LABORATORIO ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA - EXCEL (PARTE 2) -

1. LABORATORIO ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA- EXCEL (PARTE 2) - Monica Perrero perrero@di.unito.it

2. Calcolare • Il foglio elettronico ha il suo punto di forza negli strumenti di calcolo, che permettono di mettere in relazione i dati della tabella ed effettuare operazioni su di essi. • Oltre alla somma, alla sottrazione, alla moltiplicazione e alla divisione, Excel permette di fare calcoli molto più complessi, una potenzialità che si rivela utile quando occorrono risultati statistici, calcoli scientifici o formule finanziarie per elaborare i dati introdotti nei fogli di lavoro. 2

3. Le formule sono istruzioni utilizzate per calcolare il valore di una cella. Si basano sulle relazioni tra due o più celle. • Tipi di operatori utilizzabili con Excel e il loro significato: • + somma • - sottrazione • * moltiplicazione • / divisione • % percentuale • ^ elevamento a potenza • & concatenazione di stringhe 3

4. Inserireuna formula • Per inserire una formula (es. somma di due numeri) bisogna seguire i seguenti passi: • selezionare le cella all’interno della quale si vuole venga visualizzato il risultato • Inserire all’interno di essa il simbolo = • Inserire il riferimento della cella che contiene il primo addendo o cliccare su di essa (es. A1) • Inserire l’operatore (ad. es. Il simbolo +) • Inserire il riferimento della cella che contiene il secondo addendo o cliccare su di essa (es. A2) • Premere il tasto INVIO o selezionare il segno di spunta verde accanto alla barra delle formule • Esempio: =(A1+A2) 4

5. E’ possibile scrivere delle formule inserendo, invece del riferimento della cella (es. A1), il nome che le e’ stato assegnato • Es. =(Novembre + Dicembre) • Per fare accettare a Excel le etichette come parte di una formula e’ necessario selezionare Strumenti/Opzioni, scegliere la scheda Calcolo della finestra di dialogo Opzioni e quindi fare clic sulla casella di controllo Accetta etichette nelle formule. 5

6. Lavorare con le parentesi • Nelle formule più semplici di solito si trovano dei riferimenti di cella e un operatore, come E5*F2. • È possibile creare formule più complesse, che prevedano lo svolgimento di più operazioni. In questo caso diventa necessario introdurre nella formula delle parentesi che rappresentano i dati e stabiliscono priorità tra le operazioni. 6

7. Esempio: E2=2, E3=3, E4=2, E5=4 • Se si scrive la seguente formula E2+E3+E4*E5, il risultato fornito da Excel sara’ 13, perche’, rispettando le regole standard della matematica sull’ordine di precedenza, la moltiplicazione tra E4 e E5 verra’ effettuata prima dell’addizione. • Se si volesse sommare E2+E3+E4 e poi moltiplicare il risultate per E5 bisognerebbe inserire delle parentesi, in questo modo: (E2+E3+E4)*E5. In questo caso il risultato fornito da Excel sara’, correttamente, 28. • Quando si hanno riferimenti di cella multipli è quindi necessario organizzarli tra parentesi, per essere sicuri che Excel svolga i calcoli nell’ordine voluto. 7

8. Esercizio • Aprite un nuovo file Excel e inserite una tabella come questa: • Tutte le celle devono essere bordate e il bordo esterno della tabella deve essere piu’ spesso • Il testo alla riga 1 deve avere dimensione 12 e grassetto • La riga 1 deve avere sfondo giallo • I valori nelle altre righe devono avere dimensione 10 • I valori della colonna A devono essere espressi in Euro (utilizzate l’apposito strumento!) 8

9. Esercizio (continua) • Nella cella C2 scrivete una formula che consenta di sommare A2 con B2 • Nella cella C3 scrivete una formula che consenta di sottrarre B3 ad A3 • Nella cella C4 scrivete una formula che consenta di moltiplicare A4 con B4 • Nella cella C5 scrivete una formula che consenta di dividere B5 da A5 • Nella cella C6 scrivete una formula che consenta di sommare tra loro i valori contenuti in C2,C3,C4 e divida il risultato per il valore contenuto in C5 (utilizzando le parentesi!) • Tutte le celle devono essere bordate e il bordo esterno della tabella deve essere piu’ spesso • Il testo alla riga 1 deve avere dimensione 12 e grassetto • La riga 1 deve avere sfondo giallo • I valori nelle altre righe devono avere dimensione 10 • I valori della colonna A devono essere espressi in Euro (utilizzate l’apposito strumento!) 9

