Система учета информации для PR- агентства

1. Система учета информации для PR-агентства На базе решения BIX Outlook Docflow www.bix.ru

2. Цель Системы: повышение качества процессов работы с внутренней информацией (СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и, как следствие, снижение издержек и получение возможности масштабирования бизнеса Компании. Решенные задачи: Разработка принципов работы информационной системы; Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней информации; Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и консультантов); Разграничение доступа к информации; Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ, проектами и текстами, поиск и прочее); Внедрение средств формирования аналитических отчетов; Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24. Цели и задачи внедрения системы

3. Общая схема работы Системы

4. Автоматизация процессов В рамках системы осуществлена автоматизация следующих процессов: • ведение центральной общей базы материалов (текстов, публикаций, медиа – как своих, так и по теме); • ведение общей базы контактов СМИ; • ведение общей базы контактов авторов и редакторов; • регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам) информации в систему менеджерами (встречи, рассылки писем, обновление версий текстов и т.д.); • интеллектуальные массовые еmail рассылки; • поиск и анализ информации (по любым имеющимся критериям); • подготовка набора отчетов для клиента.

5. Общий вид папок. Начало работы. Работа с проектами ведется в папке «Проекты», где каждая новая папка соответству-ет отдельному проекту. Внутри папки «Проект» отображается список всех событий поданному проекту.

6. Общий вид папок. Начало работы. База контактов находится в соответствующей папке, в зависимости от класса («Авторы», «Редакторы» «Закрытые», «СМИ», «Прочее») Работа с текстами и публикациями ведется в папке «Тексты и публикации»; Отчеты по проектам, текстам и публикациям предоставляются в папке «Отчеты».

7. РАБОТА С КАРТОЧКАМИ • В Системе учета процессов предусмотрено, в зависимости от выбранной папки, три типа карточек: • Карточка «Контакт»; • Карточка «Событие»; • Карточка «Текст».

8. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Контакт». Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые», «Прочее», «Редакторы», «СМИ». Здесь выбираются категории СМИ, по которым позже можно будет делать массовые рассылки, категорий может быть несколько Здесь можно вводить связимежду контактами и позже анализировать в отчетах

9. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Событие». В системе учитываются два типа событий • У любого события в рамках системы существует 4 состояния: • Планируется – событие должно быть выполнено; • На выполнении – в процессе выполнения; • Выполнено – закончено с положительным результатом; • Отменено - отменено по любой причине.

10. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Событие». В базу заносятся события: 1) рассылка, 2) переговоры. Для событий типа «рассылка» предусмотрена дальнейшая обработка В данном блоке содержится список ссылок на связанные с событием тексты с возможностью их добавления/ удаления. Кнопка «Добавить» осуществляет выбор контактов по категории СМИ. После добавления часть участников можно исключить персонально, после чего добавить другую категорию или нажать на кнопку «отправить».

11. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Событие». После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты можно в папке «Отправленные». Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом

12. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Событие». Также присутствует возможность проследить – доставлено сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

13. РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА • У проекта в рамках системы существует 4 состояния: • Планируется – событие должно быть выполнено; • На выполнении – в процессе выполнения; • Выполнено – закончено с положительным или частично положительным результатом; • Отменено - отменено по любой причине. Причина указывается в поле комментариев.

14. РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ. • У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний: • Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для редактирования автором; • Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании; • Корректура – текст на корректуре у редактора; • Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента; • В работе - текст в данный момент публикуется; • Архив - закончены публикации данного текста; • Запрещен к распространению - текст запрещено публиковать; • Специальный - текст находится в уникальном состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.

15. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Текст». Таблица, в которую автоматически помещается вся история изменения статусов (Когда, Кто, С какого, В какой) Поля: регион, какому СМИ дан эксклюзив, до какого срока. Таблица полностью редактируемая, в нее можно добавлять новые строки В данном блоке содержится список ссылок на связанные с текстом события с возможностью их добавления/ удаления.

16. Работа с карточками Системы. Карточка типа «Текст». Во вкладке «Публикации» находится список публикаций текста с прикрепленными файлами. Блок позволяет вводить: 1) дату; 2) СМИ; 3) город (из карточки СМИ); 4) признак опубликования (да/нет); 5) прикрепленные файлы; (отсканированная публикация)

17. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ В Системе предусмотрены такие дополнительные функции, как автозаполнение приветствия, работа с отчетами, анализ ситуации, поиск информации и другие.

18. Функция автозаполнения приветствия. В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»). В зависимости от поля «Обращение» того или иного контакта, при отправке в текст будет подставлено «Уважаемый» или «Уважаемая» в то место, где указана ключевая фраза: #приветствие#

19. Работа с отчетами. Отчетом является набор Excel файлов, в которые для дальнейшего анализа автоматически загружается актуальная информация из системы.

20. Работа с отчетами. В рамках проекта реализуется три наиболее сложных отчета и передается технология их построения: Общий отчет по проектам. Общий отчет по текстам. Общий отчет по публикациям. Далее руководители и менеджеры могут в MS Excel строить любое количество своих отчетов

21. Ограничение уровня доступа В системе на каждый новый проект (материал, отчет) автоматически выдаются права на доступ группе сотрудников, однако права можно настроить позже Доступ кому? • - сотрудник;- руководитель А; • руководитель Б; • …- супервизор. доступ по роли: персональный доступ Нет доступа Доступ на какие действия? Доступ на чтение Полный доступ Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов. Однако его уровень доступа можно изменить добавив лично этому сотруднику право работать с именно с этим проектом, либо сократить – например: с этим проектом все сотрудники в роли ААА имеют право читать, но не редактировать информацию.

22. Выгоды от внедрения системы. Результатами внедрения системы являются: • Появилась возможность втрое увеличить количество проектову каждого менеджера без потери оперативности; • Появилась объективная модель мотивации менеджеров (видны все их ошибки) • Благодаря регламентированным процедурам обучение новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче дел от одного сотрудника другому ничего не теряется • Стали более четкими функции линейных руководителей • Руководитель компании получает всю оперативную бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день • Благодаря накопленной информации и системе отчетов можно проводить анализ эффективности как заказчиков и исполнителей, так и работы компании в целом. Бизнес стал управляемым

23. Спасибо за внимание! Для получения информации по цене обращайтесь: Телефон: +7 (495) 644-24-13E-mail: Konstantin.Mayorov@bix.ru Site: www.bix.ruАдрес: г. Москва, Даниловскаянаб., д. 4, стр. 15