Розсилки

1. Розсилки Поради щодо використання функцій електронного каталогу Наукової бібліотеки НаУКМА Баньковська Ірина 27 квітня 2011 року

2. Зміст • Призначення функції “Розсилки” • Профайл розсилки • Створення розсилки із результатів пошуку • Форма для даних розсилки • Створення розсилки із попередніх результатів пошуку • Редагування даних розсилки

3. Призначення функції “Розсилки” • Функція “Розсилки” призначенадля поширення інформації про нові надходження Бібліотеки із будь-якої теми або галузі знань. • Кожна розсилка базується на конкретному пошуковому запиті в електронному каталозі. Це означає, що на будь-який можливий пошуковий запит у простому чи розширеному вигляді пошуку можна сформувати розсилку. • Інформацію можна отримувати не лише на окрему тему, а й про нові номери журналів, які надходять у бібліотеку. Розсилки

4. Призначення функції “Розсилки” • Розсилка може відповідати інтересам окремої особи або інтересам групи осіб (у випадку, коли розсилка призначена для кафедри). • Інформація розсилки може надходити як повідомлення е-пошти та як стрічка новин RSS. Кожен із згаданих способів доставки інформації може використовуватися як окремо, так і разом. Розсилки

5. Призначення функції “Розсилки” • Інтервал між окремими повідомленнями розсилки визначається її одержувачем. Інформацію про нові надходження Бібліотеки можна отримувати через будь-який інтервал часу: щодня, через певну кількість днів, тижнів чи місяців. • Існує можливість налаштувати перерву у розсилці на визначений період (наприклад, на літні канікули). • Розсилки дуже гнучкі та легкі у налаштуванні. Дані розсилки можна доповнити або змінити у будь-який час на інші. Крім того, дані окремої розсилки можна скопіювати і створити на їх основі нову розсилку. Розсилки

6. Профайл розсилки Усі налаштування конкретної розсилки зберігаються в окремому профайлі. Створення профайлу розсилки можливе: • Із результатів пошуку • Із попередніх результатів пошуку Розсилки

7. Створення розсилки із результатів пошуку 1. Авторизуємося Розсилки

8. Створення розсилки із результатів пошуку 2. Здійснюємо пошук на потрібну тему. Наприклад, шукаємо «історія хімії» за всіма полями Розсилки

9. Створення розсилки із результатів пошуку 3. Результатом пошуку буде список із 14 назв. Далі натискаємо на посилання “Розсилки” Розсилки

10. Форма для даних розсилки 4. У вікні, що відкриється, заповнюємо форму для даних розсилки. Особливу увагу приділяємо обов'язковим полям, позначеним зірочкою (*). Розсилки

11. Форма для даних розсилки Розсилки

12. Форма для даних розсилки За допомогою форми визначаємо: • Назву розсилки; • Формат документів у повідомленні розсилки (можливі варіанти: посилання, MARC-назви, каталожна картка, MARC-коди чи стандартний вигляд запису); • Інтервал, з яким будуть надходити результати розсилки (фактично, це інтервал, з яким буде перевірятися наявність нових записів у е-каталозі Бібліотеки); • Повідомлення розсилки - текст, що буде внесено до листа; • Бібліотека (доступна лише одна опція –Всі бібліотеки); • Список баз для пошуку – потрібна база позначається галочкою; Розсилки

13. Форма для даних розсилки • Альтернативний е-мейл, на який також будуть надходити повідомлення (якщо адреса е-пошти вже вказана у формулярі). Якщо ж адреса е-пошти вказана лише у налаштуваннях розсилки, то, відповідно, і повідомлення будуть надходити лише на цю адресу; • Тема для листа е-мейл;  • Термін дії розсилки. Перед закінченням терміну дії розсилки системою автоматично буде надісланий лист-попередження на адресу е-пошти, вказану у формулярі чи у профайлі розсилки. Якщо розсилка більше непотрібна і термін її дії не буде продовжений одержувачем – розсилка буде видалена автоматично. Розсилки

