub w wypadku nadużycia, korupcji bądź jakiegokolwiek innego nielegalnego działania na szkodę interesów finansowych WWPE lub Wspólnot Europejskich. Istotna nieprawidłowość oznaczać będzie każde naruszenie postanowień tej umowy lub przepisów wynikających z ustawy, bądź też jakiekolwiek zaniedbanie z winy beneficjenta, które spowoduje lub może spowodować szkodę w budżecie WWPE lub Wspólnot Europejskich.  

- jeśli opóźnienie w realizacji umowy przekroczy 3 miesiące w stosunku do harmonogramu zawartego w Załączniku I.


Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubieg y

Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły

  • zgodnie z art. I.5 umowy finansowej istnieje obowiązek przesłania do WWPE, do dnia 15 stycznia 20.. r. szczegółowego oświadczenia o wydatkach poniesionych do dnia 31 grudnia 20… r. Szczegółowe oświadczenie powinno zostać sporządzone na formularzu-zestawieniu wydatków Natomiast zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać dokonany do dnia 15 stycznia 20.. r.


Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubieg y1

Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły

zgodnie z art. I.5 umowy finansowej Beneficjent ma obowiązek dokonać zwrotu niewykorzystanych środków z otrzymanych zaliczek do 31 stycznia 20….r.

Do momentu zwrotu środków przez Beneficjenta WWPE nie może wystąpić o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa na sfinansowanie projektu, a tym samym jest zobowiązane do wstrzymania wypłaty kolejnych zaliczek na rzecz Beneficjenta.

Powyższe środki WWPE zobowiązane jest zwrócić na rachunek dochodów budżetu państwa.


Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubieg y2

Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły

Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych zwroty kwoty niewykorzystanej przez Beneficjenta po dniu 31 stycznia spowoduje konieczność naliczenia przez WWPE odsetek bankowych liczonych jak od zaległości podatkowych za każdy dzień zwłoki.


Weryfikacja wniosku o p atno

Weryfikacja wniosku o płatność

Weryfikacja wniosku i załączonych dokumentów:

sprawdzenie kompletności złożonej dokumentacji

sprawdzenie poprawności złożonej dokumentacji

sprawdzenie zgodności Wniosku z Umową Finansową, a także pod względem braku wystąpienia podwójnego finansowania

weryfikacja kwalifikowalności wydatków

w razie konieczności sprawdzenie wykorzystania środków poprzez kontrolę na miejscu realizacji projektu


Solid rozliczanie projekt w zasady przep ywu rodk w wop

Weryfikacja wniosku o płatność

  • W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w trakcie weryfikacji, beneficjent na żądanie WWPE ma obowiązek przekazać WWPE dodatkowe wyjaśnienia, uzupełnić dokumenty lub przesłać inne dodatkowe dokumenty wskazane przez WWPE.


Wniosek o p atno

Wniosek o płatność


Wniosek o p atno1

Wniosek o płatność


Wniosek o p atno2

Wniosek o płatność


Wniosek o p atno3

Wniosek o płatność


Za czniki

Załączniki

Do raportu należy załączyć:

wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu);

deklarację wekslową (jeżeli dotyczy)-Uwaga zmiana,

weksel in blanco (jeżeli dotyczy),

zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu);

dokumentację do zaraportowanych wydatków (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.;

oświadczenie o kwalifikowalności VAT.

29


Za czniki1

Załączniki

kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzoną za zgodność z oryginałem), wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego;

pozostałe oświadczenia finansowe (tj. oświadczenie, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, oświadczenie o kosztach pośrednich-(uwaga zmiana) oraz oświadczenie o przychodzie).

30


Zestawienie wydatk w

Zestawienie wydatków

Zestawienie wydatków jest tabelą sumującą wszystkie operacje zakupu dóbr lub usług wykonane w ramach projektu.

Konstrukcja zestawienia jest spójna z budową szacunkowego budżetu projektu.

