Budget Elaboration, allocation et mise à disposition du budget

1. Budget Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Détails et explicitations dans les commentaires du document

2. Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Transverse Budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget 45’ Dépenses Les référentiels Comprendre les processus de la dépense Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3. Sommaire • Notions clés Notions clés • Processus • Présentation du budget initial • Modifications du budget initial • Fongibilité totale à l’intérieur d’une enveloppe • Fongibilité asymétrique Budget initial • Cas de recours à des budget rectificatifs • Présentation Budgets rectificatifs • Processus • Organisation Allocation et mise à disposition des crédits Quiz • Quiz

4. Notions clés

5. 1 Notions clés • Pour rappel, le budget est « l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses. (…) » (art 7 du décret GBCP). • Le budget initial (BI) : • Est préparé par l’ordonnateur en lien avec le comptable. • Est adopté par l’organe délibérant dans des délais permettant qu’il soit exécutoire au 1er janvier de l’exercice auquel il se rapporte. • Est présenté par enveloppes et par destinations. • Est approuvé par les tutelles. • Les budgets rectificatifs (BR) : • Permettent d’enregistrer les modifications des autorisations de dépenses et des prévisions de recettes afin d’ajuster le BI. • Sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions et les mêmes formes que le budget initial. • Les budgets rectificatifs d’urgence (BRU) : • Permettent, en cas d’urgence et dans le cas où l’organe délibérant ne peut être réuni, d’enregistrer les modifications des autorisations de dépenses et des prévisions de recettes afin d’ajuster le BI sans décision préalable de l’organe délibérant ; • Sont autorisés par le contrôleur budgétaire et après consultation des tutelles ou en l’absence du contrôleur budgétaire par ces autorités ; • Sont entérinés lors de la plus proche réunion de l’organe délibérant.

6. Budget initial

7. 1 Budget initialProcessus Elaboration et approbation du budget Budget voté Budget exécutoire Programmation des dépenses et recettes Elaboration du budget initial Elaboration de budgets rectificatifs Budget approuvé • Premier acte obligatoire du cycle budgétaire • Préparé par l’ordonnateur en lien avec l’agent comptable • Adopté par l'organe délibérant dans des délais permettant qu'il soit exécutoire au 1er janvier. • Approuvé par l’autorité de tutelle • Le budget est un acte prévisionnel qui peut être modifié ou complété en cours d’exécution

8. 1 Budget initial Construction du budget initial • Le budget initial de N+1 est alimenté par : • L’élaboration du budget en AE et CP peut être effectuée sur la base : • des dépenses récurrentes passées (dépenses de fonctionnement notamment) auxquelles est appliqué un facteur statistique pertinent ; • et des opérations plus ponctuelles d’une certaine importance donnant lieu à dépenses. • Les engagements juridiques qui sont prévus pour N+1 • Les éventuels compléments d’engagement juridique en N+1 sur les EJ passés antérieurement • Les prévisions de décaissement sur les EJ ou compléments d’EJ prévus pour N+1 • Les paiements prévus pour N+1 au titre des EJ antérieurs à N+1 (restes à payer sur N+1) • Les prévisions d’encaissement sur les titres comptabilisés sur les exercices antérieurs à N+1 • Les prévisions d’encaissement sur les titres à venir (sur la base des contrats en cours ou à venir, des subventions prévues, etc.) Pour les AE Pour les CP Pour les recettes

9. 2 Budget initialPrésentation du budget initial • Dossier de présentation du budget initial La note de présentation de l’ordonnateur : Les tableaux budgétaires : • Eclaire les membres de l’organe délibérant sur la nature et les enjeux des décisions soumises à leur approbation. • Explicite les choix budgétaires au regard du contexte, des missions, de la stratégie de l’organisme. • Analyse les équilibres généraux. • Retrace les évolutions les plus significatives. • Tableaux soumis au vote de l’organe délibérant • tableau des autorisations d’emplois ; • tableau des autorisations budgétaires ; • tableau d’équilibre financier ; • tableaux relatifs à la situation patrimoniale. • Tableaux présentés pour information • tableau des dépenses par destination ; • tableau des opérations au nom et pour le compte de tiers ; • tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale ; • plan de trésorerie ; • tableau des opérations sur recettes fléchées ; • tableau des opérations pluriannuelles par nature.

