نظم الإسناد الإداري في المستوى الإداري و الاستراتيجي

1. نظم الإسناد الإداري في المستوى الإداري و الاستراتيجي الفصل الرابع

2. تتميز نظم الإسناد الإدارية باهتمامها مباشرة بدعم المديرين المهتمين بالقرارات الإستراتيجية لقد صممت نظم دعم القرار (DSS) لمساعدة المدير في اتخاذ القرارات شبه المهيكلة وغير المهيكلة كما صممت نظم دعم القرار الجماعي (GDSS) لتجعل المجموع يعملون كفريق عمل واحد رغم تباعد المسافة بينهم

3. كما تعمل نظم دعم المديرين التنفيذيين (ESS) علىتقديم ملخصا مناسبا لمديري المنظمة ليساعد في اتخاذ القرارات الإستراتيجية وأخيرا ظهرت النظم الخبيرة (ES) المعتمدة على الذكاء الإصطناعي لتحاكي نمط التفكير الإنساني؛ ولتخدم احتياجات المدير المختلفة

4. خطوات عملية اتخاذ القرار البيئة الداخلية والخارجية • تحديد المشكلة • تحليل البيئة • تحديد المشكلة بيانات داخلية أو خارجية المشكلة تسير باتجاه الحل حل المشكلة • التنفيذ • تنفيذ التصميم • التقييم • الاختيار • اختيار البديل الأفضل • التصميم • تحديد المعايير • تحديد البدائل • تقييم المخرجات • الاستخبارات • جمع وتحليل البيانات حول المشكلة النتائج

5. إيجاد المشكله • العملية التي توصل الى صياغة المشكله التي تسعى المنظمة لحلها ، فتحديد المشكله هو المفتاح الرئيس لزيادة فاعلية اتخاذ القرار • يتضمن تحديد المشكله مسح البيئة الداخلية و الخارجية لتستطيع المنظمه بعد ذلك البحث عن حل لها .

6. حل المشكله • عملية استخدام المعلومات ، المعرفة و الحدس في حل المشكلة المحددة سابقاً و بناء نموذج الحل يتلقى البيانات الداخلية و الخارجية التي يمكن أن تساعد في حل المشكلة . • تجزأ عملية حل المشكلة الى أربع مراحل هي : • استخبارات الأعمال Business Intelligence • التصميم Design • الاختيار Choice • التنفيذ Implementation

7. استخبارات الأعمال Business Intelligence • جمع و تحليل البيانات المرتبطة بالمشكلة المحددة • تكمن التحديات الرئيسيه في مرحلة فهم استخبارات الأعمال في الحصول على بيانات كاملة و دقيقة .

8. التصميم Design • دراسة نظمية للمشكله ، تأمين البدائل و تقييم المخرجات • التحدي الرئيسي هو السيطرة على المشكلة و تأمين بدائل حقيقة ، تطوير بائل و إيجاد نماذج مناسبة لتنظيم النتائج .

9. الاختيار Choice • اختيار البديل الأفضل و التحدي هنا يكمن في القدرة و السيطرة على حل التضارب في الأهداف و الاهتمامات و إدارة فريق اتخاذ القرار .

10. التنفيذ Implementation • إبلاغ الآخرين بالقرار و شرحه للأفراد المناسبين ووضع القرار موضع التنفيذ و تأسيس الاتصال المناسب لتبليغ القرار و ضمان سلامة تنفيذه . • التحدي هنا يقع في التأكد من أ ن يكون القرار و التنفيذ مفهوم للجميع ، لأن المشكله لا تعتبر محلوله حتى يوضع القرار موضع تنفيذ .

11. النتائج • ستكون النتيجه أما نجاح نتائح التنفيذ في حل المشكله الأصليه أو الفشل الذي سيعيدنا مره أخرى للمراحل السابقه

12. نظم دعم القرارDecision Support Systems (DSS) • هي مجموعة متكاملة من البرمجيات، الحزم الجاهزة، النماذج، أدوات المعالجة، تتفاعل مع البيانات والمعلومات لتقديم الحلول المقترحة. • يمكنها دمج عدة نماذج لتكوين نموذج متكامل، وتقديم برامج إدارة وإنتاج الحوار و هي تسمح لصانع القرار بالتفاعل مع النظام والتخاطب المباشر معه وتترك اتخاذ القرار النهائي للمدير.

