IL PROGETTO: UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE

1. Federica Raggi STC IPA Adriatic CBC Programme IL PROGETTO: UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE

2. CHE COS’È UN PROGETTO PUÒ ESSERE CONSIDERATO COME UNA “SERIE DI ATTIVITÀ VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI CHIARAMENTE DEFINITI IN UN PERIODO DITEMPO STABILITO RELATIVAMENTE A RISORSEDETERMINATE (budget e staff)”

3. PERCHÉ UN PROGETTO DI COOPERAZIONE TERRITORIALE È DIFFERENTE? 1. Partner di diversi Paesi con diverse culture (lavorative) e lingue 2. Diverse tipologie di istituzioni (EEPP, priv.) con diversi campi di esperienza e culture organizzative 6. Capacità di prefinanziare i costi e di investire risorse per la preparazione (anche in caso di insuccesso) 3. Lavoro a distanza per lunghi periodi 5. Rispetto delle norme per la rendicontazione 4. Obiettivi concreti con budget e tempistica realistici in un contesto multinazionale e multiorganizzativo

4. I FATTORI DI SUCCESSO 1. Qualità dell’azione 2. Qualità dell’approccio 3. Innovazione 4. Organizzazione del parternariato 5. Disseminazione e capitalizzazione dei risultati

5. LE FASI 1. Preparazione 2. Costituzione della partnership 3. Sviluppo dell’applicationform e definizione del budget 4. Implementazione 5. Monitoraggio e valutazione 6. Divulgazione e capitalizzazione

6. 1.1 Obiettivi 1. PREPARAZIONE bisogno reale da risolvere ovvero opportunità da cogliere Identificazione obiettivi e problemi Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con le politiche nazionali e locali E’ questo il Programma più appropriato per il progetto?

7. 1.2 Partner, Contesto 1. PREPARAZIONE Condivisione degli obiettivi/esperienza da condividere/partnership di interesse Identificazione partner I partner sono eligibili? Sono adatti per le attività previste e la scelta è giustificabile? Dotato di determinate conoscenze e capacità (gestionali, relazionali…) Identificazione Lead Partner Per valutare il grado di innovatività e di applicabilità ed il supporto politico Analisi del contesto Studio dell’Application pack

8. 2.1 Selezione dei partner 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIP Eligibilità Competenze ed esperienze in riferimento al tema progettuale Effetti accrescitivi e risultati pratici (economici, sociali, scientifici e/o tecnologici, ambientali) Criteri di selezione Ulteriori possibilità di collaborazione future Dimensione ottimale

9. 2.2 Definizione dei ruoli 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIP • Ideazione congiunta. • Integrazione di idee, priorità e attività. • Il LP coordina il processo, includendo fin dall’inizio tutti i partner. Elaborazione congiunta • Attuazione e coordinamento delle attività su tutta l’area di cooperazione. • Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dell’osservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità. E’ stata prevista almeno una forma di cooperazione? Attuazione congiunta • Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta l’area di cooperazione. • Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto. Personale condiviso • Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. • Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma. • Il LP è responsabile dell’amministrazione e dell’inoltro del cofinanziamento IPA ai partner. Finanziamento congiunto

10. 2.3 Il Lead Partner 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIP • Svolge attività di networking • Assicura la corretta esecuzione dell’operazione Responsabilità del LP • Trasferisce il contributo comunitario • Garantisce che le spese dichiarate dai partner corrispondono alle attività concordate • Verifica la convalida da parte dei controllori delle spese dichiarate dai partner

11. 3.1 Negoziazione 3. APPLICATION FORM E BUDGET Comprensione reciproca, informazione, attivazione e coinvolgimento Incontri preparatori Consapevolezza dei tempi necessari alla stesura della domanda Definizione tempistica Gestione, coordinamento e scambio di informazioni Definizione ruoli Il LP in questa fase svolge il ruolo di facilitatore: fa da tramite tra i vari partner e si occupa di preparare l’applicationform.

