Informatiebeheer centraal
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 14

Informatiebeheer centraal PowerPoint PPT Presentation


  • 69 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Informatiebeheer centraal. Stadsarchief Jan Verhoeven. Terugblik. Business Case Informatiebeheer Centrum verbeterslag op inhoud en digitalisering van processen waarna organisatie volgt Plan Stadsarchief

Download Presentation

Informatiebeheer centraal

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Informatiebeheer centraal

Informatiebeheer centraal

Stadsarchief

Jan Verhoeven


Terugblik

Terugblik

Business Case Informatiebeheer Centrum

  • verbeterslag op inhoud en digitalisering van processen waarna organisatie volgt

    Plan Stadsarchief

  • Transitie van DIV/DIM functie en Gemeentearchief: eerst (centraal) organiseren conform concernontwikkelingen en vervolgens kwaliteitsverbetering realiseren

    Als het niet kan zoals het moet, dan moet het zoals het kán!

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Plan stadsarchief

Plan Stadsarchief

  • Informatiebeheer is onderdeel van de bedrijfsvoering

  • Bedrijfsvoering centraal (tenzij…)

  • post- en archiefzaken (DIV/DIM), informatiebeheer en archivering zijn nog niet meegenomen in centralisatie bedrijfsvoeringsfuncties

  • De opdracht aan het Gemeentearchief is om ook deze functies centraal te organiseren in samenhang met de huidige functies van het Gemeentearchief.

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Div dim gemeentearchief stadsarchief

“DIV/DIM + Gemeentearchief = Stadsarchief”

informatiebeheer

archivering

Creatie van informatie, vastleggen en bewaren voor ondersteunen werkproces

(dynamische fase)

Informatie vastleggen

en bewaren voor reconstrueren werkproces

(semi-statische fase)

Informatie bewaren vanwege het kunnen afleggen van verantwoording en het cultuurhistorische belang

(statische fase)

Huidige situatie:

17 afd. DIV/DIM

Gemeentearchief

Beoogde situatie:

Stadsarchief

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Doelstelling

Doelstelling

  • Het zodanig inrichten van het Stadsarchief en het concernbredeinformatiebeheer

  • zodat een kwaliteitsverbetering wordt bereikt en conform de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen en formatiereductie worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de doelstelling van het concern om digitaal te gaan werken.

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Transitie in 3 thema s

Transitie in 3 thema’s

  • De transitie van Gemeentearchief en decentrale DIV/DIM afdelingen naar één Stadsarchief krijgt vorm in drie thema’s:

    • vorming van het Stadsarchief

    • digitalisering informatiebeheer

    • versterking (cultureel) ondernemerschap

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Vorming stadsarchief

Vorming Stadsarchief

  • Stadsarchivaris benoemen tot proceseigenaar Informatiebeheer

  • Transitie DIV/DIM conform RSO aanpak, in principe uitvoering bij RSO

  • Vakinhoudelijke aansturing door Proceseigenaar Informatiebeheer

  • Tijdelijke projectorganisatie voor bewerken van decentrale archieven

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Digitalisering informatiebeheer

Digitalisering Informatiebeheer

  • doorontwikkeling digitale dienstverlening, aangesloten op de landelijke digitale infrastructuur

  • uniformering en standaardisering van het concern document en records management

  • versnelde overname en beschikbaarstelling digitale archieven (e-depot) van het concern

  • onderzoek naar het ontwikkelen en aanbieden van e-depotdiensten aan derden, als één van de e-depotcentra in Nederland

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Versterking cultureel ondernemerschap

Versterking (cultureel) ondernemerschap

  • Het Stadsarchief als regisseur over de informatie-verstrekking over de Rotterdamse cultuurhistorie

  • Het verhaal van de stad bevordert het Rotterdam bewustzijn en is één van de pijlers van de marketing van de stad

  • Het verhaal van de stad ‘levend’ en ‘levendig’ te houden met een grotere benutting en verrijking van de collecties van de betrokken instellingen.

  • cultureel ondernemerschap, onder meer door

    • ontwikkelen van nieuwe producten en diensten

    • verhogen inkomsten uit subsidies en sponsoring

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


3 thema s veel uitdagingen

3 thema’s, veel uitdagingen…

  • Doorontwikkeling clustervorming

    • Specifieke knelpunten en ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer per vakeenheid en per cluster

  • Concernhuisvesting

    • Verminderen “persoonlijke” dossiers

    • Verhuizen van archieven

  • HNW010

    • (digitaal) werken any time, any place, anywhere

  • Programma Dienstverlening en vermindering regeldruk

    • Verbetering en digitalisering van processen

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


3 thema s nog meer uitdagingen

3 thema’s, nog meer uitdagingen…

  • Edocs/Docloods?

  • Alfresco?

  • Povo/Corsa/Decos/…?

  • Record Managers?

  • Vervanging (wie regelt dat)?

  • Advies – Uitvoering – Toezicht?

  • Centraal postadres?

  • (Centraal) scannen van (alle) post?

  • Scanning on demand?

  • Papier versus digitaal, hybride omgeving?

  • Open data?

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


3 thema s nog v l meer uitdagingen

3 thema’s, nog véél meer uitdagingen….

  • Deelgemeentes?

  • Samenwerking Metropoolregio?

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Hoe verder planning

Hoe verder, planning

  • Concerndirectie is akkoord, ter besluitvorming naar college (voorjaarsretraite)

    Bij positief besluit:

  • Start met transitie DIV/DIM: bijeenkomst 30 mei 2012

  • Voor transitie DIV/DIM aanhaken bij processen RSO

  • Overplaatsingen afgerond: december 2012

  • Stadsarchief neemt verantwoordelijkheid op zich voor totale keten van informatiebeheer per 1 januari 2013

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


Informatiebeheer centraal1

Informatiebeheer centraal

Vragen?

Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer


  • Login