13. مكونات نظم دعم القرار بيانات داخلية نظم معالجة المعاملات بيانات خارجية قاعدة بيانات نظم دعم القرار (نظام برمجيات نظم دعم القرار) نماذج رياضية وتحليلية. أدوات المعالجة التحليلية الفورية. أدوات التنقيب عن البيانات. واجهة المستخدم المستخدم

14. مكونات نظم دعم القرار DSS 1- قاعدة بيانات نظم دعم القرارDSS Database: تمثل مجموعة من البيانات الحالية أو التاريخية المتراكمة المستمدة من عدد من التطبيقات أوالمجموعات. 2- نظام برمجية نظم دعم القرارDSS Software Systems: هي مجموعة من الحزم البرمجية الجاهزة أو نماذج تحليلية ورياضية تستخدم لتحليل البيانات. 3- واجهة المستخدم User Interface:أجهزة ومجموعة اوامرعلى الشاشة تمكن المستخدم من التعامل والتفاعل مع النظام

15. وظائف نظم دعم القرار • تحليل الخطرRisks Analysis • التحليل الإحصائي ونموذج الإدارةStatistical Analysis and Management Model • الوظائف الماليةFinancial Functions • الأشكال البيانيةGraphs

16. نظم دعم القرار الجماعيGroup Decision – Support Systems (GDSS) • هو نظام تفاعلي مبني على الحاسب يدعم مجموعة من الناس يتشاركون في مهمة واحدة، فيعملون مع بعضهم البعض كفريق ويُستخدم لتسهيل حل المشاكل غير المهيكلة • إن ما يُميّز GDSS هو المشاركة في قاعدة بيانات مُوحّدة يمكن الوصول إليها من قبل الفريق الذي يعمل على حل مشكلة أو مشروع معين.

17. مكونات نظم دعم القرار الجماعي خادم شبكة المناطق المحلية LAN Server شاشة عرض عامة شبكة مناطق محلية مشتركي محطة العمل

18. تابع مكونات نظم دعم القرار الجماعي • الأجهزة (Hardware): جميع المكونات المادية التي تعمل على تقديم تسهيلات الإجتماع نفسه: قاعة الإجتماع ومستلزماتها، التجهيزات الإلكترونية لكل عضو في الفريق للمشاركة في الإجتماع، خشبة المسرح الرئيسية المزودة بأجهزة إلكترونية سمعية وبصرية، حواسيب وتجهيزات الشبكة الإلكترونية.

19. تابع مكونات نظم دعم القرار الجماعي • البرمجيات (Software): برامج وتطبيقات متخصصة؛ لتقابل احتياج المجتمعين في قاعة واحدة، ويمكن استخدامها في الإجتماعات عبر الشبكة الإلكترونية حيث يكون المجتمعون في أماكن مُتباعدة: الإستبانة الإلكترونية، أدوات تحليل أصحاب المصالح،... • الأفراد (People): يتكون الأفراد عادة من المشاركين في الاجتماع والمناقشة، إضافة إلى منسق الاجتماع الرئيسي (حلقة وصل إلكترونية بين المجتمعين).

20. أشكال نظم دعم القرار الجماعي مجموعة صغيرة مجموعة كبيرة حجم المجموعة تقدم GDSS أشكالا مختلفة من التسهيلات تعتمد على حجم المجموعة ومدى تباعد الأفراد المشاركين وجهاً لوجه مدى تقارب الأعضاء أفراد موزعين

21. تابع أشكال نظم دعم القرار الجماعي 1- حجرة القرار :(Decision Room) حجرة مجهزة بالتسهيلات الفنية و الحاسوبية يجتمع فيها مجموعة صغيرة من المشاركين وجهاً لوجه و يكون لكل مشترك جهاز لعرض الأفكار. 2- شبكة قرار المناطق المحلية (Local Area Decision Network): يجتمع المشاركين باستخدام شبكة المناطق المحلية ، و يبقى كل مشارك في مكانه و يتفاعل مع الآخرين

22. تابع أشكال نظم دعم القرار الجماعي 3- الاجتماع المشترك (Legislative Session): يكون عدد المشتركين كبير و لا يمكن استخدام حجرة القرار 4- المؤتمرات بواسطة الحاسب Conference Computer-Mediated • المؤتمرات السمعية Teleconferencing • المؤتمرات الصوتية Audio Conferencing • المؤتمرات المرئية Videoconferencing

23. نظم دعم المديرين التنفيذيينExecutive Support Systems (ESS) • يهدف هذا النظام إلى تعزيز قدرة المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات الإستراتيجية حيث تقع مسؤولية التخطيط الإستراتيجي والقيادة والرقابة وإدارة شؤون المنشأة.