Wszystkie wydatki ujęte w danej kategorii budżetowej powinny zostać wprowadzone do tabeli odpowiadającej tej właśnie kategorii.


Zestawienie wydatk w1

Zestawienie wydatków

Zakładki kategorii budżetowych od A do M zawierają:

  • „L.P” - liczbę porządkową

  • „Datę wydatku” (jest to dzień, w którym gotówka lub przelew „wypłynęły” z konta lub kasy jednostki), często w tej kolumnie błędnie wpisywana jest data poniesienia kosztu, czyli np. data wystawienia faktury lub odbycia delegacji służbowej,

  • „Opis/Typ wydatku” - musi zawierać odniesienie do pozycji szacunkowego budżetu, np.wynagrodzenie Pani/Pana xxx miesiąc yyy lub delegacja Pana/Pani xxx do yyy,

  • „Rodzaj oraz numer dokumentu źródłowego” - krótki opis pozycji np. lista płac nr xxx lub delegacja nr xxx .).


Zestawienie wydatk w2

Zestawienie wydatków

  • kwota netto w PLN,

  • kwota podatku VAT w PLN (nie dotyczy kategorii A),

  • kwota brutto wydatku w PLN,

    Po uzupełnieniu wszystkich pozycji, dane z kategorii są automatycznie sumowane, a następnie przenoszą się AUTOMATYCZNIE do zbiorczej tabeli „Budżet” zawierającej kwoty całkowite wszystkich kategorii budżetowych. Łączna kwota wydatków jest następnie przeliczana przez procent współfinansowania z EFU/EFI/EFPI.


Zestawienie wydatk w3

Zestawienie wydatków

  • W przypadku wpisywania do Zestawienia wydatków wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej wynagrodzenie netto, składki ZUS, podatek od osób fizycznych powinny zostać wpisane w oddzielnych wierszach (dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy składniki wynagrodzenia brutto zostały zapłacone w różnych terminach) np. pozycja nr 1 w zestawieniu - wynagrodzenie netto; pozycja nr 2 – składki ZUS; pozycja 3 - podatek dochodowy.


Zestawienie wydatk w4

Zestawienie wydatków

  • W przypadku, gdy poszczególne składki do ZUS zostały zapłacone w różnych terminach, w zestawieniu należy wpisać kwoty w oddzielnych wierszach albo wpisać wszystkie składki łącznie, w kolumnie „data zapłaty” wpisując wszystkie daty poszczególnych składników ZUS.

    W zestawieniu wydatków należy wypełniać wyłącznie komórki, w których nie zostały wpisane formuły. Zestawienia poszczególnych kategorii kosztów bezpośrednich oraz pośrednich powinny być wypełniane w kolumnach: B, C, D, E, F (jeśli dotyczy), G (jeśli dotyczy).


Zestawienie wydatk w5

Zestawienie wydatków

Zakładka „budżet” powinna zostać wypełniona w następujących częściach:

  • wiersze 1-4 (Numer Umowy Finansowej, Tytuł Projektu, Beneficjent, Dofinansowanie z EFU/EFI/EFPI (% wskazany w art. I.3.2 Umowy Finansowej)),

  • kolumna C – „Szacunkowy budżet” - zgodnie z szacunkowym budżetem projektu (wyłącznie białe pola),

  • wiersz 41 (Imię, nazwisko oraz stanowisko upoważnionej osoby, datę podpisania dokumentu oraz jej podpis).


Kompletowanie dokument w rozliczeniowych

Kompletowanie dokumentów rozliczeniowych

  • Dokumenty dostarczane do WWPE powinny zostać ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami nadanymi dokumentom w zestawieniu wydatków (L.p).

  • Dokumenty powinny być dostarczone w jednym pliku, sugeruje się ułożenie w segregatorze. W przypadku, gdy duża liczba zgromadzonych dokumentów wymaga umieszczenia ich w dwóch lub więcej segregatorach, segregatory należy opisać oraz nadać kolejne numery zaczynając od 1.

