เรื่อง การนำเสนอข้อมูล

1. เรื่อง การนำเสนอข้อมูล

2. บทนำ การนำเสนอเป็นการสื่อสารเพื่อถ่ายทอดข้อมูลจากผู้นำเสนอไปยังกลุ่มของผู้รับสารให้เกิดความเข้าใจ ในเรื่องที่นำเสนอ โดยอาศัยเทคนิค และสื่อต่างๆ ที่มีประสิทธิภาพเพื่อนโน้มน้าวให้ผู้ฟังเกิดความประทับใจ การนำเสนอมีความสำคัญต่ออาชีพหลายๆ อาชีพฉะนั้นผู้นำเสนอจะต้องรู้จักศึกษาข้อมูลต่างๆ วิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาส และสถานการณ์ในการนำเสนอด้วยเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้ และสามารถสื่อความหมายได้ตรงกันระหว่างผู้นำเสนอและผู้รับสาร เมนูหลัก ย้อนกลับ

3. ความหมายของการนำเสนอข้อมูลความหมายของการนำเสนอข้อมูล การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็นหรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ เมนูหลัก ย้อนกลับ

4. ความสำคัญของการนำเสนอข้อมูลความสำคัญของการนำเสนอข้อมูล ในปัจจุบัน นี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมืองทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่าง ๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยต่าง ๆ กล่าวโดยสรุปการนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจน เผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลผู้ที่สนใจ เมนูหลัก ย้อนกลับ

5. จุดมุ่งหมายของการนำเสนอข้อมูลจุดมุ่งหมายของการนำเสนอข้อมูล 1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ 2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง 3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ 4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

6. ประเภทของการนำเสนอข้อมูลประเภทของการนำเสนอข้อมูล ในระบบการทำงานปัจจุบันนี้ การนำเสนอด้วยวาจามีความจำเป็นและเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย เพราะมีส่วนช่วยให้การปฏิบัติงานบรรลุจุดมุ่งหมายและพัฒนางานได้รวดเร็วขึ้น การนำไปใช้ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่นำไปใช้ และมีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งและหน้าที่การงานที่รับผิดชอบของผู้นำไปใช้ ประเภทของการนำเสนอแบ่งอย่างกว้าง ๆ มี 2 รูปแบบ ดังนี้ 1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลในการนำเสนอ 2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซึกถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

7. ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้นสามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วมนำเสนอด้วยกันได้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่ 1. ข้อเท็จจริง หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวเป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่ง 2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอั้นเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิดอาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็นมีลักษณะ ต่าง ๆ กัน ดังนี้ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

8. ข้อคิดเห็น 2.1 ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่เชื่อถือได้ และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้ฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนี้เพราะเหตุเช่นนี้ แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาเป็นอย่างไร โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดงความคิดเห็นเท่านั้น 2.2 ข้อคิดเห็นเชิงแนะนำ เป็นข้อคิดเห็นที่บอกกล่าวให้ผู้รับฟังทราบว่าสิ่งใดควรปฏิบัติ และผลของการปฏิบัติและไม่ปฏิบัติ ๆ จะเป็นอย่างไรบางครั้งอาจมีการแนะนำวิธีการปฏิบัติควบคู่กันไปด้วยก็ได้ 2.3 ข้อคิดเห็นเชิงวิจารณ์ เป็นข้อคิดเห็นที่กล่าวถึงเรื่องใดเรื่องหนึ่งด้วยการเปรียบเทียบระหว่างส่วนดีกับส่วนบกพร่องหรือข้อดีข้อเสียหรือค้นหาข้อบกพร่องจากเรื่องนั้น ๆ แล้วนำมาเสนอแนะในแง่มุมที่ดีกว่าหรือควรนำมาปรับปรุงใหม่ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

9. การเตรียมการนำเสนอข้อมูลการเตรียมการนำเสนอข้อมูล การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตาม ถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดหมายไว้ ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและบรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้งการเตรียมการเพื่อนำเสนอข้อมูลมีขั้นตอน ดังนี้ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

