«درآمدی بر نظریه تصمیم گیری عملی»

1. «درآمدی بر نظریه تصمیم گیری عملی» مرتبط با درس اصول سازمان ومدیریت بر گرفته از کتاب مشکلات مدیریت و تصمیم گیری عقلایی تا لیف دکتر نیکو اقبال

2. فهرست • فرایند تفکر در وضعیتهای غامض • شناساییوضعیت غامض وتجزیه آن • اولویت بندی زیر وضعیتهای ساده شده • اهمیت • فوریت • گرایش • تشخیص نوع وضعیت ساده • تجزیه وتحلیل تصمیم(ت ت ت) • تجزیه وتحلیل مساله(ت ت م ) • تجزیه وتحلیل مسائل بالقوه(ت ت م ب ) • فرایند تفکر در وضعیت تجزیهوتحلیل تصمیم(ت ت ت ) • ماهیت تصمیم گیری • اهميت تصمیم گیری • تعریف موضوع تصمیم گیری • تعیین اهداف • طبقه بندی اهداف وتعیین ضرایب آنها • یافتن راه حلها،ارزیابی وتصمیم موقت • شناسایی وارزیابی پیامد های زیان بخش راهحل های انتخاب شده: • اتخاذ تصمیم نهایی • نمودارها • منابع

3. بند اول: فرایند تفکر در وضعیت غامض (پیچیده) طبقه بندی وضعیت به غامض یا ساده: • هر انسان یا مدیری درجریانات روزمره زندگی با مشکلات و دشواری هائی روبه رو میشود که برای حل آن به تفکر و تصمیم گیری نیاز دارد. • مدیر به کسی اطلاق می شود که از میان امکانات مختلف به انتخاب و اتخاذ تصمیم هدفمندانه می پردازد. سوالی که در اینجا مطرح می شود این است که چگونه باید از میان امکانات مختلف گزینش نمود تا این تصمیم گیری بهترین راه حل بوده باشد.

4. بسیاری از مشکلات و وضعیت ها ساده است، به طوری که یافتن راه حل و تصمیم گیری در مورد آنها با اندکی تفکر نظام یافته، امکان پذیر است و تعدادی از وضعیت ها نیز غامض است که آنها نیز با تفکری منطقی و نظام مند قابل احل است. • معمولاً فرآیند تفکر از نظر روش کار شبیه فرآیند تولید است. در فرآیند تولید، مواد اولیه، کار و سرمایه با یکدیگر ترکیب و در نتیجه آن، کالا تولید می گردد. هرقدر عوامل تولید و روش های تولیدی مناسب تر باشد کالای تولید شده نیز بهتر خواهد بود. در فرآیند تفکر، چهار عامل اطلاعات، تجربه، دانش و هوش با یکدیگر ترکیب و بعد از گذشتن از فرآیند تفکر تبدیل به محصول یا نتیجه می شود. (به شکل شماره یک مراجعه کنید)

5. وضعیت مطلوب بدیل1 وضعیت موجود بدیل 2 بدیل3 شکل شماره یک

6. فرآیند تفکر را می توان به صورت قدم های فکری یا مراحل منطق علت و معلول توصیف کرد که درطی آن نتایج خوب و مفیدی حاصل می شود. مرحله اول این فرآیند شناخت وضعیت و تشخیص این امر است که ما با چه نوع وضعیتی روبه رو هستیم. • همان طور که اشاره شد، وضعیت ها را میتوان به دو نوع ساده و غامض (پیچیده) تقسیم کرد: • وضعیت های ساده بیانگر مشکلی است که طبقه بندی آن و برای هر طبقه نیز فرمول حل آن به سادگی قابل شناسائی و انجام است. ولی بسیاری از وضعیت هائی را که مدیریت با آن رو به رو می شود و باید با آن دست و پنجه نرم کند نمی توان به سادگی طبقه بندی کرد.

7. از تقسیم بندی فوق می توان نتیجه گرفت که اولین اقدام مدیریت در برخورد با وضعیت های غامض، تجزیه و ساده نمودن آنها است تا آنجا که راه حل هر زیر وضعیت یا وضعیت ساده شده قابل شناسائی گردد. در مرحله دوم، مشکلات یا وضعیت های ساده شده، برحسب اهمیت درجه بندی می شود (شناخت اولویت ها) و پس از آن طبق مدارج اولویت و با استفاده از مکانیسم های عملیاتی مربوط حل می شود.

