Projectbesturing uitvoering en afronding workshop voor projectleiders
Download
1 / 48

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders - PowerPoint PPT Presentation


  • 111 Views
  • Uploaded on

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders. Agenda. 1. Inleiding Inventarisatie leerpunten/problemen/doelen afbakening van de workshop 3. De processen Besturing & Uitvoering Overzicht processtappen Activiteiten en producten 4. Het proces Afronding

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders' - atalo


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Projectbesturing uitvoering en afronding workshop voor projectleiders

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshopvoor projectleiders


Agenda
Agenda

1. Inleiding

  • Inventarisatie leerpunten/problemen/doelen

  • afbakening van de workshop

    3. De processen Besturing& Uitvoering

  • Overzicht processtappen

  • Activiteiten en producten

    4. Het proces Afronding

  • Overzicht processtappen

  • Activiteiten en producten

    5. Afsluiting

  • Resterende vragen/opmerkingen

  • Evaluatie/verbetersuggesties


Doel workshop
Doel workshop

  • Logisch vervolg op de workshop “Voorbereiden en Inrichten van Projecten”.

  • Geeft de OBV-invulling weer van de volgende stappen in het projectmanagement proces: besturen, uitvoeren en afronding van projecten.

  • Geeft een verdere toelichting op het gebruik van de handboeken, tools en beschikbare sjablonen.

  • WIP presenteren aan eigen projectteam


Inventarisatie leerpunten
Inventarisatie leerpunten

Specifieke leerbehoeften


Project management samenvatting
Project Management: Samenvatting

  • Kern van projectmatig werken:

  • viaherkenbare & herhaalbare stappen

  • zorgen dat allebenodigde activiteitenworden verricht,

  • zodanig datmet de klant & acceptanten afgesproken resultatenen Kwaliteitworden geleverd,

  • waarbij de uitvoering blijft binnen de met het CMT overeengekomen budget en doorlooptijd

  • met adequaat risicobeheer

  • en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen


Over commitment gesproken
Over commitment gesproken ...

U zei…? Wanneerwilt u het gerealiseerd hebben?


Processtappen projectmanagement
Processtappen Projectmanagement

2. Inrichten

1. Voorbereiden

Plan van aanpak

bijstellen

sturing

3. Uitvoeren

4. Besturen

voortgang

5. Afronden


Project management omgeving
Project Management: omgeving

Klant extern

Eindgebruiker

Programmamanager

Klant intern

Contracteigenaar

Afdelingshoofd

Q-borger

Contractmanager

Opdracht

Decharge

PvA

Rapportage

Projectteam

Projectleider

Teamcoordinator

2-de echelon


Inhoud pva
Inhoud PvA

1) Inleiding

2) Omschrijving

project

3) Producten en

diensten

4) Kwaliteit

5) Planning

6) Organisatie

7) Informatie

8) Risicomanagement

9) Overige procedures /afspraken

10) Bijlagen PMW planning CI status overzicht Req. Documenten, etc.


Minimaal beschikbaar
Minimaal beschikbaar:

  • PvA met bijlagen:

    • Baseline PMW Planning

    • Startdocument(en) kostenbeheersing

    • Requirements document(en)

    • SCM statusoverzicht/plan

    • Risico Fact Sheets (RFS)

  • Resources

  • Hulpmiddelen

    => KICK-OFF PROJECT

    t.b.v. teambuilding en commitment


Beheerscycli projectbesturing
Beheerscycli projectbesturing

Gebaseerd op

Contract/

projectopdracht

Plan van Aanpak

Taakopdracht

Wie beslist

Contract Management Team

Projectleider/

Contractmanager

Projectleider/Projectmedewerker

Project

Fase

Actviteit/taak


Overzicht clusters uitvoeren en besturen project
Overzicht clusters Uitvoeren en Besturen project

