OFFENTLIG SEKTOR
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 88

Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser PowerPoint PPT Presentation


  • 77 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

OFFENTLIG SEKTOR. MYNDIGHETENE. DIFI. INNKJØPS- NETTVERK. LEVERANDØRER. Presentasjon Opplæring. Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. VISJON:. Perfection consists not in doing extraordinary things , but doing ordinary things extraordinarily well.

Download Presentation

Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

OFFENTLIG SEKTOR

MYNDIGHETENE

DIFI

INNKJØPS-

NETTVERK

LEVERANDØRER

Presentasjon Opplæring

Miljø- og samfunnsansvar i

offentlige anskaffelser


Visjon

VISJON:

Perfectionconsists not in doingextraordinarythings,

butdoingordinarythings

extraordinarilywell


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

2006-2007 - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser

stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell

utforming og miljø

2007-2010 – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD.

Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor

Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv

3

Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling …..


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Formålet med regjeringens handlingsplan:

Handlingsplanens aktivitetsområde:

  • At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig

  • Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk

  • En effektiv bruk av ressurser

  • Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv

  • Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune)

  • Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler

  • Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene

  • Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere

  • Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår

  • Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp

  • Leverandørutvikling


Statusunders kelsen for knutepunkt oppland

STATUSUNDERSØKELSEN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND

Gjennomført i april 2010 som en QuestBack undersøkelse i regi Difi

Ble sendt ut til alle offentlige oppdragsgivere i Oppland (enheter i kommunene, fylkeskommunen og statlige enheter

Totalt ble ca. 60 enheter/virksomheter spurt (innkjøp, bygg/anlegg/eiendom, statlig)

Svarprosenten ligger på ca. 51 % - tilsvarer besvarelse fra 32 enheter/virksomheter

Dette er i tråd med svarprosenten i de øvrige knutepunktene

På spørsmål om kjennskap til Regjeringens handlingsplan svarer 17 at de kjenner til målene og tiltakene, mens 15 svarer at de ikke gjør det

På spørsmål om kjennskap til/kontakt med regionens knutepunktfunksjon svarer 6 at de kjenner til denne/har vært i kontakt, mens 20 sier de ikke gjør det, og 6 kjenner ”NOE” til funksjonen

På spørsmål om i hvilken forbindelse man har vært i kontakt med knutepunktet, spriker svarene – 3 vil ha kunnskap om miljøvennlige anskaffelser, 3 vil skaffe seg tilgang til gode verktøy for slike anskaffelser, 3 ønsker praktisk bistand ved enkeltkjøp, 3 ønsker veiledning ifm. implementering av anskaffelsesstrategi, 3 ønsker veiledning i å bli en krevende kunde og 4 ønsker veiledning i å få en god dialog med markedet/ leverandørene


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

KONKLUSJON

  • Det er forventninger til knutepunktfunksjonen

  • Virksomhetene vil trenge bistand til å få etablert en ledelsesstøttet miljøpolitikk/miljøledelse

  • Virksomhetene vil trenge mindre bistand til å få vedtatt retningslinjer/mål for etisk handel

  • Virksomhetene vil trenge noe bistand til etablering og implementering av en anskaffelsesstrategi

  • Virksomhetene bekrefter satsing og et sterkere fokus på miljøhensyn, etisk handel, innovasjon og universell utforming

  • Virksomhetene bekrefter også at de vil trenge bistand for å få støtte og fokus fra politisk- og administrative ledelse, få tilgang til og støtte og bruk av verktøyer og informasjon

  • Virksomhetene trenger både generell og spesifikk opplæring av innkjøpere


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR

KNUTEPUNKT OPPLAND

2010 - 2012

  • Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

  • Del 1 Sammendrag

    - Innledning

    - Bakgrunn- Knutepunkt Oppland- Organisering

  • Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi

  • Del 3 Handlingsplan

    - Aktivitetsplan

    - Budsjett


Knutepunkt oppland kommunikasjons og handlingsstrategi

Knutepunkt Oppland kommunikasjons- og handlingsstrategi

Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring.

Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet

Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte

Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig

Budskapet: Innarbeide samf.ansvar og miljøhensyn i …

Invitasjon til samarbeid

Målsetting er at vi blir en ….

Resultatet skal bli ……


Tiltaksplan

Tiltaksplan

Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi- Prosjekt/faggruppe med tette bånd til sine nettverk/kommuner/ledere- Foredrag/seminarer/konferanser/kurs- Oppsøkende og ”1 til 1” aktivitet mot nettverk, ledelsesfora

Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar- Utarbeide policyformulering - Fokus på verdiperspektivet

Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder- Praktiske seminarer/konferanser/kurs- Gi råd og veiledningen i praktiske spørsmål og implementering av verktøy/maler/metoder etc.

Informasjonsstrategi og portalløsning

- Tilførsel av informasjon via informasjonsskriv og annen faglig relatert info- Etablere tilgang til portalløsning – www.oppland.no/knutepunkt - www.anskaffelser.no – annen

Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp- Yte praktisk bistand og svare på henvendelser ved konkrete anskaffelser for min. 2 pilotkommuner/offentlige virksomheter

Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling- Samarbeide med eksterne fagmiljøer for utvikling/veiledning/rådgivning til innkjøpsnettverk/kommuner/ledere- Etablere samarbeidsformer med fagmiljøer slik at det fremste innen miljøvennlige løsninger kan tas i bruk i utviklingen av leverandørmiljøene- Etablere samarbeid med leverandørkjeden i forbindelse med pilotanskaffelser


Nedenfor finner dere et nettbilde fra nettsiden til knutepunkt oppland

Nedenfor finner dere ”et nettbilde” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland

Se hele nettsiden på:

http://www.oppland.no/knutepunkt

Alt presentasjonsmateriell er selvfølgelig trykket på papir fra klimanøytral produsent

og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat.

Papiret bærer EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er også ISO 9706 sertifisert

10


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

St.meld. nr. 36 (2008–2009)

Det gode innkjøp

Interne forhold:

- Behovsdekning

- Best pris til beskrevet kvalitet

- Minimal miljøbelastning

- Verdiskapning ved effektiv ressursbruk

Eksterne forhold:

- Utvikling av markedet/ leverandørkjedene

- Styrket tillit til bruk av felles- skapets midler

- Verdiskapning ved konkurranse i markedet


Det gode innkj p

”Det gode innkjøp”

- ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING

- Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1

- Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunns-ansvar

Rammevilkår

Ledelses- og styringsprosesser

Kjerne- og støtteprosesser

Formål


Til sammenligning

TIL SAMMENLIGNING

Offentlige anskaffelser i 2008-386 milliarder

Offentlige ansatte i 2008-745 000

Offentlige årsverk i 2008-612 000

Offentlige lønnskostnader i 2008-306 milliarder


Ang r dette oss

Angår dette oss ??

Oppsiden ved å gjøre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon – hver år


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Riksrevisjonens funn

Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til:

  • tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering

  • mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter

  • mangel på dedikerte ressurser

  • mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet

  • mangel på ledelsesforankring


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Riksrevisjonens Dokument 1 sier også:

”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne

eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser

eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som

virksomheten innehar.”

4 år på rad har riksrevisjonen påvist store mangler i planleggingen, gjennom

føringen og oppfølgingen av offentlige anskaffelser


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Definert behov

Behovs-dekning

Lov og forskrift om offentlige

Anskaffelser

Begrensninger

Konkurranselovgivningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Definert behov

Behovs-dekning

Lov og forskrift om offentlige

Anskaffelser

Handlingsrom

Konkurranselovgivningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Definert behov

Behovs-dekning

Lov og forskrift om offentlige

Anskaffelser

Handlingsrom

Perfectionconsists not in doing

extraordinarythings, butdoing

ordinarythingsextraordinarilywell

Konkurranselovgivningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Forholds-messighet

Forut-beregnlighet

Etter-prøvbarhet

Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt

HANDLINGSROM

Definert behov

Behovsdekning

Gjennom-siktighet

Forretnings- messighet

Konkurranse

Like-behandling

Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser

Konkurranselovgivningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Definert behov