8. شناسائی وضعیت غامض و تجزیه آن • بعضی از وضعیت ها غامض و مرکب است. یعنی مدیر نمی تواند اطلاعاتی را که برای رسیدن به نتیجه به آنها نیاز دارد شناسائی کند. زیرا وضعیت غامض از اجزاء و قسمت های زیادی تشکیل شده است. وضعیت های غامض درصورتی که به اجزاء مختلف تجزیه و تفکیک شود ساده می شود و سپس می توان هر یک از آنها را به تنهائی مورد بررسی و مطالعه قرار داد. اگر مدیری بخواهد وضعیت غامض را یکباره و بدون تجزیه حل نماید مانند این است که بخواهد کلاف سردرگمی را به وسیله کشیدن انتهای نخ باز کند. • بعد از تجزیه وضعیت پیچیده به وضعیت های ساده باید از بین آنها متناسب با زمان اولویت ها را مشخص کرده.

9. اولویت بندی زیر وضعیت های ساده شده: • برای اینکه زمان را در اختیار گیریم و آن را تحت کنترل درآوریم باید ببینیم که فوریت یک وضعیت چقدر است و هر وضعیتی از چه اهمیتی برخوردار است. در این صورت، می توانیم اولویت ها را تعیین نمائیم. در اینجا نیز ضرورت دارد که اولویت ها یا درجه ضرورت و اهمیت موارد مختلف مشخص و معین شود.

10. اولین مرحله در تعیین اولویت ها جمع آوری اطلاعات دقیق از هر یک از وضعیت های جزئی به صورت مجزا است. بهترین اطلاعات، حقایق، ادله و مستنداتی است که بر اساس معیارهای زیر به دست آمده باشد: • 1)اهمیت : باید اطلاعاتی جمع آوری شود که عمق و وسعت مسأله، آثار و پیامدها، میزان هزینه ها، وضعیت کارکنانف شهرت موسسه و غیره را مشخص کند.

11. 2) فوریت: باید مشخص شود چقدر وقت در اختیار ما است و اگر موضوع برای چند ساعت یا برای چند روز یا چند هفته کنار گذاشته شود چه نتایجی به بار خواهد آمد؟ همچنین باید دید آیا تدابیری باید اتخاذ و اجراء شود یا اینکه می توان آن را به عقب انداخت. • 3) گرایش: باید دید این وضعیت از چه زمانی وجود داشته و تا زمان حاضر چه اهمیتی پیدا کرده است. چگونه این وضعیت امروز وجود دارد و آیا آثار آن در آینده افزایش خواهد یافت.

12. اطلاعات دقیق در خصوص اهمیت، فوریت و گرایش وضعیت، رهنمودی اساسی برای تعیین اولویت ها است. • تعیین اولویت ها نباید به صورت خشک و مطلق صورت پذیرد. بعضی از وضعیت ها بعد از تعیین اولویت ها هنوز غامض و مرکب است و لازم است مجدداً تجزیه و اولویت بندی شود. این روند تا آنجا که وضعیت ها به طور کامل و صریح ساده شوند ادامه خواهد داشت. پس از پایان این مرحله باید به مرحله گزینش یا تشخیص نوع وضعیت ساده روی آورد که نشان می دهد برای هر وضعیت چه راه حلی وجود دارد.

13. بند دوم: تشخیص نوع وضعیت ساده • اگر مدیری یکی از وضعیت های ساده شده را در اولویت قرار دهد، موظف است تجزیه و تحلیل متناسب با این وضعیت را انتخاب کند (تشخیص نوع وضعیت). • خاصیت وضعیت های ساده این است که طبقه بندی و تخصیص آن به فرمول های عملیاتی (معادلات عملیاتی و مکانیسم های عملیاتی) کاملاً طبیعی انجام می پذیرد.

14. مشکلات ساده را می توان به یکی از سه گروه زیر تقسیم کرد و به عبارت دیگر مدیر دارای سه امکان است: • 1) تجزیه و تحلیل تصمیم (ت ت ت): • 2) تجزیه و تحلیل مسأله (ت ت میم): • 3) تجزیه و تحلیل مسائل بالقوه (ت ت میم ب):

15. تجزیه و تحلیل تصمیم (ت ت ت): • در صورتی که وضعیت طوری باشد که باید بین راه حل های مختلف، یکی از آنها انتخاب شود و این انتخاب متناسب ترین آنها باشد و بهترین نتیجه را باتوجه به هدف به همراه بیاوردف با تجزیه و تحلیل تصمیم (ت ت ت) گزینشی روبه رو هستیم.

16. تجزیه و تحلیل مسأله (ت ت میم): • در صورتی که وضعیت طوری باشد که مانعی در راه تحقق اهداف وجود داشته باشد، باید در خصوص علل آن تحقیق شود. از این رو، مشکلات باید به وسیله تجزیه و تحلیل مسأله (ت ت میم) حل گردد.