10. Le funzioni • Excel fornisce delle scorciatoie per inserire formule matematiche in modo piu’ veloce. Mentre le formule richiedono di selezionare dei riferimenti di cella e inserire un operatore, in modo da dire a Excel se sommare, sottrarre, moltiplicare o dividere, una funzione ha bisogno soltanto dei riferimenti di cella. • Le funzioni devono essere introdotte con la stessa sintassi utilizzata per le formule, cioè iniziando con il segno =, digitando il nome della funzione specificando le celle o l’intervallo delle celle su cui applicare la formula (i parametri), racchiuso tra parentesi. 10

11. Es. La somma dei valori contenuti nelle celle E1, E2, E3 e E4 puo’ essere scritta anche nel seguente modo: • =SOMMA(E1;E2;E3;E4) • Se si vuole applicare una formula ad un’intervallo di celle (una serie di celle contigue) non e’ necessario scrivere i riferimenti di tutte le celle da utilizzare nell’operazione (es.A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10), ma e’ possibile utilizzare la notazione per indicare un’intervallo di celle, in questo caso, per esempio: • (A1:A10), cioe’ tutti i valori delle celle comprese tra A1 e A10 • La formula potra quindi anche essere espressa in questo modo: • =SOMMA(A1:A10) 11

12. Excel fornisce un numero molto elevato di funzioni disponibili, le piu’ comuni sono le seguenti: • SOMMA: =SOMMA(A1:A5) somma i valori contenuti in un insieme di celle • MAX: =MAX(A1:A5) trova il numero maggiore contenuto in un insieme di celle • MIN: =MIN(A1:A5) trova il numero minore contenuto in un intervallo di celle • MEDIA: =MEDIA(A1:A5) calcola il valore medio di un insieme selezionato • CONTEGGIO: =CONTA.NUMERI(A1:A5) fornisce il numero delle celle selezionate che contengono numeri 12

13. E’ possibile inserire velocemente una funzione utilizzando il tasto funzione presente sulla barra degli strumenti e caratterizzato dal simbolo Σ. Se si clicca su questo simbolo verra’ inserita la funzione di somma. • Se invece si clicca la freccia a fianco del simbolo verra’ visualizzato un menu a tendina contenente un elenco di funzioni piu’ comuni (min, max, media, conteggio), oltre alla possibilita’ di accedere all’elenco di tutte le funzioni disponibili, selezionando l’ultima voce del menu (altre funzioni) 13

14. Generalmente la cella nella quale si inserisce una delle formule e’ successiva all’intervallo di celle che contengono i valori cui applicarla. • Quando si clicca sull’icona Σ o si sceglie una delle altre funzioni suggerite, Excel individua immediatamente l’intervallo di celle a cui applicare la funzione, evidenziandole con una linea tratteggiata. • Se l’intervallo e’ corretto e’ sufficiente dare l’ok premendo il tasto INVIO 14

15. Se invece l’intervallo proposto da Excel non e’ corretto e’ possibile modificare la selezione “trascinando” il rettangolo con il pulsante sinistro del mouse per spostare, ampliare o restringere la selezione. • Un’altra possibilita’ e’ quella di andare a modificare le celle di riferimento a mano direttamente nella barra delle formule oppure facendo doppio clic nella cella contenente la formula. 15

16. Esercizio • Andate su un nuovo foglio e inserite una tabella come questa: • Tutte le celle devono essere bordate • Il testo alla riga 1 deve avere dimensione 14 e grassetto • La riga 1 deve avere sfondo azzurro • Il testo alla riga 2 deve avere dimensioni 12 e grassetto • I valori nelle altre righe devono avere dimensione 10 • I giorni della settimana devono essere scritti utilizzando il comando che permette di inserire una serie di dati e devono essere scritti in rosso • Le celle contenente i numeri devono essere centrate 16

17. Esercizio (continua) • Nella cella E3 scrivere la FUNZIONE che consenta di sommare B3, C3 e D3 • Nella cella E4 scrivere la FUNZIONE che consenta di trovare il numero piu’ grande tra quelli contenuti in B4, C4 e D4 • Nella cella E5 scrivere la FUNZIONE che consenta di trovare il numero piu’ piccolo tra quelli contenuti in B5, C5 e D5 • Nella cella E6 scrivere la FUNZIONE che consenta di calcolare la media dei valori contenuti in B6, C6 e D6 • Nella cella E7 scrivere la FUNZIONE che consenta di contare il numero di celle che contengono numeri tra le celle B7, C7 e D7 17