  • Dokumenty dotyczące jednej kategorii powinny zostać ułożone razem, koło siebie, po zamieszczeniu dokumentacji dot. danej kategorii układa się dokumenty dotyczące kolejnej zgodnie z szacunkowym budżetem projektu.


Kompletowanie dokument w rozliczeniowych1

Kompletowanie dokumentów rozliczeniowych

Preferowana przykładowa kolejność ułożenia dokumentów:

- Wniosek o płatność,

- Wymagane Oświadczenia,

- Deklaracja wekslowa – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy),

- Weksel in blanco – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy), zgodny z ustawą Prawo Wekslowe,

- Zestawienie wydatków,

- Dokumenty dotyczące Kategorii A: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu)

- Dokumenty dotyczące Kategorii B: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu), itd.

- inne dokumenty


Kategorie wydatk w

Kategorie wydatków

Kategorie wydatków bezpośrednich

Koszty personelu

Koszty podróży i utrzymania

Sprzęt i urządzenia

Nieruchomości

Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Podwykonawstwo

Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Wynagrodzenia ekspertów

Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi – dotyczy wyłącznie EFU i EFPI


Kategorie wydatk w1

Kategorie wydatków

Koszty personelu

Wymagane dokumenty:

  • umowa o pracę (+ ewentualne aneksy do umów) każdego pracownika, którego wynagrodzenie zostało ujęte w kategorii A,

  • zakres obowiązków pracownika, z którego wynika, że całość czasu poświęca na zadania związane z projektem - dotyczy osób zatrudnionych wyłącznie w celu realizacji projektu

  • lista płac z miesiąca, którego dotyczy rozliczenie lub rachunek

  • deklaracja DRA z miesiąca, którego dotyczy rozliczenie


Kategorie wydatk w2

Kategorie wydatków

Wymagane dokumenty:

  • potwierdzenia zapłaty wszystkich elementów wynagrodzenia brutto tzn.: wynagrodzenia netto, składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych, innych potrąceń z wynagrodzenia netto

  • karta czasu pracy, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu

  • kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu


Kategorie wydatk w3

Kategorie wydatków

Karta czasu pracy


Kategorie wydatk w4

Kategorie wydatków

Kalkulacja wynagrodzenia kwalifikowalnego w projekcie (w przypadku osób pracujących częściowo na rzecz projektu):

stawka godzinowa = wynagrodzenie brutto z listy płac / liczba godzin roboczych w miesiącu (pomniejszona o godziny urlopowe oraz chorobowe płatne przez pracodawcę)

wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = stawka godzinowa x liczba godzin roboczych faktycznie przepracowanych na rzecz projektu

43


Kategorie wydatk w5

Kategorie wydatków

Przykładowa kalkulacja wynagrodzenia


Kategorie wydatk w6

Kategorie wydatków

W przypadku wyliczenia wynagrodzenia kwalifikowanego w projekcie w miesiącu, gdy pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym lub na zwolnieniu lekarskim stosuje się sposób przedstawiony poniżej:

Przykład:

  • Godziny robocze w miesiącu: 160

  • Godziny urlopu/zwolnienia chorobowego w danym miesiącu: 40 (5 dni)

  • Godziny przepracowane w danym miesiącu: 120 (160-40)

  • Godziny przepracowane w projekcie: 80

  • Wynagrodzenie brutto: 5 000 PLN

  • Sposób wyliczenia wynagrodzenia do projektu:

    5000 / 120=41,67 PLN – wyliczenie stawki h

    41,67x80=3 333,60 PLN


Kategorie wydatk w7

Kategorie wydatków

Zatrudnienie w formie umowy cywilno-prawnej

Wymagane dokumenty:

  • umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami oraz wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia (w treści umowy powinna znaleźć się informacja o udziale pracownika w projekcie oraz informacja o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu)

  • deklaracja ZUS DRA (jeśli dotyczy)

  • w przypadku rozliczania wynagrodzenia na podstawie kontraktu - lista płac oraz w przypadku rozliczania części wynagrodzenia pracownika: kalkulacji wynagrodzenia kwalifikowalnego w projekcie, karty czasu pracy oraz potwierdzeń zapłaty.