17. تجزیه و تحلیل مسائل بالقوه (ت ت میم ب): • در صورتی که وضعیت طوری باشد که طرح یا برنامه ای باید تحقق پیدا نماید و ما در نظر داشته باشیم که خطرهای احتمالی آن را شناسائی و برطرف کنیم یا آثار منفی آن را کاهش دهیم، با تجزیه و تحلیل مسائل بالقوه (ت ت میم ب) روبه رو می شویم

18. از دیدگاهی عمومی تر نیز می توان انواع وضعیت های تصمیم گیری را از یکدیگر تفکیک نمود. گروه ها و سازمان ها به این علت به وجود می آیند که اهداف معینی را در طول زمان تحقق بخشند وبه عبارت دیگر خود را از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب متحول نمایند.

19. در این خصوص وضعیت های کلی تصمیم گیری ممکن است به شرح زیر موجودیت پیدا کند: • 1) رسیدن به وضعیت مطلوب ممکن است از طرق مختلف (بدیل های 1 و 2 و 3 در نمودار 2) حاصل شود. از این رو باید راه ها، روشها، پروژه ها یا بدیل ها مختلف شناسائی و بهترین آنها گزینش شود (ت ت ت).

20. محصول فرایند تفکر تجربه اطلاعات دانش هوش نتیجه تجربه جدید اطلاعات شکل شماره دو

21. 1) در اجراء تصمیم اتخاذ شده ممکن است مانع یا مسأله ای به طور نابهنگام به وجود بیاید و راه رسیدن به هدف را سد نماید. بنابراین، ضروری است که علل یا مسائل شناسائی و برطرف شود • 2) در اجراء بهترین گزینش یا اجراء یک تصمیم یا برنامه می توان و باید تدابیری اندیشید و تصمیماتی اتخاذ نمود که مخاطرات برنامه به حداقل برسد (قبل از وقوع حادثه، ازطریق تدابیر بازدارنده از ایجاد آن پیشگیری نمائیم، بدیل 2 در نمودار 2) و از موقعیت ها، حداکثر بهره برداری به عمل آید (ت ت میم ب).

22. از آنجا که برای هر یک از تجزیه و تحلیل های مذکور اطلاعات مخصوصی مورد نیاز است، کانالیزه نمودن به معنی گزینش راه منطقی برای شروع یا ادامه فرآیند تفکر است . • (به شکل 3 مراجعه شود) برای تنظیم و پردازش اطلاعات ضروری است که گزینش نوع تجزیه و تحلیل به طور صحیح انجام پذیرد. زیرا در این صورت می توانیم پرسش های متناسب و صحیح را مورد استفاده قرار داده، از همکاری دیگران استفاده نمائیم. • باید توجه داشت که همیشه این امکان وجود دارد که یکی از انواع تحلیل ها در دیگری مخفی شده باشد. مانند این موارد که مدیری بخواهد یکی از کارکنان را جایگزین کارمند بی انضباط کند (ت ت ت)، آیا مدیر می داند به چه علت، کارمند او نسبت به قبل بی انضباط شده است (ت ت میم).

23. مراحل اقدام تجزیه وضعیت غامض بساده کاربرد مکانیسم حل مشکل تجزیه وضعیت غامض طبقه بندی کردن مشکل بر حسب اولویت

24. مراحل اقدام انحراف از هدف برنامه ممکن است اجرا نشود؟ علل و منشا تجزیه و تحلیل وضعیت ساده ت ت م انتخاب ت ت ت

25. بند سوم: فرآیند تفکر در وضعیت تجزیه و تحیل تصمیم (ت ت ت) • اتخاذ تصمیم از مهمترین تکالیف هر مدیری است. از هر مدیری انتظار می رود که تصمیم او صحیح و سریع باشد و همیشه نتایج ضروری و یا دلخواه را به همراه بیاورد. معیار اساسی تصمیم گیری، انتخاب بین امکانات مختلف است که باعث می شود یک چیز جدید خلق یا انحراف موجود برطرف شود یا از انحرافات بالقوه درآینده جلوگیری گردد. مع ذلک قبل از آنکه تصمیم نهائی اتخاذ شود باید امکانات یا راه حل های موجود با احتیاط و دقیق مورد بررسی و سنجش قرار گیرد

26. تجزیه و تحلیل تصمیم در صورتی ضرورت پیدا می کند که به سوالات زیر پاسخ مثبت داده شود: • 1) آیا باید اجباراً تصمیمی اتخاذ شود؟ • 2) آیا امکان انتخاب وجود دارد؟ در این مرحله مدیر اقدام به تصمیم گیری می کند سپس بنا به ضرورت به ماهیت تصمیم گیری و اهمیت آن می پردازیم.