18. Copiare le formule • Quando nel foglio di lavoro si trovano delle righe o colonne di numeri che utilizzano lo stesso tipo di formula, per esempio quattro colonne di numeri che visualizzano tutte un totale nell’ultima cella, si può copiare una formula esistente. • Se si vogliono sommare i primi dieci numeri delle colonne A,B,C e D, per esempio, si puo’ scrivere la formula una sola volta nella casella A11, =SOMMA(A1:A10), e poi copiarla nella cella B11, C11 e D11. • Per copiarla basta semplicemente fare clic sulla cella contente la formula (es.A11) e premere CTRL+C o fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti. 18

19. Excel evidenzia una linea tratteggiata attorno alla cella selezionata. • A questo punto si puo’ selezionare la cella (o le celle) all’interno della/e quale/i copiare le formule (es. l’intervallo di celle B11:D11) e premere CTRL+V oppure fare clic sul pulsante Incolla. Excel copia la formula e visualizza il risultato della somma nei numeri di ogni colonna nelle rispettive celle. 19

20. Riferimentirelativi e assoluti • Per impostazione predefinita, quando si inserisce una formula, Excel utilizza i riferimenti relativi. • Ciò significa che se ad esempio viene copiata una formula dalla colonna A alla colonna B, le operazioni saranno fatte sui contenuti della colonna di destinazione, cioè la colonna B (e non più sui contenuti della colonna di origine, la colonna A) Dopo il copia e incolla la formula cambia riferimento ed esegue i calcoli sui dati della colonna di destinazione Formula della cella A3 Contenuti numerici 20 Risultato della somma A Risultato della somma B

21. Esiste un altro modo per fare riferimento ad una cella: il modo assoluto • In questo caso i riferimenti si riferiscono alle celle in base alla loro posizione fissa nel foglio di lavoro. Quindi se viene copiata una formula dalla colonna A alla colonna B, le operazioni saranno comunque fatte sui contenuti della colonna di origine, cioè la colonna A (e non sui contenuti della colonna B) Regola: Per rendere assoluto un riferimento bisogna aggiungerenella formulail simbolo$(dollaro) prima della lettera della colonna e prima del numero della riga 21

22. Modificare le formule • Spesso capita di dover modificare le formule che sono già state inserite oppure di riscontrare un errore e dover ricontrollare tutte le formule presenti nel foglio di lavoro. • Il primo passo consiste nella visualizzazione delle formule. Le celle che contengono formule, infatti, visualizzano i risultati e non le formule vere e proprie e hanno quindi lo stesso aspetto delle celle che contengono numeri puri e semplici. Per rintracciarle, bisogna selezionare la voce Opzioni del menu Strumenti: apparirà la scheda Visualizza delle finestra di dialogo Opzioni, in cui si deve fare clic sulla casella formule e quindi su OK. 22

23. A questo punto Excel visualizza tutte le formule presenti nel foglio di lavoro (se poi si vuole nasconderle basta eseguire di nuovo la procedura e disattivare la casella). • Per modificare una formula, per esempio digitando una parentesi o aggiungendo un altro riferimento di cella, e’ necessario cliccare sulla cella che la contiene. 23

24. Esercizio • Andate su un nuovo foglio e inserite una tabella come questa: • Nella cella A7 inserite una formula o una funzione che calcoli la somma dei valori contenuti dalla cella A2 alla cella A6 • Nella cella B7 RICOPIATE la formula contenuta in A7 • Nella cella B8 copiate la formula contenuta in A7, ma modificatela in modo che i riferimenti alle celle siano assoluti e relativi all’intervallo di celle da A2 a A6 24

25. I messaggidierrore • Excel dispone di una serie di messaggi di avvertimento che vengono visualizzati nelle celle quando la formula inserita risulta errata o contiene riferimenti sbagliati. • Di seguito sono elencati i più comuni messaggi di errore che possono comparire nel comporre le formule e il loro significato. • ####: la colonna non è abbastanza larga per visualizzare tutti i valori della cella. In questo caso non si tratta di un errore, ma soltanto di un problema di visualizzazione, è sufficiente allargare la colonna o rimpicciolire i caratteri contenuti nella cella per risolvere il problema. 25

26. #VALORE!: la formula contiene un operatore non valido: per esempio si sta cercando di sommare numeri a dati testuali. • #NUM!: la formula sta usando un numero non valido per quel tipo di operazione. • #NOME!: la formula fa riferimento a un nome di cella sconosciuto. • #RIF!: la formula contiene un riferimento a una cella non valido. Questo messaggio si può avere, per esempio, quando la cella alla quale fa riferimento la formula è stata cancellata. • #DIV/0!:il divisore di una formula è uguale a zero. 26