12. 3.2 Programmazione 3. APPLICATION FORM E BUDGET Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni che ne determinano il completamento Programmare logicamente le attività così da definire il metodo migliore per la loro implementazione Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e definire inoltre il ruolo di ogni coordinatore).

13. 3.3 Il budget 3. APPLICATION FORM E BUDGET Verifica limiti imposti dal bando Definizione del budget in base alle attività (e non il contrario) Distribuzione del budget tra i partner in base alle attività (e non il contrario) Le risorse finanziarie sono realistiche? I cofinanziamenti previsti sono garantiti per tutta la durata del progetto? Le spese per il processo di cooperazione e quelle per la gestione sono sufficienti?

14. 3.4 Il valore aggiunto 3. APPLICATION FORM E BUDGET Sintonia con gli obiettivi generali e specifici del Programma e con le strategie nazionali e locali Situazione esistente e potenziali miglioramenti Elementi di diversità/innovazione L’Applicationform è il documento attraverso il quale il Comitato di Valutazione del Programma deve convincersi della bontà e della opportunità del Progetto. Necessità della partnership transfrontaliera Esperienze precedenti Pertinenza con altri progetti sul territorio e non sovrapposizione

15. 4.1 Fase preparatoria 4. IMPLEMENTAZIONE Ogni beneficiario è responsabile della raccolta e archiviazione dei documenti relativi alle attività da esso svolte in riferimento al progetto. Struttura amministrativa Ogni beneficiario è responsabile delle proprie spese, conformemente al budget stabilito e della propria rendicontazione finanziaria. Struttura finanziaria L’Accordo di Parternariato stabilisce le “regole base” per il funzionamento della partnership.

16. 4.2 Fase attuativa 4. IMPLEMENTAZIONE • Comunicazione di inizio attività • Kick off meeting • Nomina Comitato di Pilotaggio • Individuazione gruppi di lavoro Avvio del progetto • Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, ContactPoint…) • Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione… Supporto • Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro • Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato “Meetings and events”

17. 5.1 Strumenti e indicatori 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE • Gestione documentazione • Sistema di comunicazione interno • Modifiche Strumenti di monitoraggio • Indicatori di output • Indicatori di risultato • Indicatori di impatto Scelta degli indicatori Caratteristica fondamentale degli indicatori dovrebbe essere la capacità di descrivere e verificare gli obiettivi di progetto in termini operativamente misurabili, quali quantità, qualità e tempo necessario.

18. 5.2 Il processo di valutazione 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE • Piano di lavoro per la valutazione • Pianificazione budget (personale/giorni lavorativi/competenze) Il processo di valutazione • Valutazione • Presentazione dei risultati Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del progetto, motiva i partecipanti, è in grado di trasferire e riprodurre i benefici ottenuti.

19. 6.1 Piano di comunicazione 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONE • Obiettivi • Tempistica • Ruoli e responsabilità di ciascun partner Piano di Comunicazione • Attività • Risorse umane • Budget COMMUNICATION AND VISIBILITY MANUAL forEuropeanUnionExternalActions , April 2008 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/

20. 6.2 Sostenibilità 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONE • Integrazione nella pianificazione territoriale • Target group e attori esterni da coinvolgere • Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia Impatto sui territori • Sviluppo di un nuovo progetto • Costituzione di una struttura permanente • Risorse finanziarie di soggetti terzi Follow up • Creazione di reti e gruppi formalizzati • Capitalizzare i risultati • Evitare duplicazioni Sinergie

21. ALCUNI SUGGERIMENTI PER IL SUCCESSO 1. Siate chiari, precisi e coerenti nel definire perché, cosa, come e quando. 2. Scegliete partner appropriati e siate consapevoli delle differenze. 3. Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità. 4. Pensate alla sostenibilità dei risultati anche a conclusione del progetto. 5. Curate gli aspetti burocratici e definite le strutture di gestione più appropriate.

22. Grazie dell’attenzione