Макушев Денис Александрович - методолог бухгалтерского учета ОАО «СИБУР-Русские Шины»

1. DIRECTUM:Финансовый архив. В рамках проекта 29160044 «Вывод бухгалтерского учета филиалов ОАО «СИБУР-Русские Шины» на аутсорсинг» Ковалев Эдуард Михайлович - генеральный директор компании «КСЕОН» (руководитель проекта внедрения) Макушев Денис Александрович - методолог бухгалтерского учета ОАО «СИБУР-Русские Шины»

2. Предпосылки • Большие затраты на управленческий и обслуживающий персонал • При разных подходах к ведению учета, большие затраты на консолидацию данных в рамках холдинга • Потери первичных документов, ведущие за собой снижение достоверности учетной информации • Большие затраты на подбор оригиналов и копий документов для налоговых и аудиторских проверок • Сложность распространения лучших практик по ведению учета на множество распределенных предприятий Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

3. Оптимизация и сокращение сроков подготовки консолидированной отчетности по стандартам МСФО; • Повышение гибкости учетной модели для поддержания развития / изменений бизнеса • Снижение рисков связанных с формированием финансовой отчетности • Повышение качества и доступности учетных данных и первичной документации • Повышение качества контрольных процедур и процессов • Обеспечение сопоставимости отчётностей • Разработка единого плана счетов и единых учетных принципов • Стандартизация учетных процессов • Разработка единого альбома форм первичных документов • Разработка единых процедур и встроенных контролей • Разработка единых требований к нормативно-справочной информации • Внедрение единой системы электронного архива • Внедрение единой системы бухгалтерского учета • Распространение лучших практик учетных процессов • Создание единого информационного поля • Сокращение численности сотрудников бухгалтерских служб • Сокращение расходов на поддержание и развитие существующих систем бухгалтерского учета предприятий • Сокращение расходов на услуги внешних консультантов • Сокращение стоимости дальнейших преобразований • Устранение дублирования функций Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

4. Состав орг. изменений • Создание общего центра обслуживания • Сокращение бухгалтерий филиалов • Создание в филиалах оперативных отделов, со следующими функциями: • сбор первичных документов от бизнес-подразделений • контроль качества документов • верификация данных, занесенных в УС • сканирование документов и принятие ответственности за соответствие электронного образа оригиналу • управление бумажным архивом • - предоставление оригиналов и копий документов контролирующим органам и аудиторам Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

5. Реализация проекта проходила в семь этапов: • Проведение аудита работ по подразделению бухгалтерии филиалов и смежным подразделениям. • Выработка единого системного решения по работе с потоками информации. • Разработка методологии работы. • Организация электронного архива документов. Выбор компьютерной системы и подрядчика. • Утверждение штатного расписания оперативных отделов филиалов СРШ и организация рабочих мест в ОЦО. • Заключение договоров на обслуживание филиалов СРШ в ОЦО. Сокращение бухгалтерий филиалов СРШ. • Внедрение единой методологии расчёта заработной платы в филиалах СРШ Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

6. Предпроектные работы. • До начала проекта были выполнены важные работы по унификации учётных процедур в рамках холдинга «СИБУР – Русские шины». В результате этих мероприятий были созданы и внедрены основополагающие документы и механизмы, а именно: • Единая Учётная Политика холдинга «СИБУР – Русские шины». • Единый План Счетов Бухгалтерского Учёта холдинга «СИБУР – Русские шины». • Внедрена единая конфигурация компьютерной бухгалтерской системы на платформе 1С:Бухгалтерия 8.1. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

7. В результате проведённых работ на этапе «становления» проекта были выявлены: • Различия в территориальном распределении филиалов относительно заводов и складов, которые вызывали специфические методы обмена документацией (через общего курьера, один раз в неделю и т.п.). • Нетиповое распределение функционала в идентичных подразделениях разных филиалов. • Специфические настройки конфигураций УС для каждого филиала. • Применение нестандартного программного обеспечения в качестве УС на некоторых филиалах. • Для обеспечения фундамента единого бизнес-процесса были созданы: • Регламент взаимодействия бизнес-подразделений и оперативного отдела при регистрации и документальном оформлении результатов хозяйственной деятельности. • Положение об оперативном отделе филиала. • Дополнения в должностные инструкции персонала по регистрации хозяйственных операций в учётных системах. Порядок расчёта KPI за работу с документацией. • Порядок подачи запросов на предоставление информации, а также копий и оригиналов документов. Порядок отработки этих запросов в Оперативном отделе. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

8. Организация электронного архива. • Для обеспечения ведения бухгалтерского и налогового учёта на удалённом доступе и надёжного подтверждения фактов хозяйственной деятельности, необходимо использовать систему электронного архива. В наших условиях эта система является основным механизмом взаимодействия бизнес-подразделений и оперативного отдела, а для общего центра обслуживания электронный архив является механизмом контроля достоверности данных на основании которых формируются регистры бухгалтерского и налогового учёта. • Учитывая эти факты, проектной командой были созданы специальныные документы: • Требования к электронному архиву. • Порядок работы в системе при возникновении ошибок и технических неполадок. • Порядок ввода информации о хозяйственных операциях в учётные системы и обработки первичных документов перед помещением в электронный архив. • Отобраны программные решения удовлетворяющие требованиям (SAPERION, STOR-M, DocsVision, ReDocs, Модуль ЭА АИС ФК, DIRECTUM). • Система DIRECTUM была подвергнута испытаниям в условиях максимально приближенным к реальным. Испытания прошли успешно и рабочая группа приняла решение об утверждении системы DIRECTUM для работы на проекте. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

9. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

10. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

11. Состав разработанного решения • Прием документов в архив • Демонстрация копии документа через учётную систему • Выдача копий документа из архива • Выдача оригиналов документов из архива • Возврат оригиналов в архив Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

12. Состав технического решения • Распределенные информационные базы DIRECTUM • Службы ввода документов DCTS • Службы взаимодействия систем DICS • Интеграция с 1С:Предприятие 8.1 • Интеграция с системой Парус • Интеграция с системой Босс-Кадровик • Используемое оборудование • Сканеры штрих-кода Metrologic MS9520 Voyager, Metrologic MS9535 Voyager BT. • Документационные сканеры Canon SF 300. • Сервер центрального архива: • Intel Xeon 5645x2 • RAM 32Gb • HDD 900Gb SQL Storage • HDD 10Tb File Storage • Сервер архива филиала: • Intel Xeon 5630x1 • RAM 18Gb • HDD SQL&File Storage 2Tb Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

13. Прием документов в архив • Бизнес подразделение • Взаимодействие с контрагентами • Занесение документа в учетную систему • Передача документов в оперативный отдел • Оперативный отдел • Прием документов • Верификация данных в учетной системе • Сканирование документов • Общий центр обслуживания • Верификация данных в эл.архиве и учетной системе • Создание бухгалтерского учета и отчетности Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

14. Печать штрих-кода Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

15. Наклеивание штрих-кода на документ Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

16. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

17. Потоковое сканирование Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

18. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

19. Отслеживание движения оригиналов документов в архивных местах • На уровне архитектуры системы контролируем процесс физического документа в архиве • Имеем возможность быстро найти оригинал документа запросив в системе его точное местоположение в архиве • Четко понимаем где находится оригинал документа в любой момент времени • Ускоренный массовый подбор оригиналов, за счет четкого задания на подбор с маршрутной картой Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

20. Итоги Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

21. Решаемые бизнес-задачи: • Оперативное обращение к документам филиалов • Поддержка связи реального архива и электронного • Контроль полноты предоставления первичных документов из функциональных подразделений • Оперативный подбор копий документов для целей налоговых и аудиторских проверок. • Оперативный поиск оригиналов документов • Работа с образами документов полученных из распределённых баз данных региональных филиалов. • Доступ к образам документов напрямую из учётных систем. И наоборот. • Бизнес-заказчики: • Высшее руководство • Финансовая служба Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

22. Достигнутый бизнес-эффект: • Высшее руководство • Повышение качества и скорости сбора первичных документов • Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками работающими с первичными документами. • Сокращение потерь оригиналов и копий документов • Контроль за движением всех оригиналов документов в местах их хранения. • Финансовая служба • Сокращение трудоёмкости при подготовке к налоговым и аудиторским проверкам. • Существенное сокращение времени на доступ к документам помещённым в архив. • Контроль поступления и возврата оригиналов документов. • Сокращение потерь оригиналов документов • Упрощение проведения сверок с контрагентами • Упрощение доступа и хранение финансовых отчётов за истекшие периоды • Существенное сокращение трудозатрат на подбор документов при контрольно-аналитических работах. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

23. Достигнутый бизнес-эффект: • Архивариус работающий с офисным и внеофисным архивом • Существенное сокращение трудозатрат на ведение номенклатуры дел, книг и документов. • Существенное сокращение трудозатрат при подготовке описей документов. • Контроль за движением оригинала документа по архиву. • Автоматизирован контроль поступления и возврата документов в архив. • Сокращение числа запросов во внеофисный архив. • Руководители подразделений • Сокращение временных затрат на доступ к документам. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

24. Статистика: • общее число сотрудников – ~ 1000 человек; • число сотрудников, задействованных в автоматизированном процессе – 150 пользователя АПК во всех регионах Компании; • общее число подразделений, задействованных в процессе – ключевые бизнес подразделения Филиалов компании – более 36, включающие в себя: логистику, складское хозяйство, материально-техническое снабжение, бухгалтерия, административно-хозяйственное подразделение и т.д.; • наличие удаленных подразделений, задействованных в процессе – да. АПК является распределенным решением. В зону реализации проекта включены следующие Филиалы Компании: Омск, Волжский, Ярославль, Екатеринбург. • Прогнозируемый объем документов за 5 лет в центральном архиве – ~ 4,5 млн., общим объемом ~ 8 TB. Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02

25. Владея управляй Наша миссия: – помочь организациям повысить эффективность управления бизнесом за счет применения современных информационных технологий Ваши вопросы? Ковалев Эдуард Михайлович - генеральный директор компании «КСЕОН» (руководитель проекта внедрения) Макушев Денис Александрович - методолог бухгалтерского учета ОАО «СИБУР-Русские Шины» Компания «КСЕОН», email: info@kseon.ru, тел.: +7 (499) 346-09-02