Valsts reģionālās attīstības aģentūra Dzintars Balodis 07.12.2009.

1. Projektu īstenošanas un pārskatu sagatavošanas prasībasLatvijas – Lietuvas pārrobežu teritoriālās sadarbības programmas ietvaros Valsts reģionālās attīstības aģentūra Dzintars Balodis 07.12.2009.

2. Iesniedzamie dokumenti (1) 1.līmeņa kontroles institūcijai: • 10 darba dienu laikā pēc finansēšanas līguma noslēgšanas iesniedz tā kopiju (t.sk. Pieteikuma formu) • 10 darba dienu laikā pēc pārskata perioda beigām iesniedz: • Projekta partnera progresa pārskatu • Partnera apliecinājumu (pieejams VRAA mājas lapā) • Partnerības līgumu • Dalīto izmaksu līgumu (ja ir paredzēts) • Pārskatu, kas apliecina, ka projekta izdevumi ir nošķirti no iestādes kopējiem izdevumiem • Maksājumus un darījumus apliecinošos dokumentus • Projekta starpposma un gala rezultātus raksturojošos dokumentus • Iepirkuma procesa gaitas atspoguļojošos dokumentus saskaņā ar LR normatīvajiem aktiem

3. Iesniedzamie dokumenti (2) 1.līmeņa kontroles institūcijai: • Vadošie partneri iesniedz Konsolidēto projekta progresa pārskatu ne vēlāk kā 10 darba dienas pirms tā iesniegšanas beigu termiņa Apvienotajā tehniskajā sekretariātā • Turpmākajos periodos kopā ar projekta progresa pārskatu un izdevumus pamatojošajiem dokumentiem iesniedz iepriekšējos periodu dokumentu grozījumus, ja tādi ir radušies

4. Izdevumu veidi • Personāla izmaksas • Administratīvās izmaksas • Ceļa un uzturēšanās izmaksas • Ārpakalpojumi • Aprīkojums un infrastruktūra • Ieguldījuma natūrā izmaksas • Projektu sagatavošanas izmaksas

5. Personāla izmaksas (1) Ietilpst Vadošā partnera/Projekta partnera darbinieku izmaksas, kuri strādā, pamatojoties uz noslēgtajiem darba līgumiem Attiecināmās izmaksas: • izmaksātā darba alga • pārskaitītie nodokļi (iedzīvotāju ienākuma nodoklis, darba ņēmēja un darba devēja sociālais nodoklis) !!! Piemaksas, tai skaitā par darbu virsstundās, prēmijas, u.c. izmaksas tiek uzskatītas par neattiecināmām

6. Personāla izmaksas (2)

7. Personāla izmaksas (3) • Tikai konkrētā projektā nodarbinātajam personālam papildus darba algai attiecināmās izmaksas ir: • proporcionāli projektā nostrādātajam laikam izmaksātā atvaļinājuma nauda • slimības nauda

8. Personāla izmaksas (4) • Nepilna darba laika projektā nodarbinātajam personālam: • jāizvairās no dažādu stundas likmju piemērošanas viena darba līguma ietvaros • darba līgumā jābūt skaidri nodalītiem darba pienākumiem pamatdarbā un uz projektu • uz projektu nedrīkst attiecināt pamatdarba izmaksas

9. Personāla izmaksas (5) • Šajā budžeta līnijā nav attiecināmas uzņēmuma līgumu izmaksas • Darba algai jābūt samērojamai ar speciālista atalgojumu darba tirgū • Darba laika uzskaites lapā detalizēti jāatspoguļo Projekta ietvaros nostrādātās stundas un paveiktās aktivitātes • Projekta ietvaros nostrādātajām stundām jābūt samērojamām ar projekta aktivitātēm attiecīgajā periodā

10. Personāla izmaksas (6) • Iesniedzamie dokumenti: • Darba līgumi • Vadības rīkojumi, lēmumi • Darba laika uzskaites lapas • Maksājumus apliecinošie dokumenti • Darbinieka personīgā konta izdruka (algas kartiņa)

11. Administratīvās izmaksas (1) • Administratīvās izmaksas attiecas uz partnera biroja izmaksām • Administratīvās izmaksas iedalās: • tiešās (kopēšanas, pasta izdevumi, kancelejas izdevumi u.c.) • netiešās (Vadošā partnera/Projekta partnera ikmēneša maksājumu daļa par komunālajiem pakalpojumiem, informācijas tehnoloģiju pakalpojumiem u.c.)

12. Administratīvās izmaksas (2) Administratīvajām izmaksām ir jābūt tieši saistītām ar projekta ieviešanu un jāatbilst sekojošiem nosacījumiem: • jābūt nepieciešamām projekta ieviešanā un samērojamām ar projekta aktivitātēm (nedrīkst iepirkt krājumus) • jābūt pamatotām ar izrakstītiem rēķiniem vai citiem atbilstošiem grāmatvedības dokumentiem

13. Administratīvās izmaksas (3) • Netiešajām administratīvajām izmaksām: • jābūt aprēķinātām proporcionāli saskaņā ar skaidru un pamatotu netiešo izmaksu aprēķina metodi • par aprēķina bāzi tiek rekomendēts izmantot projektā iesaistītā personāla darba laiku un projektam izmantoto biroja telpu platību • Netiešās administratīvās izmaksas nedrīkst pārsniegt 5% no kopējām projekta attaisnotajām izmaksām

14. Administratīvās izmaksas (4) • Administratīvajās izmaksās nedrīkst iekļaut mēbeļu, datortehnikas un cita biroja aprīkojuma izmaksas • Administratīvajās izmaksās nedrīkst iekļaut ārpakalpojumu izmaksas