BO

FDO

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

2

Rapportages CtM,

Beslisdocumenten

5

Projectgebonden

SCM

4

Fase overgang

bijstellen PVA, planning

3

Req. management,

Verwerken CR’s


Overzicht activiteiten uitvoeren en besturen project
Overzicht activiteiten Uitvoeren en Besturen project

Geaccordeerd PVA

B 3.4.2.Standopname/actualiseer plan

B 3.4.4 Opstellen rapportages

B 3.4.1Risicobeheer

2

1

U 3.3.1 Toewijzen taakopdracht

U 3.3.2 Taakverantwoording

U 3.3.4Opstellen beslisdoc.

U 3.3.3Bijhouden projectdossier

5

Fase overgang

B 3.4.7Opstellen CR

B 3.4.9Bijstellen req.doc.

4

CR vanuit CtM

3

B 3.4.6Bijst. PvA na fase-overgang

B 3.4.8Verwerken CR

B3.4.3Bijstellen planning/baseline

B 3.4.5.Bijstellen PvA


Toewijzen taakopdracht medewerker u 3 3 1
Toewijzen taakopdracht medewerker [U 3.3.1]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

  • Projectleider geeft (schriftelijke free format) taakopdracht(en) aan elke projectmedewerker

    Vereist:

  • Commitment

  • TVB’s helder van betrokken rollen

  • ‘projectmatig’ + actief (team) gedrag

  • Voortgangsbewaking en rapportage


Taakverantwoording standopname pto b3 4 2 3
Taakverantwoording/Standopname (PTO): [B3.4.2/3]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

Planning

Kosten

beheersing

opdracht

normen

Begroten

Gebruik normen

Afsluiting

begroting

evaluatie

Plannen

Bijstellen planning/baseline/PvA

Planning/PvA

stand

rapportage

opname

voortgang

Tijd/taakverant-

woording

Taakopdrachten

Voortgang meten

Uitvoeren activiteiten

Tracking & Oversight

Q-maatregelenRisico’s

Budget


Pmw weekstaat obv iso standopname herplanning u3 3 2 b3 4 2
PMW Weekstaat OBV-ISO Standopname/herplanning[U3.3.2][B3.4.2]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

  • Actualiseren planning:

    • Herplannen restprognose

    • Afwijking in doorlooptijd


Standopname voortgangsbewaking b3 4 2 3
Standopname/voortgangsbewaking [B3.4.2/3]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

  • Continu inzicht in status / restplanning

  • Negatieve (potentiële) afwijking direct melden aan PjL/CtMr

  • Positieve afwijking alleen indien zeker

  • Periodieke voortgangsrapportage t.o.v. goedgekeurde PvA/Planning/Taakopdracht

  • Goedgekeurde CR kan leiden tot nieuw PvA en/of baseline planning/taakopdr.

  • PTO verantwoordelijkheid van projectmedewerker en projectleider


Standopname projectcommunicatie b3 4 2 3
Standopname : projectcommunicatie [B3.4.2/3]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

  • Intern (wekelijkse) projectoverleg agenda:

    • Mededelingen uit CMT en derden

    • Verslag vorige vergadering/status actiepunten

    • Per projectlid: werkzaamheden terugblik + vooruitblik

    • Voortgang en planning project

    • Communicatie (intern/extern)

    • Kwaliteitsmaatregelen (Q-coördinator)

    • Risico’s

    • Procesverbetering projectuitvoering

    • Resume nieuwe actiepunten

  • Taakopdrachten en verantwoording

    • minimaal bilateraal wekelijks


Hulpmiddelen en opleidingen pjm pto pmw
Hulpmiddelen en opleidingen PjM/PTO/PMW

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

PMW

  • Trainingen/opleidingen:

  • Basistraining PMW

  • PMW Opfriscursus

  • PMW voor gevorderden

  • Werken in projecten

  • Projectmanagement

Hulpmiddelen:

  • PMW views/templates

  • Hulpmiddel bij gebruik van PMW

  • FAQ’s PMW

  • Handboek Projectmanagement


Risicobeheer b3 4 1
Risicobeheer [B3.4.1]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

een kerntaak binnen

project- en contractmanagement

Continue nagaan welke risico’s het halen van de (project)doelstellingen bedreigen en vervolgens deze risico’s beheersen

1) op taak/individueel nivo

2) op project/contractniveau (RFS)


Actief risicobeheer b3 4 1
Actief Risicobeheer [B3.4.1]

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer

  • PjL, CtM maar ook projectteam

  • Vast onderwerp in projectteamoverleg

  • Vast onderdeel van maandrapportage


Productvoorbeeld risico fact sheets rfs
ProductvoorbeeldRisico Fact Sheets (RFS)

1

Taakopdracht, Standopname,

Risicobeheer


Opdracht opstellen maandrapportage
Opdracht opstellen maandrapportage

2

Rapportages CtM,

Beslisdocumenten

  • Maak een overzicht van onderwerpen die in de maandrapportage aan de orde moeten komen zonder gebruik te maken van de handboeken. (3 min.)

  • Wissel bevindingen klassikaal uit (5 min.)

  • Verschillen inventariseren t.o.v. sjabloon maandrapportage (5 min.)


Opstellen rapportages b3 4 4
Opstellen rapportages [B3.4.4]

2

Rapportages CtM,

Beslisdocumenten

  • 2-wekelijks Statusrapportage aan CtMr

    • 4 Rapportages uit PMW:

      • Budgetoverzicht op act. nivo

      • Capaciteitsverloop (per medewerker)

      • Balkenplanning

      • Mijlpalenoverzicht

    • bilateraal bespreken (PjL en CtMr)

  • Maandelijks Voortgangsrapportage aan CMT

    • Maandrapportage projecten

    • 4 rapportages uit PMW als bijlage

    • RFS’s + overzicht

  • Statusoverzicht CR’s + CI’s (bij CtMr)


Overzicht pmw views statusrapportages b3 4 4
Overzicht PMW views/statusrapportages [B3.4.4]

2

Rapportages CtM,

Beslisdocumenten

Begroten

Plannen

Standopname

Rapportage


Opstellen beslisdocument vaststellen consequenties u3 3 4
Opstellen Beslisdocument + vaststellen consequenties [U3.3.4]

2

Rapportages CtM,

Beslisdocumenten

  • Hoe:

  • Opstellen Document met gevraagde besluitvorming en bijlage(n)

  • Ter accordering aanbieden bij CMT

  • Consequenties beslissing vaststellenEindresultaat:

  • Besluit door CMT

  • eventueel CR

  • Hulpmiddel: Postbank Memo (free format)


Requirements management essentie b3 4 9
Requirements Management: [U3.3.4]essentie [B3.4.9]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

  • Specificaties expliciet vastgelegd en gecommuniceerd

    • Klantrequirements

    • Acceptantrequirements

  • In beheer bij CtMr => Acc. RqM evt. delegeren aan PjL

  • Requirement heeft in principe één (accepterende) eigenaar

  • Wijziging requirements => Change Request, verwerken in alle plannen + producten

  • Requirements basis voor Plan van Aanpak


Processchema rm b3 4 9
Processchema RM [B3.4.9] [U3.3.4]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

Start

Requirements

Documenten

Goedgekeurde

Change

Requests

Ontwerp-

Proces

Fase-overgang

Nieuwe

Requirements

Documenten

Voor klant/accept. belangrijke ont-

werpbeslissingen


3 soorten requirements b3 4 9
3 Soorten requirements [B3.4.9] [U3.3.4]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

PdP /

IBN

FPC

Overig

Normen/

standaards Ontwerp Klant- Richtlijnen Specificaties Requirements/

Maak-

proces

ING Project Klanten (deze

organisatie/ vragen de

+ EXTERN verandering)

Ontwerp-

spec's

fase N-1

Ontwerp-

spec's

fase N

Sec

IAD

Ontwikkel-

standaards

Meetbare

Acceptatie

Criteria OBV

Systeem

SLA

testomgeving

Architectuur

DNB

Interpay


Belang van goede requirements b3 4 9
Belang van goede requirements [B3.4.9] [U3.3.4]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

Wat de consultant adviseerde

Wat de ingenieur ontwierp

Wat Inkoop bestelde

Hoe de ontwikkelaars het bouwden

Wat de verkoper leverde

Wat werd gevraagd


Rm hulpmiddelen b3 4 7 t m 3 4 9
RM hulpmiddelen [U3.3.4] [B3.4.7 t/m 3.4.9]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

  • Werkinstructies in handboek PjM en CtM (Change Request procedure)

  • Sjabloon Klant Requirements document

  • Sjabloon Acceptant Requirements document

  • Sjabloon Change Request formulier

  • Sjabloon Change Request statusoverzicht


Opstellen change request b3 4 7
Opstellen Change Request [B3.4.7.] [U3.3.4]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

Wanneer CR’s?

  • Bij wijziging van requirements n.a.v. knelpunten (uit risicomanagement en/of standopname) => niet bij detaillering

  • Bij grote uitloop/inloop planning of overschrijding/onderschrijding budget

  • Niet inhoudelijk (meer) kunnen voldoen aan requirements/ teruggeven opdracht (concessieverzoek)

    Beheer van CR’s

  • Formeel beheer CR’s bij CtMr ; wellicht opstellen gedelegeerd aan PjL

  • Statusoverzicht CR’s ook bij CtMr in beheer


Verwerken change request b3 4 8
Verwerken Change Request [B3.4.8] [U3.3.4]

3

Req. management,

Verwerken CR’s

Soorten:

  • Extern (Van opdrachtgever/CtMr)

  • Intern (Vanuit project)

Wanneer:

  • Bij uitloop/overschrijding

  • Bij wijzigingen op Req, PvA, CI’s

Wat doen:

  • Impactanalyse/prioritering uitvoeren

    • Requirements

    • Nieuwe FPA/omvangsschatting

    • Budget/begroting

    • Doorlooptijd

    • Resources (inzetplanning)

    • Hulpmiddelen

  • Herplannen na goedkeuring

  • Opnieuw baselinen

  • Bijstellen PvA/Project/Req.


Bijstellen werkplan baseline b3 4 3 3 4 5 3 4 9
Bijstellen werkplan/baseline [B3.4.3/3.4.5/3.4.9] [U3.3.4]

BO

FDO

PMW

4

Fase overgang

bijstellen PVA, planning

3

Req. management,

Verwerken CR’s

Nieuwe Baseline(deel)

  • Verwerken Change Request (int./ext.)

  • Door CtMr geaccordeerde CR tbv grote uitloop/overschrijding

  • Bij fase-overgang

  • Eventueel bijstellen:

    • PvA,

    • Begroting (FPA/omvangsschatting)

    • Planning

    • Requirements documenten,

    • RFS’s,

    • Taakopdracht(en) etc.


Bijstellen pva requirements na fase overgang b3 4 6 3 4 9
Bijstellen PvA/Requirements na fase-overgang [B3.4.6/3.4.9] [U3.3.4]

BO

FDO

4

Fase overgang

bijstellen PVA, planning

  • Bij Fase-overgang:

    • Resources regelen (inzetplanning)

    • Bijstellen planning/Baselinen

    • Bijstellen PvA

    • Goedkeuring vragen => beslisdocument

  • Bijstellen Requirements documenten:

    • Goedgekeurde CR’s verwerken

    • Klant requirements actualiseren o.b.v. resultaten uit ontwerpproces vorige fase

