Chapter 15 Knowledge Management Portal

1. Chapter 15 Knowledge Management Portal

2. กำหนดแผนเสียก่อนว่าต้องทำอะไรบ้าง เช่น

3. จากตัวอย่างข้างต้นจะเห็นว่า เรื่องของ IT นั้นมันจไปอยู่ลำดับท้าย ๆ ใน Layer ท้าย ๆ • Layer แรก คือ Knowledge Management Strategyซึ่งเป็นการกำหนดกลยุทธ์ของการจัดการความรู้ก่อน ประกอบด้วย • 1.1 Provide enterprise knowledge visionหรือจัดทำวิสัยทัศน์เกี่ยวกับความรู้ขององค์ก่อนขึ้นมาก่อน (นึกถึงหัวปลาทูของ TUNA Model ออกมั๊ยครับ) • 1.2 Establish knowledge management boardหรือ จัดตั้งบอร์ดเพื่อจัดการความรู้ขึ้นมาหนึ่งชุดอันถือเป็น Core team ในการผลักดัน KM ให้เกิดขึ้นในองค์กร ทำการฝึกอบรมคนกลุ่มนี้ให้มีความรู้ทางด้าน KM เป็นอย่างดี

4. 1.3 Support environmental factorsหรือ จัดเตรียมปัจจัยทางสภาพแวดล้อมต่าง ๆ เพื่อให้เอื้อต่อการเรียนรู้ และทำ KM • 1.4 Involve employeeหรือ นำพนักงานมาเข้าเป็นสมาชิกในกลุ่มด้วยตั้งแต่ต้น เพื่อเขาจะได้รู้และเข้าใจถึงแนวทางการจัดการความรู้ และ คิดว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมนี้ • 1.5 Get commitment of top managementหรือ ดึงผู้บริหารระดับสูงเข้ามามีส่วนร่วมด้วย เพื่อมั่นใจว่าผู้บริหารตั้งใจ มุ่งมั่น ที่จะทำโครงการนี้อย่างแท้จริง • จะเห็นว่า Layer แรกนี้จะเป็นการดำหนดวิสัยทัศน์ ตั้ง Core Team อบรม Core Team และวางแผนกลยุทธ์ในการจัดการความรู้ และจัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ขึ้นมา

5. Layer ที่สองคือ Knowledge Management Processเป็นกระบวนการในแผนที่วางไว้ใน Layer ที่หนึ่งมาปฏิบัติ ซึ่งประกอบด้วย • 2.1 Facilitate knowledgesharing workหรือ สนับสนุนให้การแบ่งปันความรู้เกิดขึ้นจริง ๆ ใน Layer แรก เราได้จัดเตรียมปัจจัยทางสภาพแวดล้อมต่าง ๆ เช่น Ba ห้องประชุม เครื่องมือต่าง ๆ ที่อบรมกันไปแล้ว ตอนนี้ก็ต้องผลักดันให้คนเข้าไปใช้ และนำเครื่องมือต่าง ๆ ออกมาใช้ผ่านทางกิจกรรมด้านต่าง ๆ ที่กำหนดขึ้นมา เป้าหมายก็เพื่อแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน • 2.2 Develop knowledge worker collaborationหรือ ก่อให้เกิดความร่วมมือกันระหว่างผู้มีความรู้ในด้านต่าง ๆ เช่น จัดทำ CoE หรือ ร่วมกันกำหนดแผนงานในการแบ่งปันความรู้ในด้านต่าง ๆ เป็นต้น

6. 2.3 Organize knowledge collaboration processหรือ จัดระบบการร่วมมือกันทางด้านความรู้ขึ้นมา เช่น การประชุมร่วมกัน การประมวลความรู้ร่วมกัน เป็นต้น จุดมุ่งหมายก็เพื่อจะนำความรู้ต่าง ๆ ที่ได้มานั้นมารวมเข้าด้วยกันให้เป็นหมวดหมู่ได้อย่างไร • 2.4 Integrate and coordinate with external organizationหรือ บูรณาการและร่วมมือกับองค์กรภายนอก จุดมุ่งหมายก็คือ เราจะหาแหล่งความรู้ (knowledge sources) จากภายนอกได้จากที่ไหน จากใคร โดยวิธีใด ได้บ้าง • 2.5 Identify knowledge management success factorsหรือ บ่งชี้ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการจัดการความรู้ จุดมุ่งหมายก็คือ ต้องการการกำหนดตัววัดที่แสดงถึงความสำเร็จในการทำ KM ขึ้นมา เช่น จำนวนความรู้ใหม่ที่เพิ่มขึ้น จำนวนการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้งาน จำนวนลิขสิทธิ์หรือนวัตกรรมที่เพิ่มขึ้น เป็นต้น