Behovs-dekning

Lov og forskrift om offentlige

Anskaffelser

Innkjøpsadferd

Konkurranselovgivningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Definert behov

Behovs-dekning

Lov og forskrift om offentlige

Anskaffelser

Ønsket adferd

Uønsket adferd

Konkurranselovgivningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Ønsket adferd

Planlegging av anskaffelsen

Gjennom-føring av anskaffelsen

Oppfølging av anskaffelsen

Uønsket adferd

3 – 5 % økonomisk effekt 15 – 20 % Sikre avtalt pris og kvalitet

økonomisk effekt avtalebrudd og eventuelle rettstvister

Mangelfull planlegging Ulovlige direkte- Upresise og lite styrings-

og behovsdefinering anskaffelser dyktige kontrakter


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Lederansvar

  • Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP

  • Offentlige anskaffelser er REGLER

  • Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER

  • Offentlige anskaffelser er ORGANISERING

  • Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING

  • Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET

  • Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR

  • Offentlige anskaffelser er ADFERD

  • Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING


Lederansvar systemer styring

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon:

Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert

Eksempler på visjoner:

Ideer som forenkler –Telenor

Oss mennesker imellom – Posten

Vi viser vei – Mesta

Utvikling gjennom samarbeid - Difi

Visjon

Mål:

Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel:

Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel

SMARTEe MÅL:

Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle

Realistiske – Tidsbestemte - Enkle

Strategi:

Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte målsetting for å nå sine mål

  • Eksempler på strategier:

  • Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing

  • Anskaffelser

  • Miljø- og samfunnsansvar

Handlingsplan:

Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid

- HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje

Tiltaksplan:

Konkrete tiltak og aktiviteter

Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon

Eksempler på tiltaksplaner:

- Utarbeide policyformuleringer- Foredragsaktivitet- Gjennomføre seminarer/kurs- Yte praktisk bistand

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar systemer styring1

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon

Visjon:

Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar systemer styring2

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon

Visjon:

Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert

Eksempler på visjoner:

Ideer som forenkler –Telenor

Oss mennesker imellom – Posten

Vi viser vei – Mesta

Utvikling gjennom samarbeid - Difi

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar systemer styring3

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon

  • Mål:

  • Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel:

  • Resultatgrad- Omsetning

  • Markedsandel

  • Etc.

SMARTEe MÅL:

Spesifikke

Målbare og Motiverende

Aktuelle

Realistiske

Tidsbestemte

Enkle

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar systemer styring4

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon

Strategi:

Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte for å nå sine mål

  • Eksempler:

  • Organisk vekst/oppkjøp- Kostnadseffektivisering

  • Bemanning/outsoursing

  • Anskaffelser

  • Miljø- og samfunnsansvar

  • eksport/nasjonale markeder

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar systemer styring5

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon

Handlingsplan:

Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid

- HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar systemer styring6

Lederansvar - SYSTEMER & STYRING

Visjon

Tiltaksplan:

Konkrete tiltak og aktiviteter

Operativ gjennomføring av tiltak i handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon

MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN


Lederansvar verdiskaping

Lederansvar - VERDISKAPING

VERDI

Behovsdekning

3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden

INNKJØPER OG VERDISKAPER

2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres

INNKJØPER OG VERDISKAPER

1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess

TID

Behov oppstår


Lederansvar verdiskaping1

Lederansvar - VERDISKAPING

Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd

Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet

Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser

Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats

Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse

Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Verdiskapning

God forvaltnings- skikk

Stor integritet

God anskaffelses-funksjon

Kontraktsoppfølging

Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen

Kvalitetssystem

Fortløpende forbedringer mht. uttak av gevinster

Evaluering av resultat av de konkrete anskaffelsene

Internkontroll-system

Avvikshåndtering

Etablere behovsdekning

Risiko- og sårbarhetsanalyse

Etablere fullstendig fullmaktsstruktur

Resultatmåling

Etablere e-handels- løsninger og anskaffe elektroniske verktøyer

Handlingsplan for anskaffelsesområdet

Ansvarsdeling/fullmakter

Innkjøpssamarbeid

Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og service

Definere ressursmål

LEDELSEN

Etablere effekt- og resultatmål


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold

Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsning og fungerer etter høye etiske prinsipper

Ivareta mål- og resultatstyring slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet

Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse

Legge tirette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon”En god måte å sikre dette ansvaret på er å kunngjøre/ lyse ut offentlige anskaffelser”

Fremme demokratiske og rettsstatlig verdier, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

Styringsansvar

Driftsansvar

Resultatansvar

Personalansvar

Kommunikasjonsansvar

Samfunnsansvar


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser må flytte fokuset; Frainformasjonsstadiet til endringsstadiet

Må vise modenhet, forpliktelse og evne til endring, men dette kommer ikke av seg selv

Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid

Åpenhet, samarbeid og delaktighet er nødvendig for å endre holdninger

Hvis ikke vil det gå ut over omdømme. Hvilket fokus har vi på vår egen omdømmekapital ??

Tiden er så absolutt inne for å ta tak i holdninger og endringer og tenke strategier, handlingsplaner og omdømme


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Noen gode grunner til å ta tak i endringsarbeidet:

KOFA har, fra 2009 til 2010, hatt en formidabel tilstrømning av nye saker – hele 43 saker – opp fra 277 til 396 saker.

KOFA håndterte hele 53 gebyrsaker i 2010 – hvorav 14 ble ilagt gebyr for til sammen 56 millioner - her er det 8 kommuner- så langt er det nå ilagt 25 gebyr for ulovlige direkteanskaffelser- riktig nok har også antall avviste saker økt

KOFA saker hvor miljø- og samfunnsansvar var ”involvert” var i 2010 hele 30 stk. Etter mitt skjønn 30 for mange !!

Snart kommer også nytt håndhevelsesdirektiv ??


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Visjon, Strategi og Handlingsplaner

Tar initiativ og eierskap til å få innført en optimalisert endring

Hvor er offentlig sektor i dette bilde ?

Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen

Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen

Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag

Er ikke motivert/har en negatig holdning

til endringen og vil ikke legge ned en innsats for å arbeide men og implementere endringen

Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag

Kjenner til hoved- innholdet i endringen

Motsetter seg endringen

Hørt om endringen

TID

Graden av modenhet, forpliktelse og

evne til endring


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Politisk ledelse

Ordfører, fylkesordfører, statsråd

Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten

Visjon og mandat

Administrativ ledelse

Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder

Anskaffelsesstrategi

Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken

Strategielementer

Handlingsplan

AnskaffelserDrift og investeringer

Øvrig organisasjon

Innkjøpspolitikk


Anskaffelsesstrategiens m l

Anskaffelsesstrategiens mål

En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester.

Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon


En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever

En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever:

At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart

At man motiverer og støtter endringsprosessen

At man etterspør resultater

At man avsetter ressurser og budsjettmidler


Resultater som strategien kan gi

Resultater som strategien kan gi:

Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift

Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler

Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling


Mandatet

Mandatet

Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer.

Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av fullstendig fullmaktsmatrise

Synlig organisering av virksomhetens innkjøpsfunksjon


Anskaffelsesstrategidokumentet

Anskaffelsesstrategidokumentet

En anskaffelsesstrategi bør inneholde:- Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten- Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser- Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien- Plan for oppfølging

Et slikt dokument kan struktureres i et eller flere dokumenter

Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premiss-givende uten å bli for detaljorientert


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP –

KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID

INNLEDNING

En anskaffelsesstrategi er et sett grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. De fastsetter retningen og støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å øke verdiskapningen i virksomhetens anskaffelser gjennom klare mål, planer og aktiviteter. Dette skal bidra til at samfunnet sikres best mulige varer og tjenester til riktig kostnad, samtidig som leverandørmarkedet har en sunn og bærekraftig utvikling.


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Anskaffelser skal derfor gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på best mulig måte. Kommunene skal opptre i samsvar med:- god forretningsskikk- sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen- sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører.


