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文書組 蔡佩玲 中華民國 101 年 2 月 24 日 PowerPoint PPT Presentation


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文書組 蔡佩玲 中華民國 101 年 2 月 24 日. 公文處理教育訓練. 壹、一般性的公文處理 - 收到公文時的診斷. 公文 速別 為何?. 瞭解來文重點,思考該如何擬辦?. 留意 公文結案日 ,於期限內辦畢公文,完成公文歸檔。. 壹、一般性的公文處理 - 收到公文時的診斷. 簽上 擬辦的內容 後, 蓋上職名章 並 簽註 8 碼日期 / 時間 ( 如 2 月 6 日 15 時 45 分即可簽註為 0206/1545) 。. 編頁碼 (正面編於右下角 , 反面則編於左下角,有內容的頁面才需編碼) 免備文之彙整資料 影印後裝訂於 公文後面

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文書組 蔡佩玲 中華民國 101 年 2 月 24 日

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Presentation Transcript


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文書組 蔡佩玲

中華民國101年2月24日

公文處理教育訓練


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壹、一般性的公文處理-收到公文時的診斷

公文速別為何?

瞭解來文重點,思考該如何擬辦?

留意公文結案日,於期限內辦畢公文,完成公文歸檔。


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壹、一般性的公文處理-收到公文時的診斷

簽上擬辦的內容後,蓋上職名章並簽註8碼日期/時間(如2月6日15時45分即可簽註為0206/1545)。

編頁碼(正面編於右下角,反面則編於左下角,有內容的頁面才需編碼)

免備文之彙整資料影印後裝訂於公文後面

函復之公文函稿則裝訂於公文最前面並依序編頁碼。

頁碼編寫完成後在第1面加上頁碼總數。如總數為5頁,則在第1面編寫1/5或5-1。

辦畢公文應於5日內歸檔。


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壹、一般性的公文處理-收到公文時的診斷

校長

文書組

教務主任

訓導主任

事務組

總務主任

簽辦公文(發文亦同),核章位置宜酌作調整,無內會時,由簽辦位置之左方開始,由上

而下蓋章並簽上8碼的日期及時間。如有內會及其他處室會簽時,舉例如下:

擬:

一、我是簽辦內容。

二、我也是簽辦內容。

三、文陳閱後存查。

敬會

教務處

訓導處

內會

事務組

1/3版面 1/3版面 1/3版面


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

歸檔前,請寫上檔號及對應之保存年限。

對於無須答復或辦理之案件,得視必要敘明案情後簽請存查。

公文如須函復、函報,應採取收發同號,即以原收文文號做發文文號。如收文文號為10130052600,則發文號為北市長中訓字第10130052600號。


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

來函內容具有免備文Email、傳真、逕送之公文應於公文辦理完成後,將彙整資料影印1份裝訂於公文上留存並編上頁碼,將公文連同彙整資料一併交予文書組發文及歸檔。

公文中如有敘明限期填報資料,可於資料彙整完成後,將彙整或填報之資料列印後置於公文最後一頁並編上頁碼,併同公文歸檔。


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

發文案件如採人工交換(紙本發文),本文及附件應採雙面列印。

函稿如有添註塗改,請直接摃掉修改,並於修改處蓋承辦人職名章。修改過多時應進行清稿,原稿如機關首長已決行,則清稿後之函稿不需再會文,直接陳首長決行即可。原稿則置於清稿後之函稿後方依序編頁碼後發文及歸檔。(過多?建議改3處以上清稿)

如說明只有1項則將說明內容拉至說明:後方。

發文案件應於首長決行後1日內交予文書組發文及歸檔。


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽之公文應將簽及函稿一起歸檔。

發文附件欄需詳填名稱數量,附件

數量應以阿拉伯數字書寫(附件欄不可填寫如主旨或如說明)。

新辦(創)案件應先向文書組取號後再行辦理。

新辦(創)案件應於取號後5日內(取號當日不計)辦畢。

函復之公文則以來文之辦理期限作為限辦日期。

應函復之公文不可先行歸檔後再創號辦理。


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

上簽辦理時,應填具辦理處室的名稱,而不是學校的校名。

承辦人擬辦公文時,如內容較多而空間不足時,可使用便箋或簽(公文格式)辦理,避免簽辦空間過於凌亂擁擠。公文辦畢後,將便箋或簽裝訂於本文第1頁,並編上頁碼後歸檔。


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

承辦人員不能如期辦完的案件,應在結案日期屆滿次日前申請展期。

臺北市立長安國民中學所屬處室公文展期申請表


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貳、公文處理常見問題-辦理公文的小叮嚀

來文之速別如為最速件或速件,但公文內容中並無限辦日期,且經處室主任判定並無相當急迫性後,可由處室主任在原速別上畫上刪除線修改為普通件並蓋上職名章後,通知文書組將公文修改為普通件。


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機關內部單位只可放於抄本,不可放於副本。


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公文內容撰寫應力求簡明,並注意稱謂用語:

如 上行文 用語:檢陳...請 鑒核、依...。

平下行文用語:檢送...請 查照、依據..。


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公文處理,或許令人感到繁瑣,然而卻是公務處理過程中,最佳之依據。

請大家一起重視! 感謝大家的聆聽。


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