7. 2.6 Investigate knowledge management performanceหรือ ประเมินผลการดำเนินงานของการทำ KM ในแต่ละกิจกรรม (ตามปัจจัยที่กำหนดเอาไว้ในข้อ 2.5) • 2.7 Select tasks to improvedหรือ เลือกกิจกรรมที่ต้องการปรับปรุง โดยผลจากข้อ 2.6 กิจกรรมใดที่ประเมินผลการวัดออกมาแล้วไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในข้อ 2.5) • จะเห็นว่า Layer ที่สองนั้นเน้นที่การแบ่งปันความรู้ การร่วมมือกันเพื่อสร้างความรู้ใหม่ ๆ และการนำไปใช้งาน การหาแหล่งความรู้จากภายนอก การกำหนดตัวชี้วัดของกิจกรรมต่าง ๆ แล้วทำการตรวจประเมิน จากนั้นจึงทำการปรับปรุงให้ดีขึ้น

8. Layer ที่ 3 ได้แก่ Knowledge Management Environmentหรือ สภาพแวดล้อมในการจัดการความรู้ แบ่งออกเป็น • 3.1 Organize policies and guidelinesหรือ การจัดระเบียบนโยบายต่าง ๆ และ แนวทางการดำเนินงานต่าง ๆ • 3.2Provide information and communication support toolsหรือ จัดหาเครื่องมือสนับสนุนทางด้านสารสนเทศและการสื่อสารต่าง ๆ ตรงนี้เองที่ IT ต้องเข้าไปมีส่วนร่วม • ในหัวข้อที่แล้วเราได้พูดถึง S/W ต่าง ๆ ที่ต้องนำมาใช้ไปบ้างแล้ว ต่อไปนี้เราจะพูดถึงการนำเอาซอฟต์แวร์ต่างๆ มาสร้างเป็น Knowledge Portal ขึ้นมา

9. Portal • เป็น web site ที่ผู้ใช้สามารถที่เข้าถึงข้อมูลข่าวสารต่างๆได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ portal จะคำนึงถึงผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง กล่าวคือข้อมูลข่าวสารที่แสดงจะเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้หรือเป็นข้อมูลที่ผู้ใช้สนใจเท่านั้น นอกจากนั้น portal ยังได้จัดเตรียมเครื่องมือและบริการต่างๆสำหรับผู้ใช้เพื่อทำให้ Portal เป็นลักษณะเฉพาะของผู้ใช้แต่ละคนจริงๆ

10. Portal • ตามรูป เมื่อเข้ามาใน Portal ผู้ใช้จะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการผ่านทาง “Search” สามารถร่วมมือกับผู้อื่นได้ผ่านทาง “Collaboration” สารสนเทศต่าง ๆ ที่ได้มาจาก “Business Process” จะถูกจัดการโดย “Content Management” โดยมี “Business Intelligence” เป็นเครื่อมือสนับสนุน

11. Portal ต่างจาก web site ทั่วไปอย่างไร • web site ทั่วไป ผู้ใช้จะต้องใช้วิธีการต่างๆในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเช่น search engine เป็นต้น และบ่อยครั้งที่เราหาข้อมูลไม่เจอ แต่ใน portal ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้จะถูกรวบรวมใว้ในที่เดียวกัน โดยที่ข้อมูลนั้นอาจเป็นข้อมูลทั่วไปหรือเป็นข้อมูลที่เป็นส่วนตัวก็ได้หรือกล่าวได้ว่า portal จะคำนึงถึงผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง นอกจากนั้น portal ยังได้จัดเตรียมบริการและ web tools ต่างๆใว้สำหรับผู้ใช้ • ลักษณะเฉพาะที่สำคัญของ Portal คืออะไรPersonalization:เป็นหน้าที่ผู้ใช้สามารถทำการจัดการหัวข้อต่างๆ หรือแก้ไข จัดเตรียมข้อมูลข่าวสารที่เป็นเฉพาะของผู้ใช้แต่ละคน

