LA COMUNICACIÓN EFECTIVA CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

1. LA COMUNICACIÓN EFECTIVA CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Sesión Técnica 7 Taller de Capacitación a Capacitadores en Comunicación de Riesgo

2. CONTEXTO • Los dos lados: Prensa institucional v/s medios de comunicación. • Un mundo globalizado: más flujo de información, mayor presencia de actores • Existencia masiva de medios de comunicación y carácter industrializado-tecnológico de nuestra cultura. • La transversalidad comunicación (no existe la verdad única) ¡

3. Prensa Institucional • Hoy por hoy un instrumento imprescindible para conseguir posicionamiento (imagen, situación, penetración social) • Informar y reaccionar (preparar documentación, analizar, comunicar el riesgo) • Es una plataforma de colaboración con los periodistas de los distintos medios (puente).

4. Prensa/Medios de Comunicación • La prensa escrita, la radio, la TV.e Internet son los principales intermediarios en la relación público-ciudadanía (80%). • Influencia de los medios de comunicación (Eliseo Verón: lo que no se ve no existe). • La prensa hoy es más activa, incisiva, investigadora y denunciante. (testimonios, opiniones) • Ningún organismo público o privado puede dejar de prescindir de ellos

5. Comunicador Institucional • Su función principal es asesorar al ejecutivo en cuanto a la forma y estructura de los planes de comunicación pública, así como planificar, coordinar y supervisar la ejecución de los mismos. • Debe haber comunicación efectiva entre el comunicador y el ejecutivo, sino no habrá comunicación con la Prensa y mucho menos con la ciudadanía. • Deben empaparse de la historia para la que trabajen.

6. Comunicadores en salud y medios de comunicación tienen diferentes objetivos al comunicar el riesgo Comunicadores en Salud Medios de Comunicación Noticias Comunicar el Riesgo EL PUBLICO

7. Relación entre autoridades sanitarias, los medios y el público es compleja Transmisión de mensajes Comunicadores en Salud Medios de Comunicación Información Noticias Comunicación de Riesgo El PUBLICO

8. RELACIONES CON LA PRENSA • Conozca el negocio (sepa qué hacen) • No olvidar que trabajan con la noticia • Estructura Interna • Incidir en la prensa no es de resultados inmediatos, requiere de creatividad, persistencia, investigación y sentido autocrítico. • La receptividad de la prensa a la iniciativa será directamente proporcional a la solidez de los argumentos. (Explicar, ubicarlos en el tema a tratar)

9. Comunicarse con ella: permite • Influir en una situación problemática • Difundir su mensaje e instalar la toma de decisiones en la opinión pública nacional e internacional • Lograr que el mundo sea testigo de todo lo que esta ocurriendo. • Ganar apoyo en la adversidad

10. Para su trabajo con la prensa:evalúe/ identifique/defina • Recursos con los que cuenta (humanos/infraestructura) • Canales de Comunicación • Defina la noticia (Contextualice la noticia para impacto máximo en los medios; consiga la atención de los periodistas; Enmarque el tema) • Seleccione a el/los periodista adecuado

11. (2)Para su trabajo con la prensa:evalúe/ identifique/defina • A sus actores (registro de medios);expertise funciones;horarios de cierre, etc. • Cómo pueden ayudar durante emergencias? • Qué información noticiosa buscan? (historia que más les atraen) • Qué esperan de sus fuentes de información?

12. Al trabajar con los Medios • Designe un grupo del equipo que los atienda directamente. • Respete el profesionalismo del periodista • No improvise • Acepte que son socios y reconozca sus necesidades. • Devuelva las llamadas de los periodistas • Déles a conocer tempranamente sobre los preparativos. • Respete los plazos de los periodistas • Si no sabe algo dígalo, pero también diga que se está haciendo para averiguarlo.

13. Recursos para trabajar con los Medios Mantenga comunicación regular. Frente a situaciones como: Preguntas (set de respuestas) "sangre y lagrimas" venden (visualice una historia para televisión) Personalice las historias Ayúdeles a entender la situación. Capacítelos

14. Corregir errores, controlar rumores • Surge, la mayoría de las veces, por falta de información oficial. Parte de la incertidumbre. Cuando calla no significa que esté muerto. • Recuerde que el intercambio de rumores, porcentualmente es similar a la información emitida por los portavoces autorizados. • No reaccione exageradamente. • Responda rápidamente a reporteros

15. (2)Corregir errores, controlar rumores • Si es algo importante, evalúe el mejor escenario para realizar una declaraciòn pública Ej: una rueda de prensa • Acalle los rumores en público, por ejemplo: “En este momento no hay planes de evacuación”

16. Mensajes/ medios/diferentes escenarios • Prepárelos con antelación • Condensar el tema para crear dos o tres mensajes clave estratégicos • Los mensajes capturan acción, promoción de una idea, una posición cultural/politica • Repetir los mensajes • Responder a los preguntas de los reporteros con los mensajes clave • Usarlos para mantener control y dirigir la entrevista • Tener disciplina con el mensaje; no desviar del mensaje • Muchos mensajeros un mensaje

17. Preparar un Plan de Medios para enfrentar emergencias • Permite una respuesta proactiva, rápida y efectiva (salva el tiempo precioso al inicio de la situación de emergencia). • Permite a voceros y líderes enfocarse en la calidad, exactitud y rapidez de la respuesta. • Permite actualizarlo regularmente a través de revisiones, validaciones y simulaciones.

18. Qué debe contener? • Lo de siempre más: • Información de referencia para escenarios de emergencia. • Borradores y formatos de comunicados de prensa • Voceros definidos y oficiales de comunicación entrenados en comunicación de riesgo • Procedimientos para la vigilancia de la comunicación (qué pasó, que ocurre y que se supone que ocurrirá)

19. Qué debe contener? (2) • Entrenamientos para periodistas y comunicadores. • Canales de comunicación identificados (conferencias de prensa, comunicados, internet, líneas de teléfono, anuncios radiales, información puerta a puerta, perifoneos…otros) • Públicos metas identificados. • Contactos (dentro y fuera de la inst.) • Monitoreo y evaluación de mensajes, corregir/redefinir mensajes.

20. Qué debe contener? (3) • Definición de equipos para áreas específicas por sobre carga de trabajo en: • Relación con los medios • Desarrollo de materiales y mensajes • Actualización de espacios de información (websites) • Monitoreo de medios • Transmisiones en vivo • Call Centers • Educación comunitaria

21. Resumen