ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL CIUDADANO

1. ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL CIUDADANO

2. Introducción El presente módulo trata de la importancia de la comunicación y de cómo juega un papel indispensable en el funcionamiento de toda entidad, las diferentes formas de la comunicación y el impacto que causan en la interacción con los clientes o usuarios* de la misma. A su vez, revisaremos el concepto de calidad y cómo una gestión de calidad o la ausencia de ella, puede fomentar el éxito o el fracaso de las actividades que se realizan cotidianamente. , de igual forma se aborda el tema de la comunicación de calidad que establece las bases para que una comunicación sea eficaz y efectiva.

3. La Importancia de la Comunicación

4. La Comunicación Es el instrumento que utilizamos para realizar un INTERCAMBIO o TRANSMISIÓN de INFORMACIÓN a través de un CANAL. En ella intervienen un EMISOR y RECEPTOR.

6. Elementos de la Comunicación

8. Ejemplo:Pedro le dice a Ana por teléfono:Tomaré el autobús de las 4:00 horas.

9. Tipos de comunicación

10. Comunicación verbal La Comunicación oral La Comunicación escrita Es por medio de papel o mensajes plasmados en algún material o dispositivo, no está sujeta a conceptos de tiempo y espacio, es decir la interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata. Se da a través de signos orales y palabras habladas, es el acto de comunicarse mediante la voz.

12. Saber hablar, saber escuchar

14. Comunicación no verbal La comunicación no verbal es el intercambio de un mensaje sin utilizar palabras. Dicha comunicación puede resultar extraordinariamente importante, en especial en situaciones de crisis, cuando las palabras pueden fallar por completo. Existen ámbitos de la comunicación no verbal que son importantes para el desempeño los cuales son:

15. Kinesia Se ocupa del estudio del lenguaje corporal, en donde se sustituyen los FONEMAS (sonidos que emite la lengua para producir palabras) por los KINEMAS (unidades de movimiento corporal) como lo son:

17. Paralingüística Es parte del estudio de la comunicación que se interesa por los elementos que acompañan a las emisiones propiamentelingüísticas(es el estudio científico tanto de la estructura de las lenguas naturales o lenguajes) y que constituyen señales e indicios, normalmente no verbales, que contextualizan, sugieren interpretaciones particulares de la información propiamente lingüística.

19. Barreras de la comunicación Existen impedimentos a la eficacia en la comunicación que pueden venir determinados por factores: • Interferencias • Barreras • Ruidos • Distorsiones del sonido en la conversación • Distorsión de la imagen de la televisión • Alteración de la escritura en un viaje • La afonía del hablante • La sordera del oyente • La ortografía defectuosa • La distracción del receptor

20. ¿Con quién nos comunicamos? Desde que somos pequeños, establecemos relaciones con las personas que nos rodean, pero existen relaciones en las que establecemos lazos más íntimos, como las que se dan con la familia, los amigos y amigas, y con la pareja. A pesar del papel tan importante que tiene la comunicación en nuestra vida, no siempre se da de manera fácil.

22. Tipos de Clientes o Usuarios Cada individuo es un mundo aparte, y se podrían clasificar en varios tipos distintos que se pueden reconocer a través de sus conductas, porque el hombre actúa según piensa,  y la clave es analizar sus acciones o conductas, que son las que podemos encasillar de acuerdo a la siguiente clasificación o tipología. • Conservador   • Callado • Indeciso • Desconfiado • Agresivo • Arrogante

23. Conservador Parecen encantados con uno, pero a la hora del cierre se escurren fácilmente para seguir conversando. Sus Características Principales • Parecen fáciles, pero no lo son.                               • Les encanta charlar largamente con uno. • Son amables y amigables, pero muy sensibles. • Hablan sin cesar. Su conducta como servidor público debe ser: • Ser hábil y amigable al hablar de los servicios. • Controlar la comunicación. • No frenar su entusiasmo.  • No demostrar impaciencia ni molestia. • Contestar brevemente a las preguntas. • Reformular los argumentos y actuar. 