    • Acceptant requirements uit komende fase toespitsen op projectresultaat


Bijstellen requirements na fase overgang pbm
Bijstellen requirements na fase overgang (PBM) [U3.3.4]

BO

FDO

4

Fase overgang

bijstellen PVA, planning


Productoverzicht besturen uitvoeren project
Productoverzicht Besturen/Uitvoeren project [U3.3.4]

5

Projectgebonden

SCM

1. Planning voorbereid.

2 Klant Req. Doc.

3. Ris.Fact.Sh.

4. Fin..Kaders

5. Tijd kaders

6. Inzetafspr.

7. Proj. Opdr.

8. Planning Inr. Proj.

9. Proj.begroting

10 Startdoc. Kost.beh.

11 Init. Planning

12. PvA hfdst. Kwal.

13. Afspr. Infrastuct.

14. Proj.dossier

15. Plan van Aanpak

7. P.opdr.

1. Voorbereiden

2. Inrichten

+ CtM + (PL)

bijstellen

19. Act.planning

20. Bijgest. Planning

21. Stat. Rapp.

22. Mnd. Voortg. Rapp.

23. Goedgek. CR.

24. CR overzicht

15. PvA

PL + med.

sturing

4. Besturen

3. Uitvoeren

voortgang

16. Taakopdr./med.

17. Weekstaat

18. Beslisdoc.

25. Funct.form./med.

26. Eval.rapp. Kostbeh.

27. Eval.rapp. Proj.

28. Accept.doc. Prod.

29. Decharge doc.

5. Afronden


Projectdossier en beheer u3 3 3

5 [U3.3.4]

Projectgebonden

SCM

Projectdossier en beheer [U3.3.3]

“Afspraken altijd schriftelijk vastleggen”

project

opdracht

(S)CM

1. Voorbereiden

2. Inrichten

Plan van aanpak

bijstellen

Afspraken

sturing

4. Besturen

3. Uitvoeren

voortgang

Project geb. info

Projectdossier

5. Afronden


Beheer van documenten en producten intern scm
Beheer van documenten en producten (intern SCM) [U3.3.4]

5

Projectgebonden

SCM

  • 10 bouwstenen van SCM

    1 Wij hebben een SCM-PLan (VIP)

    2 Wij doen SCM volgens Plan

    3 Wij definiëren en identificeren onze CI’s (VIP)

    4 Wij zetten onze CI's in onze bibliotheek (VIP)

    5 Wij leggen de status van CI's vast

    6 Wij volgen een wijzigingsverzoek- en een probleemmeldingsprocedure voor onze CI’s

    7 Wij voeren wijzigingen op CI’s gecontroleerd uit

    8 Wij bouwen onze producten uit onze CI’s volgens procedure

    9 Wij hebben standaardrapportages over de status van onze CI’s

    10 Wij doen SCM-controle onderzoeken


Overzicht activiteiten afronden project 6
Overzicht activiteiten [U3.3.4]Afronden project (6)

Overdracht projectdossier

A3.5.4Verkrijgen acceptatie

eindproduct

Eindproducten ingevoerd/overgedragen naar productie

Uitvoeren nazorg

Afronden

project

A3.5.1Beoordeling

projectmedew.

A3.5.2Opst. Evaluatierapp.Kostenbeh.

A3.5.3Opst. Evaluatierapp.project

A3.5.5Verkrijgen decharge

Resultaat ingevoerd

en nazorg afgerond

=>Project ontbonden

Resultaten uit PjM processen Uitvoerenen Besturen


Verkrijgen acceptatie eindproduct a3 5 4
Verkrijgen acceptatie eindproduct [A3.5.4] [U3.3.4]

  • Hoe:

  • Opstellen acceptatierapport per acceptant

  • Acceptanten beoordelen en accorderen

  • CtMr tekent voor gezien

  • Opnemen in projectdossierEindresultaat:

  • Acceptatieformulier per opgeleverd eindproduct/acceptant

  • Hulpmiddel: Sjabloon acceptatierapport

  • Acceptatieformulier


Beoordelen projectmedewerker a3 5 1
Beoordelen projectmedewerker [A3.5.1] [U3.3.4]

  • Hoe:

  • Verzamelen gegevens

  • Invullen sjabloon Functioneringsformulier

  • Bespreken met projectmedewerker

  • Vaststellen definitieve versie

  • Opleveren aan lijnmanager

Ingevuld functioneringsformulier


Evaluatie kostenbeheersing a3 5 2
Evaluatie kostenbeheersing [A3.5.2] [U3.3.4]

  • Nacalculatie op basis van:

  • initiële begroting/planning (baseline +uitgangspunten)

  • startdocument kostenbeheersing

  • gerealiseerde (actuele) planning

  • tussentijdse bijstellingen (CR’s)

  • geschoond van opgetreden verstoringen/risico’s

  • vaststellen kengetallen (input voor metrieken)

  • vastleggen ervaringen, knelpunten & oplossingen tbv PBV

  • Eindresultaat: evaluatiedocument kostenbeheersing


Opstellen evaluatierapport project fase a3 5 3
Opstellen Evaluatierapport project(fase)[A3.5.3] [U3.3.4]

  • Hoe:

    • Verzamelen evaluatiegegevens van:

    • Q-borger/Q-coördinator

    • Testcoördinator

    • Kostenbeheersing

    • Projectdossier

    • Projectteam/medewerkertevredenheid

    • Klanttevredenheid

  • Opgesteld/gereviewed door projectteam

  • Eindresultaat:

  • afgerond evaluatierapport van project of afgesloten projectfase naar CtMr.


Opdracht evaluatierapport project
Opdracht evaluatierapport project [U3.3.4]

Opdracht :

Maak een overzicht van alle punten in een logische clustering die je in je

project eindevaluatierapport wil behandelen.

Duur: 5 minuten

Plenair bespreken : 10 minuten


Verkrijgen decharge a3 5 5
Verkrijgen Decharge [A3.5.5] [U3.3.4]

  • Hoe:

  • opstellen decharge-document met:- projectresultaat - evaluatierapport - projectdossier (geschoond) - acceptatieformulieren

  • goedkeuring door CtMr

  • overdracht projectdossier

  • Eindresultaat:

  • goedgekeurd dechargedocument

  • opheffen projectteam


Productoverzicht afronden project
Productoverzicht afronden project [U3.3.4]

1. Planning voorbereid.

2 Klant Req. Doc.

3. Ris.Fact.Sh.

4. Fin..Kaders

5. Tijd kaders

6. Inzetafspr.

7. Proj. Opdr.

8. Planning Inr. Proj.

9. Proj.begroting

10 Startdoc. Kost.beh.

11 Init. Planning

12. PvA hfdst. Kwal.

13. Afspr. Infrastuct.

14. Proj.dossier

15. Plan van Aanpak

7. P.opdr.

1. Voorbereiden

2. Inrichten

+ CtM + (PL)

bijstellen

19. Act.planning

20. Bijgest. Planning

21. Stat. Rapp.

22. Mnd. Voortg. Rapp.

23. Goedgek. CR.

24. CR overzicht

15. PvA

PL + med.

sturing

4. Besturen

3. Uitvoeren

voortgang

16. Taakopdr./med.

17. Weekstaat

18. Beslisdoc.

25. Funct.form./med.

26. Eval.rapp. Kostbeh.

27. Eval.rapp. Proj.

28. Accept.doc. Prod.

29. Decharge doc.

5. Afronden


Afsluiting
Afsluiting [U3.3.4]

??

  • Vragen / opmerkingen

  • Wat zijn volgens jullie de verschillen tussen oude en nieuwe werkwijze?

  • Pas de nieuwe werkwijze toe!!

  • Evaluatieformulier

    • aanvullingen

    • suggesties


ad