12. Customization:ผู้ใช้สามารถที่จะจัดรูปแบบการแสดงข้อมูลข่าวสารด้วยตนเอง เช่น- การเพิ่มหรือลด channel ที่แสดงข้อมูล- การจัดลำดับก่อนหลังในการแสดงข้อมูลหรือ channel- การเปลี่ยนรูปแบบ,สี หรือรูปภาพที่จะแสดง channel • Standardizationรูปแบบแสดงผลของ portal ต่อผู้ใช้เป็นในทิศทางเดียวกันถึงแม้ว่าข้อมูลข่าวสารที่อยู่ข้างใน Portal จะมาจากหลายที่และมีรูปแบบที่แตกต่างกัน • Single Loginผู้ใช้ Login Portal เพียงครั้งเดียวก็จะสามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลข่าวสารต่างๆที่มีอยู่ใน Portal ได้

13. Knowledge Portal คืออะไร • เป็น Portal ที่เป็นศูนย์กลางความรู้ เชื่อมต่อข้อมูลต่างๆในองค์กรหนึ่ง ๆ ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวกับธุรกิจ และข้อมูลความรู้ทั่วไป โดยมุ่งเน้นที่จะให้เกิดสังคมแห่งการเรียนรู้ • Enterprise Knowledge Portals หรือ EKPs เปรียบเสมือนประตูในการเข้าสู่ระบบการจัดการความรู้ขององค์กร ที่มีการพัฒนาจากแนวคิดของระบบสารสนเทศผู้บริหาร (EIS) ระบบฐานข้อมูล และเว็บบราวเซอร์ EKPs เป็นเส้นทางในอุดมคติที่จะจัดการกับ KMS โดยมีการทำงานผสมผสานระหว่างการบูรณาการข้อมูล (data integration) กลไกการรายงาน และการทำงานร่วมกัน ในขณะที่การจัดการความรู้ได้ดำเนินการโดยเซิร์ฟเวอร์ ซึ่ง EKPs จะรวบรวมข้อมูลและกระจายไปสู่ผู้ใช้ รวมทั้งมีการปรับปรุงข้อมูล ดังนั้น EKPs จึงเป็นเสมือนชุมชนวิจัยภายในองค์กร

14. Enterprise Knowledge Portal

15. ในระยะแรกที่ EKPs เข้าสู่ตลาด ไม่ค่อยมีการจัดการความรู้มากนัก แต่ในปัจจุบัน EKPs ได้มีผู้วางจำหน่ายในการตลาดหลายราย อย่างเช่น Autonomy, Brio, Corechange, Datachannel, DataWare, Intraspect, IBM/Lotus และ OpenText เป็นต้น ส่วนผู้ขาย Database ได้แก่ Microsoft ,Oracle,Sybase ก็ขายในส่วน Knowledge portal ด้วย ซึ่ง DigitalDashboard Portal Initiative ของ Microsoft ก็ได้รวมฟังก์ชั่นดังกล่าวในผลิตภัณฑ์ Windows 2000,Office 2000,Exchange 2000 และ กลุ่มเทคโนโลยี Commerce Server เพื่อสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งสำหรับความร่วมมือทาง Internet • ตอนนี้มี Open source KM Portal หลายตัว ลอง search ใน internet ดู

16. Web ของ Autonomy

17. คิดก่อน …… • ก่อนที่จะมายุ่งเรื่อง IT ให้คิดก่อนว่า มีฟังก์ชันหลัก ๆ อะไรบ้างที่เราต้องสนับสนุน เช่น Employee, Management, Document, Sharing Information etc. • จากนั้น ค่อยแยกย่อยออกไปว่า ในฟังก์ชั่นหลัก ๆ นั้น มีฟังก์ชันย่อย ๆ อะไรบ้าง เช่น: • Employee Self-Service • e-Leave • e-Claim • e-Timesheet • Facilities Booking • Project Collaboration • etc

18. HR Management HR Payroll Recruitment Benefits Leave Time Attendance Training Appraisal Loan Knowledge Portal

20. Knowledge portals are portals that support knowledge management in the following ways: • Acquisition of knowledge • Distribution of knowledge • Storage of knowledge