27. تعریف موضوع تصمیم گیری • در اینجا موضوع را باید بوسیله تعریف مشخص نمود .با تعریف موضوع اولاًاهداف از طریق تشریح بیشتر موضوع مشخص می شود .ثانیاً حد واندازه راه حلهای ممکن تعیین می گردد. • تعیین اهداف : • برای هر تصمیمی که اتخاذ شود وسایل مختلفی د راختیار ما قرار دارد که امکانات انتخاب را محدود می نماید .بدین معنی که برای به دست آوردن نتیجه معین باید وسیله ای به کار گرفته شود.

28. بنابراین هر گونه تصمیمی وابسته به دو جهت است: • 1- نتیجه ای که باید به دست آورده شود • 2- وسایلی که در اختیار ما قرار دارد • نتیجه درتعریف موضوع تصمیم گیری نهفته است

29. عللی که در بوجود آمدن نتیجه موثر وتعیین کننده است عبارتند از : • فنون وروش کار-فشارهای محیطی . وسایل واسبابی که در اختیار ما قرار دارد ممکن است پول، ارز،نیروی کار،طرح وبرنامه و... باشد. از طریق بررسی هردو عامل نتیجه و وسیله می توان اهداف را تحقق بخشیددر این خصوص بهتر است موجودی وسایل به وسیله سوالات مشخص وبه صورت کتبی ثبت شود سپس باید به مشخص نمودن اهداف پرداخت که در این صورت نتیجه دلخواه و وسایل ضروری برای به دست آوردن نتیجه به صورت دقیقتر مشخص میشود.هر یک از اهداف تعیین شده را بهیکی از دو صورت اهدااف اجباری ومهم طبقه بندی وتفکیک نماییم زیرا به این وسیله اهمیت هر یک از وسایل کم وزیاد میگردد.با مشخص نمودن اهداف موضوع تصمیم گیری در حد وسیعی روشن میگردد ولی برای به دست آوردن نتایج دقیقتر ضروریست که آنها را طبقه بندی وارزیابی کنیم.

30. طبقه بندی اهداف وتعیین ضرایب آنها: • میتوان اهداف را به اهداف اجباری (حتمی)واهداف مهم (آرزومندانه)طبقه بندی کرد. • در اهداف اجباری فوراً مشخص میشود کدامیک از راهحلها باید از همان ابتدای کار کنار گذاشته شود در این خصوص باید توجه شود که : • 1-ضروری است که اهداف اجباری به طور مشخص وصریح تعریف وحدود ومرز آن به طور واضح مشخص شود • 2- باید در نظر گرفت که اهداف اجباری غیر قابل گذشت است وضروری است که با دقت و وسواس خاصی انتخاب شودزیرا در غیر این صورت ممکن است راه حلهای خیلی مهم را به راحتی از دست بدهیم .

31. پس از طبقه بندی اهداف و اجباری مهم به تعییین اهمیت نسبی هر یک از اهداف مهم می پردازیم .به منظورارزیابی اهمیت اهداف بهتر است درجات نمره گذاری بین یک تا ده انتخاب گردد ونمره ده به مهمترین ارزش داده شود. به این وسیله مقیاسی به دست می آید که به حد کافی از امکان تمایزبرخوردار است. در این مرحله ضروری است اهداف مهم رابار دیگر به طور دقیق مورد سنجش قرار دهیم.بعد از اینکه اهداف مهم نسبت به یکدیگر با دقت ارزیابی شد میتوان بوسیله آنها پروژه های مختلف را مورد قضاوت قرار داد.

32. یافتن راه حلها،ارزیابی وتصمیم موقت • اهداف اجباری واهداف مهم معیارهایی است که به کمک آنها,راه حل های مختلف به منظور اتخاذ تصمیم برگزیده میشود.در اغلب موارد راه حل ها موجود است ودر برخی موارد باید راه حل ها را جستجو کرد. پس ازتهیه و ارائه راه حلهاو اطلاعات متناظر با آنها به مرحله بررسی وسنجش راه حلها می رسیم .در مورد راه حلهای باقی مانده باید یک یک اهداف مهم در نظر گرفته شود ومقایسه گرددکه چگونه با هر یک از راه حلها هدف مذکور تحقق می یابد.در اینجا باید در نظر داشت که بهترین اطلاعات نمره ده را بدست می آوردو بقیه اطلاعات در مقایسه با آن ارزیابی می شود؛زیرا در غیر این صورت،توزین نسبی ارزشها نسبت به یکدیگر مخدوش می شود.اگر اطلاعات دو راه حل یکسان باشدباید به آنها ارزش مساوی داد.

