Projekt

1. Projekt • Nadšenie • Ztrata iluzií • Panika • Hľadanie vinníkov • Potrestanie neviných • Odmeny bez zásluh • Logický sled aktivít • Jedinečnosť • Konkrétny cieľ • Využitie zdrojov • Ohraničené trvanie • Vútorná organizácia Zasadený do rámca (kontext) ostatných aktivít

2. Project Management - kontext Špecifikácia požiadaviek Analýza Návrh Implementácia Testovanie Core Workflows Project Management Configuration and Change Management Supporting Workflows Quality Assurance Training

3. Project Management • Správne naplánovanie, využitie a riadenie všetkých zdrojov počas trvania projektu. • Vedie k dosiahnutiu stanovených cieľov v danom rozsahu, kvalite a cene.

4. Životný cyklus projektu Riadenie projektu Fázy Problémy Riziká Rozhodnutia Zahájenie projektu Ukončenie projektu

5. Princípy zahájenia projektu • 15% - 20% celkového času • Kľúčová fáza pre úspech • Zaistiť všetko predtým, než projekt začne • Vytvoriť kontrolné mechanizmy • Jednotlivé elementy nie sú nemenné, odchýlka od plánu má svoj dopad

6. Zahájenie projektu • Určiť Project Managera • Vymedziť stakeholderov (najmä sponzora) • Definovať cieľ a rozsah • Navrhnúť organizáciu • Naplánovať čas a zdroje • Odhadnúť riziká • Stanoviť prínos

7. Sponzor • Zodpovedá za súlad projektu s potrebami firmy • Má najväčší úžitok z projektu • Aktivity • Odsúhlasuje cieľ a rozsah • Vedie radu projektu • Zaisťuje zdroje (ľudia, peniaze…) • Väzba na “Top management”

8. Rada projektu • Kontroluje chod projektu až k jeho dokončeniu • Aktivity • Určovať strategický smer • Odsúhlasovať predkladané riešenia • Zaisťovť zdroje • Poskytovať skúsenosti • Odstraňovať prekážky • Praidelne revidovať stav projektu

9. Kto by mal byť v rade projektu • Sponzor • Manager oddelenia, ktoré bude projektom najviac ovplyvnené • Odborný garant projektu (napr. vedúci IT) • (Ideálny počet členov je 3)

10. Projekt Manager • Zodpovedá sa rade projektu • Aktivity • Plánovanie • Riadenie ľudí (coaching) • Prideľovanie úloh • Kontrola kvality • Určovanie pokroku, reportovanie • Plánovanie a riadenie zmien

11. Udržovanie rovnováhy Rozsah Kvalita Čas Náklady

12. Cieľ projektu • “Čo” Čo je nutné splniť • “Tak, že” Spôsob, obmedzenia • “Teda” Čo sa dosiahne

13. Príklad definovaného cieľa “Môj dom” • Čo: Kúpiť dom • Tak, že: Má záhradu Je v dosahu MHD Má možnosť parkovania Nie je drahší jako 2Mio Sk • Teda: Moja rodina bude kultúrne bývať Nebudeme mať problémy s dopravou Mesačne nezaplatíme viac jako 10tis. Sk

14. Rozsah projektu • Určenie rozsahu z hľadiska • Ktoré oblasti bude/nebude projekt riešiť • Väzby na ďalšie systémy • Oddelenia/pobočky zainteresované na proj. • Metóda pre stanovenie • Feasibility study, analýza prvotných požiadaviek

15. Príklad rozsahu projektu“Môj dom” • Projekt zahŕňa • Kontaktovanie 3 miestnych realitiek • Výber najvhodnejšej alternatívy • Vybavenie úveru v banke • Kúpu domu • Mimo projektu • Prípadná rekonštrukcia domu • Vybavenie domu zariadením

16. Organizácia projektu • Rada projektu (sponzor) • Project Manager • Projektový tím • Ostatné zdroje

17. Projektový tím • Tím ľudí pridelený pre celú dobu trvania projektu • Členovia sú individuálne zodpovední za jednotlivé podúlohy • Počet <10