21. ลองดูในนี้ครับ http://www.usu-ag.com/english/knowledge_business/ knowledge_solutions/knowledge_portal.html

23. Knowledge Management Portal

24. Business Intelligence คืออะไร มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร • ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และตลอดเวลา เช่นเดียวกัน ระบบธุรกิจก็มีการแข่งขันกันค่อนข้างรุนแรง และมากขึ้นด้วย จึงเป็นสิ่งที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ เลยว่าการที่องค์กรจะอยู่รอดได้นั้นจะต้องมีการใช้ข้อมูลสารสนเทศที่ทันสมัยและทันท่วงที เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจอย่างรวดเร็วและสามารถนำไปวางแผน หรือ โต้ตอบปัญหาเชิงธุรกิจได้ทันต่อเหตุการณ์ ให้กับผู้บริหารระดับสูงขององค์กรการที่จะได้มาซึ่งข้อมูลสารสนเทศเหล่านั้น ก) จำเป็นต้องมีการแสวงหาหนทางในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้ได้มาก เพราะว่าข้อมูลเหล่านั้นมิใช่ข้อมูลภายในองค์กรเท่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลขององค์กรที่เป็นคู่แข่งหรือเป็นข้อมูลขององค์กรอื่นๆ ที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันกับเราก็เป็นไปได้ ข) การเลือกสรรข้อมูลสารสนเทศที่มีคุณค่าจากกองข้อมูลที่มีขนาดมหึมา เพื่อให้แน่ใจว่าระบบข้อมูลสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นมานั้นเป็นข้อมูลสารสนเทศที่ สามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรได้ เพื่อเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้จึงจำเป็นต้องมีระบบที่สามารถช่วยเตรียมข้อมูลที่ลึกซึ้ง และมีคุณค่าทางกิจกรรมทางธุรกิจให้แก่องค์กรได้

25. Business Intelligence • Business Intelligenceคือ ซอฟต์แวร์ (Software) ที่นำข้อมูลที่มีอยู่เพื่อจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ ที่เหมาะสมกับมุมมองในการวิเคราะห์และตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน  และใช้สำหรับวิเคราะห์ข้อมูล  ของงานในมุมมองต่างๆตามแต่ละแผนก  เช่น • วิเคราะห์การดำเนินงานของบริษัทฯ เพื่อการตัดสินใจด้านการลงทุนสำหรับผู้บริหาร • วิเคราะห์และวางแผนการขาย / การตลาด เพื่อประเมินช่องทางการจำหน่าย ฯลฯ • วิเคราะห์สินค้าที่ทำกำไร สูงสุด / ขาดทุนต่ำสุด เพื่อการวางแผนงานด้านการตลาด และการผลิต • วิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อยอดขายของสินค้า ฯลฯ • วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งขัน ฯลฯ

26. Business Intelligence จะประกอบไปด้วยระบบข้อมูล และโปรแกรมแอพพลิเคชั่น ด้านการวิเคราะห์ มากมายหลายระบบ เช่น • ดาต้าแวร์เฮ้าส์ (Data Warehouse) • ดาต้ามาร์ท (Data Mart) • การทำเหมืองข้อมูล (Data Mining) • การแก้ปัญหาทางคณิตศาสตร์ (Operations Research & Numerical Methods) • เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลในหลายมิติ (OLAP) แบบประมวลผลทันทีที่ป้อนข้อมูลเข้าไป • และ ระบบสืบค้นและออกรายงานต่างๆ (Search, Report)

27. Business Intelligence ยังมีจุดเด่นเพิ่มขึ้นอีกในด้าน • ใช้งานง่ายเพียงแค่คลิกเมาส์ก็สามารถเปลี่ยนแปลงรายงานได้โดยไม่ต้องมีการคีย์ข้อมูลใหม่ ซึ่งผู้ใช้สามารถถาม ตอบคำถามทางธุรกิจได้หลายมุมมองเพียงในเวลาไม่กี่นาที ซึ่งช่วยการตัดสินใจแม่นยำ และรวดเร็วกว่าคู่แข่ง ทั้งในเชิงกว้าง และเชิงลึก • สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่หลากหลายภายในองค์กรมาทำการวิเคราะห์ เช่น Excel, FoxPro, Dbase, Access, ORACLE, SQL Server, Informix, Progress, DB2 เป็นต้น โดยไม่มีการเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมใดๆ

28. ปัญหาที่พบบ่อยในการใช้ Business Intelligence ของบ้านเรา ได้แก่ • ไม่สามารถเชื่อมข้อมูลจากทุกส่วนได้ภายในระบบเดียวกัน เช่น ต้อง export ข้อมูลออกจากฐานข้อมูลก่อน จึงจะมาสร้าง dashboard, forecasting (พยากรณ์ข้อมูล) ได้ • องค์กรส่วนใหญ่ไม่สามารถใช้งานในส่วน Analytics (การวิเคราะห์ข้อมูล) ได้อย่างคุ้มค่า เช่น บางระบบไม่สามารถ forecast ผลลัพธ์ได้ หรือ บางระบบ forecast ผลลัพธ์เชิงปริมาณแบบเส้นตรงเท่านั้น หรือ บางระบบไม่สามารถวิเคราะห์หาความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรต่างๆ หรือทำแบบจำลองเพื่อตัดสินใจได้ (simulation for decision) • BI บางค่าย ไม่มีฟังก์ชัน data mining มาให้พร้อม จึงต้องแยกระบบวิเคราะห์อีกต่างหาก

29. องค์กรขนาดใหญ่บางแห่ง อาจใช้เวลาในการติดตั้งระบบ (implementation) นานหลายปี และต้องใช้เวลาอีกระดับหนึ่งกว่า user ของแผนกต่างๆ จะใช้งานได้คล่องแคล่ว • การอัพเกรดระบบจากระบบเดิมอาจทำได้ยาก เช่น data warehouse เดิม ไม่รองรับ business intelligence ใหม่ • พนักงาน IT ขององค์กรขาดความรู้ความเข้าใจในเชิง Business, Management • ค่าใช้จ่ายสูงมาก ทำให้องค์กรธุรกิจเล็กๆ หรือหน่วยงานที่มีงบไม่สูงนัก ขาดโอกาสในการจัดซื้อ หรือได้ BI ที่มีฟังก์ชันครบดั่งใจ

30. BI Open Source • ในปัจจุบันหลายๆองค์กรมีการยอมรับว่าค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการนำเทคโนโลยีมาใช้งานมีแนวโน้มสูงขึ้นโดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ไม่ว่าจะเป็นการซื้อหามาใช้งานด้วยราคาที่แพงการอัพเกรดหรือปรับเปลี่ยนรุ่นใหม่ซึ่งมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องดังนั้นหากเราสามารถลดค่าจ่ายในส่วนนี้ได้ก็คงดีไม่น้อยโอเพ่นซอร์สซอฟต์แวร์จึงเป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่น่าสนใจเนื่องจากไม่ต้องเสียค่าใช้งานผลิตภัณฑ์จ่ายเฉพาะค่าอบรม, ค่าสนับสนุน เท่านั้น

31. BI Open Source คือ อะไร ? • BI Open Source เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกสร้างขึ้นมาจากเทคโนโลยี โอเพ่นซอร์ส ซึ่งมีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและการสร้างรายงานจาก Data Warehouse ที่สร้างขึ้นเพื่อความสะดวกในการดึงข้อมูลมาใช้งานในปัจจุบัน BI Open Source มีให้เลือกใช้งานหลากหลายเช่น Openl, OLAP4J,  PalOOCa, OpenOLapc และ Pentaho เป็นต้นซึ่งในการให้บริการในส่วนนี้เราได้ศึกษา, ทดสอบ และพัฒนาระบบโดยใช้ BI Pentaho เป็นหลักในการทำงานเพราะ Pentaho เป็นระบบ BI Open Source อันดับหนึ่งมาอย่างยาวนานใน strong>www.sourceforge.net ซึ่งเป็น web site ที่รวบรวมโครงการ Open Source ระดับโลกมากมาย ซึ่งในส่วนของอันดับนั้น ได้ทั้งในแง่ของการจำนวนครั้งที่ Download และ Ranking สามารถศึกษาข้อมูลโดยละเอียดได้ที่ www.pentaho.com

33. จบหัวข้อ 15 • คำถาม ………..