95 年公務機密維護講習

1. 95年公務機密維護講習 講題：機密文書處理 主講人：桃園縣政府行政局文書課 課員呂秀雲 連絡電話：3322101分機6604 95年10月5日

2. 大綱 • 壹、機密文書類型 • 貳、機密文書意義 • 參、機密文書等級之區分 • 肆、機密文書保密期限 • 伍、機密文書處理注意事項 • 陸、機密文書實務探討

3. 壹、機密文書類型 • 機密文書區分為「國家機密文書」及「一般公務機密文書」。(文50) • 各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，一般公務機密文書依文書處理手冊辦理。

4. 貳、國家機密文書之意義 • 為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依國家機密保護法核定機密等級之文書者 。(國家機密保護法第2條)

5. 國家機密之範圍 • 國家機密之範圍如下：(文52、國家機密保護法施行細則第2條) 1.軍事計畫、武器系統或軍事行動。 2.外國政府之國防、政治或經濟資訊。 3.情報組織及其活動。 4.政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。 5.外交或大陸事務。 6.科技或經濟事務。 7.其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。

6. 貳、一般公務機密之意義 一般公務機密之意義 • 指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者 。（文53） • 各機關應就其主管業務，依文書處理手冊第50點第2項各法規所定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保密事項之具體範圍。

7. 參、機密文書等級區分 • 國家機密文書等級區分為：「絕對機密」、「極機密」、「機密」。（文51） • 一般公務機密文書列為：「密」等級。 • 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。

8. 肆、機密文書保密期限 • 國家機密文書：（國家機密保護法第11條） 1、絕對機密－不得逾30年。2、極機密－不得逾20年。3、機密－不得逾10年。 • 一般公務機密文書保密期限，依法令或契約規定期限，予以保密。（文53）

9. 創稿 來文 總收文 分送各單位 承辦人簽擬 會簽 陳核 批示 送回承辦單位 送文書單位 歸檔 機密文書處理流程圖 各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施隔離作業。

10. 伍、機密文書處理注意事項—收文(1/3) 1.總收文人員收到文件拆封後，如為機密件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密件處理人員或收件人收拆。（文23） 2.應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封，啟封人員，應核對其內容及附件。(文61)

11. 伍、機密文書處理注意事項—收文(2/3) 3.機密文件經機關首長指定之人員拆封後， 如須送總收文登錄掛號者，應在原文加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○」單位拆封，以資識別。（文23） 4.以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。

12. 伍、機密文書處理注意事項—收文(3/3) 5.機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。（文25）

13. 伍、機密文書處理注意事項--陳核 • 機密件用黃色或特製之機密件袋陳核。（文37） • 機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。（文58） • 各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。（文59）

14. 伍、機密文書處理注意事項--保密期限或解密條件之標示（文62）伍、機密文書處理注意事項--保密期限或解密條件之標示（文62） • 應以括弧標示於機密等級之下。解密條件如下： 1.本件於公布時解密。 2.本件至某年某月某日解密。 3.本件於工作完成或會議終了時解密。 4.附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者）。 5.其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。

15. 伍、機密文書處理注意事項--發文(1/2) • .一般應以機密文書處理之事項？ 1.各機關依文書處理手冊第50點第2項，所定應保密事項（如：各機關主管業務有關之檢舉案件、人事案件、工程底價、涉及個人隱私或名譽……等一般公務機密事項）。（文54） 2.來文為密件，函復時解密條件及保密期限應與原來文時所載相同（例如：來函機關之解密條件為「95年10月5日解密」，則發文時亦應以該日期為解密條件)。 3.除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。(文53)

16. 機密文書製作範例（1/5） 適用於對外張貼公告或刊登公報時解密；人事派免令或其他法令公布時解密 ；民、刑事案件結果宣判後解密等情況。

17. 機密文書製作範例（2/5） 由業務承辦人員依權責自行決定明確之解密日期，但不得與來文機關之解密條件 相抵觸。

18. 機密文書製作範例（3/5） 於該查核工作所有相關程序已完成或是如招標、開標、評審委員評選會議等已結 束時適用之。

19. 機密文書製作範例（4/5） 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者。

20. 機密文書製作範例（5/5） • 附件機密等級之標示 密（民國95年10月5日解密）

21. 伍、機密文書處理注意事項--傳遞(1/2) • 機密文件應由機關首長指定之人員處理，發文時先向總發文人員洽取發文字號填入文中自行封發，並在總發文登記表案由欄內註明密不錄由。（文42） • 密件發文時承辦人員須以專簿登記親自或派專人傳遞至發文單位。 • 分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、用印、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。（文64）

22. 伍、機密文書處理注意事項--傳遞(2/2) • 使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所需之帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存。（文61）