18. Ostatné zdroje • Pracujú na projekte na “zakázku” • Nie sú členmi tímu • Nenesú zodpovednosť za projekt • Sú “používaní” PM alebo tímom na konkrétne úlohy • Príklad • konzultanti • programátori (v prípade outsourcingu)

19. Príklad organizácie projektu“Môj dom” • Sponzor • Manželka • Rada projektu • Manželka • Deti • Project manager • “Hlava rodiny” • Tím • Hlava rodiny • Strýko (stavebný inžinier) • Ostatné zdroje • Banka • Realitka • Právnik

20. Cieľ • Čo: Kúpiť dom • Tak, že: Má záhradu Je v dosahu MHD Má možnosť parkovania Nie je drahší jako 2Mio Sk • Teda: Moja rodina bude kultúrne bývať Nebudeme mať problémy s dopravou Mesačne nezaplatíme viac jako 10tis. Sk Organizácia • Sponzor • Manželka • Rada projektu • Manželka • Deti • Project manager • “Hlava rodiny” • Tím • Hlava rodiny • Strýko (stavebný inžinier) • Ostatné zdroje • Banka • Realitka • Právnik Rozsah • Projekt zahŕňa • Kontaktovanie 3 miestnych realitiek • Výber najvhodnejšej alternatívy • Vybavenie úveru v banke • Kúpu domu • Mimo projektu • Prípadná rekonštrukcia domu • Vybavenie domu zariadením

21. Plánovanie • Nutné princípy • Plány musia existovať • Plánovanie počas celého projektu (revízia) • Zodpovedný je PM • Rôzne úrovne plánovania pre rôznych členov • Detailný plán má zmysel iba pre najbližšiu fázu • Požívať nezávislých expertov a nástroje

22. Úrovne plánovania • Plán projektu • Všeobecný, zahŕňa celý projekt • Počas zahájenia • Zoznam fáz a hlavných míľnikov • Používaný managementom (radou) • Plán fázy/iterácie • Pripravný tesne před fázou/iteráciou • Detailný rozpis krokov a úloh • Plán úlohy • Časový rámec, výstupy, zdroje

23. Plánovanie pri zahájení • Identifikovať kľúčové etapy • Odhadnúť potrebné zdroje • Odhadnúť celkový čas • Predbežný harmonogram • Odhadnúť reálnosť

24. Plánovanie zdrojov = ľudia • Na základe plánu úloh (aktivít) • Dostupnosť požadovaných ľudí • Motivačný systém (…) • Potenciál využitia 60%-70% • Vzdelávanie • Administrácia • Dovolenka, nemocenská

25. Plánovanie zdrojov = peniaze • Na úrovni úloh • Pužívať aktuálne informácie • Nezávislí experti • Rezerva • Vyhnúť sa skrytým rezervám (otvorene deklarovať) • 10%-20% (prihoďte 60% a je to O.K.)

26. Nástroje pre plánovanie (Gannt chart)

27. Riziká • Nájsť maximum pri zahájení projektu • Určiť • Pravdepodobnosť • Impact • Protiopatrenia • “Plán B” (ak riziko nastane) • Oboznámiť stakeholderov s rizikami

28. Prínosy projektu • Vychádzajú z cieľa • Merateľné • redukcia nákladov, zvýšenie zisku,… • Nemerateľné • vyšsia efektivita, strategická záležitosť,… • Formulácia (PICS metóda) • Management očakáva konkrétnepozitívne prínosy, ktoré sa objavia hneď s veľkou pravdepodobnosťou.

29. Riadenie projektu • PDCA cyklus • Plan • Do • Check • Adjust (Act)

30. Ľudia - základ úspechu • Typy chovania • Inovátori (všetko nové je dobré) • Prispôsobivý (vždy si nájdu niečo pozitívne) • Faktografovia (nechajú sa presvedčiť číslami) • Odporovači (všetko nové je zlé) • Výrazné typy ovplivňujú organizáciu

31. Sledovanie postupu • Pravidelné (1/2 týždne) • Kde sme a čo sme urobili • Koľko práce ešte zostáva • Predpoveďdo konca projektu • Analýza odchýliek od plánu • Protiopatrenia • Informovať okolie

32. Status report dokument • Kedy • Na konci etapy, alebo • Při nečakanom probléme/zmene • Obsahuje • Stav • Problémy (čo s nimi) • Upravený plán • Najbližšie kroky