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranseKommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessenUtvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterierKrav til miljø og sosialt ansvar skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid:

1. Kartlegging og ledelsesforankring2. Organisering av innkjøpssamarbeidet 3. Kompetanse4. Leverandørstrategi5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen6. Miljø, sosialt ansvar og omdømme


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

1. Kartlegging og ledelsesforankring

En innledende kartlegging skal være overordnet og hensikten er å samle inn relevant informasjon for å få et mandat og en beslutning fra ledelsen på videre fremdriftDette innebærer blant annet å få en oversikt over hva som skal til for å utarbeide strategien, samarbeidet med sentrale interessenter, prosesseiere, synliggjøre bruk av ressurser og tidsforbruk, skape forståelse og forankre behovet i ledelsen

En viktig del av kartleggingen er å få oversikt over nåsituasjonen

Her må det fremskaffes innkjøpsdata, så som innkjøpsvolum, leverandørinformasjon og forbedringsområder må defineres.


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Det er også avgjørende å etablere en felles forventning til effektiviserings-, pris og kvalitetsgevinster for kommunen.

Ikke legg forventningsnivået for høyt.

Ansvaret for strategien ligger i virksomhetens ledelse og det er ledelsen som skal gi føringer, rettledning og støtte til utarbeidelsen og implementeringen. Ledelsen må bidra til å sikre nødvendig mandat, prioritere ressurser og tidsforbruk til arbeidet og bidra til forankring i hele organisasjonen.


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

2. Organisering av innkjøpsarbeidet

Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser

Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris

Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter

Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen

Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har

Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

3. Kompetanse

Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner

Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp

Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre strategisk og løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene.


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

4. LeverandørstrategiKommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig

Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris

Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen

Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud

Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig

Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

6. Sosialt ansvar, miljø og omdømme

Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte

Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet

Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd

Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig

Kommunene skal ellers følge strategien i vedlagte policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser

Vedlegg: Policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

PolicydokumentMiljø- og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser

INNLEDNING

Miljø- og samfunnsansvar i offentlige virksomheter defineres som helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosialt ansvarVirksomhetene skal opptre som en krevende og samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlige varer og tjenester tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

Offentlige virksomheter vil, når de bidrar på sin måte, se at deres handlinger har innvirkning på et forbruk og en produksjon som er bærekraftig


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Dette policydokumentet henvender seg til alle statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter i Oppland fylke. Likeledes skal dokumentet være retningsgivende for utvikling av et konkurransedyktig næringsliv

Policydokumentet bør også være forankret i virksomhetenes anskaffelsesstrategi og/eller overordnede retningslinjer for virksomhetenes anskaffelsesvirksomhet


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Målet med offentlige anskaffelser i Oppland fylke

Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte

som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid

Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder:

  • Gjennomføre innkjøpsaktivitetene med høy etisk integritet

  • Sikre at leverandører overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter

  • Ha fokus på at ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper bevares

  • Redusere problemet knyttet til sosial dumping

  • Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet

  • Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler

Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i

virksomhetenes organisasjonen

Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører

Frigjøre ressurser til den kommunale og offentlige kjernevirksomheter


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Etisk integritet

I forholdet til tilbydere og leverandører skal all samhandling skje forutberegnlig, gjennomsiktig og etterprøvbar –samtidig som nødvendig diskresjon utvisesAll opptreden skal skje på en slik måte at de offentlige virksomhetenes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Prinsipper for anskaffelsesprosessen

Alltid vurdere alternative løsninger og unngå nyanskaffelser hvis dette er mulig

Vurdere konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles

Identifisere og verifisere det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere og legge til grunn et helhetssyn på tvers av organisasjonen

Enhver anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Benytte objektive og funksjons- og/eller ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier slik at konkurransen i markedet utnyttes

Ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet

Orientere ikke antatte tilbydere om hvorfor de ikke ble valgt

Kontrollere og aktivt følge opp leverandøren i avtaleperioden


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Planlegging

Gjennom-føring

Oppfølging

Konkurranse- grunnlag

Kunn-gjøring

Tilbuds-behandling

Kontrakts- inngåelse

Kvalifikasjon

Tildeling

Anskaffelser er prosess

BehovsanalyseBehovsdekning ved valg av

Universalitet økonomisk mest fordelaktig

Miljø- og tilbud Opprettholde

samfunnsansvar behovsdekning

LCC i hele kontrakts-

Markedsanalyse perioden.

Spesifikasjon Evalueringer og

Kontrakt/strategi gevinstmålinger,

også miljøgevinster


Hva er milj og samfunnsansvar

Hva er miljø- og samfunnsansvar ??

Miljø/miljøeffektivitet

  • Miljø- og miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljøbelastningen over tid

  • Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljøbelastning.

  • Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme, trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc.

  • Verdiskapning belaster vanligvis miljøet, dermed blir økosystemenes belastningsevne truet

  • Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Samfunnsansvar – etiske og sosiale hensyn- Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc.

  • At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske

  • Barnearbeid skal ikke forekomme

  • Svart arbeid skal ikke forekomme

  • Tvangsarbeid skal ikke forekomme

  • Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger

  • Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønnsforhold)

  • Diskriminering skal ikke forekomme

  • Brutal behandling skal ikke forekomme

  • Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares


Hvor er innfallsporten for milj og samfunnsansvar

Hvor er innfallsporten for miljø- og samfunnsansvar ?

  • Definisjon av kontraktsgjenstanden

  • Krav til ytelse

  • Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse

  • Tildelingskriterier

  • Kontraktskrav/kontraktsvilkår

  • Kontraktsadministrasjon/oppfølging


Fokus p milj og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser

Fokus på miljø- og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser

FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov

Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar

KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering

Verifisere behov

Evaluering av verifisert behov

Fokuspå miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ?

NEI til konkurranse

Start

Stopp

Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar

Konkurranse- dokumentasjon

JA til konkurranse

Kvalifikasjons- krav

Tildelings- kriterier

Konkurranse- gjennomføring

Ordre- og faktura-

håndtering

Kontrakts- oppfølging

Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn

Terminering/

utfasing


Behovsverifisering

Behovsverifisering

  • Hvem har behovet og når, identifiser brukere

  • Er dette vårt reelle behov ?

  • Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles - kontraktskrav/vilkår ?

  • Kan behovet dekkes på alternative måter ?

  • Kan behovet minimeres ?

  • Gjennomføre analyser og undersøkelser

  • Vil behovet endres over tid ?

  • Er krav til miljømessige forhold ivaretatt ?

  • Hva med de etiske og sosiale hensyn ?


Definisjon av kontraktsgjenstanden

Definisjon av kontraktsgjenstanden

  • Økologisk mat

  • Miljøvennlig rengjøringskontrakter

  • Energieffektive bygg

  • El-bil / biodrivstoff / hybrid

  • Miljøvennlige varmesystemer

  • Energi fra fornybare kilder


Krav til ytelse

Krav til ytelse

  • Teknisk spesifikasjon

  • Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon

  • En kombinasjon av disse, for eksempel:

    - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5- forbud mot visse kjemikalier- krav om maksimalt energiforbruk- miljøvennlig drivstoff / varmesystemer


Milj hensyn hva da

Miljøhensyn – hva da ?

  • Klima /energi – klimaplaner og energiklasse- Offentlige bygg bør ha klasse B og egne energimål (kwh/m2)

  • CO2 utslipp / partikkelfilter – (Utslipp i g/km)

  • Biologisk / økologisk mangfold

  • Helse- og miljøfarlige kjemikalier- Offentlige bygg bør, iht. teknisk forskrift og produkt-kontrolloven, unngå stoffer fra OBS- (250 stoffer) og prioriteringslisten (25 stoffer) – Stofflisten inneholder 3000

  • Avfall- Plan- og byggningsloven sier at miljøkartlegging er pålagt og at offentlige bygg bør ha en kildesorteringsprosent mellom 60 -80 %

  • Transport / støy- Økokjøringskurs for sjåfører og støynivå på 72 db (innvendig i busser)


Kravspesifikasjon behovsbeskrivelse

Kravspesifikasjon - behovsbeskrivelse

- Krav til type transportmateriell (semitrailer, kroklift, liftvogn, flatvogn, walkingfloor)- Årsmodell (eksakt eller som minstekrav – 2007 eller nyere)- EURO klasse (eksakt eller som minstekrav – Euro 4 eller høyere- CO2 utslipp i g/km- Fabrikkmontert partikkelfilter / samsvarserklæring fra fabrikk /EF typegodkjenning- For annen type reduksjon av partikkelutslipp – beskrivelse/dokumentasjon


Fokus p milj og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser1

Fokus på miljø- og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser

FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov

Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar

KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering

Verifisere behov

Evaluering av verifisert behov

Fokuspå miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ?

NEI til konkurranse

Start

Stopp

Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar

Konkurranse- dokumentasjon

JA til konkurranse

Kvalifikasjons- krav

Tildelings- kriterier

Konkurranse- gjennomføring

Ordre- og faktura-

håndtering

Kontrakts- oppfølging

Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn

Terminering/

utfasing


Kvalifikasjonskrav leverand renes kompetanse

Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse

  • At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet

  • Kompetanse/rutiner til håndtering av kjemikalier, renholdsmiddler

  • Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket

  • Oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc.

  • Miljøkravet må være knyttet til kontraktsgjenstanden

  • Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav


Tildelingskriterier

Tildelingskriterier

  • Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier

  • Miljø bør bare brukes som tildelingskriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen

  • Miljøkrav skal være knyttet til kontraktsgjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør

  • Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav

  • Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet


Fokus p milj og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser2

Fokus på miljø- og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser

FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov

Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar

KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering

Verifisere behov

Evaluering av verifisert behov

Fokuspå miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ?

NEI til konkurranse

Start

Stopp

Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar

Konkurranse- dokumentasjon

JA til konkurranse

Kvalifikasjons- krav

Tildelings- kriterier

Konkurranse- gjennomføring

Ordre- og faktura-

håndtering

Kontrakts- oppfølging

Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn

Terminering/

utfasing


Kontraktskrav kontraktsvilk r

Kontraktskrav/kontraktsvilkår

  • Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten

  • Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging

  • Slike vilkår kan/bør omhandle:- miljømessige forhold- sosiale og etiske hensyn- krav til kildesortering/gjenvinning- gjennomføre opplæringstiltak - for eksempel økonomisk kjøring (øko-kjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljøledelse, etc., etc.

  • Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial


Kontraktskrav kontraktsvilk r oppf lging

Kontraktskrav/kontraktsvilkår - oppfølging

  • Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent

  • Egenrapporteringsskjema - IEH

  • Strukturerte oppfølgingssamtaler

  • Kontroll/befaring på produksjonsstedet

  • Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold)- ISO 9001 Kvalitet/ 14001 Miljø / 26000 Samfunnsansvar / 31000 Risiko- EMAS- Miljøfyrtårn- eller tilsvarende !!!


Kontraktsadministrasjon oppf lging

Kontraktsadministrasjon/oppfølging

  • Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging

  • Slike vilkår kan/bør omhandle: - regelmessige status/oppfølgingsmøter- referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar- faste kontaktpunkter hos begge parter- gjennomføring av opplæringstiltak- oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik - tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer- oppfølging av etablert sanksjonsregime


Eksempler

Eksempler

Kvalifikasjonskrav


Eksempler1

Eksempler

Tildelingskriterier


Eksempler2

Eksempler

Kontraktskrav/vilkår - Oppfølging


Sagt om l re

Sagt om å lære:

Det vi må lære før vi kan gjøre det,

det lærer vi ved å gjøre det !

Aristoteles, gresk filosof

For det vi vet med sikkerhet er at ……..

86


Milj og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

75

87


Takk for oppmerksomheten

TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN !

Knutepunkt Oppland

Arve Sandvoll, prosjektleder

[email protected]

www.oppland.no/knutepunkt

61 28 90 06 / 90 85 20 77


  • Login