10. 1 Budget initialModifications du budget initial • L’enveloppe constitue le niveau de l’autorisation budgétaire votée par l’organe délibérant, auquel s’apprécie le caractère limitatif des crédits. • A l’intérieur de l’enveloppe, les crédits sont fongibles. Compétence de l’ordonnateur A l’intérieur d’une enveloppe Fongibilité totale Vote par l’organe délibérant Modification du budget Entre enveloppes hors dépense de personnel Limitativité Budget rectificatif Vote d’un plafond par l'organe délibérant Fongibilité asymétrique De l’enveloppe de personnel vers les autres enveloppes Fongibilité dans la limite du plafond après avis du contrôleur budgétaire

11. 2 Budget initialFongibilité asymétrique Illustrations Fongibilité asymétrique de l’enveloppe de personnel vers les autres enveloppes • Un plafond de mouvement de crédit peut être fixé par l’organe délibérant. • Le mouvement de crédits est ensuite soumis au contrôleur budgétaire qui donne son avis à l’ordonnateur. • À la suite de cet avis, les crédits de l’enveloppe de personnel sont utilisés pour abonder les autres enveloppes de dépense (l’inverse n’est pas possible). • Les modifications doivent être présentées pour information à l’organe délibérant. Fongibilité intra-enveloppes Fonctionnement Sous enveloppe A Sous enveloppe B Fongibilité asymétrique Fonctionnement Personnel Intervention Investissement

12. Budgets rectificatifs

13. 1 Budgets rectificatifsProcessus • Un organisme doit avoir recours à un budget rectificatif pour toute modification (augmentation ou diminution) du niveau de crédits d’une enveloppe, à l’exception des cas d’exercice de la fongibilité asymétrique. • Un organisme doit avoir recours à un budget rectificatif dans les cas suivants pour les recettes : • Variation à la baisse des recettes prévues, si elle a un impact sur la capacité de l’organisme à payer, nécessitant une révision des dépenses initialement autorisées. • Variation à la hausse des recettes, dans le cas où l’organisme souhaite utiliser ces recettes supplémentaires en autorisant de nouvelles dépenses sur l’exercice. Les budgets rectificatifs sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions et formes que le budget initial.

14. 2 Budgets rectificatifsCas de recours à des budgets rectificatifs Illustrations • Un organisme peut notamment avoir recours à un budget rectificatif dans les cas suivants : Programmation N+1 entrante Programmation N+1 sortante Personnel Fonctionnement Année N Année N+1 Modification des dépenses 1 2 AE/CP non consommés Investissement Intervention Reprogrammation de N+1 à N+1 Reprogrammation de N à N+1 Recettes Recettes Modification des recettes Impact sur la capacité à payer 1 2 Utilisées pour autoriser de nouvelles dépenses

15. 2 Budget rectificatif Présentation du budget rectificatif • Les principes généraux de la présentation d’un budget rectificatif sont les mêmes que ceux qui s’appliquent au budget initial, à l’exception des aménagements destinés à mettre en évidence les évolutions apportées : La note de présentation de l’ordonnateur Les tableaux budgétaires • Explicite les écarts avec le budget initial (ou le budget rectificatif précédent). • Détaille les différents mouvements de crédits qui affectent le budget en cours de gestion (dépenses ou recettes nouvelles, économies, redéploiements de crédits et leur incidence sur les équilibres généraux…). • Présente le mode de financement des dépenses supplémentaires (économies ou recettes nouvelles) ou les ajustements de crédits liés à une diminution des prévisions de recettes. • Les tableaux pour vote sont présentés modifiés. Ils contiennent notamment une colonne « budget rectificatif » (BR) et une colonne présentant les écarts entre le BR et l’initial. • Les tableaux pour information de l’organe délibérant sont obligatoirement présentés dès lors qu’ils sont affectés par le BR et sont modifiés en conséquence.