33. Uzavretie Projektu • Vykonáva PM, a odsúhlasuje rada projektu • Zhodnotenie vykonanej práce • Súhrn ponaučení • Naznačenie ďalších možností • Prechod od projektu ku bežnej prevádzke

34. Rational Unified Process Basic project management concepts

35. Iteration planning • Iteration • a “mini-project” (from planning to release) • key drivers of the objective: risk, criticality, coverage • Determinig length • allways a fixed overhead! • from 1-6 months • short (<1 month) mainly in Construction phase • Determining number • Simple(Low) [0, 1, 1, 1] • Typical [1, 2, 2, 1] => • [prototype; arch. prototype, arch. baseline; int. release, initial operation release; product release] • High [1, 3, 3, 2] • More iterations required • inception: a new application domain • elaboration: new architecture • construction: complex and large product • transition: minimize tie to market

36. Benefits of an iterative approach • Accomodating changes • Mitigating risks • Increasing reuse • Learning • Higher quality

37. Evaluate the iteration • Collect metrics (progress) • Compare actual and expected • Consider external change • Examine evaluation criteria

38. Risk (1) • Risk management takes care of unknown aspects of software development • Strategies • Risk avoidance • Risk transfer • Risk acceptance • Risk mitigation • Contigency plan (“Plan B”)

39. Risk (2) • Identify risk • involve all parties (use homogenous groups) • ask “what can go wrong” (i.e. events that decrease the likelihood to deliver product) • brainstorming • to identify risk  to be responsible for it • Group and rank identified risks • Identify risk avoidance strategies • non-essential requirements • not enough resources • Identify risk mitigation strategies • allocate actions to early iterations • use prototypes (identify features to be tested) • benchmarking (performance risks) • Identify contingency stratgies • for each risk • Identify risk indicators

40. Risk types • Resource risks • Organization • Funding • People • Time • Business risks • Technical risks • Scope • Technology • External dependency • Schedule risks (85%)

41. Phases and major milestones

42. Project phases (1) • Inception • project’s scope and boundary • critical use cases • candidate architecture • estimate overall cost and schedule • estimate potential risks • Outcome: • General vision, use case model, business case, risk assesment, project plan • Elaboration • analyze problem domain • establish sound architectural foundation (finalize architectural decisions) • eliminate highest risks • “mile wide and inch deep” view of the systém • architecture, plan, risks are stable • Outcome • Use case model (80%), supplementary requirements, software architecture document, iteration plan

43. Project phases (2) • Construction • manufacturing process • managing resources and controlling oeprations • optimize cost, schedule and quality • parallel construction increments can be spawned • Outcome • Software product, user manual • Transition • transition the software to user community • develop new releases (finish or add some features) • correct problems • develop user oriented documentation • train users • support

44. Major milestones • Inception (Lifecycle Objectives Milestone) • Stakeholders agreement on scope, cost/schedule estimate • Credibility of estimates, pririties, risks, and development process • Actual expenditures versus planned • Elaboration (Lifecycle Architectre Milestone) • Is the vision stable • Is the architecture stable • Is plan for construction of sufficient detail and fidelity • Stakeholders agreement that vision can be met if the plan is executed • Actual expenditures versus planned • Construction (Initial Opertional Capability Milestone) • Is product release stable to be deployed • Are stakeholders ready for the transition to user community • Actual expenditures versus planned • Transition • Is user satisfied • Actual expenditures versus planned

45. Staffing (1) • Inception (focus: project scope and business case) • PM • Architect • 1-2 developers (prototype) • Elaboration (focus: architecture and prototype) • Architecture team • analytical and design skills (and other SE skills), leadership skills • Prototyping team • Small design teams • focus on generic mechanisms and technologies • Test team • prepare test environment

46. Staffing (2) • Construction (focus: build system’s functionality and maintain architecture integrity) • Architecture team • keep an eye on designers, acting as technical leaders • Construction team • cross functional - design and implementation skills, organized horizontaly • Test teams • execute test and write reports • Transition (focus: deploy final realease) • Trainers • Infrastructure logistics experts • Architecture team (and PM) • change requests