24. نموذج لنظم دعم الإدارة التنفيذية (العليا) نظم دعم المديرين التنفيذيين محطة عمل • يعتمد على استخدام تكنولوجيا المعلومات في عرض المعلومات من عدة مصادر أمام متخذي القرار في الإدارة العليا باستخدام طرق عرض البيانات المختلفة من رسوم جغرافية والبرامج. • يعتمد على تقديم معلومات للمديرين فور طلبهم على أساس تفاعلي مباشر. • يتكون من محطات عمل مع قائمة اختيارورسوم بيانيةوقدرات اتصالية يمكّن من سرعة الوصول إلى معلومات سواء الداخلية أو قواعد البيانات الخارجية. • القوائم • الرسم البياني • الاتصالات • المعالجة المحلية نظم دعم المديرين التنفيذيين محطة عمل نظم دعم المديرين التنفيذيين محطة عمل • بيانات داخلية • بيانات نظم معالجة المعاملات • بيانات نظم المعلومات الإدارية • بيانات مالية • نظم المكتب • النماذج التحليلية • بيانات خارجية • أخبار الإنترنت • المعايير • القوائم • الرسم البياني • الاتصالات • المعالجة المحلية • القوائم • الرسم البياني • الاتصالات • المعالجة المحلية

25. خصائص نظم دعم الإدارة التنفيذية (العليا) 1-غير مهيكلة Unstructured: مثل: نوعية الحملات الإعلانية، خط إنتاج جديد 2-التوجه المستقبلي Future Oriented: تتركز أنشطة الإدارة العليا في الغالب على التخطيط الاستراتيجي، والذي يأخذ بعين الإعتبار التغيير في البيئة الخارجية. • يتطلب هذا معلومات عن اتجاهات التطور التكنولوجي، واتجاهات تطور أذواق المستهلكين، واتجاهات تطور أسواق العمل. 3-عدم التأكد Uncertainty: • معظم البيانات والمعلومات التي تحصل عليها الإدارة هي غير نمطية تشير إلى اتجاهات يمكن أن تحدث أو لا تحدث في المستقبل

26. خصائص نظم دعم الإدارة التنفيذية (العليا) 4-مستوى منخفض من التفاصيل Low Level of Details: تقدم ESS مستوى منخفض من التفاصيل، وهي تؤمن للإدارة العليا المعلومات بشكل مختصر ومفيد حتى لا تقع في بحر المعلومات. 5-موارد غير رسمية Informal Resources: يمكن ل ESS أن يحصل على المعلومات اللازمة سواء من الداخل أو من الخارج عن طريق المعلومات الاستخبارية.

27. فوائد نظم دعم الإدارة التنفيذية (العليا) 1- مساعدة المديرين التنفيذيين في الإدارة العليا على مواجهة المشاكل غير المهيكلة عند حدوثها في المستوى الإستراتيجي للمنظمة. 2- تزويد البيانات من مصادر داخلية (تحديد نقاط القوة والضعف): تقديم الجداول والرسومات المختلفة، مما يساعد الإدارة في مراقبة عوامل النجاح المعيارية. مثل: تحديد الربحية، النسب المالية، الحصة السوقية، ومقارنتها بالمعايير الأساسية للمنشأة. 3- تزويد البيانات الخارجية (تحديد الفرص والتهديدات البيئية): عن طريق المسح البيئي بواسطة استخبارات الأعمال عن طريق شبكة الأنترنت.

28. تابع فوائد نظم دعم الإدارة التنفيذية (العليا) 4- القدرة على التحرك من بيانات ملخصة إلى بيانات ملخصة أقل فأقل، للوصول إلى حد أدنى من التفاصيل (Drill Down). 5- مساعدة المديرين التنفيذيين في الإدارة العليا على تحليل، مقارنة، تحديد الإتجاهات والتنبؤ بها. مثل: التغير في اتجاهات السوق. 6- مساعدة المديرين التنفيذيين في الإدارة العليا على زيادة مساحة المراقبة والسيطرة.

29. الذكاء الإصطناعي Artificial Intelligence • الذكاءالاصطناعيهوسلوكوخاصياتمعينةتتسمبهاالبرامجالحاسوبيةتجعلهاتحاكيالقدراتالذهنيةالبشريةوأنماطعملها. • منأهمهذهالخاصياتالقدرةعلىالتعلموالاستنتاجوردالفعلعلىأوضاعلمتبرمجفيالآلة. • الذكاءالاصطناعيفرعمنعلمالحاسوب.

30. الذكاء الإصطناعي Artificial Intelligence • كماتعرفالكثيرمنالكتبالذكاءالاصطناعيعلىأنه”دراسةوتصميمالعملاءالأذكياء“والعميلالذكيهونظاميستوعببيئتهويتخذالمواقفالتيتزيدمنفرصتهفيالنجاحفيتحقيقمهمتهأومهمةفريقه.Russell & Norvig (2003) • جونماكارثي، الذيصاغهذاالمصطلحفيعام 1956، عرفهبأنه”علموهندسةصنعآلاتذكيه“.

