Dokumenthantering

1. Dokumenthantering Workshop 11 juni 2003 Redovisning av rekommendationer

2. A: Syfte och metod • Informationsbygget • Begrepp • Nytta med dokumenthantering • Dokuemnthantering i bygg och förvaltning

3. Vårda informationsbygget

4. Standardiseringen erbjuder ett ”gemensamt språk”

5. Kommunikationsplattform Data förstås av datorer medan information förstås av människor. Standardiserad dokumenthantering lägger grunden för informationsutbyte mellan aktörer.

6. Standard för att nå effektivitets och kvalitetsmål

7. Begrepp Dokument “Sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är beständigt lagrad på ett medium” källa SS 1900-1

8. Nyttan med sammanhållen dokumentinformation • sökning utan att finna • sökning och finna fel eller för mycket information • sökning på många håll • dokument återskapas p g a okunskap om deras existens • bristande kunskap om dokumentets status • bristande kunskap om dokumentets tekniska egenskaper • inte ha tillgång därför att det är lagrat lokalt • distribuera och kopiera dokument istället för att ge direkt tillgång elektroniskt • fel utförda arbeten pga bristande tillgång till alla aktuella dokument Ju fler som använder standardiserad dokumenthantering, desto lägre blir tröskeln för ytterligare användning

9. Metadata som fristående information Det räcker med att publicera metadata med information om dokumentet och var det står att finna!

10. Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltningAnvändnings- och förvaltningsverksamheten • Program, projektering- och byggprocesserna har sin utgångspunkt i användnings- och förvaltningsprocesserna • Kunden/nyttjarens behov är utgångspunkt för fastighetsverksamheten • Hög grad av dokumentrelaterad informationshantering

11. Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltningIT-system i Projekterings- och Byggverksamheten Projektering • Generella system • Kontorsautomation • Dokumenthantering • Projekthantering/styrning • Operativ ekonomi mm PU Kalkyl/inköp • Specifika system • Beräkningsprogram • CAD (2D, 3D) • GIS mm PM Dokument MD Produktion Administration

12. Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltningIT-system i användnings- och förvaltningsverksamheten • Generella system • Kontorsautomation • Dokumenthantering • CAD/GIS • Projekthantering • Operativ ekonomi mm • Specifika system • Ekonomisk, juridisk • och administrativ förvaltning • Verksamhetsledning • Drift och underhåll • Extern marknad • Utrymmesplanering

13. Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltningIT-system i användnings- och förvaltningsverksamheten FI2002 Förvaltningsinformation 2002 -En fastighetsektor- gemensam IT-plattform Föreningen för Förvaltningsinformation – fi2002@telia.com

14. Dokument + metadata Metadatastandard EDM EDM FI2002 Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltningDokumenthantering i användnings- och förvaltningsverksamheten • Dokument är en kontinuerlig resurs i FM-verksamheten • Lång lista med olika typer av dokument • Mycket information och många dokument är utrymmesrelaterade • -kategorisera, förteckna och beskriva funktionella utrymmen • -analysera, modellera och utvärdera verksamheten • -värdera utrymmesalternativ • Samverkan • Metadatastandard och FI2002 • Framtida utveckling av Metadatastandard och FI2002 • Framtida utveckling av produktmodeller

15. B: Anvisningar för användare • Registrering och användning av metadata • Obligatoriska metadata och villkorliga • Värdelistor för metadata

16. Registrering och användning • Principen om minsta möjliga inmatning • urval av metadata • automatisk fångst • standardvärden • Val av system efter uppgift • gränssnitt och terminologi gemensamt • Utväxling • bibehållna metadata mellan system • XML-standard på nätet

17. Obligatoriska metadata • Urval för olika tillämpning • Grundläggande • Projekt • Dokumentleverans • Förvaltning och arkiv • Obligatoriska och villkorliga • obligatoriska alltid med • villkorliga under givna förutsättningar • övriga enligt ISO/IEC frivilliga

18. Värdelistor för metadata • Dokumentklasser i fyra huvudgrupper • Administrativa • Tekniska • Ekonomiska/juridiska • Referens • och två nivåer som kan användas parallellt • grov, ca 30 klasser • fin, ca 150 klasser

19. Värdelistor för metadata (forts) • Övriga listor • Status • Handlingstyper • Referens till andra tabeller och metoder • Dokument-ID enligt UUID/GUID • BSAB-tabeller, varugrupper • Bygghandlingar 90 – projektörsbeteckning • Namngivning av egna listor

20. C: Anvisningar för utvecklare • Namngivning och begrepp • Tillämpning av värdelistor och attribut • XML-specifikation för metadataelement • XML-specifikation för värdelistor

21. Anvisningar för utvecklare

22. Tre viktiga punkter • Hur skall man praktiskt implementera funktionaliteten i ”sitt” dokumenthanteringssystem. • Versionshantering mellan system • Värdelistor

23. XML DOK Export Projekt-nätverk Dokument-hanterings-system Fristående importfunktion Import implementation Metadatarekomendationen vs. dokumenthanteringssystemen

24. Versionshantering • Flöde Skapande Systemet (originalet) Mottagande system v.3 v.3 v.1 (v.3) V.1-v.3 Skapande Systemet (originalet) V.4-

25. Värdelistor • Definition av gemensam värdemängd • DTD för värdelistor • www.metadata.se

26. D: Förvaltning och fortsatt utveckling

27. Remissynpunkter • Dokumentklasser • i stort tillräckligt • matchning mot egna • Användningsområde • typiska tillämpningsfall • Ytterligare metadata • Fastigheter, utrymmen etc. • Allmänt • samordning med branschterminologi och branschstandard

28. Spridning • Former för publicering • tryckta rekommendationer • webb • Vägar för spridning • mun-mot-mun • distribution • via systemleverantörer