10. 1. การศึกษาข้อมูล การศึกษาข้อมูล ผู้ที่นะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ดั้งนี้ 1.1 ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอ เพื่อรวบรวมแกละจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะ นำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด 1.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ 1.3 ศึกษาวิเคราะห์ข้อมูลที่นำเสนอ ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม 1.4 ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำไปเสนอ เพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอ 1.5 ศึกษาโอกาสเวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอ เพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหาพร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จะนำเสนอ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

11. 2. การวางแผนการนำเสนอข้อมูล การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วนสมบูรณ์เหมาะสมกับเวลาการนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอดังนี้ 2.1 รูปแบบวิธีการนำเสนอโดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีการนำเสนอแบ่งกว้างๆได้เป็น 2 แบบคือ 1. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการเช่นการนำเสนอแบบรูปแบบปาฐกถาการอภิปรายการบรรยายพิเศษต่าง ๆ 2. การนำเสนอแบบที่ไม่เป็นทางการ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

12. 2.2 วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรคปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ในหลายหลายกรณีถ้าเราคาดเดาปัญหาไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะนำเสนอให้ถ่องแท้ก็สามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ปัญหา 2.3 วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นคอนของแผนการนำเสนอ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

13. 2.4 วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจากที่ได้วางเค้าโครงแล้ว การวาง แนวทางในการเสนอจะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อม ดังนี้ 1. กำหนดวิธีการนำเสนอ 2. กำหนดสถานที่ที่พร้อมและเหมาะสมในการนำเสนอ 3. กำหนดวัสดุอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการนำเสนอ 4. กำหนดบุคคลผู้เกี่ยวข้อง 5. กำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการนำเสนอ 2.5 วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขันต่างๆมาแล้ว ขั้นสุดท้ายก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

14. 3. การจัดเตรียมวสดุอุปกรณ์นำเสนอข้อมูล การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา ฉะนั้นจึงต้องใช้วัสดุหรือเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เรียกว่าโสตทัศนูปกรณ์ เข้ามาใช้ประกอบเพื่อให้ผู้ฟังเกิดความสนใจแต่ที่นิยมใช้กันมีดังนี้ 3.1 อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย 1. คอมพิวเตอร์ เครื่องฉาย Projector หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ 2. วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส 3. แบบจำลอง 3.2 อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย 1. แผ่นพับ 2. หนังสือ 3. รูปภาพ 4. เอกสารประกอบ ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

15. 4. การจัดเตรียมสถานที่ การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่ ในการนำเสนอนอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปได้ด้วยดี 4.1. การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟังเช่น ห้องประชุมขนาดเล็ก ห้องประชุมขนาดใหญ่ 4.2. การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ จะต้องเตรียมให้พร้อม 1. แท่นสำหรับบรรยายใช้ในกรณีที่ยืนพูด 2. โต๊ะสำหรับบรรยายใช้กรณีที่นั่งพูด 3. โต๊ะวางอุปกรณ์ช่วยประกอบการบรรยาย ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

16. 4.3 ระบบระบายอากาศ จะต้องอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี 4.4 ระบบเสียง ควรมีการทดสอบก่อนการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถใช้งานได้ดี มีความดังชัดเจน 4.5 ระบบแสดงสว่างภายในห้อง จะต้องให้เหมาะสมกับสายตาของผู้ฟัง พอเหมาะกับการใช้งาน 4.6 การประดับตกแต่งสถานที่ การใช้สิ่งประดับตกแต่งห้องหรือบริเวณที่จะใช้ในการนำเสนอทั้งสิ้น สิ่งที่นำมาตกแต่ง ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

17. ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ 1. เนื้อหาข้อมูล ผู้นำเสนอจะต้องจัดเตรียมความพร้อมของเนื้อหาข้อมูล ดังนี้ 1.1 จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน 1.2 จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุกครั้งที่มีการนำเสนอ 2. ผู้นำเสนอ ผู้นำเสนอที่มีประสิทธิภาพที่ดีดังนี้ 2.1 มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี 2.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง 2.3 มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