16. Allocation et mise à disposition des crédits

17. 1 Allocation et mise à disposition des créditsProcessus Ouverture des crédits Budget voté et exécutoire Allocation initiale des prévisions de recettes Allocation initiale des AE et CP Réallocations • Ventilation des prévisions de recettes selon les structures en charge de l’émission des titres. • Ouverture et mise à disposition des crédits en AE et CP au croisement des axes budgétaires pertinents choisis par l’organisme. • Mise à disposition totale des crédits aux différentes structures. • La mise à disposition permet aux structures d’engager et de payer. • Libres à l’intérieur d’une enveloppe. • Possibles dans le cadre de la fongibilité asymétrique. • Via le budget rectificatif dans tous les autres cas. • Pilotage continu sur l’exercice en cours via : • La comparaison entre les dépenses / recettes réalisées et celles qui étaient planifiées. • Le réajustement des crédits en conséquence.

18. 2 Allocation et mise à disposition des crédits Organisation Exemple d’organisation Ordonnateur principal Mise à disposition des crédits Déclinaison du budget mis à disposition sur les différents axes budgétaires Ordonnateur secondaire Déclinaison du budget mis à disposition sur les différents axes budgétaires Service opérationnel Service opérationnel Service opérationnel Programmation et suivi des crédits Programmation et suivi des crédits Programmation et suivi des crédits

19. Points particuliers

20. 2 Points particuliers Intégration des restes et charges à payer • Les restes à payer correspondent en comptabilité budgétaire à la différence entre les engagements souscrits sur l’exercice et les exercices passés (c’est-à-dire les AE consommées sur celui-ci ou les exercices antérieurs) et les paiements (c’est-à-dire les CP consommés) effectués sur ces engagements (AE consommées – CP consommés). • Cette notion est à distinguer de la notion de charges à payer. • Les charges à payer en comptabilité générale sont les dépenses qui n’ont pas été réglées aux fournisseurs soient : • les services faits certifiés, mais non payés ; • les services faits constatés mais non certifiés ; • les réceptions réalisées mais non encore constatées dans le système d’information. Restes à payer AE déjà engagées jusqu’au 31/12/N CP consommés jusqu’au 31/12/N = -

21. 2 Points particuliers Intégration des restes et charges à payer Illustration sur un EJ Engagement de l’EJ en date du 15/10/N (consommation d’AE) Service fait en date du 15/02/N+1 Paiement au 15/03/N+1(consommation de CP) 60 € 100 € 75 € • Au 31/12/N : • Montant des restes à payer : 100 € • A ne pas confondre avec les charges à payer : 0 • Au 31/12/N+1 : • Montant des restes à payer : 100 – 60 = 40 € • Charges à payer : 75 – 60 = 15 €

22. Quiz

23. 1 Quiz Question 1 Quelles sont les deux étapes qui permettent de rendre le budget exécutoire ? Réponse : Le budget doit être voté par l’organe délibérant, puis approuvé par les tutelles.

24. 1 Quiz Question 2 Après le vote du budget par l’organe délibérant, l’organisme est-il tenu d’avoir une approbation écrite de la part des autorités de tutelle ? Réponse : Non, il existe un délai d’approbation tacite d’un mois sauf dérogation. Au-delà de ce délai, en l’absence d’un retour écrit des tutelles, le budget est considéré comme étant tacitement approuvé.

25. 1 Quiz Question 3 La fongibilité asymétrique consiste-t-elle à : • fusionner les dépenses et les recettes ? • abonder les crédits de personnel à partir des crédits d’investissement ou de fonctionnement ? • abonder les crédits d’investissement ou de fonctionnement à partir des crédits de personnel ? Réponse : 3. La fongibilité asymétrique consiste à abonder les crédits d’investissement ou de fonctionnement à partir des crédits de personnel, alors que l’inverse n’est pas possible. Ces mouvements se font à l’initiative de l’ordonnateur et après avis du contrôleur budgétaire, dans la limite d’un plafond voté par l’organe délibérant.

26. 2 Quiz Question 4 L’organisme encaisse beaucoup plus de recettes que prévu mais ne prévoit pas de dépenses supplémentaires. Doit-il procéder à un budget rectificatif ? Réponse : Non pas obligatoirement. Il devrait le faire s’il prévoyait de nouvelles dépenses non prévues. Il en sera de toute manière rendu compte lors de l’établissement du compte financier.