Kategorie wydatk w8

Kategorie wydatków

Zatrudnienie w formie umowy cywilno-prawnej

  • potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia za wykonane zlecenie/dzieło wraz z potwierdzeniem zapłaty składek do ZUS (jeżeli dotyczy)

  • egzemplarz wykonanego i odebranego efektu prac wykonawcy


Kategorie wydatk w9

Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Wymagane dokumenty:

rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej,

wypełnione polecenie wyjazdu służbowego lub rozliczenie wyjazdu wraz ze wszystkimi niezbędnymi elementami oraz podpisami,

dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek, zwrotu niewykorzystanej części lub dopłaty należnej pracownikowi,

faktury VAT/rachunki za nocleg oraz przejazd wraz z dowodem zapłaty,

bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne oraz obowiązkowo karty pokładowe, w przypadku edycji 2010 umów aneksowanych w związku z wejściem w życie dec. zmieniającą decyzji nr 2008/22/WE nie istnieje obowiązek dostarczenia kart pokładowych. Edycja 2011 –tylko nowe zasady.


Kategorie wydatk w10

Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Wymagane dokumenty:

wypełniony i zatwierdzony wniosek na delegację służbową krajową lub zagraniczną,

rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej

dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek,

faktury VAT/rachunki za nocleg,

bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe + faktura VAT, jeśli zostałą wystawiona

dokument uwierzytelniający uczestnictwo w konferencji lub spotkaniu krajowym lub zagranicznym (np. lista obecności lub program spotkania, zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu),

w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie oraz kalkulację zużytego w trakcie podróży paliwa,

tylko w przypadku używania samochodu prywatnego – umowa o użyciu tego samochodu w celach służbowych / zgody kierownika jednostki na używanie tego pojazdu oraz tzw. kilometrówka.


Kategorie wydatk w11

Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Kalkulacja na podstawie tzw. „kilometrówki”

Przykład:

W ramach realizowanego projektu pracownik odbył podróż służbową na odległość 400 km (w obie strony) samochodem prywatnym o pojemności silnika 1400 cm3. W związku z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) pracownkowi należy się zwrot w wysokości maksymalnej: 334,32 PLN (400 km x 0,8358)


Kategorie wydatk w12

Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Kalkulacja na podstawie karty drogowej (kalkulacja dla samochodu służbowego)

Przykład:

W ramach realizowanego projektu pracownik odbył podróż służbową na

odległość 400 km (w obie strony) samochodem służbowym o pojemności

silnika 1400 cm3. Ustalono, że samochód zużywa średnio 9 litrów na 100 km.

Cena paliwa udokumentowana fakturą wyniosła 4,5 PLN/litr., tym samym

całkowity koszt przejazdu samochodem wyniósł: 162 PLN (9 litrów x 4 x 4,5)


Kategorie wydatk w13

Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Forma gotówkowa:

  • Wypłata pracownikowi kwoty wynikającej z delegacji (diety, ryczałty, hotel, przejazd itp.) może mieć formę gotówkową, w takim przypadku beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia dokumentu wydania gotówki z kasy (KW) oraz raportu kasowego, lub w przypadku druku delegacji służbowej potwierdzenie pisemne pracownika otrzymania kwoty wynikające z rozliczenia kosztów delegacji oraz raportu kasowego.


Kategorie wydatk w14

Kategorie wydatków

Koszty podróży i utrzymania

Forma bezgotówkowa:

  • W przypadku wypłaty w formie bezgotówkowej niezbędne jest dostarczenie potwierdzenia przelewu na konto pracownika kwoty wynikającej z delegacji.