15. Administratīvās izmaksas (5) • Iesniedzamie dokumenti: • noslēgtie līgumi, t.sk. patapinājuma līgumi • projekta netiešo administratīvo izmaksu aprēķināšanas metodika • rīkojumi (piemēram, par resursu patēriņa limitiem) • maksājumus un darījumus apliecinošie dokumenti

16. Ceļa un uzturēšanās izmaksas (1) • Uz projekta izdevumiem var attiecināt šādus izdevumus: • dienas naudu • transporta izdevumus • ceļojuma apdrošināšanu • naktsmītņu izdevumus

17. Ceļa un uzturēšanās izmaksas (2) • Ceļa un uzturēšanās izmaksas sedz tikai tām personām, kuras ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm • Dienas uzturnauda un uzturēšanās izdevumi ir attiecināmi uz projektu, ievērojot MK noteikumu Nr.219 prasības

18. Ceļa un uzturēšanās izmaksas (3) • Iesniedzamie dokumenti: • rīkojums par darbinieka nosūtīšanu komandējumā • darbinieka komandējuma atskaite • avansa norēķini • apmācību, pasākumu programmas • maršruta lapas • samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki, biļetes, u.c.)

19. Ārpakalpojumi (1) • Plānotajiem ārpakalpojumiem ir jābūt saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu • Projekta ietvaros nav atļauts slēgt apakšlīgumus: • ar projekta partneriem • ar partneru organizāciju darbiniekiem

20. Ārpakalpojumi (2) • Sanāksmju un pasākumu izmaksām vienmēr ir jāpievieno sanāksmes programmas, sanāksmes protokoli un dalībnieku reģistrācijas saraksti ar dalībnieku parakstiem • Ja sanāksme vai pasākums ietver ēdināšanu, tam jābūt paredzētam arī pasākuma darba kārtībā • Izklaides izmaksas sanāksmēs un pasākumos nav attiecināmas • Telpu dekorēšanas izmaksas nav attiecināmas

21. Ārpakalpojumi (3) Iesniedzamie dokumenti: • iepirkuma dokumenti • uzņēmuma (pakalpojuma) līgumi • līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) • maksājumus un darījumus apliecinošie dokumenti • pieņemšanas – nodošanas akti par līguma saistību izpildi • starpposmu un gala rezultātu apliecinoši dokumenti

22. Aprīkojums un infrastruktūra (1) • Investīcijām ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta Pieteikuma formu • Aprīkojums jāiegādājas projekta sākuma posmā • Īpašumtiesību veids un investīciju lietošanas mērķis nevar tikt mainīts projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc projekta pabeigšanas

23. Aprīkojums un infrastruktūra (2) • Lietota aprīkojuma iegāde ir pieļaujama ar nosacījumu, ka: • pārdevējs ir uzrādījis deklarāciju, kas apliecina tā izcelsmi, un apstiprinājumu, ka iepriekšējo septiņu gadu laikā aprīkojums nav bijis iepirkts ar valsts vai Kopienas finansējuma atbalstu • lietota aprīkojuma cena nepārsniedz tirgus cenu un ir mazāka nekā līdzīga jauna aprīkojuma vērtība

24. Aprīkojums un infrastruktūra (3) Izdevumus pamatojošie dokumenti: • iepirkuma dokumenti • noslēgtie līgumi • līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) • būvprojekti, būvatļaujas • maksājumus un darījumus apliecinošie dokumenti • pieņemšanas – nodošanas akti par līguma saistību izpildi • akti par būves pieņemšanu ekspluatācijā • dokumentu, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

25. Ieguldījuma natūrā izmaksas • Ieguldījumi natūrā ir jāveic atbilstoši apstiprinātajai Projekta pieteikuma formai • Aprēķinot brīvprātīgā darba izmaksas par pamatu jāņem LR normatīvajos aktos noteiktā minimālā stundas tarifa likme • Ar brīvprātīgā darba veicēju ir jānoslēdz līgums/ vienošanās • Jāpilda darba laika uzskaites lapa • Darbinieks, kas strādā projektā pamatojoties uz darba līgumu, nevar veikt līdzīgu darbu bez atlīdzības kā brīvprātīgais darbinieks projekta ietvaros • Ieguldījumi natūrā nedrīkst pārsniegt projekta partnera ieguldījuma summu

26. Projektu sagatavošanas izmaksas (1) • Projekta sagatavošanās izmaksām ir jābūt saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu • Par projekta sagatavošanās izmaksām jāatskaitās kopā ar 1.projekta progresa pārskatu

27. Projektu sagatavošanasizmaksas (2) • Sagatavošanas izmaksas var būt attiecināmas, ja maksājumi ir veikti pēc 2007. gada 1. janvāra, bet ne agrāk kā 24 mēnešus pirms Uzraudzības komitejas lēmuma • Sagatavošanas izmaksas nedrīkst būt lielākas par 5% no projekta kopējām attaisnotajām izmaksām un nedrīkst pārsniegt 50 000 EUR

28. Atzinuma sniegšana • 1.līmeņa kontroles institūcija pēc projekta progresa pārskata izvērtēšanas izsniedz 1.līmeņa kontroles atzinumu • Atzinumā tiek norādītas pārbaudes laikā par attiecināmām atzītās izmaksas, kā arī neattiecināmās izmaksas, ja tādas ir konstatētas

29. Kontaktinformācija Valsts reģionālās attīstības aģentūra Teritoriālās sadarbības projektu kontroles departaments Elizabetes iela 19, Rīga, LV-1010 LatvijaE-pasts: tspkd@vraa.gov.lvTālr.: +371 67350634       Fax: +371 67350644 Dzintars Balodis, dzintars.balodis@vraa.gov.lv, tālr.: +371 67350634 Māra Vimba , mara.vimba@vraa.gov.lv, tālr.: +371 67350635