第 6 章資料工作表的排序與篩選

第6章資料工作表的排序與篩選 • 6-1 資料工作表的排序 • 6-2 資料工作表的篩選

6-1 資料工作表的排序 • 6-1-1 設定資料工作表的排序欄位 • 6-1-2 使用篩選設定排序欄位 • 6-1-3 使用篩選設定多欄位排序

6-1 資料工作表的排序-種類 • Access資料庫物件大都擁有設計檢視和資料工作表兩種檢視模式的視窗，如下所示： • 設計檢視視窗：在Access設計檢視視窗可以定義資料表欄位和查詢欄位等相關屬性，目前已經說明過資料表和查詢物件的設計檢視視窗。 • 資料工作表視窗：顯示資料表記錄或查詢結果，簡單的說，就是使用二維表格來顯示記錄資料，也是Access預設的資料表記錄編輯視窗。

6-1 資料工作表的排序-圖例 • 資料工作表視窗不論開啟整個資料表記錄，或是查詢物件的查詢結果，對於這些資料表記錄，我們都可以依需求來進一步指定欄位排序和執行記錄篩選。

6-1 資料工作表的排序-排序 • 「排序」（Sorting）工作是將資料依照特定的原則排列成遞增或遞減的順序，在此所謂的排序原則是指比較欄位內容的大小，一旦將記錄排序，我們就可以使用排列順序搜尋記錄，如果是數字欄位，還可以找出記錄中欄位的最大和最小值。

6-1-1 設定資料工作表的排序欄位-說明 • 在Access資料工作表如果沒有指定排序欄位，預設是使用主索引鍵進行排序，如果沒有指定主索引鍵，就是以記錄輸入順序進行排序。 • 當使用資料工作表編輯記錄時，我們可以自行指定排序欄位，讓指定欄位以遞增或遞減方式進行排序。

6-1-1 設定資料工作表的排序欄位-圖例

6-1-2 使用篩選設定排序欄位-說明 • Access資料工作表提供功能強大的資料篩選功能，不但可以篩選，同時還可以進行排序，換句話說，我們可以使用進階篩選/排序功能來設定資料表的排序欄位。

6-1-2 使用篩選設定排序欄位-圖例

6-1-3 使用篩選設定多欄位排序-說明 • Access資料篩選/排序功能還可以指定多欄位進行排序，不過，在使用多欄位排序時，第1個排序欄位值需要是重複值，如此多欄位排序在資料分析上才有意義。 • 為了測試多欄位排序，我們在【學生】資料表新增【優先順序】欄位，其欄位定義資料，如下表所示：

6-1-3 使用篩選設定多欄位排序-圖例

6-2 資料工作表的篩選 • 6-2-1 依選取範圍建立資料工作表的篩選 • 6-2-2 套用和移除篩選設定 • 6-2-3 依表單建立資料工作表的篩選 • 6-2-4 依表單建立多個或的篩選條件 • 6-2-5 自訂內容的文字篩選 • 6-2-6 編輯資料工作表的篩選條件

6-2 資料工作表的篩選 • 「篩選」（Filter）操作是指在資料工作表中，只顯示出需要的記錄，至於哪些不符合條件的記錄就隱藏起來，不過，記錄只有隱藏，並沒有從資料表中真正的刪除。 • 篩選的目的是為了在大量記錄之中，過濾出真正有用的資料。例如：選擇使用耳機聽音樂，其目的是為了過濾掉外界的雜音，所以在使用資料表進行資料分析時，篩選是一種非常有用的功能。

6-2-1 依選取範圍建立資料工作表的篩選-說明 • 在Access資料工作表建立篩選條件，我們只需在記錄欄位選取條件字串後，馬上就可以使用選取字串作為條件來進行資料篩選。 • 在資料工作表選取範圍建立篩選條件時，選取字串的位置可以決定建立哪幾種篩選條件，如下表所示：

6-2-1 依選取範圍建立資料工作表的篩選-圖例

6-2-2 套用和移除篩選設定-說明 • 不同於第6-1節的排序，篩選設定在重新開啟資料工作表視窗後，並不會自動套用（不過，設定的篩選條件仍然存在），我們需要自行執行指令來替資料工作表套用篩選條件。

6-2-2 套用和移除篩選設定-條件 • 在擁有篩選條件的資料工作表新增或刪除篩選條件時會產生兩種情況，如下所示： • 在資料工作表顯示全部記錄（也就是移除篩選）的情況：新增依範圍篩選的設定，就會刪除之前的篩選設定，成為一個新的篩選條件，但是它並不會影響資料工作表的排序設定。 • 資料工作表顯示篩選記錄的情況：新增依範圍篩選的設定，將會在原來的篩選條件下，再新增其他的篩選條件。

6-2-3 依表單建立資料工作表的篩選 • Access資料工作表除了可以直接在記錄選擇篩選條件的字串外，我們也可以使用表單來選擇篩選條件的範圍。

6-2-4 依表單建立多個或的篩選條件-說明 • 第6-2-1節建立的多個篩選條件是使用「且」條件來連接，如果想建立「或」條件的連接，我們可以使用表單方式在已經建立篩選條件的欄位，新增其他「或」條件。 • 例如：本節範例除了第6-2-3節的篩選條件外，筆者先使用依範圍選擇【修課學分】欄位的條件，然後以此欄位新增2個「或」條件，如下所示： [修課學分]為21「或」[修課學分]為18「或」[修課學分]為17

6-2-4 依表單建立多個或的篩選條件-圖例1

6-2-4 依表單建立多個或的篩選條件-圖例2

6-2-4 依表單建立多個或的篩選條件-圖例說明 • 現在【學生資料表】在資料工作表篩選後只剩下4筆記錄，這是因為我們共建立1個「且」和2個「或」條件，如下所示： [優先順序]為H「且」[修課學分]為21 「或」[修課學分]為18「或」[修課學分]為17 • 上述條件第1筆符合條件的是優先順序為H，修課學分為21的周傑倫，接著「或」條件為修課學分18，所以有王心玲和張振嶽2筆符合條件的記錄，最後1個篩選為修課學分17，林俊傑記錄符合條件，共有4筆記錄符合篩選條件。

6-2-5 自訂內容的文字篩選 • 在目前資料工作表已經建立「且」和「或」的多篩選條件，不只如此，我們還可以使用自訂內容的文字篩選條件，來輸入符合指定範圍或條件的記錄資料。

6-2-6 編輯資料工作表的篩選條件 • 不論我們是使用哪一種方法在Access資料工作表新增排序和篩選條件，都可以開啟「篩選」編輯視窗來編輯這些排序和篩選條件。

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