27. #N/D:questo messaggio viene visualizzato quando il valore che occorre a una funzione o a una formula non è disponibile. Se certe celle del foglio di lavoro non destinate a contenere dati non ancora disponibili, potete immettere direttamente il valore #N/D in queste celle in queste celle. In questo modo le formule che fanno riferimento a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno semplicemente il valore #N/D. • #NULLO: si è specificata un’intersezione di due aree che non si intersecano. La causa può essere l’utilizzo di un operatore di intervallo non corretto o di un riferimento di celle errato. • RIFERIMENTI CIRCOLARI: può accadere di scrivere una formula in una cella includendo l’indirizzo della cella stessa tra le celle di riferimento: questo tipo di errore è chiamato errore circolare. 27

28. Operazionisustringheditesto • Tra i valori su cui è possibile compiere operazioni ci sono anche le stringhe di testo. • Per fare un esempio, se si ha una tabella di iscritti all’universita’ si puo’ “sommare” la lista di nomi degli iscritti (contenuta ad es. nella colonna A) a quella del corso di laurea cui sono iscritti (contenuta ad es. nella colonna D), in modo tale che i due valori appaiono concatenati. 28

29. Per sommare due stringhe testuali si utilizza l’operatore di concatenazione contrassegnato dal segno &. • Se, per esempio, nella cella A2 è contenuto il nome Marco Rossi e nella cella D2 e’ indicato il corso di laurea a cui e’ iscritta, cioe’ Informatica, è possibile concatenare i due valori nella cella E2, inserendo nella cella la formula: =A2&D1. • Fra il nome e il corso di laurea non è presente alcuno spazio di separazione; per aggiungere uno spazio è necessario modificare leggermente la formula e inserire delle virgolette di separazione fra un elemento e l’altro, scrivendo la formula in questo modo: =A2&” “&D2. 29

30. Dopodiche’ e’ sufficiente copiare la stessa formula in tutte le altre celle. 30

31. Esercizio • Andate su un nuovo foglio e inserite una tabella come questa: • Nella cella D2 inserite la formula per concatenare la cella contenente il nome e cognome della riga 2 con la cella contenente il lavoro (sempre della riga 2), in modo tale che i due valori siano separati da uno spazio • Copiare la formula anche in D3 e D4 31

32. Altrefunzioniutili: calcoloautomatico • Poiche’ la somma e’ la funzione piu’ utilizzata di Excel, quando si seleziona una intervallo di celle, sulla barra di stato si attiva la funzione Calcolo automatico, che visualizza il risultato della somma dei valori selezionati. • In questo modo è possibile verificare la somma dei valori nel foglio senza dover introdurre una formula, ma semplicemente spostandosi e selezionando le celle che interessano. Si tratta di un risultato temporaneo che naturalmente non è convalidato nel foglio di lavoro. 32

33. È possibile anche modificare la funzione Calcolo automatico, trasformandola per esempio da Somma a Media. Se ci si posiziona sulla cornice Somma nella barra di stato e si fa clic con il pulsante destro del mouse Excel apre un menu dove sono contenute tutte le operazioni che è possibile compiere attraverso la semplice selezione delle celle. 33

34. Altrefunzioniutili: individuaintervallo • Excel offre uno strumento specifico, Individua Intervallo, che permette di identificare l’insieme delle celle utilizzato in una formula, in modo da visualizzarlo e modificarlo più facilmente. • Se si fa doppio clic sulla cella che contiene una formula, infatti, Excel evidenzia con un brodo colorato l’intervallo di celle a cui la formula fa riferimento. 34

35. Altrefunzioniutili: ordina • Come per Word, sulla barra degli strumenti e’ presente l’icona di ordinamento (crescente o decrescente) che consente di ordinare automaticamente i valori di una colonna (siano essi numerici o alfabetici. • Nel caso di piu’ colonne Excel permette inoltre di decidere in base a quale colonna effettuare l’ordinamento. Per attivare questa funzione e’ necessario accederer al menu Dati, quindi scegliere la voce Ordina 35

36. Ad esempio se abbiamo una tabella di questo tipo: E’ possibile ordinare le righe secondo la colonna contenente le eta’, in modo tale da avere l’elenco delle persone in ordine di eta’ (dal piu’ giovane al piu’ vecchio): 36