LA OFICINA SIN PAPELES

1. LA OFICINA SIN PAPELES ¿UN MITO?

3. LA OFICINA SIN PAPELES Integra tres aspectos fundamentales de la gestión de la empresa: • CALIDAD. Aumenta de la eficiencia de los procesos. • MEDIO AMBIENTE. El consumo desmedido de papel supone un elevado coste medioambiental. • LODP. Garantiza una mayor seguridad y protección de los datos, en cumplimiento de la calidad vigente.

4. LA OFICINA SIN PAPELES • Telefónica I+D ha estimado en 11,5€ el coste de impresión por cada 100 hojas sumando todos los costes, y un empleado consume un promedio de 3.000 hojas al año, por lo que el coste por empleado es de 345 € por año. • Se estima que los empleados gastan alrededor del 30% de su tiempo buscando información que necesitan para su trabajo. • 170 Kg. De papel consumido de media por español al año. • El mayor número de infracciones que se cometen en las pymes, son debidas a las salidas de datos en soporte de papel.

5. LA OFICINA SIN PAPELES Básicamente, el término “oficina sin papeles” describe el proceso de transferir archivos del papel al formato digital. La barrera más importante de todas sigue siendo el hábito social de impresión.

6. LA OFICINA SIN PAPELES: ¿UN MITO O UNA REALIDAD? Un estudio elaborado por HP entre pymes de Reino Unido, Francia, Alemania, España, Italia, Holanda y Rusia indaga en los patrones de actuación a la hora de tomar decisiones clave en el negocio. • LO TANGIBLE O FÍSICO ES MÁS DE FIAR QUE LO DIGITAL O LO ELECTRÓNICO. El estudio destaca que el 83% de las pymes españolas confían en el documento impreso como herramienta principal a la hora de decidir, por delante del ordenador, la calculadora o los dispositivos móviles (en Alemania la cifra se eleva al 91%). • Parece que el concepto “oficina sin papeles” es hoy una utopía, a la hora de tomar decisiones el bolígrafo y el papel siguen siendo irremplazables.

7. ¿POR QUÉ TODAVÍA NO? • La tecnología ha ayudado a hacer accesible un enorme número de documentos digitales al usuario final, pero diversas causas siguen induciendo a la impresión de los mismos tales como: • Incomodidad de lectura de pantallas. • Dependencia psicológica del papel como elemento “seguro” de visualización. • Necesidad actual de la presencia de firmas manuscritas en algunos documentos.

8. ¿POR QUÉ TODAVÍA NO? Porque la adaptación de una política orientada a la oficina sin papeles debe nacer con la premisa de que el cambio más importante será en las mentalidades de sus empleados, no en sus sistemas de información.

9. ¿POR DÓNDE EMPEZAMOS? • Iniciar una política orientada a la oficina sin papeles requiere la total involucración del gerente de la empresa. • Es un proyecto que concierne a todos los empleados por lo que debe existir una buena comunicación interna. • Se debe realizar una gestión del cambio. • “Lo mejor es enemigo de los bueno”. Lo importante es empezar, y hacerlo después de planificar el alcance y duración del proyecto.

10. VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES • Un buen sistema puede incrementar la productividad y ahorrar dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulación y recuperación. • En realidad se trata de mover la información lo más rápido posible. • La seguridad también aumenta en una oficina INFORMATIZADA pues se puede controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante permisos de accesos.

11. VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES • Cuando los documentos se guardan en formato electrónico se producen menos archivos en papel y los requerimientos de lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que puede redundar en un gran ahorro para las empresas ya que el espacio de oficinas y lugares de almacenado tiene un alto coste económico. • En realidad la oficina sin papeles ES UNA INVERSIÓN dado que reduce costes de impresión, correo, despacho y almacenaje de documentos en papel. Las empresas pueden mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre los clientes.

12. VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES • Se elimina la información redundante pues no hay necesidad que múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo documento. • También elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Una vez que se actualiza un documento en un entorno informatizado, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan el acceso autorizado.

13. VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES La inexistencia de un gestor documental centralizado resulta imposible de concebir dado los problemas que esta clase de productos solventa: • Información perdida o mal colocada. • Sobrecarga de información. • Los empleados pierden una media de cuatro horas semanales buscando información que no se encuentra, y una media de tres horas a la semana recreando esa documentación perdida. • Se pierden más de veintisiete horas de media por semana recopilando y analizando información. Los documentos en papel se dejan de usar (y se duplican en muchos casos) por no estar bien organizados. • Procesos ineficientes, como ejemplo: cuesta más de 50€ de media procesar y gestionar una factura en papel. • Cumplimiento de la legislación sobre protección de datos (LOPD)

14. 10 MITOS SOBRE LA OFICINA SIN PAPELES • La tecnología no está preparada para la oficina sin papeles. • Muchas empresas piensan que es “todo o nada”. • La “oficina sin papel” es menos segura. • Con un escáner lo hemos resuelto todo. • Leer en el monitor cansa demasiado la vista. • Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente. • Vivir sin papel es demasiado caro. • El papel es mucho más seguro que una copia digital. • Todos lo formatos son equivalentes. • Vamos a ahorrar mucho tiempo.