14. Форма для даних розсилки • Тимчасова перерва у розсилці: визначаються дати Від – До. У межах цих дат розсилка здійснюватися не буде. • Кодування для листа розсилки (рекомендованим є завжди кодування UTF-8) • Метод доставки (е-мейл, RSS чи обидва) • Повідомлення про відсутність результатів – якщо обрана опція “Так” і результати розсилки будуть відсутні, системою буде надіслане повідомлення про відсутність нових надходжень. Якщо обрана опція “Ні” – повідомлення розсилки будуть надходити лише тоді, коли з'являться нові надходження у Бібліотеці. Розсилки

15. Форма для даних розсилки Назва розсилки Формат записів для повідомлення розсилки Інтервал між повідомленнями розсилки Текст, що буде включений у повідомлення розсилки Бази для пошуку Додаткова адреса е-пошти, на яку буде надходити розсилка Інтервал, у межах якого розсилка здійснюватися не буде Календар Для правильного відображення кирилиціу повідомленнях рекомендується UTF-8 Коли все готово – тиснемо на “Далі” Розсилки

16. Створення профайлу розсилки 5. Після того, як усі обов’язкові поля будуть заповнені – розсилка готова. Розсилки

17. Створення розсилки із попередніх результатів пошуку Розсилку можна оформити і за попередніми результатами пошуку. Це зручно у випадку, коли пошуків було кілька і потрібно вибрати пошук з найкращими результатами. Розсилки

18. Створення розсилки із попередніх результатів пошуку • У верхньому меню натискаємо на посилання «Попередні пошуки» Розсилки

19. Створення розсилки із попередніх результатів пошуку 2. У вікні, що відкриється: • вибираємо потрібні результати пошуку, позначивши їх галочкою; • натискаємо на посилання «Розсилка». Розсилки

20. Створення розсилки із попередніх результатів пошуку 3. Заповнюємо поля форми розсилки, тиснемо на “Далі”.Розсилка готова. Розсилки

21. Редагування даних розсилки Доступ до даних усіх власних розсилок здійснюється через е-формуляр. Відкриваємо свій формуляр і натискаємо на посилання «Профайли розсилок». Розсилки

22. Редагування даних розсилки У наступному вікні відкриється список усіх наших профайлів розсилок. Дані про кожну розсилку відображаються у вигляді таблиці. Якщо метод доставки окремої розсилки - "RSS" або "Обидва", то колонка «Лінк RSS» містить лінк, на який можна оформити RSS-підписку. Розсилки

23. Редагування даних розсилки Вікно “Профайли розсилок” дозволяє керувати власними розсилками. Для їх редагування доступні такі опції: • Змінити Посилання “Змінити” відкриває форму профайлу вибраної розсилки. Тут редагують старі дані або заносять нові. Розсилки

24. Редагування даних розсилки • Дублювати Посилання “Дублювати” робить копію профайлу окремої розсилки та відкриває його форму. Якщо дані відредагувати, то на їх основі можна створити нову розсилку. Розсилки

25. Редагування даних розсилки • Видалити • Посилання “Видалити” відкриває вікно, що містить попередження про видалення розсилки. Розсилки

26. Редагування даних розсилки Якщо розсилка більше непотрібна – її можна видалити. Для цього потрібно натиснути на «Далі». Щоб відмовитися від видалення, потрібно натиснути на «Відмінити».

27. Редагуванняданих розсилки Онлайн пошук Через посилання “Онлайн пошук” можна отримати результати розсилки у реальному часі (тобто, за період від останнього листа розсилки і до моменту натискання на посилання). При цьому, лист із знайденими записами надсилатися на е-пошту одержувача розсилки не буде. Наступний автоматичний лист із результатами буде містити записи, що з'явилися у е-каталозі уже після цього останнього пошуку онлайн. Розсилки

28. Редагування даних розсилки Звузити Дана опція дозволяє звузити вже існуючий пошук розсилки. Розсилки

29. Редагування даних розсилки Вибираємо потрібні нам критерії пошуку. Коли всі дані внесені – тиснемо на “Далі”: Розсилки

30. Редагування даних розсилки Пошуковий запит розсилки змінений:

31. Із зауваженнями та пропозиціями прохання звертатисяbankovskaim@ukma.kiev.ua