31. النظم الخبيرةExpert Systems (ES) • تعتبر النظم الخبيرة من أهم تطبيقات الذكاء الاصطناعي وتتميز بأنها المجال الذي يتم فيه تمثيل المعرفة والتحكم في البحث داخل قواعد المعرفة. أطلقت عدة تعريفات عن النظم الخبيرة نذكر منها : • النظم الخبيرة هي برامج للمعرفة تعمل على علاج المشاكل الصعبة التي لا تعالج إلا من قبل خبراء البشر مثل (التشخيص الطبي و اكتشاف الأعطال،...). • النظم الخبيرة هي نظم قواعد المعرفة (لأنها تعمل على استخدام المعرفة أو الحقائق التي تستخدم من قبل خبراء البشر).

32. مكونات النظم الخبيرة عادة ما يتكون النظام الخبير من ثلاث مكونات : • قاعدة المعرفة Knowledge Base • موارد البرمجيات (ماكينة أو محرك الاستدلال ( الاستنتاج) Inference Engine – برامج واجهة المستخدم User Interface Programs) • واجهة المستخدم User Interface أو نظام الحوار Dialog system

33. قاعدة المعرفة ماكينة الاستدلال واجهة المستخدم المستخدم مكونات النظم الخبيرة • ويمكن توضيح مكونات النظام الخبير بالشكل التالي: • شكل عام :

34. خصائص النظم الخبيرة • مهما اختلفت النظم في الغرض الذي صممت من أجله إلا أن هناك بعض المواصفات التي تمنح النظام الخبير الجودة والذكاء وهي : • سهوله الاستخدام. • أن يكون نافع في المجال الذي صمم من اجله. • أن يكون قادر على التعليل وشرح الأسباب للتوصيات التي يقدمها. • أن يكون سهل التعديل، قابلاً لتحديث المعلومات او الإضافة إليهاأو إصلاح ما بها من عيوب.

35. أمثلة لبعض النظم الخبيرة • أول نظام تم تصميمه هو برنامج ديندرال DENDRAL الذي صمم في أوائل الستينيات (1965) ليعالج مسألة التركيبالكيميائي للمواد وقد احتوى هذا البرنامج على قدر كبير منالمعلومات الكيميائية المتخصصة • وقد دفع نجاح هذا البرنامج إلى تطور النظم الخبيرة وانتشارها وصارت هناك شركات متخصصة لإنتاج الأنظمة الخبيرة بالإضافة إلى المؤسسات العالمية.

36. مثال لدور ماكينة الاستدلال في عمل النظم الخبيرة • لتوضيح الفكرة ببساطة نفترض إننا جمعنا المعرفة التالية حول بعض قواعد الأمان في المختبرات الكيميائية والتي كانت تمثل الضوابط التالية : • قاعدة 1: إذا سكبت مادة حارقة يتم استدعاء الإطفاء. • قاعدة 2: إذا كان التركيز الكيميائي للمادة اقل من 6 مول فإنالمادة حامضاَ. • قاعدة 3: إذا كانت المادة المسكوبة حامضاَ ورائحتها مثل الخل فإنها حامض الخليك. • قاعدة 4: إذا كانت المادة حامض الخليك فإنها ليست حارقة.

37. مثال لدور ماكينة الاستدلال في عمل النظم الخبيرة • وإذا قام احد بسكب مادة توفرت عنها الحقائق التالية: • حقيقة1 : أن تركيزها اقل من 6 مول • حقيقة2 : أن رائحتها مثل الخل • فما هو الاستنتاج المنطقي في هذه الحالة ؟نقوم بمقارنة الحقائق مع القواعد فنجد مطابقة بين حقيقة1 و قاعدة 2مما ينتج عن ذلك حقيقة جديدة هي : • حقيقة 3: أن المادة هي حامضوعند إعادة المقارنة نجد تطابقاً بينحقيقة2 وحقيقة 3 و قاعدة 3لينتج حقيقة جديدة هي: • حقيقة4 : ان المادة حامض الخليك.

38. مثال لدورماكينة الاستدلال في عمل النظم الخبيرة • وعند إعادة المقارنة نجد تطابقاً بين: • حقيقة 4 و قاعدة 4 : لينتج عن ذلك حقيقة جديدة هي: • حقيقة 5 : أن المادة ليست حارقة • وعند مقارنة : حقيقة 5 و قاعدة 1 :نصل إلى الاستنتاج المنطقي وهو أن المادة المسكوبة لا تشكل خطراً يستدعي الإطفاء.