FORMATION OUTILS « FONCTIONS »

1. FORMATION OUTILS « FONCTIONS »

2. INTRODUCTION • Une formation s’adressant également aux non utilisateurs habituels d’HARPEGE, c’est pourquoi la partie 1 ne fait que rappeler les principes généraux HARPEGE, avant d’entrer dans le vif du sujet, c.a.d. la présentation des « Fonctions ».

3. SOMMAIRE Partie 1: Rappels généraux sur HARPEGE A) Navigation et éditions B) Concepts et Fonctionnalités Partie 2 : Le domaine « Fonctions » : A) Les fonctions structurelles B) Les fonctions électives et nominatives C) Les fonctions professionnelles

4. Rappels généraux sur HARPEGE P A R T I E 1

5. PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE A-NAVIGATION et EDITIONS

6. icones de raccourci Menu de contrôle Blocs Environnement technique et connexion • Environnement windows du poste de travail (PC) : • utilisation de la souris, des icones, des touches fonctions du clavier et de la barre du menu. Onglet de sélection Couleurs de différenciation Boutons de raccourcis Messages d’information

7. Présentation des icônes quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran entrée des critères pour la recherche exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran

8. La navigation dans l'écran

9. La navigation entre plusieurs écrans Navigation entre écrans :à l’aide de la souris Bouton Dans un écran pour atteindre un autre écran menuActiver des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants icône sortie Revenir au menu d’accueil et accéder à d’autres fonctionnalités onglet Dans un écran pour atteindre une autre fenêtre

10. Recherche d’enregistrements dans la base • Pour rechercher un enregistrement dans la base vous devez : • Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris) • utiliser l’icône • Entrer un des critères de sélection dans un champ gris • Exécuter la recherche • utiliser l’icône

11. Saisie d’informations dans la base • Pour saisir une information dans la base vous devez : • Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs) • utiliser l’icône • Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie • utiliser l’icône • Puis, saisir l’information dans un champ blanc et enregistrer

12. Les outils de recherche ...

13. Dérouler l’arborescence des structures Le signe + signifie que l’on peut descendre à un niveau inférieur Pas de niveau inférieur Il existe des niveaux inférieurs

14. ascenseur La gestion des tableaux Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernier élément du tableau, • Puis cliquer sur • la flèche du bas • du clavier

15. Les éditions Harpège

16. Les éditions Harpège • Principe de fonctionnement • Papier ou fichier .PRN • Fichiers plats • Exploitation des fichiers .PRN • Exploitation des fichiers plats .LIS • Les opérateurs • Saisie des paramètres • Fenêtre d’évaluation • Liste des éditions Harpège

17. Les éditions courantes : papier et/ou PRN Impression du document Choix dans un menu de l’item Editions Nom de l’édition Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Annuler Editer : Evaluation de la sélection Aperçu (Affichage à l’écran) Annuler Fermer Impression du document Impression papier Impression dans un fichier PRN + Retour à l’écran de l’évaluation de la sélection Impression dans un fichier PRN Impression papier

18. Impression du document Aperçu (Affichage à l’écran) Les éditions sur fichiers plats Choix dans un menu de l’item Editions Nom de l’édition Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Annuler Editer : Evaluation de la sélection Annuler Impression dans un fichier .lis (option pré-cochée) Fermer

19. Exploitation d ’un fichier .PRN • Les fichiers .prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript. • Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple). • Pour imprimer les fichiers .prn : • 1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser : • - Choisir "Propriétés" • - Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante. • 2/ exécuter la commande suivante sous DOS : • copy <nom du fichier> <port de l'imprimante> • ou print <nom du fichier> <port de l'imprimante>

20. Exploitation d ’un fichier plat .LIS • Les fichiers plats .LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …). • Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions. • Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon leurs spécificités. • Les fichiers .LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l ’utilisateur lors de la demande d ’édition.

21. Les opérateurs • Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=

22. Saisie de la liste des paramètres • Définition d’un paramètre de sélection : • un paramètre de sélection est composé obligatoirement d’un opérateur et d’une valeur • Exemple : • Liste des opérateurs : • =, <, >, <=, >=, not=, absent, =fils, comme. • Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro de dossier, ...), la liste des opérateurs est réduite. • Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. <= 01/01/1990 Opérateur Valeur

23. La ligne de paramètres • Définition d’une ligne de paramètres : • un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis . • Ex :condition 1 et condition 2 et ... • Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. • Dans ce cas , chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne. • Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou ...

24. Grille de sélection

25. Fenêtre d ’évaluation

26. PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE A-CONCEPTS ET FONCTIONNALITES

27. Modalités Congés Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

28. Domaine individu • L’individu est une personne qui participe ou a participé à l’activité de l’établissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum d’informations • Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées» • Tout personnel de l’établissement est obligatoirement un individu Individus hébergés Agents avec un contrat Agents avec une carrière Ensemble des individus

29. De l’individu à l’agent • L’agent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné possède une carrière ou un contrat (ou les deux). AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et associer les autres constituants de la gestion d’un dossier : carrière, contrat, congés... • D’autres concepts sont associés à l’agent : • la position (pour les fonctionnaires), • l’occupation et l’affectation, • le bénéfice de modalités de service, de congés et d’absences …

30. Modalités Congés Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

31. Concepts de carrière • Définitions : • Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les Hospitalo-universitaires... • Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d ’enseignant-chercheur : Assistant--> Maître de conf --> Prof • Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon

32. Position statutaire • Tout fonctionnaire est placé dans une des positions définies par le statut général des fonctionnaires. • Ces positions sont : • Activité, • Détachement, • Hors cadre, • Disponibilité, • Service national, • Congé parental/Congé de présence parentale.