24. Callado Estos usuarios parecen difíciles, porque no dejan adivinar lo que están pensando, pero no es así, pues generalmente su silencio obedece a su temperamento. Sus características principales • Reservados y muy tranquilos. • No les gusta hablar ni escuchar. • Se comunica mejor con expresiones y gestos. • Les agrada informarse por ellos mismos.     Su conducta como servidor público debe ser: • Ser breves y precisos. • No preocuparse de su silencio, si no estuviera interesado en no escucharla. • Espere la respuesta tranquilamente. • Pedirle su opinión en determinados temas. • Captar mensajes a través de ojos. Son su Talón de Aquiles.

25. Indeciso Existen personas a quienes les es muy difícil adoptar decisiones y prefieren alargar los negocios, pues los cambios son difíciles de aceptar para él. Frases típicas:    • déjeme pensarlo, yo lo llamo • deseo primero hablar con... • primero deseará informarme más.... Sus características principales •  Son de movimiento indecisos vacilantes. • Generalmente de gestos preocupados. •  Muy pensativo en la hora de decidir. Su conducta como servidor público debe ser: •   Decidir  por él sin dejárselo saber. •   Aparentar que se  ha llegado a una conclusión. •   Utilizar muestras  y ayudas visuales. •   Resumir varias veces los puntos importantes acerca del servicio.  

26. Desconfiado Les gusta estudiar todos los detalles de una proposición antes de decidir. También, es muy probable que estudie otras proposiciones de la competencia. Sus características principales: • Cuidadosos y lentos de movimientos. • Pacientes y reposados. • Glotones en detalles. • Buscadores de defectos. •  Frase más común: ¿está seguro? Su conducta como servidor debe ser: • No apremiarlos y darles el máximo de pormenores. • Derrochar paciencia y comprensión. • Conocer a fondo los beneficios y características de los servicios que representas. • No apurar la entrevista, se volverá mas terco. • No ponerse nervioso ante tanta pregunta.  

27. Agresivo Es una persona que le gusta discutir en forma permanente y con mucha frecuencia pone a prueba tu paciencia. Sus características principales: •       Es agudo y sarcástico. •       De personalidad fuerte, dominante •       De movimientos impacientes. •       Poco sincero (Aunque algo le guste, no lo demostrará). •       Se molesta si lo contradicen. •       Movimientos de alguien mal humorado. •       Le molestan las respuestas vagas, vacilantes Su conducta como servidor debe ser: •       Mantener en todo momento la tranquilidad. •       No discutir o adoptar la misma actitud del cliente. •       No interrumpirle. •       No implicarte personalmente en una discusión. •       No pedirle o insinuarle que se calme.

28. Arrogante Este tipo de usuario no siempre es muy simpático, ya que generalmente se estima muy superior a uno. Sus características principales • Altivo, engreído. •  Les gusta darse mucha importancia. •  Hablan mucho de sus éxitos, de sus viajes, de sus experiencias. •  Inclinados a humillar y descalificar. •  Creen saberlo todo sobre la empresa. •  Habitualmente aducen  conocer a los dueños o gerentes de la empresa.   Su conducta como servidor debe ser: • Escuchar demostrando mucho interés. • Manejarlos admitiendo su Superioridad. • Alabarlos en sus gustos, éxitos y experiencias. • Pedirles su opinión ante una situación planteada. • No tratar de convencerlo, sino explicarles el negocio. • Nunca criticarlo ni directa ni indirectamente. • Ser muy cortos.  

29. La Calidad

30. ¿Qué es la calidad? La calidad, por su parte, es una propiedad y cualidad inherente de las cosas, que permite la comparación entre éstas y otras de su misma especie. Se trata de una apreciación subjetiva que, respecto a un usuario, implica satisfacer las necesidades y deseos (si lo logra, es de buena calidad). Desde una perspectiva de valor • La calidad significa aportar valor al usuario. • También, la calidad se refiere a minimizar las pérdidas que un producto pueda causar a la sociedad.