    Budżet projektu powinien zawierać szacunkowe informacje o planowanych wyjazdach w ramach projektu.


Kategorie wydatk w15

Kategorie wydatków

Sprzęt i urządzenia

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek wraz z potwierdzeniem zapłaty,

  • w przypadku rozliczenia amortyzacji – oświadczenie beneficjenta, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji ,publicznej’

  • tabela amortyzacyjna (w sytuacji, gdy w projekcie rozlicza się koszty amortyzacji sprzętu),

  • zdjęcie zakupionego, leasingowanego lub wynajmowanego sprzętu z widoczną informacją o współfinansowaniu ze środków funduszu,


Kategorie wydatk w16

Kategorie wydatków

Sprzęt i urządzenia

  • protokołu odbioru (jeśli wystawiono),

  • dokumentacja udzielenia zamówienia na dostawę sprzętu (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej),

  • opis przyjętej metody amortyzacji środków trwałych raportowanej w ramach projektu,

  • w przypadku rozliczenia amortyzacji – oświadczenie beneficjenta, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji publicznej.


Kategorie wydatk w17

Kategorie wydatków

Nieruchomości

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup/najem tj. faktura lub rachunek wraz z potwierdzeniem zapłaty

  • protokoły odbioru dostaw w przypadku zakupów sprzętu lub urządzeń

  • tabela amortyzacyjna (w sytuacji, gdy w projekcie rozlicza się koszty amortyzacji nieruchomości),

  • opis przyjętej metody amortyzacji nieruchomości raportowanej w ramach projektu


Kategorie wydatk w18

Kategorie wydatków

Nieruchomości

  • zdjęcie zakupionej, wybudowanej, wyremontowanej lub najmowanej nieruchomości z widoczną informacją o współfinansowaniu z funduszu,

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)),

  • wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych – w przypadku zakupu nieruchomości w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji nieruchomości.


Kategorie wydatk w19

Kategorie wydatków

Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. fakturę lub rachunek wraz z potwierdzeniem zapłaty,

  • umowa z wykonawcą,

  • lista uczestników lub agenda spotkania/szkolenia (jeżeli w ramach kategorii E uwzględniono koszt związany ze spotkaniem/szkoleniem/konferencją),

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)).


Kategorie wydatk w20

Kategorie wydatków

Podwykonawstwo

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowy opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem,

  • umowa podpisana z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana),

59


Kategorie wydatk w21

Kategorie wydatków

Podwykonawstwo

  • jeżeli przedmiotem umowy było stworzenie konkretnego produktu np. tłumaczenia lub opracowania, niezbędne będzie przysłanie jednej sztuki gotowego produktu, lub w przypadku gdy dostarczenie materiału będzie niemożliwe- przysłanie skanu lub zdjęcia,

  • potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy,

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)).


Kategorie wydatk w22

Kategorie wydatków

Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Wymagane dokumenty:

  • faktura VAT lub rachunek właściwie opisane, potwierdzenie odbioru zakupu oraz dowód zapłaty.

  • dokumenty dotyczące postępowania przetargowego-jeśli dotyczy,

  • jeden egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego a w przypadku przedmiotów o dużych gabarytach – zdjęcie lub skan.

61


Kategorie wydatk w23

Kategorie wydatków

Wynagrodzenia ekspertów

Wymagane dokumenty:

  • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem,

  • umowa podpisana z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana),

62


Kategorie wydatk w24

Kategorie wydatków

Wynagrodzenia ekspertów

  • potwierdzenie wykonania ekspertyzy w formie np. kopii lub zdjęcia gotowego dzieła,

  • potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy,

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)),

  • w przypadku zamówień od 5000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty.