33. شناسایی وارزیابی پیامد های زیان بخش راهحل های انتخاب شده: • همراه با یافتن وارزیابی راه حل ها ،همواره این امکان وجوددارد که اهداف اجباری را تغییر دهیم یا اهداف مهم را کاملترکنیم.تصمیم نهایی در صورتی که اتخاذ واجرا شود در آینده موجب تغییرات وپیامدهایی خواهد شد.زیراشرایط در حال تغییر است . بنا براین بهتر است قبل از اتخاذ تصمیم نهایی یک بار دیگر به پیامدها وآثار زیان بخش راه حل های مورد نظر توجه کنیم.

34. پیامدهای زیان بخش ممکن است حتی ازاهداف مهم واجباری مشتق شود؛ چنانچه یک هدف مهم با وزن زیاد در مقابل ارزش اطلاعاتی کم قرار گیرد امکان بروز خطا وجود دارد ممکن است راه حلی که اهداف را بهتر تحقق میبخشدبه علتیامدهای زیان بخش بیشتر کنار گذاشته شود وراه حلی انتخاب شود که در آن امکان تحقق اهداف کمتر است،ولی پیامدهای زیانبخش آن نیز نسبتاً کم است.بعد از شناسایی پیامد های زیان بخش باید آنها را برمبنای احتمال وقوع ، , (probability)pوحدود نتایج(weight)w ارزیابی نمود.به منظور ارزیابی،مجدداًاز نمرات یک تا ده استفاده می کنیم .

35. اگر موضوعات تصمیم گیری ساده وعادی باشد فقط باید آثار مهم اقتصادی آن را کاوش کنیم، اگر موضوع پیچیده باشد بهتر است جدولی تهیه کنیم واحتمال وقوع وحدود نتایج را به صورت کتبی ارزیابی نماییم .باید توجه داشت ارزیابی احتمال وقوع با نمره ده به معنی «وقوع حادثه با اطمینان تمام»وارزیابی حدود نتایج با نمره ده به معنی پر خطر است.در این صورت اگر پیامد زیان بخشی پیدا شود که به آن نمره 10×10داده شود میتوان آنرا به این معنی مستفاد نمود که راه حل مذکور به خطر قابل ملاحظه ای نزدیک شده است

36. در این صورت ،جمع ارزیابی پیامد زیانبخش (جمع کل تهدیدها)نقش چندانی ندارد ویک راهنمای کلی است،در حالیکه نسبتp,qهریک از پیامدها (اطلاعات)بسیار مهم تراست؛به این علت که دو راه حل مختلف ممکن است در جمع تهدید یکسان باشند،ولی یکی از آنها دارای پیامدهای زیانبخش بسیار با اهمیت کمتر ودیگری داراییامدهای زیانبخش کمتر با احتمال وحدود نتایج زیاد باشد.در این خصوص در نظر گرفتن هزینه های فرصتی بسیار مهم است.

37. اتخاذ تصمیم نهایی: • بهترین راه حل باید به بهترین وجهی اهداف تعیین شده را بهبود بخشد ودر عین حال موانعی جدی در سر راه خود نداشته باشد.اگر مطمئن شویم راه حلی از دو عامل بالا برخودار است، میتوانیم آنرا در تصمیم نهایی انتخاب کنیم .اگر در خصوص چیامدهای زیان بخش بهترین گزینه،تردیدهایی وجود دارد،راه حل بعدی را انتخاب وچیامدهای زیانبخشآن را بررسی نمایید. اگر همه راه حلها رد شوند مجبوریم که ازاول شروع وراه حلهای جدیدی پیدا کنیم.

38. این تحلیل تحلیلی نظام مند است که کمک می کند تصمیمات با تفکر نافذ ومتوازن انتخاب شود.بهترین تصمیم تصمیمی است که همه اهداف اجباری را برآورده نماید،تا آنجاکه ممکن است اهداف مهم را به نسبت بیشتری تحقق بخشد وسراجام پیامدهای زیانبخش رابه حداقل برساند. با استفاده صحیح از این روش میتوانیم بااطمینان خاطر بگوییم: • «بر مبنای اطلاعات موجود،راه حل انتخاب شده به بهترین وجهی اهداف در حال حاضر مرا براورده مینماید.»

39. منابع: • برگزیده نظریه های سازمان ومدیریت؛ تالیف دکتر نیکواقبال • مشکلات مدیریت و تصمیم گیری عقلایی، تالیف دکتر نیکواقبال