31. El modelo de calidad Un modelo de calidad es un conjunto de prácticas vinculadas a los procesos de gestión y el desarrollo de proyectos. Este modelo supone una planificación para alcanzar un impacto estratégico, cumpliendo con los objetivos fijados en lo referente a la calidad del producto o servicio. Al implementar un modelo de calidad, una institución busca desarrollar sistemáticamente servicios que cumplan con los requerimientos y las exigencias de los usuarios.

32. La gestión de la calidad La Gestión de la Calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura orgánica y Estrategias) para lograrla calidad de los servicios que se ofrecen al usuario, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de la institución que influyen en satisfacción del usuario y en el logro de los resultados deseados por la institución.

33. Sistemas de Gestión de la Calidad Un sistema de Gestión es simplemente la estructura que se da a la institución para que esta pueda desarrollar su labor. La calidad en una institución depende de la optimización de sus recursos, es decir que todo funcione de una forma en la que se minimice los costos y se maximicen los beneficios.

34. Estructura del sistema de Gestión de Calidad Existen 4 pasos esenciales o preguntas para lograr un fácil entendimiento y estructuración de un sistema de gestión de calidad

35. Los 5 principios de la gestión de calidad Los principios de gestión de la calidad son:

36. Una comunicación de calidad Conoceremos y descubriremos la importancia que la comunicación tiene en nuestras vidas. Muy pocas veces nos hemos detenido a pensar si la comunicación que nos rodea es adecuada o no, si nos esforzamos y nos comunicamos correctamente o simplemente pensamos que lo hacemos bien.

37. La imagen personal comunica y habla por uno mismo. • No hay una segunda oportunidad para causar una primera impresión. • El subconsciente del interlocutor procesa las múltiples señales emitidas por nuestra imagen externa y extrae conclusiones que le llevan a formarse una opinión de nosotros. • Proyectar la famosa “buena presencia” desde el principio es todo un desafío. • La imagen personal comunica siempre y habla por uno, aunque no se pretenda. • La apariencia es la suma de varios códigos: imagen externa, expresión, actitudes y aptitudes. • Es fundamental la actitud y la seguridad que se emana de una persona, lo que se siente por dentro se proyecta hacia fuera. • Conviene mirar siempre a los ojos al interlocutor y controlar la gesticulación con la cara y las manos, la postura y la forma de andar; La sonrisa es la distancia más corta entre dos personas.

39. Mejorando las comunicaciones internas Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo un ambiente de sinceridad, de escucha y de circulación de la información. Para ello, primeramente, resulta importante implementar la estimulación de la habilidad de la escucha al otro, ya que si no hay retroalimentación y se pierde el sentido de lo que se trata de informar se corre el riesgo de cometer errores.

40. La calidad comienza con uno mismo No es tan importante lo que se dice, sino como se dice. Para poder tener una comunicación de calidad con los demás se debe comenzar por conocerse a uno mismo. Si uno no está consciente de todos los factores que comprenden la comunicación tanto la verbal como la no verbal, es decir lo que se dice y como se dice ya que al no estar consientes de la forma en la que se dicen las mismas palabras pierden el sentido y comunican algo totalmente opuesto; por ejemplo: No es lo mismo decir ¡Buenos Días! Con una sonrisa en el rostro y viendo al receptor del saludo a los ojos;… que decir ¡Buenos Días! Con una vos débil y desanimada, sin dejar de hacer algo en la computadora y no hacer contacto visual.

41. Cultivando una cultura de calidad en la oficina. ¿Qué es cultura? La cultura es el modelo por medio del cual todos los habitantes de una sociedad son educados, son principios que rigen la forma de actuar. ¿Entonces qué es Cultura de Calidad? Se puede decir que es el conjunto de hábitos y valores que las personas poseen y que complementados con las practicas en su manera de actuar en el día a día le permiten colaborar con los retos que afronta la institución y causar una impresión contagiosa que estimula el comportamiento de calidad de los demás miembros de la institución, de manera que la cultura de calidad debe ser promovida por todas las áreas de la institución comenzando con uno mismo.