63


Kategorie wydatk w25

Kategorie wydatków

Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi

Wymagane dokumenty:

dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek,

bilety lotnicze oraz kolejowe (w przypadku kosztów powrotu imigranta do kraju pochodzenia – EFPI),

pisemne potwierdzenie osoby otrzymującej „kieszonkowe” wraz z podpisem oraz potwierdzenie udzielenia pomocy reintegracyjnej

potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy.

64


Kategorie wydatk w26

Kategorie wydatków

Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi

  • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)),

  • w przypadku zamówień od 5000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty,

  • umowa podpisana z wykonawcą/usługodawcą (jeśli została podpisana).


Iii koszty po rednie

III KOSZTY POŚREDNIE

Koszty pośrednie

Kwalifikowane koszty pośrednie projektu to koszty, które – przy poszanowaniu warunków kwalifikowalności określonych w niniejszych wytycznych nie mogą zostać uznane za koszty wprost wynikające z projektu, związane bezpośrednio z jego realizacją.

Organizacje otrzymujące granty operacyjne ze środków Unii Europejskiej nie mogą włączyć kosztów pośrednich do szacunkowego budżetu projektu – koszty pośrednie są dla takich organizacji niekwalifikowalne.

Uwaga: Niezależnie od ilości środków otrzymanych od Unii w ramach grantu operacyjnego!

Grant operacyjny należy rozumieć jako dofinansowanie bieżącej działalności organizacji.


Kategorie wydatk w27

Kategorie wydatków

Koszty pośrednie

Kwalifikowany jest ryczałt w wysokości co najwyżej 7% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych (dokładny limit kosztów pośrednich dla projektu określony jest w umowie finansowej)

Beneficjent nie ma obowiązku przedstawiania wraz z wnioskiem o II zaliczkę oraz płatność końcową dokumentacji potwierdzającej poniesienie kosztów oraz wydatków.

67


Przych d wygenerowany przez projekt

Przychód wygenerowany przez projekt

Przychód – wszystkie wpływy związane z projektem tj. pobieranie opłat za uczestnictwo w szkoleniu czy sprzedaż publikacji, wkład funduszu, wkład budżetu państwa, wkłady stron trzecich.

Zysk –nadwyżka przychodów nad kosztami realizacji projektu poniesionymi przez beneficjenta.

We wniosku o płatność Beneficjent wykazuje wysokość przychodu wygenerowanego przez projekt w danym okresie sprawozdawczym

Odsetki narosłe na koncie bankowym od środków otrzymanych od WWPE w ramach zaliczek na realizację projektu są również traktowane jako przychód.

68


Przych d wygenerowany przez projekt1

Przychód wygenerowany przez projekt

Przykładowy sposób kalkulacji końcowego dofinansowania w przypadku osiągnięcia zysku przez beneficjenta.

Łączny kwalifikowany koszt:100.000 PLN

% dofinansowania projektu z funduszu 75

Pierwotnie zakładana kwota dofinansowania 75.000 PLN (100.000x75%)

Zyski uzyskane w ramach projektu (przychody ze sprzedaży

biletów na pokaz filmów w ramach projektu) 30.000 PLN

Ostateczna kwota dofinansowania z funduszu:

100.000-(30 000)= 70.000PLN

69


Opisy na dokumentach ksi gowych

Opisy na dokumentach księgowych

Opis powinien znaleźć się na wszystkich fakturach oraz innych dokumentach księgowych o równorzędnej mocy dowodowej

Sporządzony na oryginale dokumentu

Powinien znajdować się na odwrocie strony lub w przypadku braku miejsca na oddzielnej kartce (wówczas należy na niej zamieścić nazwę wystawcy dowodu księgowego i jego numer) i powinien być nierozerwalnie związany z dowodem

Z opisu musi jednoznacznie wynikać związek z projektem

70


Opisy na dokumentach ksi gowych1

Opisy na dokumentach księgowych

Powinien zawierać co najmniej:

Nr lub tytuł projektu

informację o kwocie wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (jeżeli różna od 100%)

krótki opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją danego projektu

nazwę kategorii budżetowej, której wydatek dotyczy

informację, że projekt współfinansowany jest ze środków funduszu (oraz budżetu państwa)

informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej

informację o sposobie wyboru wykonawcy, w szczególności odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (w przypadku zamówień od 14.000 EUR netto).