23. 伍、機密文書處理注意事項--繕印、校對 • 機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印（文38） • 機密及重要文件，應指定專人負責校對。（文39） • 校對人員如發現機密文書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正。（文39）

24. 伍、機密文書處理注意事項--用印 • 屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內容。（文61） • 屬「機密」、「密」件者，得由繕校人員持往用印。

25. 伍、機密文書處理注意事項--封發(1/2) • 「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。(文61) • 機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視及不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。(文65)

26. 伍、機密文書處理注意事項--封發(2/2) • 體積及數量龐大之機密文件，無法以前述封裝者，應作適當之掩護措施。（文65） • 人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發。（文44）

27. 伍、機密文書處理注意事項--歸檔 • 解密時間在發文日期前，原紙本文稿由文書人員送交檔案單位歸檔。 • 解密時間在發文日期以後，原紙本文稿，由承辦人填妥機密檔案專用封套後將該密件文稿置入，封套封口處並蓋職名章，送交檔案單位歸檔。

28. 伍、機密文書處理注意事項—其他（1/2） • 機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理（文75） • 保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。（文76）

29. 伍、機密文書處理注意事項—其他（2/2） • 公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行區分，以作為公文處理作業之依據。（文20） • 辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。（文66） • 機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。（文68） • 機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置密鎖，保管人員必須經常檢查。（文70）

30. 伍、機密文書處理注意事項--一般保密事項規定(1/2)伍、機密文書處理注意事項--一般保密事項規定(1/2) • 各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公開者外，應遵守「公務員服務法」第4條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。（文78） • 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。 • 經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資料。 • 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。

31. 伍、機密文書處理注意事項--一般保密事項規定(2/2)伍、機密文書處理注意事項--一般保密事項規定(2/2) • 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。 （文78） • 承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。

32. 伍、機密文書處理注意事項—解、降密權責劃分 （文74） • 由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理。 • 國家機密之變更或解密，依「國家機密保護法」第10條第1項規定為之。 • 一般公務機密文書，由原核定主管核定之。 • 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。

33. 發文機關（原核定機關）主動檢討或檢查 受發文機關（其他機關）建議 發文機關通知 填具調案單將原卷調出，檢視是否為原核定機關 陳核 奉 准 是 陳核 奉准 俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級 於來文空白處簽意見 簽稿並陳 填具【處理意見表】及辦理【通知單稿】通知受領該機密文書之受文機關 【建議單】建議原核定機關變更或註銷其機密等級 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去，再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。 機密文書處理注意事項參考行政院秘書處95年４月２７日簡報解密降密程序及作業方式(1/4) 否

34. 解密降密程序及作業方式(2/4）參考行政院秘書處95年４月２７日簡報解密降密程序及作業方式(2/4）參考行政院秘書處95年４月２７日簡報 發文機關（原核定機關） 主動檢討或檢查 簽稿並陳 填具【處理意見表】及辦理【通知單稿】 通知受領該機密文書之受文機關 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。

35. 解密降密程序及作業方式(3/4）參考行政院秘書處95年４月２７日簡報解密降密程序及作業方式(3/4）參考行政院秘書處95年４月２７日簡報 受發文機關（其他機關）建議 【建議單】 建議原核定機關變更或註銷其機密等級 俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。

36. 解密降密程序及作業方式(4/4）參考行政院秘書處95年４月２７日簡報解密降密程序及作業方式(4/4）參考行政院秘書處95年４月２７日簡報 發文機關通知 於來文空白處簽意見 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之【紀錄單】。 原案照變更等級或非機密文件保管。

37. 桃園縣政府機密文書解、降密流程（1/5） • 收文案件已屆保密期限自動解密流程圖 浮貼原稿上 承辦人經檔管人員通知，密件公文已屆保密期限 原密等以雙線劃除並蓋職名章 填具機密文書機密等級變更或註銷處理紀錄單 加註至○年○月○日自動解密並簽章 送還檔案課依普通件歸檔 陳奉核定

38. 桃園縣政府機密文書解、降密流程（2/5） • 收文案件經原來文單位通知密等變更或註銷流程圖 原來文單位通知註銷密等 或 變更密等 浮貼原稿上 或 填具調案單將原案調出 註銷密等：將原來文密等以雙線劃除並蓋職名章 變更密等：將原來文密等以雙線劃除，寫上新密等（及新保密期限）並蓋章 填具機密文書機密等級變更或註銷處理紀錄單並簽章 陳奉核定 送交檔案課歸檔

39. 桃園縣政府機密文書解、降密流程（3/5） • 收文案件原來文未標示解密條件或標示條件不明處理流程圖 先以密件封套裝封 收文案件，未標示保密期限或標示解密條件不明 送交檔案課歸檔 擬具機密文書機密等級變更或註銷建議單稿 陳奉核定後繕發 原來文單位仍維持原密等或未獲答覆者

