Projektbeskrivelse på AU

1. Projektbeskrivelse på AU PID-skabelonens opbygning

2. Projektlederkurset/grundbogen Projektbeskrivelse på AU • Hvilkeproblemer opleves i dag? Det store brede billede. Formål Hvorfor dette projekt? Problem der skal løses Ønsket udbytte Visionen Baggrund • Hvorfor skal dette projekt gennemføres? • Hvilken del af baggrunden skal projektet tage hånd om? Hvilke problemer skal løses? Formål Vision • Hvorhen på lang sigt: • Den tilstand vi ønsker at befinde os i • engang i fremtiden. Leverancer Hvad skal vi levere? Produktet. Hvorhen på den korte bane. Det vi helt konkret gerne vil nå i dette projekt. Hvis visionen er at nå op på bjergets top, Hvilke mål skal vi så sætte i dette projekt? Mål Hovedleverancer • Hvordanoverordnet set. • Hvad skal der til for atnå målene? • Hvordan på et mere detaljeret niveau. • Opsplitning af hovedleverancerne i de leverancer som skal leveres løbende i projektets levetid, for at kunne stå med det færdige resultat til aftalt tid og kvalitet. Milepæle Leverancer Milepæle • En eller flere leverancer • En vigtig tilstand på et givet tidspunkt. Successkriterier Hvad blev effekten? Effektmål. Udbytte • Hvad opnår brugerorganisationen/AU • ved at gennemføre projektet? • Hvordan kan man måle om projektets mål er nået? Effekt

3. Eksempler Fra SPARTO Stamdata, Personer, Administration, Roller, Teknik, Organisering

4. Baggrund • - Afsnittet fylder 5 A-4 sider i projektbeskrivelsen. Her er et uddrag. • håndtering af personer på AU • Organisatoriske forandringer på AU • Processerne for håndtering af oplysninger om personer (medarbejdere, studerende og tilknyttede – fx gæster) understøttes af en lang række it-systemer fra de tidligere fakulteter, som ikke spiller sammen, og som hver især lider af en række mangler. • Store udfordringer i det daglige for mange personalegrupper.

5. Formål • Dækker i projektbeskrivelsen flere områder. Her er et uddrag • I SPARTO vil processerne i forbindelse med håndtering af informationer om personer blive fastlagt og implementeret på tværs af hele organisationen. • Der er behov for en omlægning af væsentlige processer på tværs af hele AU i forbindelse med håndtering af personer. • De store udfordringer gør det nødvendigt at løse de akutte problemer lige nu. • Koordinering og dokumentation af de midlertidige løsninger er nødvendigt for at sikre de mere langsigtede løsninger og undgå uhensigtsmæssige sideeffekter ved løsningerne.

6. VISION for sparto Medarbejdere, studerende og tilknyttede på Aarhus Universitet oplever, at det er nemt at få løst opgaver, der vedrører deres identitet og rettigheder på Aarhus Universitet. Herunder oprettelse i systemer, tildeling af rettigheder i systemer, tildeling af adgange til bygninger, adgang til korrekt software og adgang til personlige oplysninger via selvbetjeningssystemer til AU systemer. Administrative medarbejdere med ansvar for at løse opgaver, der vedrører medarbejdere, studerende og tilknyttedes identitet og brugerrettigheder på Aarhus Universitet, oplever retvisende data og nemt forståelige og sammenhængende arbejdsgange, der er tilrettelagt med et omkostningseffektivt ressourceforbrug uanset hvor i organisationen, de er placeret. Stamdata Personer Administration Roller Teknik Organisering

7. Mål for sparto • En til enhver tid ajourført beskrivelse af personer (medarbejdere, studerende og tilknyttede), organiseringog bygninger på Aarhus Universitet og deres relationer. • Processer for vedligeholdelse af oplysninger om personer(medarbejdere, studerende og tilknyttede), organisering og bygningers oprettelse, ændringer og nedlæggelse i AU’s it-systemer. • Processer for vedligeholdelse af personers adgange til og rettigheder i it-systemer, adgang til bygninger og placering i organisatoriske enheder. • Alle processer er entydige, sammenhængende og omkostningseffektive. • Data udveksles via standardiserede interfaces mellem it-systemer. Data overholder krav til fysisk og logisk sikkerhed. • Principper for håndtering af historiske data i it-systemerne er beskrevet.