18. 3. การดำเนินการนำเสนอ 3.1 เทคนิคและวิธีการนำเสนอ 1. ใช้วิธีการนำเสนอที่เหมาะสม วิธีการที่ใช้สำหรับการนำเสนอข้อมูลมีให้เลือกหลายวิธีด้วยกัน - การอธิบายเหตุผล - การเล่าเหตุการณ์ 2. ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ นอกจากใช้วิธีการที่เหมาะสมกับการนำเสนอแล้ว ผู้นำเสนอจะต้องพยายามดึงดูดความสนใจ อุปกรณ์ที่นิยมใช้กันมีดังนี้ - เอกสารประกอบการนำเสนอ - แผ่นใส ภาพนิ่ง แผนผัง ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

19. 3. ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม การพูดเพียงอย่างเดียว อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่าย การกระตุ้นให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอนับเป็นวิธีหนึ่งที่จะ ช่วยดึงความสนใจ 4. รู้จักใช้จิตวิทยาในการนำเสนอ สำหรับจิตวิทยาในการนำเสนอ แรงจูงใจ หมายถึงแรงจูงใจที่ชักจูงให้ผู้ฟังสนใจ ได้แก่ ความอยากรู้อยากเห็น 5. สรุปทบทวนประเด็นสำคัญ การสรุปเป็นการช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

20. 3.2 ศิลปะในการนำเสนอ 1. มีการแสดงมารยาททางสังคม (1.1) การทักทายที่ประชุมเป็นการให้เกียรติที่สำคัญต้องมีความสุภาพ (1.2) การแนะนำตัว กรณีที่ไม่มีผู้ใดแนะนำตัวที่จะมานำเสนอให้กับผู้ฟังได้ รู้จักผู้นำเสนอจะต้องแนะนำชื่อตนเองให้ชัดเจน 2. มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม (2.1) ภาษาที่ใช้ต้องมีความชัดเจน (2.2) ภาษาที่ใช้ต้องมีเหมาะสมกับกาลเทศะและบุคคล ผู้พูดต้องคำนึงถึงทุกเพศทุกวัย (2.3) ภาษาที่ใช้ต้องมีความสมเหตุสมผล ฉะนั้นผู้นำเสนอจึงควรยกตัวอย่างประกอบเรื่องที่พูด ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

21. 3. มีการแสดงออกที่เหมาะสม การนำเสนอถึงแม้จะเนื้อหาสาระดีเพียงใดหากมีการแสดงออกที่ไม่เหมาะสมก็อาจทำให้การนำเสนอนั้นๆ หมดคุณค่าได้ 3.1. การแสดงออกทางใบหน้า ขณะที่นำเสนอผู้พูดควรแสดงความมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง โดยการยิ้มแย้มแจ่มใส 3.2. การทรงตัวและการวางท่า ในขณะที่ผู้นำเสนอยืนพูดหรือนั่งพูด 3.3. มีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง ความมีมนุษยสัมพันธ์อันดีนับเป็นส่วนสำคัญในการสร้างมิตรภาพในการสื่อสารสร้างความคุ้นเคย 4. มีวิธีการสื่อสารที่ดี วิธีการสื่อสารก็เป็นปัจจัยที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่มีส่วนกำหนด ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ

22. ประสิทธิภาพทางการสื่อสาร 2 ลักษณะ (1). การสื่อสารทางเดียว ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ ผู้นำเสนอ สาร สื่อ และผู้รับฟัง การสื่อสารในลักษณะนี้ผู้นำเสนอจะเป็นฝ่ายสื่อสารเพียงฝ่ายเดียว (2). การสื่อสารสองทาง ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ เช่นเดียวกับการสื่อสารทางเดียว การสื่อสารในลักษณะนี้ผู้นำเสนอและผู้ผู้รับสาร มีการโต้ตอบกัน ข้างหน้า เมนูหลัก ย้อนกลับ