40. 桃園縣政府機密文書解、降密流程（4/5） • 發文案件已屆保密期限自動解密流程圖 填具機密文書機密等級變更或註銷處理紀錄單並簽章，陳奉核定 承辦人接獲檔管人員通知，已屆保密期限或已符合解密條件公文 將處理紀錄單浮貼於處理意見表上 填具機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 原密等以雙線劃除並蓋職名章 陳奉核定 將處理意見表浮貼於原稿上 送交檔案課歸檔

41. 桃園縣政府機密文書解、降密流程（5/5） • 發文案件變更密等流程圖 填具機密文書機密等級變更或註銷處理紀錄單並簽章，並陳奉核定 承辦人主動檢討變更或註銷密等 填具機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 浮貼於處理意見表上 送交檔案課歸檔 陳奉核定 經核定原密等變更或註銷，應擬具機密文書機密等級變更或註銷通知單稿 將處理意見表浮貼於原稿上 陳核後繕發 變更密等：以雙線劃除原密等，寫上新密等及新修訂的保密期限並蓋職名章 註銷密等：將原稿件之密等以雙線劃除並蓋章 通知受領該文之受文機關

42. 陸、機密文書實務探討（法務部政風司95.1.27法政字第0951101264函）陸、機密文書實務探討（法務部政風司95.1.27法政字第0951101264函） • 民間團體以密件行文，政府機關可否自行銷密？ 1.依現行法制，「公務機密」之核定，係專屬政府機關之權責，唯政府機關始得為之，是民間團體之來函其上自訂有機密等級者， 對政府機關並無拘束效力可言，自不發生該受文機關可否註銷其機密等級之問題，至民間團體之來函是否為政府機關主管業務應保密事項，應由該受文機關視其性質、內容等依相關法令規定判斷之，如有保密必要者，應依規定或報請權責長官核定適當之機密等級，並採取相應之維護措施。 2.又行政程序法第170條第2項規定：「人民陳情有保密必要者，受理機關處理時，應不予公開。」惟人民陳情案件有無保密之必要，仍應由該受理機關依相關法令規定辦理。

43. 陸、機密文書實務探討(法務部政風司93.8.9日法政字第0930027044號函) • 一般公務機密文書保密期限如何訂定？其保密期限可否高於國家機密之核定期限(10年) ？應否設限？ 國家機密，與一般公務機密，二者性質內涵不同，其保密期限自無比附援引之必要。法律規定「一般公務機密」之事項，主要係為保護個人安全（如檢舉人身分) 、隱私（如醫療、財務等或犯罪紀錄等)或為確保政府機關行政運作（如人事採購作業等) ，除政府機關行政運作過程須保密之事項，可於行政目的達成後予以解密外，其餘有關個人權益之保護，並無完成期限，依法即應持續保密。

44. 陸、機密文書實務探討（法務部政風司93.8.9日法政字第0930027044號函）陸、機密文書實務探討（法務部政風司93.8.9日法政字第0930027044號函） • 國家機密與一般公務機密競合時，如遇國家機密解密，而一般公務機密文書尚未解密時，應如何處理？ 有關機密文書，若非「國家機密」事項，則屬「一般公務機密」。但國家機密文書解密後，對涉及個人隱私、職業秘密、營業秘密、依法規規定有保密必要者，或有侵害第三人權利之虞者，仍應持續保密。至人民申請閱覽業已解密之國家機密檔案，如有「行政資訊公開辦法」第五條第五款或「檔案法」第十八條規定等情形，行政機關自得限制公開或提供，或予以拒絕。

45. 陸、機密文書實務探討 • 他機關來文之密件公文，保密期限訂為永久保密，符合規定嗎？ 一般公務機密公文是由公文製發機關依其業務性質自行訂定的。倘業務性質之普通件屬永久保存，無法屆保存年限再予以建議且不知建議對方何時解密，受文機關如認為該機密公文已無保密之必要時，隨時都可以建議發文機關解密，如發文機關內部審查同意解密該件公文，就變成永久保存的普通件。

46. 陸、機密文書實務探討 • 他機關來文未標示解密條件時該如何處理？ 應擬具機密文書機密等級變更（或註銷）建議單稿，陳奉核定後繕發，建議該案之原來文單位辦理密等變更或解密。

47. 參考資料 • 文書處理手冊 • 法務部政風司網址：(http://www.ethics.moj.gov.tw)業務園地函釋 • 行政院全球資訊網網址：（http://www.ey.gov.tw） 為您服務行政事務事務管理各手冊規定文書處理相關釋例

48. 機密文書處理 簡報完畢 預祝中秋佳節愉快