71


Przechowywanie dokument w

Przechowywanie dokumentów

  • Dokumenty związane z projektem muszą być:

  • - udostępnione dla celów inspekcji/kontroli/audytu prowadzonych przez WWPE, MSW, MPiPS, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne upoważnione jednostki;

  • - przechowywane przez okres 5 lat od daty zamknięcia programu (WWPE poinformuje pisemnie każdego z beneficjentów o dacie zamknięcia programu);

  • - przechowywane w jednym miejscu oraz w wydzielonych i odpowiednio opisanych segregatorach;

  • - przechowywane w formie oryginałów lub w sytuacji, gdy oryginał uległ zniszczeniu kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem;

  • czytelne mimo upływu czasu (szczególnie dotyczy to faktur) – w tym celu można np. wykonać dodatkowe kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem.


Najcz stsze b dy w rozliczeniach

Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Koszty personelu

  • brak informacji o projekcie na umowie zlecenia/o dzieło lub umowie o pracę/zakresie obowiązków,

  • błędy w kalkulacji, niepoprawne wpisanie kwot z list płac (kolumna 4 w kalkulacji), niepoprawnie wpisana liczba godzin roboczych lub godzin z kart czasu pracy,

  • brak wymaganych potwierdzeń zapłaty oraz deklaracji DRA ZUS,

  • wpisywanie do zestawienia wydatków kwot niezgodnych z listami płac lub rachunkami do umów cywilno-prawnych,

  • brak podpisów pracodawcy i pracownika na kartach czasu pracy

  • opłacenie składek do ZUS po terminie przewidzianym w umowie.


Najcz stsze b dy w rozliczeniach1

Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Koszty podróży i utrzymania

  • brak wymaganych informacji/podpisów na poleceniu wyjazdu/rozliczeniu delegacji,

  • brak biletów

  • brak wszystkich wymaganych potwierdzeń zapłaty,

  • nieprawidłowo skalkulowane kwoty diet oraz „kilometrówki”,

  • ujmowanie w kosztach delegacji całkowitych kwot diet w przypadku, gdy organizator zapewnił wyżywienie,

  • brak dokumentów uwierzytelniających (tj. agenda, zaproszenie itp.).


Najcz stsze b dy w rozliczeniach2

Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Sprzęt i urządzenia

  • brak informacji o współfinansowaniu ze środków funduszu,

  • amortyzacja naliczona niezgodnie z polskimi przepisami,

  • ujmowanie sprzętu administracyjnego (np. komputer dla koordynatora projektu) w kategorii C,


Najcz stsze b dy w rozliczeniach3

Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

  • brak potwierdzenia zapłaty,

  • nieprawidłowy opis dokumentu,

  • ujęcie w zestawieniu wydatków towarów niezaplanowanych w szacunkowym budżecie projektu,

  • ujęcie kosztów niezwiązanych bezpośrednio z projektem.


Najcz stsze b dy w rozliczeniach4

Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Podwykonawstwo

  • błędy w opisie faktury/rachunków,

  • błędy w dokumentacji przetargowej,

  • niedostarczenie potwierdzenia zapłaty lub przedmiotu umowy.


Najcz stsze b dy w rozliczeniach5

Najczęstsze błędy w rozliczeniach

Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

  • nieprawidłowy opis faktury lub rachunku,

  • brak potwierdzenia zapłaty,

  • błędy w dokumentacji przetargowej,

  • brak na materiałach informacji o odpowiednim funduszu oraz loga Unii Europejskiej,

  • brak oryginału lub skanu materiału.


Asnieg@wwpe gov pl

Dziękuję za uwagę

[email protected]


  • Login