33. Modalités Congés Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

34. Domaine Contrat • Le contrat traduit l’accord entre un agent et l’établissement, qui s’appuie sur un document descriptif des conditions d’exécution de l’engagement réciproque • Distinction entre contrat et carrière : Contractuels Les notions de corps,grades, promotions,... ne s’appliquent pas Fonctionnaires et assimilés (type CNRS, contractuels d'administration) Situation statutaire et réglementaire (corps, grade, promotions,...) Agent Carrière Contrat Position Occupation / Affectation

35. Contrats et avenants • Le contrat initial est enregistré sous l ’avenant n° 0 rattaché au contrat. • Règles à retenir : • La somme des quotités de recrutement sur une période ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois) • Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës • Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...) • A chaque type de rémunération correspond une base spécifique.

36. Modalités Congés Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

37. Définitions “Emplois - Postes” • Emploi : ressource mise à la disposition de l’établissement par l’administration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes. • Les emplois sont délégués au travers de “décisions de délégations” soit à l’établissement, soit à une structure de l’établissement (par exception). • Poste :unité de gestion des emplois délégués et support de nomination d’une (ou de plusieurs) personne (s). • Les postes sont financés soit sur : • - le budget de l’état (emplois délégués ou rompus de temps partiel) • - le budget propre de l’établissement

38. Domaine “Emplois - Postes” BUDGET PROPRE BUDGET ÉTAT Mise à jour du potentiel de l’établissement Enregistrementdes délégations Création d’emploissur rompus Création / Mise à jour des postes Création depostes permanents Création depostes temporaires Création depostes permanents Création depostes temporaires Attribution éventuelle des postes aux structures Localisation des postes dans les structures Occupation / Affectation

39. Définition d'occupation/affectation Établissement Sce commun UFR A UFR B IUT • Le couple “poste-agent” est affecté • à une (ou plusieurs) structure(s) DépartementA DépartementB Service 1 Service 2 LaboratoireX Laboratoire Y x % x % est affecté à Poste Occupation x % occupe Agent

40. Établissement UFR A UFR B IUT Sce commun DépartementA DépartementB Service 1 Service 2 LaboratoireX Laboratoire Y Synthèse des liens est délégué à et donc appartient à Emploi peut être attribué à finance peut être localisé dans x % x % 1 Affectation Principale pour l'agent Poste est affecté à Occupation x % occupe Agent

41. Modalités Congés Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

42. Modalités de service / Congés • Modalités de service : situation particulière pour l’agent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle : • sa quotité de travail dans l’établissement est inférieure à 100%, • son occupation n’est pas modifiée. • Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique … • Absence/Congé : période définie durant laquelle l’agent n’est pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation. • Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité … • Ex autres congés : congés formation, CRCT ...

43. Congés déconcentrés • Gestion dynamique des congés et des éditions d’arrêtés pour les congés maladie et les congés maternité : • Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés) - Possibilité de produire différents types d’arrêtés selon le niveau gestion - Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM, - Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération .

44. Modalités Congés Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

45. Promouvabilités ITARF • Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs d’anciennetés nécessaires à l’examen de ces promouvabilités, à l’édition des dossiers, etc. • Fonctionnalités : • La création et la consultation des circulaires ; • Le calcul des listes ; • Les modifications des listes ; • L’édition de diverses listes de travail ; • La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par les structures ; • La saisie du classement de l’établissement ; • L’édition des dossiers des agents promouvables ; • L’édition des propositions classées de l’établissement, pour transmission au ministre ; • Le verrouillage des listes.

46. Listes Électorales L’outil Listes électorales permet d’éditer les listes électorales, par collège (et éventuellement par secteur électoral), par composante élective ou par bureau de vote, pour : • 13 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale. • d’éventuels types d’instances créés sur la base des statuts de l’établissement.

47. Les outils de gestion des « Fonctions » P A R T I E 2

48. LE DOMAINE « FONCTIONS » • A- Les fonctions de responsabilités • structurelles. • B- Les fonctions électives et nominatives • C- Les fonctions professionnelles,

49. Périmètre d’application du domaine « Fonctions » • Un domaine transverse à l’application : • Le domaine Fonctions n’est pas un nouveau « module » en tant que tel • Répartition des données dans les outils pré-existants • Les domaines d’Harpège impactés sont : • Individu => Fiche d’activités • Poste => Fiche de poste • Structures => Responsabilités structurelles • Gestion collective => Fonctions électives et nominatives • Nomenclature => Paramétrage et nomenclature des fonctions

50. Modalités Congés Périmètre d’application des modules « Fonctions » Responsabilité Structurelle Individu STRUCTURES Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T A T I O N S Modalités Congés Occupation/ Affectation Production d’arrêtés L O C A U X Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi